شاخص‌ها و معیارهای نظارت و ارزیابی سازمان

اندازه گیری را می توان شاخص مهم در ارزیابی سازمان دانست. در صورتی که نیاز به مشاوره کسب و کار دارید، باید سازمان شما به خوبی ارزیابی شود. از این روی ما در این مقاله قصد داریم اطلاعاتی را در خصوص ارزیابی سازمان در اختیار شما قرار دهیم. بررسی مسائلی همچون اهمیت اندازه گیری و دلایل آن در سازمان و انتخاب معیار درست از مهم ترین مسائل این مقاله به شمار می رود. پس در صورتی که فکر می کنید نظارت و ارزیابی در سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است در ادامه ما را همراهی کنید.

چرا باید ارزیابی سازمان اندازه گیری شود؟

المان ها و پارامترهای مختلفی در یک سازمان وجود دارند. برای مثال، نمرات، پول و حتی دما و زمان که البته قابلیت ارزیابی و اندازه گیری دارند. اما چرا باید این المان ها اندازه گیری شوند؟ اهمیت آن چیست؟ ارزیابی سازمان چیست؟ این سوالی است که برای بسیاری از سازمان ها ممکن است پیش آمده باشد. در ادامه به این سوال پاسخ می دهیم. دلایل ارزیابی سازمان می تواند به شرح زیر باشد:

• ارزیابی بر برنامه ریزی و کنترل تاثیر دارد: تحلیل و ارزیابی اندازه ها در سازمان می تواند در تصمیم گیری ها بسیار موثر باشد. کنترل در کنار ارزیابی موثر می تواند کارایی بسیار بالایی داشته باشد.
• ارتباطات: از دیگر فواید ارزیابی سازمان می توان کاهش تصمیم گیری به صورت احساسی دانست. حل مشکلات در این روش بسیار سازنده خواهد بود. همچنین می توان گفت که نظارت بر پیشرفت بهتر انجام می شود.
• عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت: از مهم ترین دلایلی که باعث می شود اندازه گیری و ارزیابی سازمان انجام شود، بهبود عملکرد است. در صورتی که اندازه گیری عملکرد به صورت مستمر صورت نپذیرد، پیوند میان عملکرد و ارزیابی از بین خواهد رفت. از این روی ارزیابی و اندازه گیری عملکرد می تواند در یک چارچوب برای فعالیت های بهبود دهنده سازمان انجام شوند. اندازه گیری عملکرد و ارزیابی سازمان را می توان یک بخش جدایی ناپذیر از بهبود عملکرد دانست. برای شروع بهبود باید اندازه گیری انجام شود؛ چرا که در غیر این صورت نمی توان آن را بهبود بخشید.
• منابع بهتر تخصیص داده می شوند: اندازه گیری و ارزیابی سازمان در راستای تخصیص منابع محدود دارای اهمیت بالایی است. در کنار این مسئله اندازه گیری می تواند یک محرک برای فعالیت ها باشد.
• انگیزه بیشتر ایجاد می کند: در صورتی که ارزیابی سازمان انجام شود، اهداف مشخص می شوند. همین امر باعث می شود که افراد بتوانند بهتر کار کنند. همین امر در ایجاد انگیزه تاثیر مثبت خواهد داشت. البته برای ایجاد انگیزه در سازمان باید به محتوا و درجه مطابقت آن توجه داشت. در این صورت می توانیم بگوییم که انگیزه افراد در سازمان بهبود پیدا می کند.
• تمرکز بالاتر مدیران سازمان در بلند مدت: تمرکز کوتاه مدت یک ضعف در مدیریت به شمار می رود. این در حالی است که با ارزیابی سازمان می توانیم دیدگاه و تمرکز بلند مدت داشته باشیم.

انتخاب درست معیارهای سازمان با ارزیابی

ارزیابی سازمان را اگر بخواهیم مانند ارزیابی و اندازه گیری شخصی بدانیم باید بگوییم که این روند در زندگی شخصی روزانه تکرار می شود. چه ساعتی بیدار می شویم؟ ساعت و دما را بررسی می کنیم تا بتوانیم بهترین لباس را انتخاب کنیم. آمار های شرکت را چک می کنیم تا بدانیم اوضاع چطور است؟ و این روند ادامه خواهد داشت.

وجود معیار به مدیران این امکان را می دهد تا مشخص کنند کدام یک از کارمندان به کمک نیاز دارد. همچنین مشخص خواهد کرد چه کسی شایسته تشویق می باشد. پس می توان گفت معیارها به عنوان یک عامل در ایجاد انگیزه در دیگران مورد استفاده است. داشتن معیارهایی که به درستی انتخاب شده باشند، در اتخاذ تصمیمات درست تاثیر بسیار زیادی دارد.

چرا باید معیارها به درستی انتخاب شود؟

معیارهای درست و ارزیابی سازمان به صورت صحیح نیز می تواند به مدیران کمک کند تا از پول و زمان بهتر استفاده کنند. اندازه گیری معیارهای غلط اما باعث می شود که رفتار کارمندان بدتر شده و در نهایت مشتری ناراضی می شود. با وجود تمامی این مسائل باید گفت که انتخاب معیار و چگونگی ارزیابی سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است.

ارزیابی سازمان چطور باید انجام شود؟

برای ارزیابی سازمان به صورت موفق باید سوال فوق را به چند سوال خرد تبدیل کنیم. برای مثال باید مشخص کنیم ارزیابی سازمان در کدام مسئله باید انجام شود؟ سایر شرکت ها و خود سازمان ما در گذشته چه اشتباهاتی در مورد ارزیابی عملکرد داشته است؟ یک مدیر چطور می تواند با ارزیابی سازمان قدرت بیشتری داشته باشد؟ تمامی سوالات فوق می تواند از اهمیت بسیار بالایی برای یک مدیر موفق برخوردار باشد. زمانی که یک مدیر قصد دارد در یک مذاکره برنده شود، باید از اعداد کمک بگیرد. همچنین تیم فوتبال موفق بر اساس اعداد مشخص می شود. دانش آموزان نیز در یک مدرسه بر اساس اعداد و نمرات دسته بندی می شوند. پس ملاک تصمیم گیری برای ارزیابی سازمان را می توان اعداد دانست. اعدادی مانند آمار فروش، میزان فروش بهترین فروشنده و غیره.

اهمیت اعداد در ارزیابی عملکرد یک سازمان

ارزیابی سازمان به صورت اعداد (آمار) باید انجام شود. این اندازه گیری ها بر اساس معیار عملکرد باید انجام شود. معیار را می توان اندازه گیری هایی دانست که به پیشرفت یک سازمان کمک خواهد کرد. معیار در یک سازمان می توان خروجی یا منابع یا هر دو را مورد ارزیابی قرار دهد.

یک معیار در ارزیابی سازمان به تنهایی نمی تواند عملکرد کاملی داشته باشد. در واقع یک معیار به تنهایی نمی تواند به صورت کامل پیشرفت را نشان دهد. چرا که یک معیار در واقع یک بعد از یک سازمان را نشان می دهد و هر سازمان از چندین بعد تشکیل شده است.

اگر بخواهیم در این مورد مثالی ارائه دهیم باید به یک مدرسه رجوع کنیم. تصور کنید که مدرسه قصد دارد دانش آموزان در ریاضیات، علوم تجربی و جغرافیا در بهترین حالت باشند. خلاقیت و مهارت در ارتباط برقرار کردن نیز برای مدرسه مهم است. ما در این مدرسه 5 معیار برای ارزیابی دانش آموزان داریم. با توجه به این معیارها می توانیم نقاط قوت و ضعف دانش آموزان را مشخص کرده و مسیر آموزشی را مشخص کنیم. همین مثال را می توان یک نوع ارزیابی سازمان موفق در مقیاس یک مدرسه دانست.

 KPI در ارزیابی عملکرد سازمان

ارزیابی سازمان با بیش از یک معیار توسط بسیاری از شرکت ها پذیرفته شده است. چالشی که در این مرحله به وجود می آید آن است که اصولا چطور باید معیار انتخاب کرد؟ چطور باید بتوانیم اندازه گیری انجام دهیم؟ این مسئله ای است که بسیاری از مدیران را پیج می کند. در مقابل اما شرکت هایی هستند که از انتخاب معیار فراری هستند. در کنار این شرکت ها، سازمان هایی قرار می گیرند که لیستی از معیار را بر اساس نظر کارمندان ایجاد می کنند. به این لیست از معیارها، شاخص عملکرد یا KPI گفته می شود.

KPI را می توان یک شاخص مهم برای ارزیابی سازمان دانست. نشان دهنده راهی است که یک شرکت باید طی کند تا در نهایت به موفقیت برسد. گروهی از معیارها در شرکت به این روش مورد ارزیابی و اولویت بندی قرار می گیرند. از این روی می توانیم با استفاده از KPI معیارهای مهم ارزیابی سازمان را ارزش گذاری و اولویت بندی کنیم. در صورتی که KPI ها هوشمندانه انتخاب شوند، عملکرد سازمان مثبت می شود. در صورتی که KPI ها به درستی انتخاب نشوند، مشکلاتی در ارزیابی عملکرد سازمان به وجود می آید.

سوالات زیر می تواند به شما در انتخاب معیارهای درست کمک شایانی نماید :

• تعریف شما از یک معیار خوب در ارزیابی سازمان چیست؟
• چطور می توانیم سیستمی مناسب با معیارهای خوب ایجاد کنیم؟
• چطور باید KPI های یک سازمان را مشخص کنیم؟
• روش ایجاد سیستم ارزیابی عملکرد در سازمان برای پرسنل به چه صورت است؟

چطور سیستم موفق از معیارهای ارزیابی سازمان ایجاد کنیم؟

ارزیابی سازمان با یک سیستم موفق از معیارها و اهداف باید انجام شود. روش سنجش و بازخورد باید با ابزارهایی صورت پذیرد که انگیزه افراد را بیشتر می کند. به این صورت می توانیم توانایی پرسنل را بهتر شناسایی کرده و از آن ها در جهت افزایش بهره وری در سازمان استفاده کنیم.

دلایلی که در ادامه بیان می شود، نشان دهنده علت ارزیابی سازمان از لحاظ عملکرد پرسنل می باشد. همچنین اهمیت انتخاب یک سیستم مناسب در این زمینه را بیشتر مشخص می کند :

1. یک ضرب المثل قدیمی می گوید (ابتدای راه کار موفق، اندازه گیری است.). عملکرد موفق در یک سازمان چندین عامل دارد که هر یک با هم در ارتباط است. استفاده صحیح از معیارها باعث می شود سیستم بتواند شانس بیشتری در رسیدن به موفقیت داشته باشد.
2. استفاده از سیستم معیارهای صحیح و ارزیابی سازمان باعث می شود شرکت بتواند استراتژی در راستای رسیدن به اهداف داشته باشد. نتیجه این استراتژی ها قابل لمس خواهد بود و اطمینان بالاتری برای رسیدن به آن داریم.
3. ارزیابی سازمان باید به عنوان یک وسیله شناخته شود که در پیش برد اهداف و مدیریت به کار گرفته می شود.

استفاده از داشبورد مدیریت در ارزیابی سازمان

ارزیابی سازمان باید در یک داشبورد مدیریت در اختیار مدیران باشد. در واقع می توان گفت به واسطه این امر می توانیم چارچوبی برای ایجاد سیستم یکپارچه دسترسی به اطلاعات مهم داشته باشیم. می توانیم به صورت خلاصه کیفیت کمی شرکت را بررسی کنیم. همچنین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در زمان کوتاهی در دسترس است. در صورتی که سیستم ناکارآمد و تشکیل شده از اطلاعات غیر لازم باشد، تصمیم گیری صحیح انجام نمی شود. کندی و گیجی تصمیم گیری در بخش مدیریت سازمان بیشتر نمود خواهد کرد.

با توجه به تمامی مسائل بیان شده می توان گفت که برای ایجاد یک سیستم خوب از معیار برای ارزیابی سازمان باید مشاور کسب و کار داشته باشیم. این کار باعث می شود بتوانیم عملکرد سازمان را بهتر ارزیابی کنیم. همچنین کار مدیریت برای مدیران سازمان ساده تر خواهد شد.

چه نکاتی در طراحی شاخص عملکرد کلیدی باید در نظر گرفته شود؟

شاخص عملکرد کلیدی در ارزیابی سازمان مورد استفاده است. این شاخص بر اساس استراتژی های سازمان و اهداف تعریف می شود. همچنین به ما کمک می کند تا بتوانیم اطلاعات کمی و کیفی دقیقی را داشته باشیم. همچنین در حوزه مورد نظر مدیریت مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه نکاتی که در طراحی شاخص عملکرد کلیدی مورد استفاده است را بیان خواهیم کرد.

• شاخص باید به صورت واقع بینانه و با قابلیت اندازه گیری در زمانی مشخص باشد.
• در هر واحد از سازمان، در بازه های زمانی مشخص باید شاخص عملکرد کلیدی در حوزه های متفاوت تعریف شود. این شاخص هیچ گاه نباید به صورت ثابت باقی بماند.
• تعداد شاخص های مهم در ارزیابی سازمان نباید خیلی کم یا خیلی زیاد در نظر گرفته شود.

چه اشتباهاتی در ارزیابی سازمان بیشتر رایج است؟

بر اساس تحقیقاتی که از سوی دانشمندان انجام می شود، اشتباهات رایجی برای ارزیابی سازمان از لحاظ عملکرد روی می دهد. این اشتباهات را در ادامه مورد بررسی قرار می دهیم :

• شاخص های زیادی که بدون در نظر داشتن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت انتخاب شده اند.
• شاخص های استاندارد و عمومی استفاده می شوند که اهداف را پوشش نمی دهند.
• شاخص ها به صورت یکپارچه در میان واحد ها انتخاب می شود و تضاد هایی با عملکرد واحد دارد.
• مدیران و مسئولان سازمان در انتخاب شاخص ها سهیم نیستند. همین امر انگیزه مدیران را کاهش می دهد.
• نظارت بر اندازه گیری عملکرد بسیار ضعیف است. همین امر ارزیابی سازمان را بی اهمیت می کند.

اهمیت بررسی معیارهای نظارت برای رسیدن به اهداف

در سال‌های اخیر تلاش قابل‌توجهی برای ایجاد یک “کارت امتیازی متوازن” برای خدمت به عنوان راهنما برای بهبود عملکرد با ایجاد ارزش واقعی از طریق معاملات تجاری وجود داشته‌ است. علاوه بر این، تلاش‌ها برای گنجاندن معیارهای شاخص غیرمالی و برجسته برای کمک به هدایت مجدد رفتار کارگر برای متعادل کردن اهداف صرفا مالی با الزامات استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در زیر اصول و معیارهای نظارت را بررسی می‌کنیم، معیارهایی که به ما در ایجاد یک استراتژی موثر کمک می‌کند.

۱. اهداف استراتژیک نقطه شروع است، و سپس ابتکار به دست آوردن آن‌ها (“پذیرش چالش‌های اساسی اجرای استراتژی”). برای انتخاب معیارها سوالات زیر مهمند: از کجا می‌دانیم که این کار موثر است؟ کدام یک از شاخص‌های برجسته ما را هدایت خواهند کرد؟

۲. اما با این اقدامات چه باید کرد؟ یک کارت امتیازی متوازن  کامل ذره‌ای از یک فرآیند بازبینی ضعیف را جبران نمی‌کند – یعنی یک مدیر اجرایی می‌بایست معیارها را بررسی ‌کند و از آن‌ها برای تغییر رفتار استفاده کند. این تغییر کمتر اتفاق می‌افتد، چرا که این معیار گزارش شده‌ است و بیشتر به این دلیل است که مدیریت به آن توجه می‌کند. بله، چیزی که اندازه‌گیری می‌شود مدیریت می‌شود.

3. نکته خوب در مورد معیارهای عقب افتادگی این است که آنها معمولاً از طریق سیستم‌های شرکت در دسترس هستند. اقدامات پیشرو معمولاً به راحتی در دسترس نیست و فقط رابطه‌ای فرض شده با عملکرد دارد. این‌ها محدودیت‌ هستند و سازمان باید تعیین کند مقداری که از این معیارها دریافت می‌کند بسیار فراتر از هزینه و زمان مونتاژ آنها باشد. در تجربه برنامه‌ریزی استراتژیک، پس از تعریف مهمترین اهداف‌، باید تعداد بیشتری از این محدودیت‌ها را پیدا و کم کنیم. برای عملی بودن، باید یک استراتژی به عنوان مجموعه‌ای از برنامه‌ها و ابتکارات بیان شود. پس از انجام این کار، یکی از مهمترین شاخص‌های برجسته دستیابی به نقاط عطف مهم برای هر ابتکار عمل است. فرایند برنامه‌ریزی باید این نقاط عطف را ترسیم کند

4. بعد از این که معیارها تعیین شدند، اهداف باید تنظیم شوند. افراد به خوبی واکنش نشان می‌دهند و اغلب زمانی که چیزی برای هدف وجود دارد، انگیزه می‌گیرند. انتخاب کلیدی این است که آیا گام‌های افزایشی و یا اهداف کششی را تعیین می‌کند یا نه. دومی اغلب زمانی مفید است که در صورت رسیدن به یک هدف استراتژیک، سازمان از عادات قدیمی خود جدا ‌شود.

5. در نهایت، مدیریت ارشد باید به هر دو فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک متعهد باشد که اهداف و فرآیند کنترل را که به دنبال آن هستند ایجاد کند، و یا همه اینها اتلاف وقت بوده‌است. در تجربه ما، بعد از انجام طرح‌ها و معیارهای ایده‌آل تعریف‌شده، یک سال تمام طول می‌کشد تا سازمان جمع شود، به طور معمول گزارش را گزارش کرده و تنظیم را براساس معیارهای شروع کند. اگر آن‌ها به دنبال پیروی از راهنمایان قبلی خود باشند – که معمولا ارقام حسابداری ماهانه هستند – ایجاد ارزش را از طریق اندازه‌گیری چیزهای درست از یاد می‌برند.

به طور خلاصه، نظارت و کنترل استراتژی خیلی بیشتر از معیارهای گزارش دهی است. نقطه شروع برای توسعه رویکرد شما این سوال است که “چه معیارهایی، اهداف، فرآیند مرور و سبک مرور بیشتر رفتارهایی را نسبت به کاری که بیش‌ترین ارزش را ایجاد می‌کنند، تغییر خواهد داد؟”  تاکید باید روی فرآیند بازبینی باشد، با هدف تطبیق، نه اندازه‌گیری. اما با این فلسفه احتمال بیشتری وجود دارد که معیارهای درست انتخاب شوند و استفاده آن‌ها در واقع ایجاد ارزش خواهد بود.

ارزش نظارت و ارزیابی

نظارت و ارزیابی فعالیت‌های برنامه‌ریزی و وضعیت اجرای این برنامه، برای بسیاری از سازمان‌ها، به اندازه شناسایی موضوعات و اهداف استراتژیک مهم است. یک مزیت نظارت و ارزیابی این است که اطمینان حاصل شود که سازمان از مسیری که در طی برنامه‌ریزی استراتژیک پایه‌ریزی شده‌است پیروی می‌کند.

مزیت بالا واضح است. بزرگسالان وقتی که در واقع چیزی با اطلاعات و مطالب جدید انجام می‌دهند، بهتر یاد می‌گیرند و سپس به بازتاب تجربیات خود ادامه می‌دهند. شما می‌توانید یک معامله بزرگ در مورد سازمان خود و چگونگی مدیریت آن با ادامه نظارت بر اجرای برنامه‌های استراتژیک یاد بگیرید.

توجه داشته باشید که طرح‌ها دستورالعمل‌های هستند. آن‌ها قانون نیستند. این بسیار خوب است که از یک برنامه منحرف شویم. اما مسئولیت برای نظارت و ارزیابی

سند برنامه استراتژیک باید مشخص کند که چه کسی مسیول اجرای کلی برنامه است، و همچنین مسیول دستیابی به هر هدف و هدف است.

این سند همچنین باید مشخص کند که چه کسی مسئول نظارت بر اجرای برنامه و تصمیم‌گیری براساس نتایج است. برای مثال هییت مدیره می‌تواند انتظار داشته باشد که مدیر اجرایی به طور منظم به هییت مدیره در مورد وضعیت اجرا، از جمله پیشرفت به سمت هر یک از اهداف کلی استراتژیک گزارش دهد. در عوض، مدیر اجرایی ممکن است انتظار داشته باشد که گزارش‌ها وضعیت منظمی از مدیران میانی درباره وضعیت به سمت دستیابی به اهداف و اهداف اختصاص‌داده‌شده به آن‌ها را انتظار داشته باشند.

برنامه ریزان باید دلیل انحراف و به روز رسانی برنامه را برای منعکس کردن جهت جدید درک کنند.

سوالات کلیدی در هنگام نظارت و ارزیابی وضعیت اجرای برنامه

۱. آیا اهداف حاصل می‌شوند یا نه؟ اگر بله، پاداش دهید و روند پیشرفت را به اشتراک بگذارید. اگر نه، پس سوالات زیر را در نظر بگیرید.

۲. آیا اهداف مطابق با بازه زمانی مشخص‌شده در برنامه به دست می‌آیند؟ اگر نه، پس چرا؟

۳. پرسنل کافی (پول، تجهیزات، امکانات، آموزش و غیره) برای رسیدن به این اهداف را دارند؟

۴. آیا اهداف هنوز واقع گرایانه هستند؟

۵. باید اولویت‌ها تغییر کند تا تمرکز بیشتری بر دستیابی به اهداف داشته باشید؟

۶. آیا باید اهداف تغییر کرد (مراقب ایجاد این تغییرات باشید – بدانید که چرا تلاش‌ها قبل از تغییر اهداف به اهداف خود دست نیافته اند)؟

فراوانی نظارت و ارزیابی

فراوانی بازبینی‌ها بستگی به ماهیت سازمان و محیطی دارد که در آن عمل می‌کند. سازمان‌هایی که تغییر سریع از داخل/ یا خارج از سازمان را تجربه می‌کنند، ممکن است بخواهند به طور ماهانه بر اجرای این برنامه نظارت داشته باشند.

• در هر سه ماه هیات مدیران باید وضعیت اجرا را بررسی کنند.
• مدیران اجرایی باید حداقل به صورت ماهیانه وضعیت را ببینند.

گزارش دهی نتایج نظارت و ارزیابی

همیشه گزارش‌ وضعیت را یادداشت کنید. در گزارش‌ها، شرح دهید:

۱. پاسخ به سوالات کلیدی بالا در هنگام نظارت بر اجرا.

۲. گرایش‌ها در رابطه با پیشرفت (یا عدم پیشرفت) به سمت اهداف

۳. توصیه‌ها درباره وضعیت

۴. هر گونه اقدامات مورد نیاز مدیریت

انحراف از برنامه

معمولا  پیش می‌آید که سازمان تا حدی مسیر خود را تغییر می‌دهد. تغییرات در برنامه معمولا ناشی از تغییرات در محیط خارجی سازمان و / یا مشتری، اهداف سازمانی مختلف، تغییر در دسترسی به منابع برای اجرای برنامه اصلی، و غیره است.

مهم‌ترین جنبه انحراف از برنامه، دانستن این است که چرا شما از این برنامه استفاده می‌کنید، به عبارت دیگر، داشتن درکی محکم از آنچه در حال رخ دادن است و چرایی آن.

تغییر برنامه

مطمئن شوید که در صورت نیاز، مکانیزمی برای تغییر برنامه شناسایی شده‌است. برای مثال، در مورد تغییرات بنویسید:

۱. چه چیزی باعث ایجاد تغییراتی می‌شود که باید ایجاد شود.

۲. چرا باید تغییرات ایجاد شود

۳. تغییرات ایجاد شده از جمله اهداف، مسئولیت‌ها و زمان.

منبع: fortierassociates ، managementhelp