گردش کار چیست و انواع آن کدام است؟

گردش کار یا ورکفلو (Workflow) یک روش اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای کاری سازمان‌ها است. هدف از این کار یعنی ایجاد جریان کاری اتوماسیون در کسب و کارها، مشارکت همه کارکنان در انجام وظایف است.

گردش کار یا ورکفلو چیست؟

گردش کار یا ورکفلو عبارت است از تعریف، اجرا و اتوماسیون فرآیندها در کسب و کارها. در گردش کار اتوماسیون، اسناد، مدارک و وظایف طبق قانونی خاص و برای انجام اقدامات خاص از یک نفر به نفر دیگر در سازمان منتقل می‌شوند. هدف از بکارگیری آن در سازمان‌ها، ایجاد هماهنگی بین افراد و همگام سازی داده‌ها بین سیستم‌ها و در نهایت بهبود بهره‌وری سازمانی، پاسخگویی و سودآوری است.

4 مزیت مهم طراحی گردش کار دیجیتال برای یک سازمان عبارتند از:

• بهبود بهره‌وری
• شفاف سازی فرآیندهای کاری
• کاهش زمان واکنش
• بهبود پاسخگویی

فرآیندهای کسب و کار

گردش کار یا ورکفلو چه کاربردی در فرآیندهای کسب و کار دارد؟

ورکفلو جریان کارها و فعالیت کارکنان را خودکار می‌کند و زمان انجام کارها را کاهش می‌دهد. این روند همچنین باعث کاهش خطاهای بالقوه و احتمالی ناشی از تعاملات انسانی نیز می‌شود. اتوماسیون گردش کاری که به بیان و تعریف صریح هر مرحله از فرآیند پرداخته باشد، تمام مراحل آن با نظارت بر حداکثر بهره‌وری چینش یافته باشند به کارآمدتر، سازگارتر و قابل مشاهده‌تر شدن فرآیندها خواهد انجامید.

طبق تحقیقات انجام شده، با وجود گردش کار مدیران توان اقدام سریع و اتخاذ تصمیمات دقیق را بدست می‌آورند. کاربران کسب و کار و IT نیز با کمک گردش کار دیجیتال می‌توانند در جهت اصلاح سریع سیستم‌ها و فرآیندها برای ایجاد تغییرات در کسب و کار با هم همکاری کنند.

انواع گردش کار یا ورکفلو کدامند؟

گردش کار یا ورکفلو به سه نوع متفاوت تقسیم می‌شود:

1. گردش کار یا ورکفلو متوالی؛ همانطور که از عنوانش پیداست به صورت مرحله‌ای پیشرفت می‌کند. این نوع گردش کار مبتنی بر جریان نمودار است و عقب گرد ندارد.
2. گردش کار یا ورکفلو ماشین حالت؛ یک جریان کار پیچیده است که به صورت حالتی (از یک حالت به حالت دیگر) حرکت می‌کند. این جریان در صورت لزوم ممکن است به حالت قبل باز گردد.
3. گردش کار یا ورکفلو قانون محور؛ منظور از قانون در این جریان همان قوانین نشان دهنده پیشرفت گردش کار دیجیتال هستند. این جریان بر اساس گردش کار پی در پی پیاده سازی می‌شود.

بهروش‌های نرم افزار گردش کار یا ورکفلو

سازمانی که به دنبال کسب موفقیت است باید ابتدا محیط IT خود را متناسب با تقاضای مشتریان و تغییرات سایر بخش‌ها شخصی سازی کند. نیاز به بهبود همکاری، ارتباط و هماهنگی است که در اغلب مواقع منجر به این تقاضاها می‌شود. پرداختن به موضوع مذکور یعنی شخصی سازی محیط IT متناسب با تقاضای مشتری، همیشه مستلزم تحلیل و ایجاد تغییر در فرآیند است.

در نتیجه بخش‌های فناوری اطلاعات برای ارائه نرم افزارهای گردش کار یا ورکفلو که اجازه کنترل منطق کسب و کار را به کاربران تجارت می‌دهند، با چالش‌هایی روبرو می‌شوند. عملکرد BPM (Business Process Management) یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار چیزیست که بخش‌های مذکور برای پاسخگویی به چالش‌ها به آن نیاز دارند.

سازمان‌های دارای فناوری استراتژیک با نرم افزار ورکفلو قادر به طراحی و اجرای فرآیندهای تجاری بین شرکتی می‌شوند. گردش کار همچنین فرآیندهای بین شرکتی را به طور مداوم گسترش داده و بر آن نظارت می‌کند. در نهایت نیز منجر به بهینه سازی عملکردهای بین شرکتی در محیطی مرکب از افراد، سیستم‌ها و محتواها می‌شود.

فناوری گردش کار دیجیتال از طریق گردش کار اتوماسیون به وجود آمده است. این فرآیند از طریق ادغام نرم افزارهای سازمانی متمرکز بر مبادله اطلاعات بین سیستم‌های ناهمگن بر روی اتوماسیون فرآیندهای انسان محور، تکمیل شده است. داده‌ها در کنار این ادغام نرم افزاری، با کمک مدل سازی و تجزیه و تحلیل فرآیندها ارائه می‌شوند. داده‌های ارائه شده در این جا بر دو چیز متمرکز هستند؛ دستیابی به درک دقیق از فرآیندهای کسب و کار و تاثیر احتمالی تغییرات در فرآیندهای مذکور.

مدیران سازمان با نظارت بر فعالیت تجاری که کارایی و اثربخشی فرآیندها را ارزیابی می‌کند و همچنین مدیریت کسب و کار (BPM) که پشتیبانی کامل چرخه بهبود فرآیند را بر عهده دارد می‌توانند مسائل زیادی درباره گردش کار دیجیتال یاد بگیرند. از جمله تعریف و نحوه اجرا، نظارت، تجزیه و تحلیل، بهینه سازی مداوم و … .

چند مثال از گردش کار دیجیتال

گردش کار یا ورکفلو در صنایع مختلف کاربرد دارد. در زیر نمونه‌هایی از گردش کار دیجیتال آورده شده است:

• HR یا منابع انسانی: برنامه‌هایی که فرآیندهای نیروی انسانی (HR) مانند بازبینی، Starter و Leaver را به طور خودکار اجرا می‌کنند.
• بانکداری: خودکارسازی چرخه تایید مشتری که تقاضای دریافت وام دارد، ورکفلو مشتریان جدید، چرخه تایید تصمیم گیری‌ها در زمینه سرمایه گذاری مثال‌هایی از چرخه کار دیجیتال در نظام بانکداری هستند.
• تولید: اتوماسیون جریان کاری افزایش کیفیت مانند عدم انطباق، شکایات و درخواست‌ها و نگهداری پیشگیرانه.
• خدمات مشتری: گردش کار اختصاصی کارشناس رسیدگی به امور مشتریان است. این گردش کار وظایفی را به کارشناس مربوطه ارجاع می‌دهد.
• دفاع / اضطراری: گردش کار یا ورکفلو مدیریت شرایط کار در بخش مرکزی.
• مسافرت: گردش کار دیجیتال مختص آژانس‌های مسافرتی که روند تعطیلات مشتری مانند رزرو هتل، رزرو پرواز و … را مدیریت می‌کند.

BPMS (نرم افزار بهبود فرآیندهای کسب و کار) چیست؟

BPM قانونی است که برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار BPMS نرم افزاری است که از طریق تعریف، اتوماسیون، تجزیه و تحلیل به بهبود فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند.

امکانات نرم افزارهای BPMS به شرح زیر است:

۱. تعریف فرآیندهای تجاری

ورکفلو پیش از ایجاد، به فرآیند مستندسازی نیاز دارد. فرآیندهای مستندسازی نیز مستلزم ابزارهایی هستند که القا کننده نگاه مخاطبان بیرونی باشند و نشان دهند که فرآیند از دید آن‌ها چگونه به نظر می‌رسد. برنامه ریزی و همکاری هم از دیگر ملزومات فرآیندهای مستندسازی هستند.

BPMS این امکان را به مدیریت پروژه می‌دهد که فرآیند کسب و کار را به روش‌های مختلف ایجاد کند. سپس ذی‌نفعان می‌توانند این فرآیندها را مورد بازبینی قرار دهند و به این ترتیب از توصیف دقیق فرآیندها مطمئن شوند. مدل‌های فرآیند همچنین می‌توانند به روش‌های مختلف منتشر شوند و یا با قالب‌های مختلف BPMN خروجی داشته باشند.

برخی از نرم افزارهای مدل ساز فرآیندهای تجاری حتی اجازه آزمایش سناریوهای مختلف را نیز به مدیریت پروژه می‌دهند.

۲. اتوماسیون فرآیندها

هدف اصلی اتوماسیون فرآیندها حذف درصد زیادی از کارهای تکراری در میان فعالیت‌های روزمره کارکنان است. ورکفلو پس از حذف کارهای تکراری، آن‌ها را با سیستم برنامه ریزی شده مطابق با قوانین کسب و کار و خودکار شده با تعاملات محدود انسان‌ها جایگزین می‌کند.

نرم افزارهای CRM یکی از بهترین ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار هستند. جمع‌آوری کارها و اقدامات ورودی برای تقلید از فرآیند کسب و کار موفق، همان اتوماسیون فرآیندها است.

۳. تجزیه و تحلیل عملکرد جریان‌های کاری

ابزارهای BPMS در گردش کار یا ورکفلو، برای ارائه گزارش درباره نحوه عملکرد فرآیندها با ابزارهای جمع‌آوری گزارشات ادغام می‌شوند یا این که سطوح مختلف گزارش دهی را در اختیار کاربر می‌گذارند. گزارش‌هایی که توسط این ابزارها ارائه می‌شوند شامل عملکردهای فردی، عملکرد کل اعضای فرآیند و … می‌باشند. بنابراین می‌توان گفت این گزارشات با شاخص ارزیابی عملکرد (KPI) گرده خورده اند.

تجزیه و تحلیل‌های ارائه شده در قالب گزارش عملکرد، نقاط حساس فرآیند را شناسایی کرده و به این ترتیب امکان بهبود فرآیند را فراهم می‌کنند. علاوه بر این، فرآیند رسیدگی قابلیت اجرا بر اساس تاریخچه فعالیت‌ها را نیز دارد.

مدیریت گردش کار

میان مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و گردش کار چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟

میان ورکفلو با مدیریت فرآیند کسب و کار و همچنین نرم افزارهای مربوط به آن‌ها تفاوت‌هایی وجود دارد. این تفاوت‌ها به شرح زیرند:

ورکفلو؛

• تمام کارها و فعالیت‌ها را از شروع تا پایان فرآیند ترتیب بندی می‌کند.
• دربر گیرنده بسیاری از وظایف افراد مختلف است.
• می‌تواند وظایف انسانی یا سیستمی را در صورت لزوم شامل شود.
• هدف از آن پردازش فرآیندهای یک واحد به طور کامل و دقیق در کمترین زمان است.
• تمرکز آن بر سازماندهی و بهینه سازی کارها منعطف است.

BPM؛

• وظیفه مدیریت گردش کار یا ورکفلو چند جانبه را بر عهده دارد.
• دربر گیرنده گزارشات، داده‌های جمع‌آوری شده، فرم‌ها و اعلان‌ها است.
• دیدگاه‌هایی در سطوح بالاتر از آن چه اتفاق می‌افتد ارائه می‌دهد.
• هدف از آن مدیریت موثر تمام فرآیندها به طور همزمان است.
• تمرکز آن بر بهبود فرآیندها در سطح کل منعطف است.

 میان نرم افزار BPM و نرم افزار مدیریت گردش کار یا ورکفلو چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟

نرم افزار مدیریت گردش کار یا ورکفلو گزینه‌هایی برای سازماندهی گردش کار شما ارائه می‌دهد. این گزینه‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند ایجاد مراحل کار به صورت شرطی، ادغام با سایر نرم افزارها و یا ایجاد مسیرهای موازی برای دنبال کردن یک موضوع باشند. چیزی که BPM ارائه می‌دهد فراتر از فرآیندهای فعلی موجود در سازمان است. این نرم افزار ویژگی‌های گردش کار مقاوم را دارد اما با در اختیار گذاشتن گزارشات پیشرفته‌ در مسائل زیر شما را یاری می‌کند:

• سازماندهی داده‌های رایج.
• کنترل صحت همه مراحل فرآیند از طریق یک داشبورد مشترک.

ادغام نرم افزارهای BPM و CRM چه مزایایی دارد؟

نرم افزارهای CRM که نرم افزار ارتباط با مشتری هستند، این روزها بسیار متداولند. زیرا مدیریت فروش با کمک این نرم افزارها می‌تواند سوابق و اطلاعاتی از مشتری کسب کرده و مراحل فروش را پیگیری کند. این نرم افزارها در مشاغلی که حفظ ارتباط با مشتری را جزء اهداف خود قرار داده اند نیز بسیار حائز اهمیت هستند.

مدیریت کسب و کار (BPM) امکان به حداکثر رساندن سیستم CRM و بهره‌وری از آن را فراهم می‌آورد. BPM در  ورکفلو، یافتن فرصت‌هایی برای ایجاد گردش کار و کاهش میزان اتلاف تلاش‌ها نقش دارد. مدیریت کسب و کار به نوعی با کمک تجربه مشتری این موارد را توسعه می‌دهد. در نتیجه زمانی که این دو نرم افزار ادغام شوند عملکرد مطلوب‌تری خواهند داشت. ادغام نرم افزار CRM با BPM به بهبود روابط با مشتریان منجر خواهد شد.

هر زمان که هر داده‌ای بین انسان و سیستم در جریان باشد، جریان کار پدید می‌آید.

ورکفلو مجموعه‌‌ای از وظایف و کارهایی است که یک رشته از داده‌ها را عملیاتی می‌کند. گردش کار یا جریان کار برای هر تجارت و صنعتی استفاده می‌شود. هر زمان که هر داده‌ای بین انسان و سیستم در جریان باشد، جریان کار پدید می‌آید.

گردش کار ۳ ویژگی اساسی دارد:

اگر شامل دو نفر نشود، درواقع شما یک لیست کار تهیه کرده‌اید. اگر فقط برای یک مرتبه استفاده شود، درواقع پروژه تعریف کرده‌اید.

چگونه می‌توان گردش کار را تشخیص داد؟

جریان‌های کاری در جاها و موقعیت‌های متفاوتی ظاهر می‌شود. وقتی شما ایمیل‌های زیادی را بدون اهمیت دادن بر اساس یک زنجیره ساختاربندی نشده رد می‌کنید، احتمالاً گردش کار دارید. هر زمان که یک  فرم یکسان چاپ می‌کنید، احتمالاً گردش کار دارید. زمانی که از فردی به دلیل نداشتن ابتکار عمل ناراحت و عصبانی می‌شوید که شما را از انجام کارهایتان باز می‌دارد، گردش کار دارید.

تفاوت مدیریت گردش کار با مدیریت محصول و مدیریت وظیفه

مدیریت وظیفه برای افرادی مناسب است که نیاز دارند برای انجام کارها همه چیز را سازمان‌دهی کنند. مدیریت پروژه برای پروژه‌هایی است که یک بار انجام می‌شود و معمولاً دوباره به همین شکل اجرا نمی‌شود.

جریان‌های کار برای فرآیندهای استفاده می‌شود که تکرار شونده و قابل پیش‌بینی‌اند. داده‌هایی که در مدیریت پروژه و وظیفه استفاده می‌شود معمولاً ساختاربندی ندارند، اما داده‌ها در جریان کار به شدت ساختاربندی شده‌اند.

انواع مختلف ورکفلو

گردش کار دستی

اگر گردش کار دستی باشد، افراد مسئول جابه‌جایی داده‌ها از هر وظیفه به وظیفه بعدی هستند.

برای مثال اگر کارمندی فرمی را پر می‌کند، خودش شخصاً باید آن را به مدیر مربوط برای تأیید آن بفرستد. مدیر هم باید به صورت دستی آن را به بخش‌های مربوط برای دیگر فرآیندهای لازم بفرستد.

گردش کار اتوماتیک

اگر گردش کاری اتوماتیک باشد، سیستم مسئولیت مدیریت گردش وظایف از جمله ضرب‌العجل‌ها و یادآوری‌ها است. در یک گردش کار خودکار، زمانی که انسان یا سیستم وظیفه‌ای را تکمیل می‌کند، مسئولیتی در قبال جابه‌جایی داده‌ها را به وظیفه بعدی ندارد. گردش کار اتوماتیک این کار را به عهده می‌گیرد.

در قالب مثال بالا، کارمندی فرمی را پر می‌کند و دکمه ثبت را می‌زند. این سیستم به صورت خودکار به مدیر اطلاع می‌دهد تا پیام را بررسی کند و دکمه تأیید را بزند. گردش کار خودکار به دلیل اینکه قابل ردیابی وپیگری است، کمک بسیاری به شرکت‌ها و تیم‌ها می‌کند.

مدیریت ورکفلو چیست؟

زمانی که به تمام گردش‌های کاری خود در کل سازمان نگاه می‌کنید و آنها را بررسی می‌کنید، درواقع همان مدیریت گردش کار اتفاق می‌افتد. معمولاً هر بخشی از سازمان گردش کار خود را دارد، اما بعضی از گردش کارها از یک بخش به بخش دیگر نیز ارتباط دارند. حالا چه کسی مسئول آن است؟

مدیریت گردش کار فرآیندی است که به طور سیستماتیک تمام جریان‌های کاری‌‌ای که بر روی تیم شما تأثیرگذار است، بهبود می‌بخشد و بهینه‌ می‌کند. مدیریت جریان کار می‌تواند یک نقش مجزای داخلی باشد، به صورت مشاوره‌ای عمل کند و یا در همه‌ بخش‌های سازمان به صورت مساوری تقسیم شود.

سازمان‌هایی که در مورد گردش کار بسیار جدی هستند، معمولاً مرکزی به عنوان نرم‌افزار مدیریت جریان کار دارند که هر بخشی از سازمان می‌تواند با کمک آن گردش کار خود را درست کند.

فرآیند گردش کار چیست؟

فرآیند جریان کار چیزی فراتر از رشته‌ای از وظایف است. برای مثال، اگر به گردش کارِ فرآیند درخواست خرید نگاه کنید، گردش کار اینچنینی دارید: آغازگر–> تأیید مدیر –> پردازش تدارکات. اما بالاتر از این‌ها، شما به داده‌های تأییدیه فروشنده برای خرید نیز نیاز دارید. درواقع بخشی به نام دستور خرید، چگونگی خبردار شدن تدارکات و بودجه قابل قبول نیز اضافه می‌شود.

چرا باید گردش کار اتوماتیک داشته باشیم؟

زمانی که گردش کار را در سازمان و تیمتان راه‌اندازی کردید، باید به فکر اتوماتیک کردن آن باشید. باید از طریق یک نرم‌افزار مدیریت گردش کار، کارها و وظایف افراد را گام به گام تکمیل کنید. این یعنی هر کس می‌تواند بر روی وظیفه شخصی خودش و مربوط به خودش تمرکز کند. ورکفلو خودکار در زمان صرفه‌جویی می‌کند، دقت بالایی دارد، و به افراد کمک می‌کند تا صرفاً بر روی وظایفی که به آنها واگذار شده است، تمرکز کنند.

منبع: kissflow