ابزارهای مدیریت مالی که برای کسب و کارتان لازم است

چه زمانی به ابزارهای مدیریت مالی نیاز دارید؟

سلامت مالی یک سازمان به چگونگی مدیریت امور مالی بستگی دارد. با این حال، استفاده از سیستم‌های مالی دستی دارای معایب متعددی از جمله دقت پایین، عدم توانایی در مقیاس‌پذیری، مراحل خسته‌کننده و دید محدود است. شاخص‌هایی که نیاز به ابزارهای خدمات مالی را توجیه می‌کنند در زیر فهرست شده‌اند:

زمان‌بر بودن: اگر فرآیندهای مالی موجود خسته‌ کننده‌اند و وقت زیادی را از کارکنان می‌گیرند، زمان آن رسیده که از نرم‌افزارهای مالی استفاده کنید. فرآیندهای مالی خسته‌کننده بهره‌وری کسب‌ و کار را کاهش می‌دهند.

فرآیندهای پیچیده: فرآیندهای مالی سنتی به توجه و مشارکت زیادی از سوی کارکنان نیاز دارند.

مقیاس‌پذیری: با گسترش کسب‌ و کار، حجم تراکنش‌های مالی هم افزایش می‌یابد. ابزارهای مالی دستی قادر به افزایش مقیاس با توجه به نیازهای کسب‌ و کار و مدیریت این حجم از تراکنش‌ها نیستند.

خطاهای انسانی: اسناد مالی تهیه شده توسط سیستم‌های دستی مملو از خطاهای انسانی هستند. بهبود دقت سیستم‌های مالی نیازمند فرآیند خودکارسازی فین‌تک است.

دید کم: فرآیندهای مالی دستی دید محدودی از تراکنش‌های مالی ارائه می‌دهند، اما در مقابل، نرم‌افزار مالی دید کاملی از وضعیت تراکنش‌های مالی ارائه می‌دهد.

فرآیندهای تجاری دستی برای پاسخگویی به نیازهای کسب‌ و کارهای در حال رشد کافی نیستند. ابزارهای مدیریت مالی به رفع این چالش‌ها و افزایش بهره‌وری کسب‌ و کار کمک می‌کنند.

انتخاب ابزارهای مدیریت مالی برای کسب و کارها

مدیریت مالی سازمان یافته عامل تمایز بین یک کسب‌ و کار موفق و یک کسب‌ و کار ضعیف است. چندین ابزار مبتنی بر ابر در سیستم‌های مالی استفاده می‌شود. انتخاب ابزارهای قوی تجاری به چندین مورد زیر بستگی دارد:

تراز کردن بودجه

برنامه‌ریزی، کنترل و دید بهتر مالی از جمله دلایل اصلی برای پذیرش ابزارهای مالی است. ابزارهای مالی باید بودجه‌بندی مالی را آسان و کارآمد کنند. این ابزار باید بتواند بودجه‌هایی برای هر مقیاس عملیاتی ایجاد کند.

اطمینان از امنیت کسب‌ و کار

با انتقال تراکنش‌های مالی از کاغذ به پلتفرم‌های آنلاین، امنیت و ایمنی داده‌های مالی افزایش می‌یابد. ابزار مالی باید دسترسی به اطلاعات مالی حساس را به طور موثر مدیریت کند و نقش‌های دقیقی برای کنترل دسترسی تعریف کند.

اطمینان از مقیاس‌پذیری

ابزار مدیریت مالی باید با نیازهای در حال رشد کسب‌ و کار تکامل یابد تا از هزینه‌های تبدیل به سیستم جدید مطابق با نیازهای تجاری جدید جلوگیری شود.

سوئیچ به ابر

انتخاب استفاده از نرم‌افزار مدیریت مالی نصبی یا مبتنی بر ابر بسته به نیازهای تجاری انجام می‌شود. برخی از کسب‌ و کارها برای به‌روزرسانی‌های بلادرنگ و در دسترس بودن سوابق و گردش کار در هر زمان و مکان، گزینه ابری را انتخاب می‌کنند، در حالی که برخی دیگر برای کنترل کامل بر فرآیندها، سیستم‌های مدیریت مالی نصبی را انتخاب می‌کنند. در حالت ایده‌آل، این نرم‌افزار باید انعطاف‌پذیر باشد و از هر دو نوع مدل پشتیبانی کند.

خودکارسازی و کارایی

نرم‌افزار مدیریت مالی مبتنی بر ابر در زمان و هزینه کسب‌ و کار صرفه‌جویی می‌کند. انتخاب نرم‌افزار خودکارسازی فرآیند مالی را مدرن می‌کند و کارایی سلسله مراتب تأیید را افزایش می‌دهد.

آسانی استفاده

نرم‌افزار مدیریت مالی باید فرآیند نصب و استفاده آسان داشته باشد. نرم‌افزاری که نیاز به آموزش‌های طولانی دارد، ترجیح داده نمی‌شود، زیرا ساعات کاری مفید تیم مالی را به خود اختصاص می‌دهد.

تصمیم‌گیری در مورد ابزار مدیریت مالی باید با در نظر گرفتن تمام موارد فوق و نیازهای تجاری اتخاذ شود. امور مالی کسب‌ و کار می‌تواند پیچیده و دلهره‌آور باشد، اما ابزارهای مناسب مدیریت مالی می‌توانند مدیریت مالی را ساده و روان کنند.

مثال‌هایی از ابزارهای مدیریت مالی

ابزارهای مالی متنوعی برای پردازش‌های مختلف مالی در دسترس هستند. لیست زیر شامل ابزارهای ضروری برای اداره یک کسب‌ و کار است که از مدیریت حساب تا بودجه‌بندی و مدیریت هزینه را پوشش می‌دهد.

برنامه‌ریزی مالی

برنامه‌ریزی مالی شامل توسعه برنامه‌های استراتژیک، شناسایی منابع مالی و کسب و توسعه منابع برای دستیابی به اهداف تجاری است. تعیین بودجه‌های مرتبط و واقع‌بینانه یکی از عملکردهای ابزارهای برنامه‌ریزی مالی است.

مدیریت جریان نقدینگی

صورت جریان نقدی یک گزارش مالی بسیار مهم است. مدیریت جریان نقدینگی اطمینان حاصل می‌کند که کسب‌ و کار نقدینگی کافی برای پرداخت صورت‌حساب‌های جاری را دارد و تولید خودکار صورت‌های جریان نقدینگی را انجام می‌دهد.

بودجه‌ بندی و مدیریت بودجه

یک بودجه خوب و برنامه‌ریزی شده نشان می‌دهد که یک کسب‌ و کار انتظار دارد در یک دوره زمانی مشخص چه مقدار هزینه کند و درآمد کسب کند. ایجاد بودجه عملیاتی، بودجه پروژه و بودجه نقدی را می‌توان به راحتی و با دقت با استفاده از نرم‌افزار بودجه‌بندی انجام داد.

مدیریت هزینه

نظارت بر هزینه‌های کارمندانی که مدام در رفت و آمد هستند، بخشی از قابلیت‌های یک نرم‌افزار حسابداری به شمار می‌آید. نرم‌افزار مدیریت هزینه، اعتبارسنجی، پردازش، تأیید و پرداخت مطالبات هزینه را سرعت می‌بخشد. استفاده از نرم‌افزار مدیریت هزینه تضمین می‌کند که کسب‌ و کارها بیش از نیاز هزینه نمی‌کنند.

مدیریت حقوق و دستمزد

مدیریت حقوق و دستمزد به دقت و ثبات نیاز دارد، حتی کوچک‌ترین خطا ممکن است برای کسب‌ و کار گران تمام شود. ابزارهای مدیریت حقوق و دستمزد باید بتوانند با رشد کسب‌ و کار توسعه پیدا کنند و با نرم‌افزار حسابداری موجود ادغام شوند.

پیگیری موجودی

پیگیری موجودی در مکان‌های مختلف به ابزارهای قدرتمندی نیاز دارد که به صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک می‌کنند. مدیریت خودکار موجودی، دید آنی از موجودی و امکان ردیابی موجودی از سفارش خرید تا فروش را فراهم می‌کند.

آماده‌ سازی مالیات

بخش مالیات نرم افزارهای مالی، داده‌ها را از سیستم‌های فروشگاهی وارد می‌کند، داده‌ها را از سیستم‌های موجودی دانلود می‌کند و داده‌های کامل را برای اهداف مالیاتی در اختیار حسابداران قرار می‌دهد. سیستم‌های اطلاعات مالی برای کسب‌ و کارهای کوچک باید با سایر سیستم‌های تجاری ادغام شوند تا تصویر کاملی داشته باشند.

ابزارهای مدیریت مالی شخصی

ابزارهای مدیریت هزینه برای مدیریت مالی شخصی توسط افراد برای ردیابی و مدیریت هزینه‌ها و پس‌اندازهای خود و اتخاذ تصمیمات سرمایه‌گذاری آگاهانه استفاده می‌شود. ایجاد بودجه‌های ماهانه و ردیاب‌های هزینه به افراد کمک می‌کند تا پیشرفت خود را در اهداف ماهانه برای مدیریت پول و پس‌انداز دنبال کنند. در اینجا برخی از نمونه‌های ابزارهای مدیریت مالی شخصی آورده شده است.

مدیریت هزینه

ابزارهایی مانند My Spending Report و Budget Watch در ردیابی هر تراکنش انجام شده توسط یک فرد کمک می‌کنند. تراکنش‌هایی مانند خرید با کارت اعتباری، پرداخت قبض و غیره توسط این ابزارها در لحظه ردیابی می‌شوند. این ابزار داده‌های جمع‌آوری‌شده را به دسته‌های معینی مرتب می‌کند تا فرد بتواند یک نمای کلی مالی از هزینه‌ها داشته باشد.

ابزارهای بودجه‌بندی

داده‌های جمع‌آوری‌شده در مورد سابقه هزینه‌های شخصی برای ایجاد بودجه ماهانه استفاده می‌شود. پس از ایجاد بودجه، تمام تراکنش‌های مالی در پایان هر روز ردیابی و به‌روزرسانی می‌شود. ابزار بودجه‌بندی نمای کلی از آنچه باقی مانده است و کدام تراکنش‌ها از مقدار بودجه‌بندی شده فراتر رفته‌اند را ارائه می‌دهد.

ابزارهای پس‌انداز هوشمند

ابزارهای پس‌انداز برای ایجاد اهداف پس‌انداز شخصی به صورت ماهانه، فصلی و سالانه استفاده می‌شوند. این ابزارها مجهز به ابزارهای بصری مانند هشدارهای قابل تنظیم و نمودارهای تعاملی هستند که افراد را از پیشرفت خود مطلع می‌کنند.

برنامه‌ریزی پس انداز

برنامه‌ریزی پس انداز را می‌توان با استفاده از ابزارهای مالی مناسب تا حد زیادی ساده کرد. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا اهداف پس‌انداز واقع‌بینانه‌ای تعیین کنید که با ظرفیت هزینه و درآمد شما مطابقت دارد. بر اساس داده‌های هزینه و درآمد، این ابزارها یک برنامه واقع‌بینانه برای دستیابی به هدفتان ارائه می‌دهند.

Mvelopes یک اپلیکیشن مالی موبایلی است که امکان بودجه‌بندی را برای طبقه‌بندی موثر هزینه‌های کاربران، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی پیشرفته بودجه‌ها و همچنین داشتن حسابی از پول باقی‌مانده در هر ماه فراهم می‌کند. این به کاربران امکان می‌دهد با دادن اطلاعات در مورد وضعیت هزینه‌های بودجه خود، بر تصمیمات مالی خود کنترل داشته باشند.

قیمت‌گذاری: نسخه آزمایشی رایگان

Personal Capital

Personal Capital امروزه با نام Empower شناخته می‌شود، یک اپلیکیشن بودجه‌بندی قدرتمند است که بر اساس ابزارهای پیشرفته برای برنامه‌ریزی مالی موثر ساخته شده است. Empower یکی از بهترین اپلیکیشن‌های بودجه‌بندی، به ویژه برای سرمایه‌گذاران است. این پلتفرم یک ابزار سرمایه‌گذاری پیشرفته ارائه می‌دهد که می‌تواند حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و همچنین حساب‌های بازنشستگی، وام‌ها و غیره را به صورت یکپارچه لینک کند. همچنین داشبوردی از یک نمای کلی از تمام امور مالی شخصی کاربران را در یک مکان ارائه می‌دهد.

قیمت‌گذاری: نسخه رایگان

Future Advisor