اصول نظارت، ارزیابی و انحراف از برنامه استراتژیک

با نظارت بر اجرای برنامه‌های استراتژیک می‌توانید چیزهای زیادی درباره سازمان خود، نحوه مدیریت و چرایی انحراف از برنامه را بیاموزید

ارزش بزرگ نظارت و ارزیابی

نظارت و ارزیابی فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده و وضعیت اجرای این برنامه برای بسیاری از سازمان‌ها به اندازه شناسایی موضوعات و اهداف استراتژیک مهم است. یک مزیت نظارت و ارزیابی این است که اطمینان حاصل شود که سازمان از مسیری که در طی برنامه‌ریزی استراتژیک پایه‌ریزی شده‌است پیروی می‌کند و در صورت انحراف از برنامه چرایی آن مشخص شود.

مزیت فوق واضح است. سازمان‌های بالغ وقتی کاری را با اطلاعات و مطالب جدید انجام می‌دهند، در فراگیری و اجرای آن بیشتر موفق هستند و سپس به بازتاب تجربیات خود ادامه می‌دهند. با ادامه نظارت بر اجرای برنامه‌های استراتژیک می‌توانید چیزهای زیادی درباره سازمان خود و نحوه مدیریت آن بیاموزید.

توجه داشته باشید که برنامه‌ها یک راهنما هستند ولی قانون نیستند. انحراف از یک برنامه درست است، اما برنامه‌ریزان باید دلیل انحرافات را درک کرده و برنامه را برای انعکاس مسیر جدید به روز کنند.

مسئولیت اجرای برنامه استراتژیک و ارزیابی آن

سند برنامه استراتژیک باید مشخص کند که چه کسی مسئول اجرای کلی برنامه و همچنین مسئول دستیابی به هر هدف است.

این سند همچنین باید مشخص کند که چه کسی مسئول نظارت بر اجرای برنامه و تصمیم‌گیری براساس نتایج است. برای مثال هیئت مدیره می‌تواند انتظار داشته باشد که مدیر اجرایی به طور منظم به آنها در مورد وضعیت اجرا، از جمله پیشرفت به سمت هر یک از اهداف کلی استراتژیک گزارش دهد. در عوض، مدیر اجرایی هم انتظار دارد که مدیران میانی نیز به طور مرتب درباره وضعیت معمول برای رسیدن به اهداف مشخص شده را گزارش دهند.

سوالات کلیدی هنگام نظارت و ارزیابی و انحراف از برنامه

1. آیا اهداف و مقاصد مشخص شده تحقق می‌یابد یا خیر؟ اگر چنین هستند، پیشرفت را تأیید کنید، پاداش دهید و به تیم اطلاع دهید. در غیر این صورت، سؤالات زیر را در نظر بگیرید.
2. آیا اهداف مطابق با بازه زمانی مشخص‌شده در برنامه به دست خواهد آمد؟ اگر نه، پس چرا؟
3. آیا باید مهلت اتمام پروژه تغییر کند؟ (در انجام این تغییرات دقت کنید – بدانید چرا قبل از تغییر زمان تلاش‌ها عقب افتاده‌اند)
4. آیا پرسنل منابع کافی (پول، تجهیزات، امکانات، آموزش و غیره) برای رسیدن به این اهداف را دارند؟
5. آیا اهداف هنوز واقع گرایانه هستند؟
6. آیا باید اولویت‌ها تغییر کرد تا تمرکز بیشتری بر دستیابی به اهداف داشته باشد؟
7. آیا باید اهداف تغییر کند؟ (مراقب ایجاد این تغییرات باشید – حتما بررسی کنید که چرا این تلاش‌ها منجربه رسیدن به اهداف تعیین شده نشدند)
8. از نظارت و ارزیابی انجام شده چه چیزی می‌توانید یاد بگیرید؟

فراوانی نظارت و ارزیابی

دفعات بازبینی به ماهیت سازمان و محیطی که در آن فعالیت می‌کنید بستگی دارد. ممکن است سازمان‌هایی که از داخل و یا خارج تغییر سریع دارند، بخواهند حداقل به صورت ماهانه بر اجرای طرح نظارت کنند. هیئت مدیره باید حداقل به صورت فصلی وضعیت اجرا را بررسی کند. مدیران ارشد باید حداقل به صورت ماهانه وضعیت را بررسی کنند. برای داشتن استراتژی نظارت و ارزیابی بهتر می‌توانید از تیم نظارت و ارزیابی رخ مشاوره بگیرید.

گزارش نتایج نظارت و ارزیابی

گزارش‌های وضعیت را همیشه یادداشت کنید. در گزارش‌ها این موارد را شرح دهید:

1. پاسخ به سوالات کلیدی بالا در هنگام نظارت بر اجرا.
2. مشخص کردن مسائل روز در رابطه با پیشرفت (یا عدم پیشرفت) به سمت اهداف مشخص شده
3. توصیه‌های لازم درباره وضعیت
4. هر گونه اقدامات مورد نیاز مدیریت

انحراف از برنامه

انحراف از برنامه اصلاً اتفاق بدی نیست. طرحی که انتخاب کردید فقط یک راهنما است، نه یک نقشه راه دقیقی که باید دنبال شود.

معمولاً سازمان‌‌ها در سال‌های پیش رو تغییر مسیر خواهند داشت. تغییرات در برنامه معمولاً ناشی از تغییر در محیط خارجی سازمان و یا نیازهای مشتری در اهداف مختلف سازمانی، تغییر در دسترس بودن منابع برای اجرای برنامه اصلی و غیره است.

مهمترین جنبه انحراف از برنامه این است که بدانید چرا از برنامه منحرف می‌شوید، یعنی درک درستی از اینکه چه اتفاقی می‌افتد و چرا.

تغییر طرح

در صورت لزوم مطمئن شوید که سازوکاری برای تغییر طرح مشخص شده است. به عنوان مثال، در مورد تغییرات موارد زیر را بنویسید:

1. چه عواملی باعث ایجاد تغییراتی می‌شود؟
2. چرا باید تغییرات ایجاد شود؟
3. تغییراتی که ایجاد شده است، از جمله در اهداف، مسئولیت‌ها و جدول زمانی را ذکر کنید.

نسخه‌های مختلف طرح را مدیریت کنید (از جمله با قرار دادن تاریخ جدید در هر نسخه جدید از طرح).

همیشه نسخه های قدیمی طرح را نگه دارید.

همیشه آنچه را که می‌توان از برنامه‌ریزی اخیر آموخت، یادداشت کنید تا برنامه‌ریزی استراتژیک بعدی کارآمدتر باشد.

شرکت مشاوره رخ داده با داشتن تیمی مجرب در زمینه مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند سازمان و شرکت شما را در مسیری درست برنامه‌ریزی، ارزیابی و نظارت کند. مشاوران از ابتدای کار با شما هستند، تا بتوانید بهترین تجربه مدیریتی و نظارتی را داشته باشید.

منبع: managementhelp