اصول نظارت، ارزیابی و انحراف از برنامه استراتژیک

انحراف از برنامه چیست؟

فرض کنید درصد پیشرفت پروژه ای روی کاغذ ۷0 و پیشرفت واقعی پروژه ۳۰ درصد است.
به تفاوت درصد پیشرفت روی کاغذ و درصد پیشرفت واقعی پروژه، انحراف از برنامه می‌گویند. با بیانی دیگر این پروژه در ۴۰ درصد از برنامه زمان‌بندی اولیه انحراف منفی دارد. دقت داشته باشید که تنها با داشتن دو عدد نمی توان  درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی، راجع به میزان تأخیر پروژه صحبت کنیم. کلمه انحراف اصولا برای اختلاف درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای استفاده می‌شود و استفاده ازکلمه تأخیر برای این میزان اختلاف اشتباه است. انحراف از برنامه غالبا در درصد پیشرفت وجود دارد. پس این جمله که پروژه الف، ۱۰۰ روز انحراف دارد. یک جمله غلط است.

تأخیر چیست؟

وقتی در پروژه ای مشغول کار هستید که فرض کنید مدت زمان آن شش ماه است. برای مثال اگر تاریخ پایان برنامه پروژه ۳۰ آذر است، باید شروع پروژه اول تیر و پایان آن، روز ۳۰‌ام آذر باشد. تصور کنید اگر تا پایان شهریور برنامه زمان‌بندی را آپدیت کرده باشید. یعنی اگر شما در قسمت جدول بندی شده قسمت اولیه، زمان شروع و درصد پیشرفت اصلی را نوشته باشید و در پایان کار نیز برنامه به خصوصی نداشته باشید. برنامه تاریخ پایان پروژه بعد از زمان بندی روز ۳۰‌ام بهمن را نشان می‌دهد.

به این صورت پروژه شما دارای 60 روز تأخیر خواهد بود. که ماه دی و بهمن، زمان تاخیر پروژه هستند. بنابراین با توجه به اختلافات وارد شده تاریخ اتمام برنامه زمان‌بندی که اطلاعات واقعی در آن نوشته و آپدیت شده است. (در پریماورا برنامه زمان بندی و در مایکروسافت پراجکت زمان بندی دوباره شده است) تاریخ اتمام برنامه ریزی را تأخیر می‌گویند. تأخیر از نظر درصد پیشرفت نیست بلکه از جهت روز پیش آمده است. پس این جمله که پروژه الف، دارای ۱۰ درصد تأخیر است یک جمله غلط است.

زمانبندی تأخیر و انحراف از برنامه

ارتباط بین تاخیر و انحراف از برنامه

انحراف از برنامه و تأخیر پروژه رابطه ای با هم ندارند و نمی‌توان گفت زمانی که میزان انحراف پروژه دچار مشکل است میزان تأخیر نیز دچار مشکل شده باشد و یا برعکس این موضوع باشد. با بیانی دیگر امکان دارد پروژه‌ای دچار انحراف نباشد، اما تأخیر در آن باشد. یا پروژه‌ای انحراف داشته باشد اما تأخیر در آن وجود نداشته باشد. درصد کل پیشرفت پروژه و در ادامه آن میزان انحراف کل پروژه، بدون محاسبه روابط بین فعالیت‌ها و مسیر بحرانی پروژه به حساب می آید. (به این دلیل است که در بعضی از پروژه‌ها، درصد پیشرفت حقیقی و برنامه ی پروژه و میزان انحراف پروژه در برنامه اکسل محاسبه می شود. و اصولا در زمانی است که رابطه ای بین فعالیت‌ها نیست.)
اما تأخیر کاملاً وابسته به مسیر بحرانی پروژه و حتی وابسته به روابط بین فعالیت‌ها است.

در این بین دو واژه کدام مهم تر است؟

در قسمت های مختلف پروژه تأخیر و انحراف از برنامه از مهم ترین مواردی هستند که باید بررسی و آنالیز شوند. قبلا در مورد آنالیز تأخیر و انحرافات پروژه مطالبی نوشته بودم که از لینک زیر می‌توانید برای مطالعه آن استفاده کنید: آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

اما نظر شخصی من که از دیدگاه پیمانکاری است را اگر بخواهید، تأخیر نسبت به انحراف اهمیت بیشتری دارد. اگر سهم خودمان به عنوان پیمانکار و کارفرما و مشاور در طول پروژه آنالیز و بررسی شود. و بتوانیم سهم خودمان را به عنوان پیمانکار از تأخیر پروژه با آنالیزها و تحلیل‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، به حداقل برسانیم. در پایان پروژه کار راحت‌تری در اصلاح کردن تأخیرات پروژه و مرحله های بعدی خواهیم داشت. چرا که هر چقدر بیشتر به بحث تأخیر پرداخته شود. باید به صورت مرتب در طول پروژه، مانتیور کنترل و آنالیز و بررسی شود. هرچند بحث انحراف از برنامه نیز جای خود را دارد.

تأخیر در برابر تسریع و انحراف مثبت در برابر انحراف منفی

همان طور که در بالا اشاره کردیم، در صورتی که زمان اتمام پروژه برنامه ریزی شده دیرتر نسبت به پایان برنامه، برنامه‌ریزی شده باشد، پروژه تأخیر دارد. اما اگر زمان اتمام پروژه آپدیت شده زودتر از موعد مقرر باشد پروژه تسریع یا تعجیل دارد. به عبارتی تعجیل نقطه برابر تأخیر است.

در مورد انحراف از برنامه، انحراف مثبت و انحراف منفی داریم و کلمه ای که در برابر آن باشد را نداریم. روشن است که اگر درصد پیشرفت واقعی پروژه، کم‌تر از درصد پیشرفت برنامه باشد، پروژه انحراف منفی دارد و اگر درصد پیشرفت واقعی بیش‌تر از درصد برنامه‌ پروژه باشد، پروژه انحراف مثبت دارد.

نکات قابل توجه که باید رعایت شود:

نکته قابل توجه این است که تأخیر و تعجیل و انحراف مثبت و انحراف منفی، حتما باید در طول پروژه آنالیز و بررسی شوند. به عبارتی دیگر اگر در پروژه تعجیل و انحراف مثبت داریم و شرایطمان خیلی خوب است، دلیلی نیست که این میزان تعجیل و انحراف مثبت بررسی و آنالیز نشود، شاید یک جای کار ایراد دارد که همه چیز به خوبی پیش می رود.

ارزش بزرگ نظارت و ارزیابی

نظارت و ارزیابی فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده و وضعیت اجرای این برنامه برای بسیاری از سازمان‌ها به اندازه شناسایی موضوعات و اهداف استراتژیک مهم است. یک مزیت نظارت و ارزیابی این است که اطمینان حاصل شود که سازمان از مسیری که در طی برنامه‌ریزی استراتژیک پایه‌ریزی شده‌است پیروی می‌کند و در صورت انحراف از برنامه چرایی آن مشخص شود.

مزیت فوق واضح است. سازمان‌های بالغ وقتی کاری را با اطلاعات و مطالب جدید انجام می‌دهند، در فراگیری و اجرای آن بیشتر موفق هستند و سپس به بازتاب تجربیات خود ادامه می‌دهند. با ادامه نظارت بر اجرای برنامه‌های استراتژیک می‌توانید چیزهای زیادی درباره سازمان خود و نحوه مدیریت آن بیاموزید.

توجه داشته باشید که برنامه‌ها یک راهنما هستند ولی قانون نیستند. انحراف از یک برنامه درست است، اما برنامه‌ریزان باید دلیل انحرافات را درک کرده و برنامه را برای انعکاس مسیر جدید به روز کنند.

مسئولیت اجرای برنامه استراتژیک و ارزیابی آن

سند برنامه استراتژیک باید مشخص کند که چه کسی مسئول اجرای کلی برنامه و همچنین مسئول دستیابی به هر هدف است.

این سند همچنین باید مشخص کند که چه کسی مسئول نظارت بر اجرای برنامه و تصمیم‌گیری براساس نتایج است. برای مثال هیئت مدیره می‌تواند انتظار داشته باشد که مدیر اجرایی به طور منظم به آنها در مورد وضعیت اجرا، از جمله پیشرفت به سمت هر یک از اهداف کلی استراتژیک گزارش دهد. در عوض، مدیر اجرایی هم انتظار دارد که مدیران میانی نیز به طور مرتب درباره وضعیت معمول برای رسیدن به اهداف مشخص شده را گزارش دهند.

سوالات کلیدی هنگام نظارت و ارزیابی و انحراف از برنامه

1. آیا اهداف و مقاصد مشخص شده تحقق می‌یابد یا خیر؟ اگر چنین هستند، پیشرفت را تأیید کنید، پاداش دهید و به تیم اطلاع دهید. در غیر این صورت، سؤالات زیر را در نظر بگیرید.
2. آیا اهداف مطابق با بازه زمانی مشخص‌شده در برنامه به دست خواهد آمد؟ اگر نه، پس چرا؟
3. آیا باید مهلت اتمام پروژه تغییر کند؟ (در انجام این تغییرات دقت کنید – بدانید چرا قبل از تغییر زمان تلاش‌ها عقب افتاده‌اند)
4. آیا پرسنل منابع کافی (پول، تجهیزات، امکانات، آموزش و غیره) برای رسیدن به این اهداف را دارند؟
5. آیا اهداف هنوز واقع گرایانه هستند؟
6. آیا باید اولویت‌ها تغییر کرد تا تمرکز بیشتری بر دستیابی به اهداف داشته باشد؟
7. آیا باید اهداف تغییر کند؟ (مراقب ایجاد این تغییرات باشید – حتما بررسی کنید که چرا این تلاش‌ها منجربه رسیدن به اهداف تعیین شده نشدند)
8. از نظارت و ارزیابی انجام شده چه چیزی می‌توانید یاد بگیرید؟

فراوانی نظارت و ارزیابی

دفعات بازبینی به ماهیت سازمان و محیطی که در آن فعالیت می‌کنید بستگی دارد. ممکن است سازمان‌هایی که از داخل و یا خارج تغییر سریع دارند، بخواهند حداقل به صورت ماهانه بر اجرای طرح نظارت کنند. هیئت مدیره باید حداقل به صورت فصلی وضعیت اجرا را بررسی کند. مدیران ارشد باید حداقل به صورت ماهانه وضعیت را بررسی کنند. برای داشتن استراتژی نظارت و ارزیابی بهتر می‌توانید از تیم نظارت و ارزیابی رخ مشاوره بگیرید.

گزارش نتایج نظارت و ارزیابی

گزارش‌های وضعیت را همیشه یادداشت کنید. در گزارش‌ها این موارد را شرح دهید:

1. پاسخ به سوالات کلیدی بالا در هنگام نظارت بر اجرا.
2. مشخص کردن مسائل روز در رابطه با پیشرفت (یا عدم پیشرفت) به سمت اهداف مشخص شده
3. توصیه‌های لازم درباره وضعیت
4. هر گونه اقدامات مورد نیاز مدیریت

انحراف از برنامه

انحراف از برنامه اصلاً اتفاق بدی نیست. طرحی که انتخاب کردید فقط یک راهنما است، نه یک نقشه راه دقیقی که باید دنبال شود.

معمولاً سازمان‌‌ها در سال‌های پیش رو تغییر مسیر خواهند داشت. تغییرات در برنامه معمولاً ناشی از تغییر در محیط خارجی سازمان و یا نیازهای مشتری در اهداف مختلف سازمانی، تغییر در دسترس بودن منابع برای اجرای برنامه اصلی و غیره است.

مهمترین جنبه انحراف از برنامه این است که بدانید چرا از برنامه منحرف می‌شوید، یعنی درک درستی از اینکه چه اتفاقی می‌افتد و چرا.

تغییر طرح

در صورت لزوم مطمئن شوید که سازوکاری برای تغییر طرح مشخص شده است. به عنوان مثال، در مورد تغییرات موارد زیر را بنویسید:

1. چه عواملی باعث ایجاد تغییراتی می‌شود؟
2. چرا باید تغییرات ایجاد شود؟
3. تغییراتی که ایجاد شده است، از جمله در اهداف، مسئولیت‌ها و جدول زمانی را ذکر کنید.

نسخه‌های مختلف طرح را مدیریت کنید (از جمله با قرار دادن تاریخ جدید در هر نسخه جدید از طرح).

همیشه نسخه های قدیمی طرح را نگه دارید.

همیشه آنچه را که می‌توان از برنامه‌ریزی اخیر آموخت، یادداشت کنید تا برنامه‌ریزی استراتژیک بعدی کارآمدتر باشد.

شرکت مشاوره رخ داده با داشتن تیمی مجرب در زمینه مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند سازمان و شرکت شما را در مسیری درست برنامه‌ریزی، ارزیابی و نظارت کند. مشاوران از ابتدای کار با شما هستند، تا بتوانید بهترین تجربه مدیریتی و نظارتی را داشته باشید.

منبع: managementhelp