جریان داده انتقال و حرکت داده‌ها از طریق سیستم‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری یا هردو است.

کسب و کارها بر روی سیستم‌ها و فرآیندها ساخته می‌شوند و یک شرکت بدون آنها نمی‌تواند عملکرد خوبی داشته باشد. هر چیزی که در یک شرکت و سازمان انجام می‌شود، نیازمند یک سیستم است؛ و هر زمان صحبت از سیستم می‌شود، مهم‌ترین مسئله کارآمدی آن است. راه‌های زیادی برای بررسی و ارزیابی کارآمدی یک سیستم وجود دارد. اما در این مطلب قصد داریم به سراغ نمودارهای جریان داده برویم.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

زمانی‌که می‌خواهید فرآیندی را بهبود ببخشید و یا یک فرآیند جدید را اجرا کنید، نمودار جریان داده به کمک شما می‌آید و کار شما را راحت‌تر می‌کند. اگر قبلاً با نمودارهای جریان داده کار نکرده باشید، شاید در ابتدا کمی برایتان سخت و پیچیده باشد. اگر شما هم قصد دارید با این مبحث بیشتر آشنا شوید، این مطلب به شما کمک بسیاری خواهد کرد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار جریان داده چیست؟

یک نمودار جریان داده راه گردش اطلاعات را در یک فرآیند یا سیستم نشان می‌دهد. این اطلاعات شامل داده‌های ورودی و خروجی، ذخایر داده و زیرپروسه‌ها است که داده‌ در آن آنها حرکت می‌کند. نمودار جریان داده با استفاده از نمادهای استاندارد اشخاص و نهادهای مختلف و روابط آنها را توضیح می‌دهد.

نمودار جریان داده به صورت تصویری سیستم و فرآیندهایی را ارائه می‌دهد که توضیح آن در چند سطر کار مشکلی است. شما می‌توانید از این نمودارها برای به نقشه درآوردن و به تصویر کشیدن سیستم‌های موجود و اجرای بهتر سیستم‌های جدید استفاده کنید. تصویرسازی هر عامل تشخیص ناکارآمدی‌ها را راحت‌تر می‌کند و بهترین سیستم ممکن را برای شما به ارمغان می‌آورد.

نمودار جریان داده‌ فیزیکی و منطقی

قبل از اینکه نمودار جریان داده خود را درست کنید، باید بدانید که نمودار جریان داده فیزیکی برای شما مناسب است یا نمودار جریان داده منطقی.

نمودار جریان داده منطقی بیشتر بر روی این موضوع تمرکز دارد که «چه اتفاقی» در یک گردش اطلاعات رخ می‌دهد: چه اطلاعاتی جابه‌جا می‌شود؟ چه اشخاصی این اطلاعات را دریافت می‌کنند؟ چه فرآیندهای عمومی‌ای رخ می‌دهد؟ و … فرآیندهایی که در نمودار جریان داده منطقی شرح داده می‌شوند، فعالیت‌های تجاری‌اند؛ این نوع نمودار وارد جنبه‌های فنی یک فرآیند یا سیستم نمی‌شود. درواقع این نمودار باید به قدری قابل درک باشد که افراد و کارمندان غیرفنی سازمان و شرکت شما بتوانند این نمودارها را بفهمند و درک کنند.

نمودار جریان داده فیزیکی بیشتر بر روی این موضوع تمرکز دارد که «چگونه» این اتفاق‌ها در یک گردش اطلاعات رخ می‌دهد. این نمودارها نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، فایل‌ها و پوشه‌ها و افرادی را که درگیر این گردش اطلاعات می‌شوند مشخص می‌کند. یک نمودار جریان داده که جزئیات را به دقت بیان کرده باشد، می‌تواند نیازهای یک سیستم داده را به‌خوبی نشان دهد.

اما نمودارهای جریان داده فیزیکی و منطقی می‌توانند گردش اطلاعات یکسانی را نشان دهند؛ حتی ممکن است شما به هردو نمودار نیاز داشته باشید.

سطوح نمودار جریان داده

نمودارهای جریان داده بر اساس سطوح متعددی طبقه‌بندی می‌شوند. برای شروع از سطح ابتدایی یعنی سطح ۰ شروع می‌کنیم. با بالا رفتن سطوح، نمودار پیچیده‌تر می‌شود. زمانی که می‌خواهید نمودار جریان داده خود را درست کنید، باید تصمیم بگیرید که کدام سطح برای شما و سیستم شما مناسب‌تر است.

سطح صفر نمودار جریان داده پایه‌ترین سطح این نمودار است. این نمودار اطلاعات بسیاری ساده‌ و با جزئیات اندک ارائه می‌دهد که درک راحتی دارد. این نوع نمودار یک گره پردازشی را به همراه اتصال آنها به شخص و نهاد خارجی نشان می‌دهد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

سطح ۱ نمودار جریان داده بازهم یک نمودار ساده است که یک نگاه کلی به موضوع دارد، اما نسبت به نمودار سطح ۰ جزئیات بیشتری را ارائه می‌دهد. در نمودار سطح ۱ یک گره پردازشی‌ که در نمودار سطح ۰ وجود داشت به زیرپروسه‌ها تقسیم و تبدیل می‌شود. همان‌طور که پروسه‌ها و فرآیندها اضافه می‌شوند، نمودار به جریان داده و ذخیره داده‌ نیاز دارد تا آنها را به هم متصل کند.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار جریان داده سطح ۲+ خیلی ساده فرآیندها و پروسه‌ها را به زیرپروسه‌ها تقسیم می‌کند. این سطح از جریان داده می‌تواند در سطح ۳ هم قرار بگیرد، اما به ندرت این اتفاق می‌افتد. نمودار سطح ۲+ به قدری به جزءهای کوچک‌تری تقسیم شده است که دیگر نیازی به تقسیم بیشتر نیست.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نشانه‌های نمودار جریان داده

۴ عنصر پایه برای نمودارهای جریان داده وجود دارد: فرآیند یا پروسه، ذخیره داده، نهاد یا شخص خارجی، و جریان داده. تصویر زیر اشکال هر یک از این عناصر را نشان می‌دهد که می‌توانید در نمودار خود از آنها استفاده کنید.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

چگونه یک نمودار جریان داده درست کنیم؟

حالا که کمی در مورد جریان داده و نمودارهای جریان داده اطلاعات کسب کردیم، می‌خواهیم به سراغ درست کردن این نمودارها برویم. فرآیند درست کردن نمودار جریان داده ۵ مرحله دارد:

۱. تشخیص ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در سیستم

تقریباً هر فرآیند و پروسه‌ یا سیستمی با یک ورودی از یک شخص یا نهاد شروع می‌شود و با خروجی داده به دیگر شخص یا نهاد و یا پایگاه داده تمام می‌شود. تشخیص چنین ورودی و خروجی‌هایی یک دید خوب به سیستم‌تان می‌دهد؛ درواقع وظیفه مهم سیستم شما مشخص می‌شود. باقی نمودار شما بر روی این عناصر ساخته می‌شود، بنابراین شناخت آنها بسیار مهم است.

۲. ساخت یک نمودار سطح ۰

به محض اینکه ورودی و خروجی‌های اصلی را پیدا کردید، ساخت نمودار سطح صفر بسیار ساده می‌شود. یک گره پردازشی را بکشید و آن را به شخص و نهاد خارجی مربوط کنید. این گره ارائه دهنده بیشتر اطلاعات فرآیندهایی است که از ورودی به خروجی در جریان هستند.

۳. نمودار سطح ۰ را به نمودار سطح ۱ توسعه دهید

نمودار سطح ۰ شما اطلاعات زیادی را در بر نمی‌گیرد؛ باید آن را به زیرپروسه‌ها تبدیل کنید. در نمودار سطح ۱ باید گره‌های پردازشی، پایگاه‌های داده اساسی و همه اشخاص و نهاد خارجی را بگنجانید. به گردش اطلاعات خود نگاه کنید و از خود بپرسید: اطلاعات از کجا آغاز می‌شود و قبل از ذخیره آنها باید چه اتفاقی برایشان بیفتد؟

۴. نمودار را به سطح ۲+ گسترش دهید

از فرآیند مرحله قبل استفاده کنید تا بتوانید جزئیات بیشتری را در نمودار جریان داده خود بگنجانید. پروسه‌های سطح ۱ می‌تواند به زیرپروسه‌های بیشتری تبدیل شود. یادتان باشد که اطلاعات و داده‌های لازم را به نمودار خود اضافه کنید.

۵. دقت نمودار نهایی را بررسی کنید

وقتی نمودارتان را تکمیل کردید، دوباره به آن نگاه کنید. به جریان اطلاعات به دقت توجه کنید؛ آیا منطقی است؟ آیا همه اطلاعات لازم در آن گنجانده شده است؟ وقتی افراد دیگر به نمودارتان نگاه می‌کنند باید بتوانند عملکرد سیستم‌تان را درک کنند. پس بهتر است قبل از ارائه نمودارتان، آن را به همکارانتان نشان دهید.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

منتشر کنید!

بعد از کشیدن نمودار جریان داده، باید آن را منتشر کنید. قبل از انتشار آن با همکاران یا هم‌تیمی‌های خود نمودار را مجدداً بررسی کنید و سپس به رئیس خود نشان دهد. همکار شما باید بتواند به خوبی نمودارتان را درک کند و بفهمد.

منبع: lucidchart

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  اهداف و نتایج کلیدی(OKR)؛ یک چهارچوب هدف‌گذاری برای تفکرات بزرگ