تعریف سازمان از نگاه تعاریف سیستمی عبارت است از: سیستمی متشکل از منابع انسانی و مواد که برای هدف مشخصی کار می‌کنند. این سیستم کلی را می‌توان بر اساس جریان داده به دپارتمان‌ها و بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد. حال هر دپارتمان کوچک خود یک سیستم با هدف مشخص است. مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت فروش، مدیریت منابع انسانی و … هر کدام یک دپارتمان در دل سیستم سازمان هستند.

به طور کلی روند کاری سیستم به این شکل است که جریان داده‌‌ها را دریافت کرده و پس از پردازش به خروجی تبدیل می‌کند. در این میان سیستم‌های تمام هوشمند ایده آل‌ترین سیستم‌ها هستند. سیستم‌های هوشمند برای فعالیت و پردازش داده به تصمیم‌گیری‌های انسانی نیازی ندارند. اگر بخواهیم مثالی برای سیستم هوشمند بیان کنیم می‌توانیم به یک تولیدی پوشاک در ایتالیا اشاره کنیم. سیستم این شرکت تمام تیشرت‌های خود را به رنگ سفید و ساده تولید کرده و انبار می‌کند. سپس بر اساس نیاز بازار و تقاضای مشتریان این تیشرت‌ها را به رنگ و طرح‌های مختلف در می‌آورد. این سیستم به این دلیل هوشمند است که روند بازار را تحلیل کرده و با استفاده از آن اجناسی تولید می‌کند که مستقیما به درآمد برسد.

نکته مهم این که سیستم‌ها و دپارتمان‌های یک سیستم بزرگ با یکدیگر ارتباط دارند. این ارتباط از جریان داده در سیستم‌های کوچک نشئت می‌گیرد. حتی می‌توان گفت میان این سیستم‌های کوچک نوعی وابستگی نیز وجود دارد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، خروجی بخش مدیریت تولید، ورودی یا داده بخش مدیریت فروش و بازاریابی است. این رابطه دو طرفه است، یعنی خروجی بخش مدیریت فروش و بازاریابی نیز به عنوان داده مدیریت تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

رابطه میان دپارتمان‌های سیستم بزرگ

نمودار جریان داده (Data Flow Diagram) یک روش برای نمایش سیستم بزرگ به همراه زیر سیستم‌هایش است. البته این تنها روش برای نشان دادن سیستم کلی و زیر مجموعه‌هایش نیست، بلکه در حال حاضر روش‌های زیادی برای این کار وجود دارد. اما هدف کلی تمام این روش‌ها شناسایی مرزهای سیستم و به نمایش درآوردن اطلاعات جاری در یک سیستم است.

نمودار جریان داده (DFD) به ورودی داده‌ها، پردازش‌ها و خروجی اطلاعات یک سیستم متمرکز است. اجزای این نمودار عبارتند از: یک مربع که سایه دارد، فِلِش، مستطیلی با گوشه‌های گرد و مستطیلی که یک ضلع ندارد. در شکل انتهای این بخش از مطالب می‌توانید 4 جزء این نمودار را مشاهده کنید.

در نمودار جریان داده قطعا هر جزء نقش و کاربردی دارد. این نقش‌ها به شرح زیرند:

  • مربعی که سایه دارد: نمایش نهاده‌ها و داده‌های خارجی (Entity) که به یک دپارتمان و زیر سیستم دیگر اختصاص دارند، اما توسط این زیر سیستم به عنوان داده دریافت می‌شوند. هر یک از داده‌ها نامی مشخص دارند و ممکن است نام آن‌ها چندین بار در یک نمودار تکرار شود.
  • فلش‌ها: در نمودار جریان داده اطلاعات از نقطه‌ای به نقطه دیگر جابجا می‌شوند. با کمک فلش‌ها می‌توان مسیر انتقال اطلاعات در نمودار را نمایش داد. با توجه به این که اطلاعات موجود در نمودار به شخص یا مکان و شیء اختصاص دارند باید توسط یک اسم تشریح شوند.
  • مستطیل با گوشه‌های گرد: این شکل در نمودار جریان داده، پردازش اطلاعات را نشان می‌دهد. منظور از پردازش اطلاعات یعنی تبدیل آن‌ها یا ایجاد تغییر در آن‌ها. بنابراین هر داده‌ای که نام مشخصی دارد پس از وارد شدن به زیر سیستم و پردازش به خروجی متفاوت تبدیل می‌شود؛ که باید با نام دیگری شناخته شود.
  • مستطیل با سر باز: مستطیل با سر باز در نمودار جریان داده، مرکز ذخیره سازی اطلاعات است. این عنصر نیز باید مانند سایر عناصر نمودار عنوان و نامی مشخص داشته باشد. غالبا برای نامگذاری مستطیل‌های مذکور از کدگذاری مشخص D1، D2، D3 و … استفاده می‌شود.
جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

عناصر نمودار جریان داده

مراحل رسم نمودار جریان داده

رسم نمودار جریان داده در طی چند مرحله انجام می‌شود. در ادامه این مراحل را به ترتیب ذکر کرده‌ایم:

مرحله اول: تقسیم عناصر سیستم به نمادهای نمودار جریان داده

در اولین مرحله باید تمام عناصر سیستم را در 4 دسته اعم از نماده‌های خارجی، جریان اطلاعات، پردازش‌ها و مراکز ذخیره اطلاعات طبقه بندی کنید.

مرحله دوم: رسم نمودار مفهومی

نمودار مفهومی به تحلیل کلی سیستم و نمودار جریان داده می‌پردازد. در نمودار مفهومی یک پردازش به‌جای تمام پردازش‌ها قرار داده می‌شود. دو مورد مهم که در ترسیم این نمودار باید مد نظر قرار داد نمایش تمام نهاده‌های خارجی و ورودی و خروجی اطلاعات سیستم است.

در نمودار مفهومی بر خلاف نمودار جریان داده به نمایش جزئی تک تک پردازش‌ها و منابع ذخیره سازی اطلاعات پرداخته نمی‌شود.

مرحله سوم: رسم نمودار جریان داده سطح صفر

همانطور که گفته شد در نمودار مفهومی یک پردازش به‌جای تمام پردازش‌ها قرار می‌گیرد. حال در این مرحله باید پردازش نمودار مفهومی به 3 تا 9 پردازش اصلی (با توجه به تعداد زیر سیستم‌ها) تقسیم شود. منابع ذخیره سازی از این مرحله به نمودار اضافه می‌شوند. ارتباطات اصلی میان داده‌ها نیز به طور کامل در این نمودار نمایش داده می‌شوند.

تحلیلگر با کمک موارد افزوده شده در این مرحله می‌تواند به درک درستی از جریان داده در سیستم برسد. در شکل زیر نمایی از نمودار مفهومی و نمودار سطح صفر آورده شده است.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار مفهومی و نمودار سطح صفر

مرحله چهارم: رسم نمودارهای جریان داده سطح پایین

در این مرحله از رسم نمودار جریان داده، نمودار سطح صفر به چند نمودار با جزئیات بیشتر که شامل یکی از پردازش‌ها است، شکسته می‌شود. نمودار سطح بالا با عنوان نمودار پدر و نمودارهای سطح پایین که از شکستن پردازش‌های نمودار سطح صفر به وجود می‌آیند با عنوان نمودارهای فرزند شناخته می‌شوند.

یک قانون کلی در رابطه با نمودارهای فرزند این است که داده‌ها و اطلاعات خروجی آن‌ها نمی‌تواند با نمودار پدر متفاوت باشد. به عبارت دیگر تنها از پردازش‌ها و اطلاعات و داده‌های موجود در نمودار سطح بالا می‌توان در نمودارهای سطح پایین استفاده کرد.

در شکل زیر شکسته شدن یک پردازش نمودار پدر به چند نمودار فرزند نشان داده شده است.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

شکستن نمودار پدر به چند نمودار فرزند

همانطور که در شکل مشاهده می‌کنید، پردازش شماره 3 نمودار جریان داده سطح بالا باید در تمام نمودارهای سطح پایین نیز وجود داشته باشد. حال اگر نمودارهای سطح پایین نیز دربرگیرنده جزئیات نباشند، امکان تفصیل آن‌ها با کمک نمودارهای سطح پایین‌تر وجود دارد. هر چه سطح نمودارها پایین‌تر باشد جزئیات دقیق‌تر نمایش داده می‌شوند.

چند نکته 

  1. هر پردازش در نمودار جریان داده باید حداقل یک ورودی و یک خروجی داشته باشد.
  2. نهاده‌های خارجی در نمودار جریان داده نمی‌توانند به صورت مستقیم به یک منبع و مرکز ذخیره سازی داده متصل شوند. بلکه نهاده‌ها باید با کمک یک پردازش انتقال داده شوند.
  3. هر مدل در نمودار جریان داده حداکثر می‌تواند 9 پردازش داشته باشد. در صورتی که تعداد پردازش‌های یک مدل بیش از 9 عدد باشد، باید پردازش‌های مشابه را در یک گروه جداگانه دسته بندی کرد و سپس نمودار سطح پایین برای آن‌ها طراحی کرد.

در شکل زیر نمونه یک نمودار جریان داده با اسامی واقعی ترسیم شده است.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمونه نمودار جریان داده

نمودار جریان داده فیزیکی و منطقی

نمودارهای جریان داده فیزیکی و منطقی دو نوع از نمودارهای جریان داده هستند. البته به طور کلی نمودار مذکور به همین دو نوع تقسیم می‌شود.

  • نمودار جریان داده منطقی (Logical DFD): این نمودارها به‌جای تمرکز بر روی سیستم و نحوه عملکرد آن به کسب و کار و نحوه فعالیت آن متمرکز هستند. بنابراین در این نمودار صرفا رویدادهای کلی کسب و کار و ورودی‌ها و خروجی‌های آن نمایش داده می‌شود.
  • نمودار جریان داده فیزیکی (Physical DFD): این نمودار بر عکس نمودار منطقی، به سیستم و نحوه پیاده‌سازی آن می‌پردازد. ترکیب نرم‌افزارها و سخت‌افزارها، پرونده‌ها و افراد از جمله مواردی هستند که در نمودار DFD فیزیکی مشاهده می‌شوند.

برای این که یک سیستم جدید توسعه یافته پیاده‌سازی شود ابتدا سیستم فعلی توسط یک نمودار جریان داده منطقی به نمایش در می‌آید. سپس به تدریج عناصر سیستم جدید به آن اضافه می‌شوند. پس از افزودن عناصر جدید در اصل یک نمودار منطقی جدید حاصل می‌شود. در نهایت نیز با کمک نمودار فیزیکی بهترین روش‌های توسعه نمایش داده می‌شوند.

بنابراین نمودار جریان داده در جهت دستیابی به موارد زیر طراح را یاری می‌کند:

  • چیزهایی که باید در سیستم موجود باشند.
  • اطلاعاتی که باید وارد سیستم شوند.
  • پردازش‌هایی که باید در سیستم انجام شوند.
  • خروجی‌هایی که باید از سیستم حاصل شوند.

با این حساب می‌توان فهمید در نمودار منطقی صرفا نام داده‌هایی که در جریان هستند نشان داده می‌شود. در حالی که نمودار فیزیکی به طور دقیق جریان داده‌ها را در قالب موارد زیر بیان می‌کند.

  • نحوه پیاده سازی داده‌ها (دستی، مکانیزه فرم و …)
  • دستوری که پایگاه داده صادر می‌کند (خواندن، حذف، ایجاد، به روز رسانی و …)
  • نحوه ورود و خروج داده‌ها بین زیر سیستم‌ها

در نتیجه برای توسعه سیستم‌های فعلی ابتدا باید با کمک نمودار جریان داده منطقی یک سیستم جدید طراحی کرد. سپس سیستم طراحی شده را با استفاده از نمودار فیزیکی توسعه داد. شکل زیر نمونه‌ای از نمودار منطقی و فیزیکی را نشان می‌دهد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار DFD منطقی و فیزیکی

جریان داده انتقال و حرکت داده‌ها از طریق سیستم‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری یا هردو است.

کسب و کارها بر روی سیستم‌ها و فرآیندها ساخته می‌شوند و یک شرکت بدون آنها نمی‌تواند عملکرد خوبی داشته باشد. هر چیزی که در یک شرکت و سازمان انجام می‌شود، نیازمند یک سیستم است؛ و هر زمان صحبت از سیستم می‌شود، مهم‌ترین مسئله کارآمدی آن است. راه‌های زیادی برای بررسی و ارزیابی کارآمدی یک سیستم وجود دارد. اما در این مطلب قصد داریم به سراغ نمودارهای جریان داده برویم.

زمانی‌که می‌خواهید فرآیندی را بهبود ببخشید و یا یک فرآیند جدید را اجرا کنید، نمودار جریان داده به کمک شما می‌آید و کار شما را راحت‌تر می‌کند. اگر قبلاً با نمودارهای جریان داده کار نکرده باشید، شاید در ابتدا کمی برایتان سخت و پیچیده باشد. اگر شما هم قصد دارید با این مبحث بیشتر آشنا شوید، این مطلب به شما کمک بسیاری خواهد کرد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار جریان داده چیست؟

یک نمودار جریان داده راه گردش اطلاعات را در یک فرآیند یا سیستم نشان می‌دهد. این اطلاعات شامل داده‌های ورودی و خروجی، ذخایر داده و زیرپروسه‌ها است که داده‌ در آن آنها حرکت می‌کند. نمودار جریان داده با استفاده از نمادهای استاندارد اشخاص و نهادهای مختلف و روابط آنها را توضیح می‌دهد.

نمودار جریان داده به صورت تصویری سیستم و فرآیندهایی را ارائه می‌دهد که توضیح آن در چند سطر کار مشکلی است. شما می‌توانید از این نمودارها برای به نقشه درآوردن و به تصویر کشیدن سیستم‌های موجود و اجرای بهتر سیستم‌های جدید استفاده کنید. تصویرسازی هر عامل تشخیص ناکارآمدی‌ها را راحت‌تر می‌کند و بهترین سیستم ممکن را برای شما به ارمغان می‌آورد.

نمودار جریان داده‌ فیزیکی و منطقی

قبل از اینکه نمودار جریان داده خود را درست کنید، باید بدانید که نمودار جریان داده فیزیکی برای شما مناسب است یا نمودار جریان داده منطقی.

نمودار جریان داده منطقی بیشتر بر روی این موضوع تمرکز دارد که «چه اتفاقی» در یک گردش اطلاعات رخ می‌دهد: چه اطلاعاتی جابه‌جا می‌شود؟ چه اشخاصی این اطلاعات را دریافت می‌کنند؟ چه فرآیندهای عمومی‌ای رخ می‌دهد؟ و … فرآیندهایی که در نمودار جریان داده منطقی شرح داده می‌شوند، فعالیت‌های تجاری‌اند؛ این نوع نمودار وارد جنبه‌های فنی یک فرآیند یا سیستم نمی‌شود. درواقع این نمودار باید به قدری قابل درک باشد که افراد و کارمندان غیرفنی سازمان و شرکت شما بتوانند این نمودارها را بفهمند و درک کنند.

نمودار جریان داده فیزیکی بیشتر بر روی این موضوع تمرکز دارد که «چگونه» این اتفاق‌ها در یک گردش اطلاعات رخ می‌دهد. این نمودارها نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، فایل‌ها و پوشه‌ها و افرادی را که درگیر این گردش اطلاعات می‌شوند مشخص می‌کند. یک نمودار جریان داده که جزئیات را به دقت بیان کرده باشد، می‌تواند نیازهای یک سیستم داده را به‌خوبی نشان دهد.

اما نمودارهای جریان داده فیزیکی و منطقی می‌توانند گردش اطلاعات یکسانی را نشان دهند؛ حتی ممکن است شما به هردو نمودار نیاز داشته باشید.

سطوح نمودار جریان داده

نمودارهای جریان داده بر اساس سطوح متعددی طبقه‌بندی می‌شوند. برای شروع از سطح ابتدایی یعنی سطح ۰ شروع می‌کنیم. با بالا رفتن سطوح، نمودار پیچیده‌تر می‌شود. زمانی که می‌خواهید نمودار جریان داده خود را درست کنید، باید تصمیم بگیرید که کدام سطح برای شما و سیستم شما مناسب‌تر است.

سطح صفر نمودار جریان داده پایه‌ترین سطح این نمودار است. این نمودار اطلاعات بسیاری ساده‌ و با جزئیات اندک ارائه می‌دهد که درک راحتی دارد. این نوع نمودار یک گره پردازشی را به همراه اتصال آنها به شخص و نهاد خارجی نشان می‌دهد.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

سطح ۱ نمودار جریان داده بازهم یک نمودار ساده است که یک نگاه کلی به موضوع دارد، اما نسبت به نمودار سطح ۰ جزئیات بیشتری را ارائه می‌دهد. در نمودار سطح ۱ یک گره پردازشی‌ که در نمودار سطح ۰ وجود داشت به زیرپروسه‌ها تقسیم و تبدیل می‌شود. همان‌طور که پروسه‌ها و فرآیندها اضافه می‌شوند، نمودار به جریان داده و ذخیره داده‌ نیاز دارد تا آنها را به هم متصل کند.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نمودار جریان داده سطح ۲+ خیلی ساده فرآیندها و پروسه‌ها را به زیرپروسه‌ها تقسیم می‌کند. این سطح از جریان داده می‌تواند در سطح ۳ هم قرار بگیرد، اما به ندرت این اتفاق می‌افتد. نمودار سطح ۲+ به قدری به جزءهای کوچک‌تری تقسیم شده است که دیگر نیازی به تقسیم بیشتر نیست.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

نشانه‌های نمودار جریان داده

۴ عنصر پایه برای نمودارهای جریان داده وجود دارد: فرآیند یا پروسه، ذخیره داده، نهاد یا شخص خارجی، و جریان داده. تصویر زیر اشکال هر یک از این عناصر را نشان می‌دهد که می‌توانید در نمودار خود از آنها استفاده کنید.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

چگونه یک نمودار جریان داده درست کنیم؟

حالا که کمی در مورد جریان داده و نمودارهای جریان داده اطلاعات کسب کردیم، می‌خواهیم به سراغ درست کردن این نمودارها برویم. فرآیند درست کردن نمودار جریان داده ۵ مرحله دارد:

۱. تشخیص ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی در سیستم

تقریباً هر فرآیند و پروسه‌ یا سیستمی با یک ورودی از یک شخص یا نهاد شروع می‌شود و با خروجی داده به دیگر شخص یا نهاد و یا پایگاه داده تمام می‌شود. تشخیص چنین ورودی و خروجی‌هایی یک دید خوب به سیستم‌تان می‌دهد؛ درواقع وظیفه مهم سیستم شما مشخص می‌شود. باقی نمودار شما بر روی این عناصر ساخته می‌شود، بنابراین شناخت آنها بسیار مهم است.

۲. ساخت یک نمودار سطح ۰

به محض اینکه ورودی و خروجی‌های اصلی را پیدا کردید، ساخت نمودار سطح صفر بسیار ساده می‌شود. یک گره پردازشی را بکشید و آن را به شخص و نهاد خارجی مربوط کنید. این گره ارائه دهنده بیشتر اطلاعات فرآیندهایی است که از ورودی به خروجی در جریان هستند.

۳. نمودار سطح ۰ را به نمودار سطح ۱ توسعه دهید

نمودار سطح ۰ شما اطلاعات زیادی را در بر نمی‌گیرد؛ باید آن را به زیرپروسه‌ها تبدیل کنید. در نمودار سطح ۱ باید گره‌های پردازشی، پایگاه‌های داده اساسی و همه اشخاص و نهاد خارجی را بگنجانید. به گردش اطلاعات خود نگاه کنید و از خود بپرسید: اطلاعات از کجا آغاز می‌شود و قبل از ذخیره آنها باید چه اتفاقی برایشان بیفتد؟

۴. نمودار را به سطح ۲+ گسترش دهید

از فرآیند مرحله قبل استفاده کنید تا بتوانید جزئیات بیشتری را در نمودار جریان داده خود بگنجانید. پروسه‌های سطح ۱ می‌تواند به زیرپروسه‌های بیشتری تبدیل شود. یادتان باشد که اطلاعات و داده‌های لازم را به نمودار خود اضافه کنید.

۵. دقت نمودار نهایی را بررسی کنید

وقتی نمودارتان را تکمیل کردید، دوباره به آن نگاه کنید. به جریان اطلاعات به دقت توجه کنید؛ آیا منطقی است؟ آیا همه اطلاعات لازم در آن گنجانده شده است؟ وقتی افراد دیگر به نمودارتان نگاه می‌کنند باید بتوانند عملکرد سیستم‌تان را درک کنند. پس بهتر است قبل از ارائه نمودارتان، آن را به همکارانتان نشان دهید.

جریان داده چیست و چگونه یک نمودار جریان داده بکشیم؟

منتشر کنید!

بعد از کشیدن نمودار جریان داده، باید آن را منتشر کنید. قبل از انتشار آن با همکاران یا هم‌تیمی‌های خود نمودار را مجدداً بررسی کنید و سپس به رئیس خود نشان دهد. همکار شما باید بتواند به خوبی نمودارتان را درک کند و بفهمد.

منبع: lucidchart

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  مزیت‌های ارزیابی؛ یا چگونه ارزیابی به بخش مرکزی استراتژی رشد ما تبدیل شده است؟