علل شکست پروژه‌های ERP در سازمان‌ها چیست؟

حتما شما پروژه ERP خود را با انتظارات بسیاری آغاز کرده اید، اما در جایی از مسیر خود خارج شده‌اید که  هزینه های اضافی، از دست دادن بهره وری و ناامیدی نیروی کار را در بر داشته است. اما دلایل موفقیت و شکست ERP چیست؟ در این مطلب با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم.

دلایل شکست پروژه های ERP

مجری فروشنده نامطمئن

به صورت کلی رضایت مدیران هر شرکت یکی از مهم ترین دلایل موفقیت یا شکست پروژه های نرم افزاری می باشد. اجرایی سازی موفقیت آمیز ERP به یک گروه فعال و درگیر از مدیران و مجریان که قادر به پشتیبانی از شما با پول، منابع و ارتباطات خود می باشند، وابسته است. بدون این پشتیبانی، پروژه شما امکان دارد پیش از تکمیل متوقف شود. ایجاد هر نوع تحولی در کسب و کار اندکی ریسک همراه خود دارد. اما وقتی مجریان با هدف های پروژه و نیازهای دستیابی به آن هماهنگ نیستند، این ریسک ها افزایش می یابند.

ایجاد یک گروه پروژه غیر منسجم در ERP

آیا گروه پروژه ERP شما افرادی در خود دارد که می توانند مسئولیت های فنی پروژه ERP را تحت کنترل داشته باشند؟ بیشتر سازمان ها گروه های پروژه خود را با کارکنانی مجهز می نمایند که تمایلی برای ایجاد تغییر در قسمت های دیگر سازمان خود، دنباله رو فعالیت های آموزشی یا حضور در مهندسی مجدد فرایند کسب و کار، ندارند. حتی در صورتی که گروه پروژه شما به قدر کافی بزرگ باشد، امکان دارد ترکیب از اشخاص مناسب نباشد. تشکیل گروه پروژه با اشخاص بی تجربه، می تواند به قطع ارتباطات بین بخش های شرکت، تاخیر در بازدهی و سوتفاهم های بسیاری منجر شود که در نهایت به شکست ERP ختم می شوند.

خودکار کردن ناکارآمدی ها در ERP

یکی دیگر از مهم ترین عوامل موفقیت و شکست ERP به فرآیندهای شرکت و بهتر کردن آنها ارتباط دارد. وقتی که نمی توانید فرآیندهای خود را پیش از انتخاب یک سیستم ERP بهتر کنید، شما خطر ناکارآمدی خودکار دارید. اما چگونه می توانید بگویید که آیا به صورت مناسب بر بهتر کردن فرآیند متمرکز شده اید یا خیر؟

در صورتی که اجرا سازی سیستم ERP به کمتر از تحقق منافعی که انتظار می رود منجر شود، نشانه ای می باشد که فرآیندهای شرکت شما به تمرکز بیشتری نیاز دارند. خودکار کردن یک فرآیند ناکارآمد نمی تواند همیشه آن را کارآمدتر نماید. نرم افزار ERP نمی تواند به صورت جادویی ناکارآمدی هایی همچون تکرار یا فرآیندهای مصوب دشوار را از بین ببرد.

این فرآیندها باید پیش از انتخاب ERP بهتر شوند تا شما تعیین کنید که آیا فروشنده ERP قادر است از این فرآیندهای بهینه به روشی پشتیبانی نماید که برای شرکت شما قابل فهم باشد یا خیر. وقتی که یک راهکار ERP نمی تواند نیازهای کسب و کار شما را تحقق بخشد، امکان دارد بخواهید فروشنده را مقصر بدانید.

پروژه ERPرا مانند پروژه فناوری تلقی کردن

باید توجه داشته باشید که اجرا سازی ERP شما بیشتر در دسته یک پروژه کسب و کار است تا پروژه فناوری. با این وجود، بیشتر شرکت ها تمرکز زیادی را روی ابعاد فنی پروژه میگذارند و اشخاص و ابعاد بهبود فرآیند را نادیده می گیرند. در نهایت این پروژه به ویژگی های قابل اندازه گیری در کسب و کار منجر نمی شود.

یک ویژگی واقعی کسب و کار مانند این است که “زمان انتظار خدمات مشتری را n  دقیقه کمتر می نماید.” این یک ویژگی تجاری ERP می باشد که با هدف های سازمانی گسترده تر شذه است؛ همچون بهبود تجربه مشتری. رسیدن به این هدف های مربوط به کسب و کار، به تمرکز روی فرآیندهای کسب و کار و سرمایه انسانی نیازمند است.

به هر صورت، کارکنان شما اولین افرادی هستند که فرآیندها را دچار تحول می نمایند و بر ارزش کسب و کار اضافه می کنند. از این رو در صورتی که آنها برای استفاده بهتر از راهکار جدید نرم افزار ERP مجهز نباشند، شما نباید انتظار منافع تجاری بسیاری داشته باشید. در واقع یکی از اصلی ترین مشکلات ERP در زمان پیاده سازی، مدیریت تغییر سازمانی است. از این رو سازمان هایی که مدیریت تغییر شرکتی را نادیده می گیرند به احتمال بسیار شکست ERP را در اجرایی سازی تجربه می نمایند.

داشتن انتظارات زمانی و هزینه ای غیر منطقی

جمع بندی هزینه یک پروژه ERP می تواند سخت باشد. فعالیت های زیادی وجود دارند که در شروع پروژه در نظر گرفته نمی شوند و این انتظارات غیر منطقی می توانند به هزینه های پیش بینی نشده و مازاد بودجه منتهی شوند. با توجه به گزارشی در سال 2020، شرکت ها به طور میانگین 66% بیشتر از بودجه هزینه داشته اند و 33% بیشتر از برنامه زمان بندی شده زمان گذاشته اند.

در حالی که فروشنده یا همگام ساز سیستم شما امکان دارد بتواند به صورت دقیق هزینه های اجرایی سازی فنی را جمع آوری کند، اما آنها همیشه هزینه عوامل موفقیت، همچون آموزش و ارتباطات برنامه ریزی شده را به شمار نمی آورند. سعی بفهمید که آیا برآورد هزینه فروشنده پیش از این که آن را امضا کنید، درست است یا خیر.

دادن مجوزهای شخصی بسیار

با وجود امکانات بسیار سیستم های ERP، اما ممکن است شما به منظور  همسو کردن فرآیندهای کسب و کار خود با هدف ایجاد ویژگی رقابتی نیاز به دسترسی‌های بیشتر داشته باشید. در صورتی که هیچ مشکلی با کمتر سفارشی کردن وجود نداشته باشد، اما در آن واحد می تواند دردسرساز باشد. کارکنان امکان دارد به درخواست های سفارشی کردن خود برای ساخت یک فرآیند منسجم تر و آسانتر برای یادگیری ادامه دهند. بدون نظارت ساختار مدیریت پروژه برای مشخص کردن اینکه کدام یک از این درخواست ها اعتبار واقعی به کسب و کار اضافه نمی نماید، پروژه شما امکان دارد تمام شود و در نتیجه به شکست ERP ختم شود.

پیاده‌سازی یک سیستم ERP در سازمان‌های متوسط و بزرگ مزایای بسیار زیادی به همراه دارد.

پیاده‌سازی یک سیستم ERP در سازمان‌های متوسط و بزرگ مزایای بسیار زیادی به همراه دارد، اما در سال‌های گذشته شاهد آن بودیم که در کسب و کارهای داخلی، پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی بازدهی کمتری نسبت به سازمان‌های مشابه خارجی دارند. علت اصلی این مسئله ناشی از دو موضوع است:

• میزان آمادگی و بلوغ سازمان‌های ایرانی در پذیرش همه جانبه ERP نسبت به سازمان‌های مشابه در کشورهای پیشرفته کمتر است.

• به دلایل مختلف از جمله وجود تحریم‌ها، ممکن است بسیاری از فرآیندهایی که در ERP های خارجی به عنوان best practice معرفی شده اند، در ایران قابل پیاده سازی نباشد.

نکته قابل توجهی که در تهیه ERPهای موجود در بازار باید در نظر گرفت شامل موارد زیر است:

• ERP ساختار جدید سازمانی و فرآیندهای بهبود یافته را در سازمان شکل می‌دهد و این کار به عهده سازمان نیست. به عبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهی این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.

• ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها است. در واقع الگوی بهترین سازمان‌های جهان برای سازمان جدید اعمال می‌شود، در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده بهترین سازمان‌های موجود در جهان نباشد و یا سازمان شما در قالب قوانین ایران، از فرآیندهای مناسبی برخوردار باشد.

• تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم‌های جدید هزینه بر است و زمان بالایی لازم دارد.

• ERPهای خارجی هزینه زیادی دارند و به دلیل تحریم‌‌ها از مشکل پشتیبانی هم برخوردارند.

• نرم‌افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان‌ها پاسخگو نیست.

سازمان‌های متوسط و بزرگ می‌دانند که شاید نزدیک به ۷۰ درصد فرآیندهای بهبود یافته در طول زمان دستخوش تغییر نمی‌شوند، اما ۲۰ تا ۳۰ درصد فرآیندهای مهم، به صورت مداوم، در حال تغییرند. برای حل این مسئله به یک سیستم ERP منعطف ـ برخلاف سایر ERPها که انعطاف بسیار کمی دارند و هرگونه تغییر در آن مستلزم کدنویسی و یا صرف هزینه بسیار بالا جهت سفارشی سازی (Customization) است ـ نیاز داریم که بدون تغییر در کد نرم افزار و از طریق Configuration در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با کمترین هزینه بتوان تغییرات سیستماتیک را اعمال کرد.

اجرایی کردن این برنامه نیازمند یک برنامه‌ریزی استراتژیک با یک نگاه تخصصی است تا بتوان بهترین خروجی را از آنها گرفت، در غیر این صورت امکان شکست سیستم شما وجود دارد. گروه مشاورین داده رخ با داشتن تیمی مجرب و متخصص و با الگو برداری از بهترین سازمان‌ها می‌تواند از اولین قدم که مشاوره رایگان است تا قدم‌های نهایی مثل استقرار سیستم‌های ERP، طراحی سایت، طراحی سند استراتژی، برگزاری دوره‌‌های آموزشی و … همراه شما باشد.