سنجش مدیریت عملکرد به وسیله شاخص های کلیدی عملکرد

هر قدمی که در زندگی خود بر می‌داریم، دارای نتایج گوناگونی است. توجه به این نتایج از اهمیت بالایی برخوردار بوده و بعضی از آن‌ها دارای قابلیت اندازه‌گیری هستند. گاهی اوقات نیز تنها کیفیت خروجی را در دسترس داریم و باید به همان اکتفا کنیم. در دنیای تبلیغات نیز همچین نشانه‌هایی را مشاهده خواهید کرد. یعنی کوچک‌ترین کاری که توسط شما انجام می‌شود، می‌تواند بازخورد مثبت و منفی را با خود به همراه داشته باشد و شما برای مدیریت عملکرد نیاز است تا به ارزیابی آن بپردازید.

به طور کلی تبلیغ می‌تواند به دو شکل آنلاین و آفلاین انجام پذیرد. قطعا تبلیغات آفلاین قابلیت‌های تبلیغات آنلاین را ندارند؛ پس اگر به دنبال اجرای ارزیابی عملکرد خود هستید، باید بر روی ابزارهایی که در تبلیغ آنلاین به کار گرفته می‌شوند، حساب باز کنید.

این ابزارها به شما کمک خواهند کرد تا بتوانید دست به اندازه‌گیری شاخص‌های موجود و اهداف مشخص‌شده بزنید. یکی از بخش‌های مهمی که در فضای دیجیتال مارکتینگ و یا تبلیغات آنلاین به چشم می‌خورد، شاخص کلیدی عملکرد است. در واقع این شاخص‌ها از آن جهت اهمیت دارند که به شما نشان می‌دهند تا چه اندازه توانسته‌اید به آن اهداف مورد نظر خودتان نزدیک شوید.

شاخص‌های کلیدی عملکرد حرف‌های زیادی برای گفتن دارند. به عنوان مثال به شما درست یا غلط بودن اهدافتان را نشان می‌دهند و اشتباه‌هایی که در پیمودن مسیر انجام داده‌اید را به تصویر می‌کشند. در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم که شما با کمک این شاخص‌ها می‌توانید مدیریت عملکرد را در پیش بگیرید و سپس به مشاهده اهداف محقق‌شده در مسیر طی‌شده بپردازید.

در ادامه مطلب به صورت کامل‌تر شما را با شاخص کلیدی عملکرد که به اختصار KPI نامیده می‌شود، آشنا خواهیم کرد و درباره کاربردها و اهمیت آن، نکات مهمی را با شما در میان خواهیم گذاشت؛ پس ما را همراهی کنید.

آیا می‌دانید مقصود و منظور از KPI چیست؟

زمانی که یک کار و هدف را شروع می‌کنیم، نیاز است تا شاخص‌های کلیدی آن را نیز مشخص کنیم. عملکردهایی که در این راه به کار می‌روند به شما این قدرت را می‌دهند تا دست به مقایسه بزنید و بررسی کنید که تا چه حد توانسته‌اید خودتان را به این شاخص‌ها برسانید و یا نزدیک‌تر کنید. حالا اگر به صورت کاملا ساده و واضح به بررسی مفهوم KPI بپردازیم، می‌توانیم اینطور بیان کنیم که این شاخص‌ها در دسته‌بندی متغیرهای قابل‌ اندازه‌گیری جای می‌گیرند.

این شاخص‌ها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید میزان موفقیت در رسیدن به اهدافتان را بسنجید و بعد از کسب نتیجه، برای نزدیک‌تر شدن به هدف، تلاش زیادی را از خود به نمایش بگذارید. البته باید این نکته را متذکر شویم که بین KPI و KRI تفاوت‌های زیادی وجود دارند و دو مفهوم جدا از هم هستند؛ از این رو نباید آن‌ها را با یکدیگر اشتباه بگیرید. زمانی که بخواهید دست به سنجش عملکرد خود در بخش‌های گوناگون بزنید، باید از کلمه KPI استفاده کنید ولی برای سنجیدن این موضوع که چه زمانی به نتیجه می‌رسید، باید کلمه KRI را به کار بگیرید.

انواع متفاوت شاخص‌های کلیدی عملکرد که با آن‌ها روبه‌رو می‌شوید

شما با مدیریت عملکرد می‌توانید قدم به قدم به هدفی که در ذهن دارید، دست پیدا کنید. شاخص‌هایی که در این راه به کمک شما می‌آیند، دارای انواع مختلفی هستند که از آن‌ها می‌توانیم به گزینه‌های زیر اشاره داشته باشیم:

• ورودی‌ها: اولین گزینه مربوط به ورودی‌ها است. ورودی‌ها این وظیفه را بر عهده دارند تا اطلاعات مختلفی را در اختیار شما قرار دهند؛ اطلاعاتی که به شما نشان می‌دهند چه کیفیتی از منابع را برای اهداف خود به کار گرفته‌اید.
• فرایند: گزینه دوم فرایند است. برای بررسی کیفیت فرایندهای اجرایی، از این گزینه بهره برده می‌شود.
• خروجی‌ها: نتایجی که به دست می‌آیند در واقع همان خروجی‌ها هستند. شما با کمک خروجی‌ها می‌توانید متوجه شوید که برای رسیدن به اهداف خود چه کارهایی را به انجام رسانده‌اید.
• نتایج: برای اینکه بتوانیم نتیجه را به دست آمده را بیان کنیم، از این KPI برای مدیریت عملکرد باید استفاده کنیم.
• پروژه: آخرین گزینه در شاخص ارزیابی عملکرد را پروژه به خود اختصاص داده است. اگر به دنبال بررسی مراحل پیشرفت و نواقص موجود هستید، می‌توانید از این KPI بهره ببرید.

راهی که به شما تعریف KPI برای مدیریت عملکرد در کسب و کارتان را نشان می‌دهد

با مواردی که ذکر کردیم، حتما توانستید به صورت کامل با مفهوم KPI آشنا شوید. در رابطه با همین موضوع شاید این سوال برای شما پیش بیاید که چگونه می‌توانیم در کسب و کارمان به تعریف KPI بپردازیم؟ برای روشن کردن کامل این موضوع اجازه دهید با سردرگمی‌های ایجاد شده شروع کنیم. گاهی اوقات شاخص‌های کلیدی عملکرد که در پیش روی افراد قرار می‌گیرند آنقدر زیاد بوده که کاربران نمی‌توانند دست به انتخاب بزنند و یا KPI را به درستی تعریف کنند.

فرقی نمی‌کند کسب و کار شما چیست. مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت تولید، مشاوره مدیریت و یا مدیریت منابع انسانی به شاخص‌های عملکرد نیاز دارند. اگر می‌خواهید بدانید کدام یک از این شاخص‌ها برای مدیریت عملکرد مناسب هستند، نیاز است در ابتدا به چندین سوال پاسخ دهید که از آن‌ها می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• چه نتایجی را می‌خواهیم به دست بیاوریم؟ این نتایج طیف گسترده‌ای از موارد را به خود اختصاص داده‌اند که از آن‌ها می‌توانیم به درآمد، فروش بیشتر، سهام بازار، افزایش کلیک، افزایش، افزایش فالوئر و… اشاره داشته باشیم.
• نتایج به دست آمده چه اهمیتی برای ما دارند؟ شما به عنوان کسی که به دنبال رسیدن به اهداف خود هستید، نیاز است تا برای خودتان این موضوع را مشخص کنید که چرا برای شما نتایج اهمیت دارند.
• برای اینکه مسیر پیشرفت را بسنجیم، نیاز است چه چیزهایی را اندازه‌گیری کنیم؟ در این راه باید دست به مشخص کردن بسیاری از موارد همچون روش‌های ارزیابی، ابزارهای تحلیلی، نحوه تحلیل، کمی و کیفی بودن اطلاعات و… بزنید.
• چگونه باید به این نتایج دست پیدا کنیم؟ کمپین‌ها و ابزارهای تبلیغاتی متعددی وجود دارند که به شما در رسیدن به این نتایج کمک می‌کنند.
• بازه زمانی که شما را به نتیجه می‌رسانند، چقدر است؟

تمامی این موارد در بین سوالاتی قرار می‌گیرند که برای مدیریت عملکرد و انتخاب شاخص درست باید به آن‌ها پاسخ دهید.

تشریح مراحل و چگونگی ایجاد KPI

هر فردی نیازمند استفاده از شاخص کلیدی عملکرد است. برای اینکه فرایند استفاده از این شاخص‌ها به درستی انجام شود، نیاز است تا مراحل مختلفی را پشت سر بگذارید. به طور کلی استانداردهایی که می‌توانند باعث ایجاد KPI مناسب شوند، شامل 5 مرحله مختلف هستند که در ادامه آن‌ها را معرفی خواهیم کرد.

• هدف‌گذاری

در ابتدا باید این موضوع را مشخص کنید که هدف شما چیست و با استفاده از این شاخص‌ها به چه چیزی می‌خواهید دست پیدا کنید. اهداف هر فرد و برندی متفاوت با دیگری است. از جمله اهداف کسب‌وکارهای گوناگون می‌توانیم افزایش فروش، افزایش بازدید از سایت، برندسازی و… را نام ببریم. برای اینکه بتوانید هدف‌گذاری درست و کاربردی را انجام دهید، پیشنهاد ما به شما استفاده از روش اسمارت است.

• مشخص کردن عوامل موفقیت

هر هدفی برای موفق شدن نیز به عوامل مختلفی دارد. در دومین مرحله از ایجاد KPI شما باید دست به تعیین عوامل موفقیت‌آمیز بزنید. انتخاب عوامل درست می‌تواند منجر به موفقیت شما شود. تنها کافی است از نظارت اصولی و تلاش بی‌وقفه غافل نشوید. همچنین هر کسب‌وکاری نیز عوامل موفقیت خاص خود را دارد.

[restrict subscription=1,2]

• ایجاد KPI بر اساس عوامل موفقیت

در مدیریت عملکرد باید دست به ایجاد KPI بزنید که بر اساس عوامل موفقیت انجام خواهد شد. هر عاملی که انتخاب می‌کنید نمی‌تواند به معنای این باشد که به شاخص خود رسیده‌اید. در واقع شاخص‌ها از این وظیفه برخوردار هستند تا به شما نشان دهند تا چه اندازه توانسته‌اید در انتخاب عوامل موفقیت درست عمل کنید.

• گردآوری معیارها

زمانی که شاخص‌های کلیدی را بررسی می‌کنید، ممکن است با معیارهای گوناگونی روبه‌رو شوید که از آن‌ها می‌توانیم به بازدیدکنندگان، تعداد کلیک، تعداد دانلود و… اشاره کنیم. قطعا این موارد در کنار یکدیگر معنا نداشته و شما را به مفهوم مدیریت عملکرد نمی‌رسانند ولی اگر در کنار هم قرار بگیرند می‌توانید به معنای آن‌ها پی ببرید.

• محاسبه شاخص‌های کلیدی

حالا باید دست به اندازه‌گیری معیارهای سنجش خود بزنید. اصولا برای نشان دادن شاخص‌ها از عناصر نرخ، نسبت، درصد یا میانگین بهره برده می‌شود. این شاخص‌ها از قابلیت اندازه‌گیری دقیق برخوردار بوده و می‌توانند به شما نشان دهند که تا چه اندازه به موفقیت دست پیدا کرده‌اید و به هدف نزدیک شده‌اید. می‌توانید به صورت هفتگی یا ماهیانه به ارزیابی این شاخص‌ها بپردازید.

مهم‌ترین دسته‌های KPI

چندین دسته مهم در KPI وجود دارند که هر کسب‌وکاری به آن‌ها نیاز دارد. در یک نگاه کلی می‌توانیم این دسته‌ها را شامل موارد زیر بدانیم:

• متوسط ارزش سفارشات
• بازدیدکنندگان یکتا
• نرخ تبدیل
• هزینه جذب سرنخ
• Time on site

 علت اهمیت KPI و مدیریت عملکرد

برای اینکه بتوانیم متوجه شویم که تا چه اندازه عملکرد ما مفید و دقیق بوده است، نیاز به اندازه‌گیری داریم. در واقع تنها با اندازه‌گیری می‌توانیم به نقاط قوت و ضعف خود پی ببریم. شاخص‌های کلیدی به ما نشان می‌دهند که در چه بخشی به خوبی عمل کرده‌ایم و در چه بخشی ضعف داشته‌ایم؛ از این رو نباید از اهمیت بسیار بالای آن غافل شوید.

برای رسیدن به مدیریت عملکرد و نتایج بهتر بخوانید

به طور کلی هر پروژه و کسب‌وکاری دارای اهداف مختلفی است. برای اینکه بتوان به این اهداف دست پیدا کرد، نیاز به ارزیابی و مدیریت عملکرد وجود دارد. فرض کنید شما در زمینه مشاوره فروش و بازاریابی در حال فعالیت هستید. اهداف گوناگونی را در سر دارید تا به آن‌ها دست پیدا کنید. برای رسیدن به اهداف نیاز است تا در کنار بهره‌مندی از مدیریت عملکرد، مدیریت استراتژی را نیز به کار بگیرید.

این زمینه دارای دو شاخه مجزای مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی است. تمامی افراد و کارکنان موظف هستند تا در کنار یکدیگر بهترین عملکرد را از خود نشان دهند؛ به همین علت مدیران می‌توانند آن‌ها را به دوره های آموزش سازمانی بفرستند. همچنین مشاوره منابع انسانی می‌تواند به مدیران و سایر کارکنان کمک کند تا راحت‌تر به اهداف تعیین‌شده دست پیدا کنند. در این راستا از مشاور سیستم ها فرآیندها نیز نباید غافل شد.

سخن آخر

در این مطلب سعی کردیم تا شما را با ارزیابی و مدیریت عملکرد آشنا کنیم. در ابتدا به بررسی شاخص کلیدی عملکرد یا KPI پرداختیم و انواع آن را به شما معرفی کردیم. سپس نحوه رسیدن به هر یک را با شما به اشتراک گذاشتیم. هر کسب‌وکاری دارای اهداف گوناگونی بوده که برای رسیدن به آن‌ها نیازمند استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد است. این شاخص‌ها بسیار پراهمیت بوده و نباید نسبت به آن‌ها غافل شوید.

[/restrict]