۵ شاخص کلیدی برای ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد چیست؟

فهرست مطالب

1 ارزیابی عملکرد چیست؟
2 ۵ شاخص کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان

درست است که اندازه‌گیری همیشه در مدیریت حرف اول را می‌زند، همانطور که ضرب‌المثل‌های مدیریتی می‌گویند: «چیزی که قابل اندازه‌گیری نباشد، قابل بهبود هم نیست» و «آنچه اندازه‌گیری می‌شود، انجام می‌شود.» اما وقتی صحبت از مدیریت عملکرد می‌شود، برخی ممکن است احساس کنند این فلسفه ناکافی است. افراد فراتر از داده‌ها هستند و تیم‌ها کارهای مهم‌تری برای انجام دادن دارند تا اینکه خود را در دریایی از معیارهای عملکرد کارکنان غرق کنند.

با این حال، تیم‌ها نمی‌توانند فقط بر «احساس» خوب کار کردن تکیه کنند. آن‌ها به داده‌های ملموس نیاز دارند تا آن احساس را ارزیابی کرده و اقدامات اصلاحی را انجام دهند. اندازه‌گیری عوامل عملکرد به شما کمک می‌کند تا جایگاه تیم خود را به درستی درک کنید.

ارزیابی عملکرد کارکنان فرآیندی است که طی آن عملکرد یک کارمند در یک دوره زمانی مشخص از طریق مرور و مصاحبه مورد سنجش قرار می گیرد. سازمان های مختلف بر اساس نیازها و اهداف خود، از روش های مختلف ارزیابی عملکرد پیروی می کنند.

بررسی عملکرد به بخش منابع انسانی کمک می کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کند، در عین حال مشکلات درون سازمان را شناسایی کند و برنامه ای برای آموزش یا ارتقاء تعیین کند.

مدیریت عملکرد برای افزایش بهره‌وری شرکت‌ها توسعه یافته است. سنجش عملکرد کارکنان فرآیند مهم و چالش‌برانگیزی برای بخش منابع انسانی است. از آنجایی که هر سازمانی با دیگری متفاوت است، رویکرد یکسانی برای همه وجود ندارد. همچنین، در زمان ارزیابی عملکرد کارکنان، ممکن است با جنبه‌های ذهنی‌ای هم مواجه شویم که مقایسه عادلانه در سطوح مختلف مدیریتی و تیم‌ها را دشوار و چالش‌برانگیز می‌سازد.

با این حال، برخی معیارهای کلی اندازه‌گیری عملکرد کارکنان وجود دارند که می‌توانند به سنجش بهتر عملکرد کمک کنند. این معیارها، زمانی که در کنار بررسی‌های عملکرد کیفی قرار بگیرند، می‌توانند ارزیابی دقیق‌تری از عملکرد ارائه دهند.

حالا بیایید با هم به ۵ معیار کلیدی عملکرد کارکنان که به طور معمول در یک سیستم مدیریت عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرند، نگاهی بیندازیم.

۵ شاخص کلیدی ارزیابی عملکرد کارکنان

شاخص اول: بازده‌ی کاری (Work Efficiency)

در صدر فهرست شاخص های کلیدی عملکرد در ارزیابی کارکنان، بازده‌ی کاری قرار دارد. بازده‌ی کاری به توانایی کارکنان در انجام وظایفشان به موثرترین شکل ممکن و با کمترین اتلاف منابع اشاره دارد. به عبارت دیگر، این معیار نشان می‌دهد که کارکنان تا چه حد می‌توانند با صرف انرژی و زمان کمتر، خروجی بیشتری تولید کنند.

کارکنان برای انجام کارها با بالاترین بازدهی به چه مهارت‌هایی نیاز دارند؟

اولویت‌بندی: برای اینکه کارها را تا حد ممکن به شکل کارآمدی انجام دهند، کارکنان نیازمند آن هستند که کارها را به درستی اولویت‌بندی کنند. این کار مستلزم آن است که آن‌ها درک درستی از زمان و منابع در دسترس داشته باشند تا بتوانند کارها را به موقع تکمیل کنند.
مدیریت زمان: علاوه بر اولویت‌بندی، کارکنان باید این توانایی را داشته باشند که به طور مؤثر زمان را مدیریت کنند و ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنند.
سنجش کارآمدی: کارکنان همچنین باید بتوانند میزان کارآمدی انجام یک کار را بسنجند، ضرب‌الاجل‌های ازدست‌رفته را پایش کنند و یا کارهایی که به دلیل عجله برای رسیدن به ضرب‌الاجل به درستی انجام نشده‌اند را شناسایی نمایند.

چرا بازده‌ی کاری مهم است؟

اگرچه کیفیت همواره بر کمیت ارجحیت دارد، اما به طور کلی، بازده‌ی کاری بهترین نشانگر عملکرد یک کارمند است. بازده‌ی کاری، خروجی‌ای است که شما در ازای یک ورودی مشخص به دست می‌آورید و تأثیر بسزایی بر موفقیت کلی کسب‌وکار دارد.

چگونه بازده‌ی کاری را اندازه‌گیری کنیم؟

در اینجا روش‌هایی برای ارزیابی کلی بازده‌ی کاری یک کارمند ارائه شده است:

خروجی یا کمیت را انتخاب کنید: برای مثال، تعداد وظایف تکمیل شده.
یک بازه‌ی زمانی برای اندازه‌گیری انتخاب کنید: برای مثال، در طول یک ماه.
میزان خروجی را در بازه‌ی زمانی تعیین‌شده اندازه‌گیری کنید: میانگین عملکرد در محل کار را نیز در نظر بگیرید. این کار به شما یک معیار برای سنجش ارائه می‌دهد.
ورودی را اندازه‌گیری کنید: منظور از ورودی، زمانی است که کارمند صرف تکمیل خروجی (برای مثال، تعداد ساعات کارکرد) کرده است.
خروجی را بر ورودی تقسیم کنید تا به یک رقم برای هر ساعت برسید.

می‌توان مقدار مشخصی را به این نسبت ورودی-خروجی اختصاص داد و از این مقدار برای اندازه‌گیری و مقایسه‌ی بازده‌ی تک‌ تک کارکنان در سراسر سازمان استفاده کرد.

این مقدار، نشانگر کلیدی‌ای است که به شما می‌گوید آیا آن‌ها انتظارات را برآورده می‌کنند یا خیر.

هنگام اندازه‌گیری بازده‌ی کاری، موارد زیر باید مورد ارزیابی قرار گیرند:

شرح وظایف
نوع و حجم کاری که به آن‌ها اختصاص داده شده است
ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده برای تکمیل وظایف
کیفیت کار ارائه‌شده

این اطلاعات به تعیین استراتژی‌های بهبودی که باید اجرا شوند، کمک می‌کند.

با اندازه‌گیری بازده‌ی کاری کارکنان، می‌توان بخش‌هایی را که در آن‌ها روند کار کند می‌شود، شناسایی کرد. این کار به سازمان کمک می‌کند تا در عملکرد کارکنان و یا وظایف محول‌شده به آن‌ها، تغییرات و اصلاحاتی را اعمال کند.

تنظیمات و بهبودهای کوچک می‌توانند در بلندمدت تأثیر قابل توجهی بر نتایج نهایی کسب‌وکار داشته باشند.

کسب‌وکارهایی که فاقد معیارهای سنجش بازده‌ی کاری هستند، می‌توانند فرآیند را با انتخاب موارد قابل اندازه‌گیری و تعریف معیار موفقیت آغاز کنند. پس از تعیین پارامترها و اندازه‌گیری معیارها، می‌توان آن‌ها را در ارزیابی‌های عملکرد کارکنان، برنامه‌های عملکردی و اهداف شخصی ادغام کرد تا اطمینان حاصل شود که بهبود حاصل می‌شود.

شاخص دوم: کیفیت کار (Work Quality)

کیفیت کار یک کارمند بسیار مهم است. کیفیت پایین کار می‌تواند منجر به از دست دادن مشتریان یا تولید محصولات نامناسب شود. بنابراین، منطقی است که این مورد را به عنوان یک ساخص کلیدی عملکرد مهم در مدیریت عملکرد کارکنان بگنجانیم.

معیارهای کیفیت:

معیارهای کیفیت باید با نوع کاری که یک کارمند انجام می‌دهد، همخوانی داشته باشد. ماهیت و نحوه‌ی اندازه‌گیری این معیارها به صنعت و وظایف و تکالیف خاص کارمند بستگی دارد. در محیط‌هایی که در آن‌ها بهره‌وری اهمیت دارد، کیفیت کار را می‌توان با درصد خروجی کاری که محاسبه می‌شود یا نیاز به بازنگری دارد، سنجید.

در محیط‌هایی با ارتباط مستقیم با مشتری، معیارهایی مانند «امتیاز خالص ترویج‌دهندگان» (Net Promoter Score – NPS) که احتمال توصیه‌ی استفاده از محصولات و خدمات شرکت توسط مشتری را می‌سنجد، می‌تواند بیشترین کاربرد را داشته باشد.

چرا کیفیت مهم است؟

کارکنانی که کیفیت کار آن‌ها پایین است، می‌توانند برای مشتریان و همکاران خود مشکل ایجاد کنند. همچنین، این کارکنان ممکن است به دلیل عدم تطابق کیفیت کارشان با استانداردها، در دستیابی به اهداف عملکردی خود با مشکل مواجه شوند. هنگامی که این موضوع اصلاح شود، آن‌ها می‌توانند به راحتی به اهداف خود دست یابند. بنابراین، توانایی در سنجش کیفیت کار اعضای تیم بسیار مفید است. این کار را می‌توان به روش‌های زیر انجام داد:

بازخورد ۳۶۰ درجه: بازخورد ۳۶۰ درجه شامل دریافت بازخورد در مورد یک کارمند از طریق مدیر او، همکاران، زیردستان، مشتریان و سایر افرادی است که با او کار کرده‌اند یا تعامل کاری داشته‌اند. این بازخورد، تصویری کلی از کارمند ارائه می‌دهد و در عین حال معیاری از کیفیت را در بر می‌گیرد که اندازه‌گیری کمی آن برای برخی نقش‌ها دشوار است.

بازخورد مدیر: بازخورد مستمر عملکرد از طریق جلسات تک‌به‌تک منظم، راه دیگری برای سنجش کیفیت کار کارمند است. مدیران در طول این جلسات می‌توانند بر روی نمونه‌هایی از عملکرد خوب کارمند در هفته‌ی گذشته، و همچنین زمینه‌هایی برای بهبود، تأکید کنند.

شاخص سوم: کار تیمی (Teamwork)

کار تیمی امروزه در بسیاری از سازمان‌ها یک شاخص کلیدی عملکرد به شمار می‌رود. پرورش فرهنگ کار تیمی ویژگی مهمی است که به تیم‌ها در رویارویی با مشکلات پیچیده و حل آن‌ها به صورت گروهی کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

در یک کارمند به دنبال ویژگی‌هایی باشید که نشانگر یک بازیکن تیمی خوب است، ویژگی‌ای که اغلب مورد توجه قرار نمی‌گیرد. مانند:

کمک به سایر تیم‌ها
ایده‌پردازی با همکاران تیم‌های دیگر، حتی زمانی که عضوی از آن تیم نیستند.
اختصاص دادن بخشی از زمان کاری برای آموزش یا توضیح وظایف پیچیده به سایر تیم‌ها.
داوطلب شدن برای پروژه‌های دشوار.

چگونه کار تیمی را اندازه‌گیری کنیم؟

کار تیمی یک معیار کمی نیست. اما راه‌هایی برای ردیابی آن وجود دارد. برای مثال، منابع انسانی می‌تواند از «نظرسنجی‌های نبض کارکنان» (Pulse Surveys) استفاده کند. این نوع از نظرسنجی‌ها تأثیر رویدادهای بزرگ و کوچک را می‌سنجند. این روش به سازمان‌ها آزادی می‌دهد تا هر آنچه را که اندازه‌گیری آن را به طور منظم مهم می‌دانند، بسنجند. این اصطلاح اغلب برای مواردی به کار می‌رود که سالیانه یا دو سالانه انجام نمی‌شوند.

از طریق نظرسنجی‌های ضربان‌دار می‌توان از کارکنان خواست تا به صورت خوداظهاری، رویدادهایی که به هم‌تیمی‌هایشان کمک کرده‌اند را گزارش دهند یا با پرسیدن سوالاتی مانند: «دوست دارید از چه کسی برای تلاش مضاعف قدردانی کنید؟» بازخورد جمع‌آوری کرد.

مدیران همچنین می‌توانند تعداد پروژه‌های اختصاص داده‌شده را در مقایسه با تعداد پروژه‌هایی که کارکنان به صورت داوطلبانه برای آن‌ها پیش‌قدم می‌شوند، در نرم‌افزار مدیریت پروژه خود ردیابی کنند.

مطرح کردن این سوال از اعضای تیم، انگیزه‌بخش فوق‌العاده‌ای است، کاملاً ناشناس بوده و افراد عمل‌کننده‌ی واقعی در شرکت را شناسایی می‌کند – نه فقط افرادی که مدیریت باور دارد عملکرد خوبی دارند.

شاخص چهارم: توانایی یادگیری (Learning Ability)

توانایی یک سازمان و کارکنان آن برای به‌روز ماندن یا تبدیل شدن به سازمانی/کارمندانی به‌روز، به قدرت انطباق و یادگیری آن‌ها بستگی دارد. برای تحقق این امر، برنامه‌های آموزشی باید به گونه‌ای طراحی شوند که نیازهای خاص کارکنان را برآورده سازند. اندازه‌گیری نتایج این برنامه‌ها در طول بررسی عملکرد، اهمیت دارد. نکات زیر به سنجش توانایی یادگیری کارکنان کمک می‌کند:

۱- نرخ تکمیل (Completion Rates)

دوره‌های آموزشی آنلاین در دسترس کارکنان قرار دارد. آیا آن‌ها ماژول‌ها و فعالیت‌های آموزشی آنلاین را تکمیل می‌کنند؟ یا حتی قبل از درک اطلاعات، دوره را رها می‌کنند؟ با نظارت بر میزان مشارکت آن‌ها در دوره‌های آموزشی، می‌توان نرخ تکمیل را اندازه‌گیری کرد. نرخ تکمیل پایین نشان می‌دهد که کارکنان در تجربه‌ی آموزش آنلاین سرمایه‌گذاری نمی‌کنند. نرخ تکمیل بالا نشان می‌دهد که کارکنان متوجه اهمیت موضوع هستند و برای صرف زمان و تلاش در دوره‌ی آموزشی آنلاین آمادگی دارند.

۲- عملکرد و پیشرفت فراگیر (Learner Performance and Progress)

گزارش‌های پیشرفت و عملکرد فردیِ فراگیران، نگاهی دقیق به پیشرفت فردی آن‌ها ارائه می‌دهد. این گزارش‌ها شامل مواردی مانند نمرات کسب‌شده در تکالیف اخیر یا تکمیل گواهینامه است. آیا کارمند از آموزش چیزی به دست آورد؟ آیا کارمند از آموخته‌های خود در دوره آموزشی، در کارش استفاده کرد؟ مهارت‌های آن‌ها را قبل و بعد از آموزش با موارد زیر ارزیابی کنید:

آزمون‌های کتبی
آزمون‌ها و تست‌های آنلاین
تکالیف واقعی یا شبیه‌سازی‌شده

عملکرد کارکنان در بلندمدت نشان می‌دهد که آن‌ها چقدر از آموزش بهره‌مند شده‌اند.

۳- شایستگی و تسلط فراگیر (Learner Competency and Proficiency)

کارکنان باید بتوانند نشان دهند که مهارت‌ها و دانش مورد نیاز برای دستیابی به نتیجه‌ی مطلوب را دارا هستند. برای ایجاد تجربه و شایستگی، مدیر می‌تواند آموزش‌های آنلاین، راهنماها و شبیه‌سازی‌ها را در نظر بگیرد. همچنین می‌تواند با پیش‌ارزیابی، میزان تسلط فعلی کارکنان را بسنجد. سپس با یک ارزیابی نهایی، روند بهبود آن‌ها را پیگیری کند.

شاخص پنجم: پایبندی به برنامه زمانی (Adherence to Timelines)

پایبندی به برنامه‌های زمانی، یک شاخص کلیدی عملکرد در تمام بخش‌هایی است که وظایف آن‌ها کاملاً به کارکنان وابسته است. ارزش قائل شدن برای زمان در انجام کارها در هر نقشی مهم است – مانند به موقع بودن در جلسات فروش، ارائه‌ی دمو یا تماس با مشتری. پایبندی به برنامه‌های زمانی و عملکرد، دو مقوله‌ی کاملاً مرتبط با یکدیگر هستند. در اینجا یک چک‌لیست پیشنهادی برای سنجش پایبندی به برنامه‌های زمانی آورده شده است:

تمرکز بر روی برنامه‌های زمانی
ثبات در تحویل به موقع کارها
احترام به وقت دیگران
پایبندی به برنامه‌ها
استفاده‌ی بهینه از زمان
اولویت‌بندی و پذیرش وظایف
برنامه‌ریزی مناسب برای پذیرفتن مسئولیت‌های اضافی

تمامی این موارد نشانگر عملکرد یک کارمند و حداکثر توانایی اوست. کارکنان بسیار باانگیزه و درگیر با کار، عموماً در پایبندی به برنامه‌های زمانی و تحویل به موقع کارها عملکرد خوبی دارند. از سوی دیگر، کسانی که این‌طور نیستند، از بهره‌وری پایین‌تری برخوردارند و این می‌تواند نشانگر عملکرد ضعیف‌تر سازمان باشد.

اهمیت اندازه‌گیری پایبندی به برنامه‌های زمانی:

اندازه‌گیری پایبندی به برنامه‌های زمانی و تأثیر عملکرد خوب یا بد بر روی تیم و کل شرکت، اهمیت دارد. عدم توانایی در کار کردن طبق برنامه‌های زمانی می‌تواند نشانگر تعدادی از مسائل باشد.

این مسائل می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

فقدان انگیزه
فرسودگی شغلی
مشکلات سلامتی

در حالی که انتظار می‌رود گاهی اوقات کارکنان نتوانند به برنامه‌های زمانی پایبند باشند، اما عدم رعایت ضرب‌الاجل‌ها و حضور نداشتن می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری و تأثیر عمده‌ای بر روی انگیزه‌ی تیم شود. این موضوع می‌تواند فشار مضاعفی بر سایر اعضای تیم وارد کند که مجبورند کار همکاران خود را که به موقع حاضر نمی‌شوند، جبران کنند و این می‌تواند بر کیفیت و ایمنی کار تأثیر بگذارد. اگر یکی از اعضای تیم به طور مکرر ضرب‌الاجل‌ها را جا می‌گذارد، لازم است در مورد مدیریت زمان و تمرکز با او صحبت شود.

اگر سازمان با کمبود نیرو مواجه است و به طور کلی اعضای تیم بیش از حد کار می‌کنند، باید برای جلوگیری از به خطر افتادن سلامتی و تندرستی تیم، در اسرع وقت برای حل این مشکل اقدام شود.

جمع‌بندی

در پایان روز، کارفرمایان و کارکنان تنها منابعی برای مصرف نیستند، بلکه انسان‌هایی هستند که ارزش آن‌ها را نمی‌توان با اعداد و جزئیات سنجید. هیچ معیاری به تنهایی حاکم نیست. این معیارها باید ترکیبی از ارزیابی‌های کیفی و کمی باشند. یک سازمان باید معیارهای مختلف عملکرد کارکنان را امتحان کند و مناسب‌ترین آن‌ها را برای کارکنان و شرکت انتخاب نماید.

منبع: profit