استوری برد ابزار مفیدی برای برنامه‌ریزی پروژه است

داستان‌سرایی

استوری برد ابزار مفیدی برای برنامه‌ریزی پروژه است که مراحل دخیل در پروژه را نشان می‌دهند. یک استوری برد یک طرح کلی از هر چیزی را ارائه می‌دهد که در هر مرحله اتفاق می‌افتد یا رخ می‌دهد، و ترکیبی از استوری بردهای متفاوت یک طرح کلی از این فرآیند را ارائه می‌دهد.

استوری بردها کارهای گمشده را برجسته می‌کنند، مشکلات و عوارض را آشکار می‌کنند. این به تیم پروژه اجازه می‌دهد قبل از پیشرفت پروژه در مرحله اجرا، تغییرات لازم و تنظیم مجدد آن را انجام دهد.

استوری برد در مدیریت پروژه

ایجاد تغییرات مورد نیاز در استوری برد، حوزه وسیعی را برای به کار بردن خلاقیت و طوفان فکری فراهم می‌کند. همچنین این اجازه شامل حضور همه اعضای تیم، فراهم کردن فرصتی برای پیوند و اتحاد تیم می‌شود. چنین رویکردی به استوری برد اجازه می‌دهد تا فرآیند خشک و خسته‌کننده برنامه‌ریزی را به یک تجربه تعاملی و سرگرم‌کننده تبدیل کند.

نمونه‌هایی از استوری برد می‌تواند داده‌های راکد و غیرفعال را به موجودیت‌های پویا تبدیل کند و موثرترین راه برای ارتباط و درک مفاهیم باقی بماند. همچنین به عنوان ابزاری مفید برای آموزش دیگران در مورد این پروژه عمل می‌کند.

دامنه استوری برد بیشتر از کاربرد آن به عنوان یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه گسترش می‌یابد. همچنین به عنوان یک ردیاب پروژه خوب عمل می‌کند تا وضعیت و پیشرفت پروژه را مشخص کند.

مثال

نمونه‌های خوبی از استوری برد در مدیریت پروژه، استوری بردهای شش سیگما هستند که برای به تصویر کشیدن پیشرفت حاصل از بهبود فرآیند پروژه استفاده می‌شود. این استوری برد ابزارهای متفاوتی را نشان می‌دهد که در مراحل مختلف برای تعریف، تجزیه و تحلیل، و بهبود مشکل فرآیند استفاده می‌شوند.

استوری برد شش سیگما مشترک مبتنی بر روش DMAIC با هر تعریف از مسایل، ریسک‌ها، یادگیری و فعالیت درون هر مرحله، یا تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل است. پیوستن به استوری برد جداگانه با هم در فرمت DMAIC یک جریان متمایز فراهم می‌کند.

نمونه داستان یک مرکز تماس

یک مثال خوب از یک صفحه داستانی یک ابتکار DMAIC برای بهبود زمان پاسخگویی مشتری در مرکز تماس فرضی است.

استوری برد “تعریف” مرکز تماس فرضی نقشه روند را به تصویر می‌کشد و لیست‌های مهم برای کیفیت (CTQ) و موضوعات اصلی تجارت را لیست می‌کند. نمودار جریان فرآیند، افراد مسئول هر فعالیت، مشتریان هر فعالیت و مراحل توقف و شروع را به صراحت بیان می‌کند.

هدف “اندازه‌گیری” استوری برد، ارائه داده‌هایی است که نوع نقص‌ها را نشان می‌دهد و معیارهایی مانند حجم صدا و هزینه برای هر فراخوانی را نشان می‌دهد، تا نتایج عملکرد را در وضعیت مطلوب مقایسه کرده و کسری از استانداردهای مورد انتظار را تعیین کند. داده‌ها معمولا در نمودارها و جداول نمایش داده می‌شوند. یک جدول نمونه و یک نمودار میله‌ای متناظر با حجم و هزینه برای هر فراخوانی توسط منطقه، کارمند، ماه، زمان روز، تعداد تماس گیرندگانی که پاسخی دریافت نکردند و تعداد تماس گیرندگانی که بیش از یک‌بار تماس گرفتند لیست کرده‌اند. این کار مقایسه سریع با میزان انطباق یا انحراف از سطوح پذیرفته برای هر کارمند را تسهیل می‌کند.

استوری برد “تجزیه و تحلیل” با هدف استفاده از نقشه فرآیند و تصاویر از دو مرحله اولیه برای مشخص کردن علل ریشه‌ای نقص‌ها و فرصت‌های بهبود استفاده می‌کند. محتوای این تابلوهای داستانی شامل موارد زیر است:

  • نمودارهای جریان برای نشان دادن انحراف از حالت مورد نظر.
  • نمودارهایی که تغییرپذیری در زمان پردازش نماینده‌ها را در مقایسه با حالت ایده‌آل نشان می‌دهند.
  • نمودارهای میله‌ای و یا نمودارهای دایره‌ای که درصد انواع تماس‌های عاقلانه فردی کارمند را نشان می‌دهند.

استوری برد “بهبود” به دنبال ارائه راهکارهایی برای حل مسائل و ارائه یک برنامه اجرایی برای آن است. این می‌تواند شامل تصاویری از جنبه‌ها مانند موارد زیر باشد:

  • تقسیم تیم به توابع جداگانه، و تجزیه و تحلیل در مورد بهره‌وری احتمالی هر عضو تیم براساس آنالیز تاریخی.
  • برنامه آموزشی و برنامه‌های توسعه
  • تصویری از یک نقشه جریان کاری استاندارد شده.

نمونه‌هایی از استوری برد مربوط به “کنترل” به دنبال راه‌هایی برای حفظ این فرآیند در مسیر جدید است. استوری برد روش‌های مورد استفاده برای رسیدن به این هدف را لیست می‌کند. برخی از روش‌ها شامل مستندسازی، ابداع یک برنامه مانیتورینگ، و تصاویر برای اصلاح سیستم‌ها برای تایید نیازمندی‌های جدید هستند.

 

منبع: brighthubpm

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  ۱۰ ویژگی اساسی یک سازمان سالم

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها