۹ قدم برای رسیدن به راه حل تأثیرگذار سازمانی

خیلی از افراد به دنبال راه حل مشکلات سازمان هستند. به طور کلی برای اینکه بتوانید به راه‌حل‌های تاثیرگذار دست پیدا کنید، باید قدم‌های گوناگونی را پشت سر بگذارید. فرقی نمی‌کند کسب‌‌وکار شما چیست؟ در هر صورت ممکن است با مشکلات مختلفی روبه‌رو شوید. در ادامه این راه‌حل‌ها را برای شما ذکر خواهیم کرد. 

آماده کردن اطلاعات لازم برای جلسات

شما باید برای هر جلسه‌ای که در پیش دارد، موضوع آن را مشخص کرده و با توجه به موضوع اطلاعات لازم را آماده کنید؛ سپس آن‌ها را به حضار ارائه دهید. به عنوان مثال اگر در زمینه مشاوره فروش و بازاریابی فعالیت دارید، باید به راهکارهایی بپردازید که برای مدیریت بازاریابی و مدیریت فروش ضروری هستند. 

برگزاری جلسات به صورت منظم و دوره‌ای

جلساتی که قصد برگزاری آن‌ها را دارید، باید دارای یک برنامه مشخص باشند. همچنین ذکر این نکته الزامی است که نداشتن فاصله زیاد بین زمان جلسات، یک راه حل مشکلات سازمان است؛ پس شما با کمک در دست داشتن برنامه برای مدیریت پروژه می‌توانید از جلسات دوره‌ای و منظم بهره ببرید. البته شایان ذکر است که فاصله جلسات نباید خیلی کوتاه باشند. این کار باعث خواهد شد تا کارکنان با شرکت در جلسات از کارهای خود عقب بیفتند. پس در این راستا مدیریت استراتژی و مدیریت منابع انسانی بسیار پراهمیت است. 

ارائه گزارشات پیشرفت در هر جلسه

زمانی که جلسات را به صورت دوره‌ای برگزار می‌کنید، نیاز است تا دست به ارائه گزارشات پیشرفت خود بزنید. همچنین اگر تاخیرهایی در این زمینه به وجود آمده‌اند، باید برنامه‌هایی را به منظور برطرف کردن آن‌ها داشته باشید. 

پیگیر فعالیت‌ها بودن

هر کاری باید دارای یک مسئول اجرا باشد. اگر برای هر فعالیت یک مسئول در نظر نگیرید، در آن صورت یا کار انجام نخواهد شد و یا پیشرفت بسیار کمی حاصل می‌شود. در این راستا می‌توانید از مشاوره منابع انسانی نهایت بهره را ببرید. 

اطلاع‌رسانی شاخص‌های بهبود به اعضا

شاخص ارزیابی عملکرد بسیار پراهمیت است و می‌توان از آن به عنوان حلال مشکلات سازمان یاد کرد. هر گامی باید دارای شاخص منحصر به فرد باشد تا از این طریق بتوان وضعیت اجرا را مشاهده کرد. هر کدام از کارکنان و اعضایی که در یک گروه فعالیت دارند، باید از شاخص‌های بهبود کاملا مطلع باشند. زمانی که دوره های آموزش سازمانی را برگزار می‌کنید، کارکنان با آگاهی از میزان بهبود شاخص‌ها، می‌توانند میزان عملکرد خود را ارتقاء دهند. 

دعوت از افراد خبره برای شرکت در جلسات و ارائه مشاوره مدیریت

می‌توانید برای بهره‌مندی از راهنمایی در جلسات، از افراد متخصص و خبره دعوت کنید تا در جلسه شما حضور پیدا کنند. مناسب‌ترین افراد برای این امر مشاور سیستم ها فرآیندها هستند. این مشاوران می‌توانند در زمینه‌های مختلفی همچون مدیریت مالی و مدیریت تولید راهکارهایی را ارائه دهند. 

بررسی انواع دیگر راه حل مشکلات سازمان

راه‌حل‌های دیگری نیز وجود دارند. به عنوان مثال می‌توانید از مکانیزم‌های انگیزشی نهایت استفاده را داشته باشید. همچنین در هر جلسه بعد از اینکه فعالیت‌ها را به اتمام رساندید، باید تاریخ شروع جلسات بعدی را نیز ذکر کنید. 

مشکلات جزء جداناشدنی سازمان‌ها هستند و باید بتوان مهارت کافی را برای حل آنها داشت.

خلق یک استارتاپ و یا مدیریت هر کسب و کاری فقط به حل کردن مشکلات بستگی دارد. بعضی افراد در این قسمت خوب عمل می‌کنند و بعضی هم نه. شاید تصور کنید توانایی حل مشکلات یا رائه راه کار و راه حل یه استعداد ذاتی باشد، اما از نظر ما این یک ویژگی قابل یادگیری است و چندان به استعداد و بصیرت فرد ربطی نداد.

سازمان‌هایی که حل کننده قهار مشکلات هستند، خیلی راحت و مؤثر هم می‌توانند مشکلات مشتریان خود را حل کنند. در واقع ماهیت هر سازمان به حل کردن مشکلات مشتریانش برمی‌گردد؛ مشکلی نباشد، سازمانی نیست. مشکلات جزء جداناشدنی سازمان‌ها هستند و باید بتوان مهارت کافی را برای حل آنها داشت.

برایان تریسی در کتاب «قدرت انضباط فردی» فرمولی را برای کمک به سازمان‌ها و کارآفرینان بیان می‌کند که در حل کردن مشکلات سازمان‌ها و ارائه راه حل کمک بسیاری می‌کند. این فرمول همان ۹ قدم زیر است:

۱. زمان بگذارید و مشکل را صریح و واضح تعریف کنید

بسیاری از افراد تا به مشکلی بر می‌خورند، سریع به سراغ راه حل می‌روند؛ بدون اینکه مشکل را به خوبی درک کنند. در بعضی موراد، با انجام کارهای نامناسب یک مشکل کوچک تبدیل به مشکلی بزرگ می‌شود.  در همه موارد یک توضیح واضح می‌تواند در حل نیمی از مشکل کارساز باشد.

۲. مسیرهای جایگزین را بررسی کنید

به یاد داشته باشید همیشه مسائلی هستند که برای حل آن کاری از دست شما برنمیاد. آن‌ها مشکل نیستند، درواقع قسمتی از حقیقت زندگی هستند. و همین مشکل می‌تواند برای شما فرصتی باشد تا به مسیر جدیدی فکر کنید. پس این فرصت را غنیمت بشمارید.

۳. از همه جوانب مشکل را بررسی کنید

مشکل را از جوانب مختلف تعریف و بررسی کنید. هرچقدر راه‌های بیشتری برای تعریف مشکل داشته باشید، احتمال اینکه راه حل بهتری را پیدا کنید، بیشتر است. برای مثال «فروش بسیار کم است» می‌تواند به دلیل رقبای قوی، بازاریابی نه چندان مؤثر و یا فرآیند فروش ضعیف باشد.

۴. مرتب علت مشکل را جویا شوید

این قدم برای فهمیدم ریشه مشکل است؛ قرار نیست مقصر را پیدا کنیم و یا کسی را سرزنش کنیم. اگر نتوانید ریشه مشکل را پیدا کنید، احتملاً راه حلی هم که پیدا کرده‌اید، برای مدت کوتاهی مشکل شما را حل می‌کند. شاید حتی همین مشکل با علائم متفاوتی برای سازمان و سیستم شما بروز کند. بنابراین این قدم را بردارید تا دوباره تخواهید برای حل مشکلی مشابه وقت خود را تلف کنید.

۵.  راه حل‌های ممکن را بررسی کنید

هرچقدر بتوانید راه حل‌های بیشتری را پیدا کنید، احتمال اینکه به راه حل درست دسترسی پیدا کنید هم بیشتر است. به نظر می‌رسد کیفیت راه حلی که پیدا می‌کنید، به تعداد راه حل‌هایی که برای مشکل در نظر می‌گیرد بستگی دارد.

۶. راه حل‌های بالقوه را در اولویت بگذارید

یک راه حل قابل قبول که همین حالا قابل اجرا است، بهتر از یک راه حل عالی در مدت زمان طولانی با هزینه بیشتر است. قانونی هست که می‌گوید یک مشکل خیلی بزرگ در ابتدا مشکلی کوچک بوده که می‌توانسته در لحظه به راحت‌ترین شکل حل شود.

۷. تصمیم بگیرید

یک راه حل را انتخاب کنید؛ هر راه حلی. سپس تصمیم بگیرید. هرچقدر تصمیم‌گیری را طولانی کنید، هزینه‌هایتان هم بیشتر خواهد شد. این راه حل شما باید حداقل با ۸۰ درصد از مشکل شما روبه‌رو شود. ضرب‌العجل برای خود تعیین کنید و خود را مجاب کنید که تا آن زمان حتماً به نتیجه برسید.

۸. مسئولیت تعیین کنید

چه کسی یا کسانی قرار است این راه حل را اجرا کند؟ مسئولیت کارها را مشخص کنید. باید عوامل اجرایی راه حلتان را مشخص کنید، در غیر این صورت، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. در نهایت خودتان باید آن را اجرا کنید.

۹. یک مقیاس برای راه حل خود در نظر بگیرید

اگر مقایس اندازه‌گیری برای راه حلتان در نظر نگیرید، متوجه نمی‌شوید که آیا مشکل حل شده است یا خیر. گاهی اوقات مشکلاتی که راه حل‌ها پدید می‌آورند، از مشکل اصلی بزرگ‌تر و آسیب‌زننده‌تر هستند.

افرادی که در حل مشکلات خبره هستند، باارزش‌ترین دارایی هر سازمانی هستند. در واقع موفقیت در توانایی حل مشکلات معنی شده است. پس از مشکلات نترسید و سعی کنید بهترین راه حل را برای آن پیدا کنید.

منبع: businessinsider