راهنمای جامع افزایش بهره‌وری برای افراد و سازمان‌ها

بهره‌وری و افزایش بهره‌وری معیاری برای سنجش کارایی یک فرد، ماشین، کارخانه، سیستم و غیره در تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌های مفید است که امروزه به موضوعی داغ تبدیل شده است.

برای بسیاری از ما، بهره‌وری یک ویژگی مطلقاً مثبت و هدفی آشکار است؛ هم برای خودمان و هم برای سازمان‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنیم. بهره‌وری شبیه به نشان افتخاری است و حس بهره‌وری ما می‌تواند بازتابی مستقیم از موفقیت ما در زندگی باشد. با این حال، با وجود تمام صحبت‌هایی که در مورد بهره‌وری می‌شود، درک مشترکی از معنای آن وجود ندارد.

حقیقت این است که بهره‌وری صرفاً به تیک زدن لیست کارهایمان خلاصه نمی‌شود. در حالی که بهره‌وری شخصی به بهره‌وری کسب‌وکار کمک می‌کند، این دو نوع بهره‌وری به شکل کاملاً متفاوتی تعریف می‌شوند.

زمانی که شما و رئیس شما تعاریف متفاوتی از مفهوم «بهره‌وری» در محیط کار داشته باشید، اوضاع می‌تواند گیج‌کننده و حتی ضد بهره‌وری شود.

در این مقاله، ماهیت بهره‌وری، چگونگی تغییر تعریف آن، نحوه عملکرد آن برای شما و سازمانتان و همچنین راه‌های افزایش بهره‌وری را بررسی خواهیم کرد.

بهره‌وری چیست؟

اداره آمار کار ایالات متحده، بهره‌وری را «معیاری برای سنجش عملکرد اقتصادی می‌داند که میزان کالاها و خدمات تولید شده (خروجی) را با میزان ورودی‌های به کار رفته برای تولید آن کالاها و خدمات مقایسه می‌کند.»

وقتی افراد به «بهره‌ور بودن» فکر می‌کنند، غالباً منظورشان آن چیزی است که به صورت شخصی انجام می‌دهند. برای بسیاری از افراد، این به معنای تیک زدن موارد موجود در «فهرست کارها» است. این نوع بهره‌وری شخصی نشان می‌دهد که شما در تکمیل وظایف چقدر کارآمد هستید. اما همه وظایف یکسان نیستند.

دیدگاه‌های متفاوت در مورد بهره‌وری

سیاستمداران، اقتصاددانان و کارشناسان در سطح کلان در مورد آن صحبت می‌کنند. رهبران و مدیران کسب‌وکار نگران بهره‌وری تیم‌ها و کارمندان خود در محیط کار ترکیبی هستند. و اکثر ما به صورت فردی ارزیابی می‌کنیم که آیا در یک روز خاص احساس بهره‌وری زیادی داشته‌ایم یا خیر.

هر یک از این مثال‌ها دیدگاه متفاوتی از بهره‌وری را نشان می‌دهد. در اینجا چند نمونه از دیدگاه‌های مختلف در مورد بهره‌وری آورده شده است:

بهره‌وری شخصی

بهره‌وری می‌تواند در زمینه‌های مختلف معانی متفاوتی داشته باشد، به ویژه با ظهور کار دانش‌بنیان و اتوماسیون. بهره‌وری شخصی به این معناست که یک فرد تا چه اندازه به طور مداوم و کارآمد کارها را تکمیل می‌کند یا به اهداف خود می‌رسد.

درک لایه‌های مختلف بهره‌وری می‌تواند به شما کمک کند تا ببینید بهره‌وری شخصی شما در محل کار چگونه به بهره‌وری کسب‌وکارتان کمک می‌کند و حتی ممکن است ببینید که هر دو چگونه به بهره‌وری کشور شما مرتبط هستند.

بهره‌وری ملی

برای کشورها، بهره‌وری نشان می‌دهد که آن‌ها چقدر می‌توانند نیروی کار و مواد اولیه (ورودی) را به کالاها و خدمات (خروجی، تولید ناخالص داخلی [GDP]) تبدیل کنند. این معیاری کلی است که نشان‌دهنده روندهای سیاستی و فناوری است و رشد اقتصادی را نسبت به سایر اتفاقات رخ داده در محیط کلان نشان می‌دهد. این موضوع می‌تواند منجر به بهبود استاندارد زندگی برای ساکنان آن کشور شود.

بهره‌وری کسب‌وکار

برای مشاغل نیز، بهره‌وری نشان می‌دهد که آن‌ها چقدر می‌توانند از ورودی، نیروی کار و مواد اولیه، درآمد ایجاد کنند. بهره‌وری کسب‌وکار معمولاً به بهره‌وری به عنوان درآمد تقسیم بر ساعات کارکرد اشاره می‌کند. برای رهبران شرکت، سطح کلی بهره‌وری به احتمال زیاد نمی‌تواند بینش‌های عملیاتی ارائه دهد، اما می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا ببینند در مقایسه با رقبا یا سایر شرکت‌های پیشرو چگونه عمل می‌کنند.

بهره‌وری سازمانی

بهره‌وری در سطح شرکت – درآمد نسبت به ساعت کار کارمندان در یک فصل – ممکن است کاملاً از فعالیت‌های خود ما دور به نظر برسد، که نتایج آن را ممکن است در بازه زمانی متفاوتی به بار بنشیند یا ارزش‌آفرینی کند.

بهره‌وری در محیط کار چیست؟

بهره‌وری در محیط کار ارزشی است که هر تیم برای موفقیت کلی کسب‌وکار به ارمغان می‌آورد. این مفهوم، خروجی افراد یا تیم‌ها را اندازه‌گیری می‌کند تا درک بهتری از چگونگی بهینه‌سازی جریان‌های کاری سازمان به دست آید.

چرا بهره‌وری مهم است؟

تقویت بهره‌وری کارکنان که منجر به نتایج تجاری می‌شود، بخش اساسی موفقیت کسب‌وکار است. این امر همچنین تأثیر مثبتی بر کارکنان دارد.

• برای کسب‌وکارها: رشد بهره‌وری نشان دهنده سلامت و رشد شرکت است. یک کسب‌وکار پربازده می‌تواند گسترش یابد، خدمات جدیدی ارائه دهد و به طور بالقوه قیمت‌ها را کاهش دهد.
• برای کارکنان: بهره‌وری مهم است، زیرا باعث می‌شود افراد به سمت دستیابی به حداکثر پتانسیل خود پیشرفت کنند. بهره‌ور بودن به ما امکان می‌دهد تا کار، زندگی، سرگرمی‌ها و تعهدات خانوادگی را با آرامش و آسودگی خاطر مدیریت کنیم.

چگونه بهره‌وری را اندازه‌گیری کنیم؟

متأسفانه، سنجش دقیق بهره‌وری شخصی، چه در کار و چه در زندگی، می‌تواند دشوار باشد، به خصوص حالا که بسیاری از افراد دیگر کارهای تکراری انجام نمی‌دهند – اندازه‌گیری بهره‌وری بر اساس تعداد ابزارکی که یک نفر در ساعت می‌سازد، در گذشته بسیار ساده‌تر بود. بهره‌وری شخصی در عصر کار دانش‌بنیان، موضوعی است که در مورد آن اختلاف نظر وجود دارد. خلاقیت و نوآوری، حتی خدمات عالی به مشتری، به راحتی به یک معیار کارآمدی خلاصه نمی‌شوند. با وجود این، مفید است که به معنای بهره‌وری در نقش و نوع کار خود فکر کنید. سپس سعی کنید شرایط را برای بهبود آن، فارغ از معیار سنجش، فراهم کنید:

• مناسب‌ترین راه برای ارزیابی کیفیت یا ارزش چیست؟
• معیار مرتبط برای کمیت چیست؟
• کدام ورودی‌ها را می‌خواهیم با بیشترین کارآمدی استفاده کنیم؟

برای تیم‌ها و خودتان، مرتبط‌ترین خروجی که باید به آن فکر کنید، ارزش است. بهره‌وری = (ارزش کار) / (زمان و تلاش کارمند).

ارزش ممکن است به سختی قابل تعریف باشد، اما می‌توانید با فکر کردن به نتایج، شروع کنید. چیزی برای شما (یا برای یک شرکت) باارزش است که به شما در دستیابی به نتایج مطلوبتان کمک کند. همه موارد موجود در لیست کارهای شما از نظر ارزشی که برای شما یا دیگران به ارمغان می‌آورند، برابر نیستند.

مزایای بهبود بهره‌روی

چگونه بهره‌وری عمل می‌کند؟

اکثر ما درک می‌کنیم که بهره‌وری شخصی چگونه زندگی ما را بهتر می‌کند، اما بهره‌وری سازمانی یا ملی چطور؟

وقتی شما بهره‌ور هستید، برای رسیدن به آنچه می‌خواهید یا ایجاد یک محصول نهایی باکیفیت، به زمان، تلاش و انرژی ذهنی کمتری نیاز دارید.

زمانی که خروجی (رسیدن به آنچه می‌خواهید) ثابت است، اما برای رسیدن به آن به ورودی (زمان، تلاش و منابع) کمتری نیاز داشته باشید، یعنی بهره‌ورتر هستید.

برای کسب‌وکارها هم همین‌طور است.

زمانی که کسب‌وکارها با ورودی کمتر (نیروی کار، سرمایه و مواد اولیه)، مقدار بیشتری از یک خروجی خاص (کالاها و خدمات) تولید می‌کنند، بهره‌ورتر هستند.

البته، در دنیای تجارت امروز، سنجش کمی خروجی تلاش‌های ما می‌تواند دشوارتر باشد. (به همین دلیل است که بسیاری از افراد به لیست کارهای تکمیل‌شده روی می‌آورند – «انجام‌شده» یا «انجام‌نشده» به راحتی قابل اندازه‌گیری است، حتی اگر هیچ ارتباطی با ارزش نداشته باشد.) با کم‌تر شدن تحویل ارزش به صورت یک واحد استاندارد از محصول، مقایسه خروجی به عنوان ارزش برای افراد یا مشاغل دشوار است. با این حال، در سطح کلان کسب‌وکار، می‌توانید سطح تلاش، زمان و منابع به کار رفته برای تولید خروجی معادل فروش یا درآمد را با هم مقایسه کنید.

کسب‌وکارها بهره‌وری را با در نظر گرفتن کل درآمد (یا فروش خالص) در یک دوره خاص (خروجی) و تقسیم آن بر کل ساعات کار کارکنان در همان دوره (ورودی) اندازه‌گیری می‌کنند. این فرمول بهره‌وری نیروی کار نامیده می‌شود.

به طور سنتی، بهره‌وری بالاتر نیروی کار به این معنی بود که کارکنان با کارآمدی بیشتری کار می‌کنند و کالاهای بیشتری را در زمان کمتری تولید می‌کنند. این امر منجر به افزایش سود می‌شود، زیرا شرکت‌ها هزینه کمتری برای حقوق و دستمزد کارکنان برای تولید تعداد واحدهای کالا یا مقدار درآمد فروش صرف می‌کنند.

در همین حال، بهره‌وری پایین یا بهره‌وری جزئی می‌تواند نشان‌دهنده وجود مشکلاتی در فرآیندهای مورد استفاده برای تولید کالا یا ایجاد و تکمیل فروش باشد.

حتی زمانی که تعهد کارکنان بالا باشد، اگر فرآیند تولید به دلیل کمبود مواد اولیه یا سرمایه کند شود، سطح بهره‌وری کاهش می‌یابد. این به این دلیل است که هزینه نیروی کار (یا بهره‌وری نیروی کار) تنها یکی از ورودی‌هایی است که وارد فرمول بهره‌وری نیروی کار می‌شود.

دولت‌ها برای درک کل بهره‌وری اقتصادی و شناسایی روندهای بهره‌وری، چندین عامل بهره‌وری را اندازه‌گیری می‌کنند.

برای مثال، یکی از روندهای بهره‌وری در سال ۲۰۲۰ دورکاری بود و داده‌های اقتصادی نشان می‌دهد که اگر کارکنان ۱ تا ۲ روز در هفته به صورت دورکاری ادامه دهند، می‌توان شاهد افزایش تولید ناخالص داخلی بود.

در حالی که یک فرد بهره‌ور می‌تواند تأثیرگذار باشد، برای رسیدن به نتایج، تولید ناخالص داخلی ملی و بهره‌وری شرکتی به مشارکت گسترده کارکنان متکی است.

عوامل مؤثر بر بهره‌وری کارکنان

ایجاد محیط کاری که باعث تقویت بهره‌وری می‌شود، نیازمند تلاش زیادی است. در اینجا برخی از رایج‌ترین عواملی که شرکت‌ها برای جلب مشارکت و انگیزه دادن به کارکنان خود برای پذیرش یک فرهنگ کاری پربازده در نظر می‌گیرند، آورده شده است:

محیط کار

محیط کار کارمند تأثیر بسزایی بر سلامت و عملکرد او دارد. این محیط شامل عناصر زیادی مانند سبک‌های مدیریت، ارزش‌های شرکت، فرهنگ سازمانی، سبک‌های ارتباطی، رهبری و اعتماد در محل کار می‌شود. سرمایه‌گذاری برای بهبود هر یک از این حوزه‌ها به جلوگیری از ایجاد یک محیط کار سمی و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

فرصت‌های رشد

بسیاری از افراد با فرصت‌های رشد شغلی و توسعه حرفه‌ای انگیزه پیدا می‌کنند. آن‌ها دوست دارند به چالش کشیده شوند، روی پروژه‌های جالب کار کنند، احساس کنند کارشان ارزشمند است و برای تأثیرگذاری‌شان پاداش بگیرند. برای ایجاد انگیزه در تیم‌ها و افزایش بهره‌وری، سعی کنید مسیرهای رشد شغلی را برایشان تدوین کنید.

فرصت‌های معاشرت

همه دوست ندارند هر روز در دفتر کار کنند. و افرادی هستند که ترجیح می‌دهند در رویدادهای گروهی شرکت نکنند. اما ایجاد فرصت‌هایی برای ملاقات کارکنان، چه به صورت حضوری و چه مجازی، مهم است. معاشرت به ایجاد اعتماد، افزایش خلاقیت، تقویت همکاری و بهبود ارتباط بین تیم‌ها کمک می‌کند. این رویدادها می‌توانند فعالیت‌های اجتماعی یا فعالیت‌های تیم‌سازی مرتبط با کار باشند.

بازخورد مدیر و همکار

کارکنان در سازمان‌هایی با فرهنگ بازخورد سالم شکوفا می‌شوند. در واقع، یک نظرسنجی نشان داد که ۷۲ درصد از کارکنان، قدردانی را مهم‌ترین عنصر در جلب مشارکت کارکنان می‌دانند. این به این معنا نیست که همه بازخوردها باید تعریف و تمجید باشند. اما اطمینان از بررسی‌های منظم با کارکنان و ارائه فرصت‌هایی برای ارائه بازخورد به آن‌ها می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند.

امنیت روانی

امنیت روانی ارتباط مستقیمی با بهره‌وری در محیط کار دارد. احساس تعلق بیشتر نیز با افزایش تمرکز، برنامه‌ریزی استراتژیک و دستیابی به اهداف مرتبط است. این مزایا دلایل محکمی برای توسعه یک محیط کار با امنیت روانی بالا از طریق تقویت ارتباطات، آسیب‌پذیری و همدلی به شمار می‌رود.

دسترسی به ابزار و سیستم‌ها

یکی دیگر از عوامل مهم در توسعه یک تیم پربازده‌تر، بهبود تجربه دیجیتالی کارکنان است. این امر مستلزم ارائه ابزارهایی است که افراد برای انجام کار خود به کارآمدترین شکل نیاز دارند. این ابزارها می‌توانند عملیاتی مانند ابزارهای تسهیل فروش باشند یا بر به حداکثر رساندن مهارت‌های نرم مانند ابزار مدیریت پروژه و همکاری تمرکز داشته باشند.

علاوه بر این، بسیاری از تیم‌ها در چارچوبی مشخص، عملکرد مؤثرتر دارند. بنابراین داشتن سیستم‌ها و فرآیندهایی برای اینکه کارکنان بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند، ضروری است.

انتظارات شفاف

تعیین و برقراری ارتباط شفاف در مورد انتظارات قبل از شروع یک پروژه می‌تواند زمان زیادی را برای تیم‌ها صرفه‌جویی کند. سرمایه‌گذاری روی این زمان اولیه، اغلب باعث کاهش زمان مورد نیاز برای بازنگری یا حتی تکرار مجدد وظایف خاص می‌شود.

چگونه می‌توانید بهره‌ورتر باشید؟

حالا که فهمیده‌اید بهره‌وری شخصی شما چگونه بر کل سیستم تأثیر می‌گذارد، به احتمال زیاد برای اینکه در محل کارتان بهره‌ورتر شوید، احساس انگیزه می‌کنید. این که بدانید نقش شما تأثیرگذار است، به شما کمک می‌کند!

در اینجا چند نکته‌ی ارزشمند برای کمک به شما جهت افزایش بهره‌وری در محل کار وجود دارد:

• کارهایتان را بازی‌گونه کنید: تکمیل کردن لیست کارهایتان را به یک چالش تبدیل کنید و همکاران خود را نیز درگیر کنید. با کمی رقابت سالم، سطح بهره‌وری خود را افزایش دهید. ۸۹ درصد از کارمندان احساس می‌کنند که بازی‌گونه کردن کارها، آن‌ها را در محل کار پربازده‌تر می‌کند. یک گروه بهره‌وری ایجاد کنید و برای کسی که در یک روز یا هفته بیشترین موارد را از لیست کارهایش انجام می‌دهد، جایزه تعیین کنید.

• استراحت کنید: در حالی که تمرکز عمیق می‌تواند بسیار مفید باشد، در نهایت، استراحت کردن به ما کمک می‌کند تا بهره‌ورتر باشیم. استفاده از تکنیک پومودورو می‌تواند به شما یادآوری کند که از پشت میز خود بلند شوید، حرکات کششی انجام دهید و دوباره روی کارتان تمرکز کنید.

استراحت کوتاه‌مدت، دید تازه‌ای به شما می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا راه‌های جدیدی برای حل مشکلات پیدا کنید.

• از عوامل حواس‌پرتی دوری کنید: دور نگه داشتن خود از عوامل حواس‌پرتی به شما کمک می‌کند تا بهره‌ورتر باشید. قرار دادن تلفن خود در حالت «حالت کار»، بی‌صدا کردن اعلان‌های چت یا دور از دسترس قرار دادن تلفن، همگی به کاهش وقفه‌ها کمک می‌کنند.

• اهداف خود را مشخص کنید: دانستن اهداف‌تان می‌تواند به شما کمک کند تا در مسیر درست باقی بمانید و کارهای بیشتری انجام دهید. نگه داشتن اهداف‌تان در اولویت و ایجاد یک لیست کارهای کوتاه‌مدت که بر روی یک هدف کلی متمرکز است، می‌تواند به شما در حفظ انگیزه کمک کند.

• کشف کنید که چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید: فعالیت‌های روزانه‌ی خود را پیگیری کنید و در مورد کیفیت و ارزش خروجی کارتان تأمل کنید تا ببینید چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید. فقط به ردیابی فعالیت به عنوان معیاری برای بهره‌وری اکتفا نکنید. این نوع گزارش‌های ابزارهای بهره‌وری می‌توانند نقطه‌ی شروع مفیدی برای درک بهره‌وری خودتان باشند.

شاید بهترین کارهای خلاقانه‌ی خود را صبح‌ها انجام دهید، اما کارهای اداری را برای بعد از ظهر بگذارید. درک اینکه چگونه بهترین عملکرد را دارید، می‌تواند به شما کمک کند تا روز خود را برای «عملکرد اوج» برنامه‌ریزی کنید.

• با تیم خود ارتباط برقرار کنید: لازم نیست همه چیز را به تنهایی بفهمید. یاد بگیرید که کارها را تفویض کنید و همکاری داشته باشید. درخواست کمک کنید و با هم کار کنید.

ممکن است زمانی که درگیر کارآمدی هستید، فکر کنید که انجام کارها به تنهایی از صرف زمان برای مشارکت دادن دیگران، مؤثرتر و پربازده‌تر است. برقراری ارتباط با یک عضو تیم می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت پاسخ‌های بهتری بگیرید و در نهایت ارزش بیشتری ایجاد کنید. یک پیام سریع یا تماس تلفنی ممکن است تمام چیزی باشد که برای ادامه‌ی کار به آن نیاز دارید.

نکاتی برای ایجاد یک تیم پربازده‌تر

درباره عواملی که بر بهره‌وری در محل کار تأثیر می‌گذارند صحبت کردیم. در اینجا چند نکته برای مدیران و رهبران وجود دارد که آن‌ها را عملی کنند:

• مسیرهایی را برای رشد و توسعه کارکنان خود ایجاد کنید.

• با مشوق‌ها و پاداش‌های خوب برای کارهای خوب، برنامه‌های شناسایی کارکنان را ارائه دهید.

• انتظارات را از همان ابتدا به طور واضح و روشن ارتباط دهید.

• در برابر وسوسه‌ی مدیریت بیش از حد مقاومت کنید و به تیم خود فضایی را که برای کار پربازده نیاز دارند، بدهید.

• برای همه کارکنان حلقه‌های بازخورد شفاف ایجاد کنید.

• مجموعه مهارت‌های فردی تیم‌های خود را درک کنید و هنگام تفویض وظایف از این دانش استفاده کنید.

بهبود مهارت‌های بهره‌وری شما

حالا که می‌دانید بهره‌وری شخصی چگونه در بهره‌وری سازمانی جای می‌گیرد، خود را برای تقویت مهارت‌های بهره‌وری آماده کنید!

مهارت‌های تازه‌یادگرفته‌ی بهره‌وری شما می‌تواند مدیریت هر زمینه‌ای از زندگی‌تان را نیز آسان‌تر کند.

اگر متوجه شدید که کارها را به تعویق می‌اندازید یا برای تمرکز کردن تلاش می‌کنید، تنها نیستید. کوچینگ و کمک گرفتن از مربی می‌تواند به شما در افزایش تمرکز و اولویت‌بندی کمک کند تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که بهره‌وری شما ارزش واقعی ایجاد می‌کند.

منبع: betterup