۷ کاری که مدیران موفق باید برای افزایش بهره‌وری انجام دهند

مدیریت عالی همیشه آسان نیست. رهبری با مجموعه‌ای از چالش‌های منحصر به فرد همراه است که مدیران باید بر آن‌ها غلبه کنند. یک مدیر خوب با به کارگیری شیوه‌های مدیریتی مناسب، قدرت افزایش بهره‌وری، رضایت شغلی کلی و ارتقای خروجی کارکنان را دارد. از این‌رو، مدیریت درواقع کارآمدی در بالا رفتن از نردبان موفقیت است. برای پیوستن به جمع مدیران بهتر و کارآمدتر، سعی کنید این هفت روش افزایش بهره‌وری را به خاطر بسپارید.

در سال‌های اخیر، با تحول و تغییر محیط کار مدرن به ترکیبی از کار حضوری، مجازی و دورکاری، ساعت کاری سنتی ۹ تا ۵ جای خود را به ساعات کاری منعطف‌تر داده است.

برخی از این تغییرات افراد را واداشته است تا کارآمدتر کار کنند. با این حال، برای برخی دیگر، این جنبه‌های متغیر کار، موانعی برای بهره‌وری ایجاد می‌کند؛ هم برای فرد و هم برای سازمان که باید روش‌های جدیدی برای ارزیابی کارآمدی و تشویق کارکنان توسعه دهد.

چرا بهره‌وری مهم است؟

هر مدیر موفقی از اهمیت بهره‌وری اعضای تیم خود آگاه است. بهره‌وری افراد استفاده از ساعات کاری به روشی است که نتایج مطلوب را به همراه داشته باشد و به دستیابی اهداف شرکت کمک کند.

طبق تحقیقات انجام‌شده توسط Voucher Cloud، میانگین زمان بهره‌وری یک کارمند در روز تنها ۲ ساعت و ۲۳ دقیقه است.

با در نظر گرفتن یک روز کاری هشت ساعته، اعضای تیم به‌طور متوسط ​​۵ ساعت و ۳۷ دقیقه را در روز تلف می‌کنند. هر روز، مقدار زیادی از زمان و منابع شرکت به هدر می‌رود.

زمانی که مدیران و اعضای تیم در درازمدت کارآمد بوده و به‌خوبی با هم همکاری می‌کنند، فرهنگی مبتنی بر رفاقت قوی شکل می‌گیرد؛ فرهنگی پیشرو، مشارکتی و انگیزه‌بخش. داشتن یک تیم پربازده در کوتاه‌مدت سودمند است، اما این مزایا در طول زمان افزایش می‌یابد.

اقدامات مدیران کارآمد برای حفظ بهره‌وری

از آنجایی که برای مدیران درک چگونگی حفظ بهره‌وری ضروری است، آن‌ها باید خود را با ترفندها و نکات افزایش بهره‌وری آموزش دهند. بنابراین، در اینجا به برخی از استراتژی‌های امتحان‌شده و واقعی برای افزایش بهره‌وری اشاره می‌کنیم.

به خاطر داشته باشید که این موارد «راه‌حل» نیستند، بلکه رویکردهایی هستند که باید بر آن‌ها مسلط شد و آن‌ها را اجرا کرد.

دنبال کردن این نکات بهره‌وری در محل کار، مدیران را کارآمد می‌سازد و به آن‌ها هنر مدیریت زمان را می‌آموزد که به آن‌ها در دستیابی به اهداف بزرگ‌تر زندگی کمک می‌کند.

برنامه‌ریزی روزانه

یکی از مهم‌ترین ایده‌ها برای افزایش بهره‌وری، برنامه‌ریزی است.

برای اینکه تمام کارهای خود را به کارآمدترین شکل انجام دهید، باید یاد بگیرید که آن‌ها را برنامه‌ریزی کنید. بنابراین، عادت کنید که هر روز صبح یا شب قبل، فعالیت‌های روزانه خود را برنامه‌ریزی کنید.

فراموش نکنید که سطح دشواری هر کار را در نظر بگیرید. بنابراین، کارهایی را که به بیشترین تمرکز (فکری، خلاقانه و غیره) نیاز دارند را برای صبح که کمتر خسته و هوشیارتر هستید، برنامه‌ریزی کنید.

به همین ترتیب، کارهای یکنواخت و معمولی را برای آخر وقت نگه دارید. زیرا این فعالیت‌ها به دلیل نیاز به انرژی کمتری، برای زمانی از روز که به طور قطع خسته‌تر خواهید بود، ایده‌آل هستند.

به طور مرتب لیست کارهای روزانه خود را مرور کنید، اما به خاطر داشته باشید که ممکن است رویدادهای غیرمنتظره‌ای وجود داشته باشد که نیاز به جابه‌جایی کارهایتان داشته باشد. بنابراین، منطقی باشید و در صورت نیاز برنامه‌های خود را تنظیم کنید.

ارائه چشم‌انداز روشن

مدیران اغلب با کارهای روزمره و حل‌وفصل مسائل کوچک و بزرگ از اهداف اصلی خود منحرف می‌شوند.

به احتمال زیاد، بهترین استراتژی برای مدیران برای حفظ تمرکز، ایجاد چشم‌اندازی است که شامل اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت برای پروژه‌ها، تیم‌ها و شرکت باشد.

مدیران می‌توانند با استفاده از بهترین ابزارهای بهره‌وری، اهداف را فهرست‌بندی و ردیابی کنند. این راهکار می‌تواند به تیم‌ها در متمرکز کردنشان و در عین حال هدایت آن‌ها به سمت دستیابی به اهدافشان کمک کند.

دنبال کردن تکنیک پومودورو

یکی از موثرترین نکات روزانه برای افزایش بهره‌وری، اجرای تکنیک پومودورو است. این ایده از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی الهام گرفته شده است، اگرچه در محل کار ملزم به استفاده از آن نیستید.

بیست و پنج دقیقه کار کنید و به دنبال آن پنج دقیقه استراحت کنید. بعد از دو ساعت کار کردن با فواصل پنج دقیقه‌ای منظم، برای تجدید قوا یک استراحت سی دقیقه‌ای داشته باشید.

این روشی کارآمد برای تقویت مهارت‌های مدیریت زمان و درک اولویت‌بندی است. افراد اغلب در تعیین اهداف دقیق و زمان‌دار شکست می‌خورند و در حین کار با تلفن‌های همراه منحرف می‌شوند.

با روش پومودورو می‌توانید کار خود را دسته‌بندی کرده و برای مدت طولانی‌تری پربازده بمانید.

با به کارگیری این روش، در تقسیم کار خود به فواصل کوتاه مهارت بیشتری پیدا می‌کنید و استراحت‌های منظم شما را پرانرژی نگه می‌دارد.

ترویج همکاری گروهی

اعضای تیمی که احساس کار گروهی داشته باشند، 2.3 برابر بیشتر درگیر کار خود می‌شوند.

همکاری مؤثر برای تیم‌ها برای تکمیل کارها به موقع و بدون اختلاف ضروری است.

مدیران می‌توانند برای بهبود همکاری از بهترین ابزارهای بهره‌وری استفاده کنند. استفاده از فناوری مانند ابزارهای بهره‌وری برای مدیریت فرآیندها و پروژه‌های مشارکتی تقریباً ضروری است. ابزارهای بهره‌وری با الگوی مدیریت وظایف قابل تنظیم می‌توانند به مدیران در راه اندازی پروژه کمک کنند. سپس، همه افراد شرکت‌کننده در پروژه می‌توانند به سرعت وظایف و مهلت‌ها را کنترل کرده و تنظیم کنند.

این استراتژی به کارمندان این امکان را می‌دهد تا بازخورد دریافت کنند و بلافاصله هرگونه مشکلی را گزارش دهند.

تفویض کارها

اینکه مدیری سعی کند بیشتر مسئولیت‌های شرکت را خودش انجام دهد، چالش بزرگی برای هر شرکتی است. به جای انتقال تصویر رهبری بسیار مسئول، این کار منجر به انتقال تصویر رهبری تحت فشار و احساس ضعف در بین زیردستان می‌شود.

این شرایط به طور قابل توجهی بر مشارکت تیم و بهره‌وری فعالیت‌های شرکت تأثیر می‌گذارد.

باید به خاطر داشته باشید که یک رهبر توانمند تلاش نمی‌کند روی وظایف متمرکز شود و همه کارها را انجام دهد، بلکه می‌داند که چگونه کارها را تفویض کند. بنابراین، یکی از توصیه‌ها برای افزایش بهره‌وری این است که مدیر در عین حال که وظایف کلیدی را بر عهده می‌گیرد، فعالیت‌هایی را به اعضای تیم تفویض کند.

هنگام تخصیص وظایف، حتما باید مشخص شود چه کسی مسئول کار خواهد بود و سررسیدهای مربوطه آنها چیست.

همچنین، سعی کنید ویژگی‌ها، مهارت‌ها و نقاط ضعف شخصی هر عضو تیم را بیاموزید. بنابراین، اختصاص دادن باصلاحیت‌ترین افراد حرفه‌ای برای هر کار امکان‌پذیر خواهد بود و احتمال دستیابی به نتایج مطلوب را افزایش می‌دهد.

تفویض مسئولیت‌ها، همچنین می‌تواند بر عملکرد خود مدیران تأثیر بگذارد، زیرا آن‌ها می‌توانند زمان بیشتری را به عملیات‌های استراتژیک اختصاص دهند که وظیفه واقعی آن‌ها در سازمان است.

ارائه بازخورد سازنده

ارائه بازخورد سازنده فرصت‌هایی را برای بهبود عملکرد کارکنان و مدیران ایجاد می‌کند. این به پرسنل در مورد موقعیت و مسیر آن‌ها شفافیت می‌دهد.

هنگامی که اعضای تیم بازخورد ارائه می‌دهند، به آن توجه کنید و در صورت امکان، پیشنهادات آن‌ها را اجرا کنید. تغییراتی که با توجه به این بحث‌ها ایجاد می‌شود، می‌تواند اعضای تیم را به بهبود عملکردشان تشویق کند و حس اعتماد را تقویت نماید.

تشویق، بخش دیگری از جلسات بازخورد است.

با توجه به نظرسنجی BusinessWise در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد، 37 درصد از اعضای تیم زمانی که برای سخت کوشی خود مورد قدردانی شخصی قرار می‌گیرند، احساس ارزشمندی بیشتری می‌کنند.

شناختن تلاش‌ها و دستاوردهای اعضای تیم تأثیر بسزایی بر روحیه تیم دارد، در حالی که عدم قدردانی می‌تواند منجر به خستگی شود.

ایجاد تعادل بین کار و زندگی

مدیران مؤثر تا حد امکان به تعطیلات می‌روند. آن‌ها با خانواده خود وقت می‌گذرانند و اهداف شخصی را خارج از کار تعیین و به آن‌ها دست می‌یابند.

طبق نظرسنجی بازار کار Deloitte در مورد تعادل بین کار و زندگی، 77 درصد از 1000 پاسخ‌دهنده اعلام کردند که حداقل یک بار در سمت فعلی خود دچار فرسودگی شغلی شده‌اند. نگران‌کننده‌تر اینکه 50 درصد از پاسخ‌دهندگان بیش از یک بار خستگی ناشی از کار را تجربه کرده‌اند.

اولویت دادن به اهداف مالی شما منطقی است. برای دستیابی به اهداف خود باید بهره‌وری داشته باشید که ارتباط مستقیمی با تعادل سالم بین کار و زندگی دارد. این استراتژی در ابتدا ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما به خاطر داشته باشید که ذهنی آرام، ذهنی خلاق و پربار است.