جهش به آینده: محبوب‌ترین ترندهای مدیریت پروژه برای سال 2024

جان اف. کندی زمانی گفت: «تغییر قانون زندگی است و کسانی که تنها به گذشته و حال نگاه می کنند، آینده را از دست خواهند داد.» و این موضوع در هیچ کجا به اندازه حوزه مدیریت پروژه مشهود نیست.

در طول سال ها، چشم انداز مدیریت پروژه شاهد تغییرات چشمگیری بوده است که باعث شده سازمان ها از استیکی نوت‌‌ها به SaaS روی بیاورند. با ظهور فناوری های جدیدتر و پارادایم های مدیریتی، مدیریت پروژه همچنان به تکامل قابل توجهی ادامه می دهد و سازمان ها باید با این تغییرات همگام شوند یا با خطر شکست روبرو شوند. با در نظر گرفتن این موضوع، به دنبال محبوب ترین ترندهای مدیریت پروژه که در سال 2024 شکل گرفته‌اند گشتیم و بر همین اساس، 14 ترند برتر را در زمینه مدیریت پروژه گردآوری کرده ایم.

14 مورد از محبوب ترین ترندهای مدیریت پروژه در سال 2024

1. تمرکز بیشتر بر اتوماسیون

تیلو هولمن، مدیر ارشد فناوری در Levity.ai، خاطرنشان می‌کند که اتوماسیون قرار است به تغییرات زیادی منجر شود.

«با خودکار کردن کارهای کم‌ارزش، مدیران پروژه می‌توانند تلاش و انرژی خود را بر روی وظایفی متمرکز کنند که بیشترین تأثیر را بر کسب‌وکارشان داشته باشد و به آن‌ها اجازه می‌دهد تغییرات بیشتری ایجاد کنند و احتمال رسیدن هر پروژه به اهداف استراتژیک را افزایش دهند.»

در زمینه اتوماسیون، سازمان‌ها در سال‌های اخیر به طور گسترده‌تری از هوش مصنوعی برای اطمینان از تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه به روش‌های مختلف استفاده می‌کنند. روش‌هایی مثل:

• ایجاد بینش عملکرد
• پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم‌گیری
• برآورد و پیش‌بینی
• بهینه‌سازی زمان‌بندی منابع
• امکان تجسم داده‌ها
• انجام تجزیه و تحلیل ریسک

موسسه مدیریت پروژه خاطرنشان می‌کند که ۸۱ درصد از متخصصان می‌گویند هوش مصنوعی بر سازمان‌هایشان تأثیر می‌گذارد. به احتمال زیاد این عدد در سال ۲۰۲۴ و سال‌های آینده بیشتر هم خواهد شد.

2. هوش مصنوعی تولیدکننده به عنوان یک رویه عادی

در حالی که هوش مصنوعی همچنان یکی از مهمترین ترندهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود، هوش مصنوعی تولیدکننده (Generative AI) با توجه به ماهیت رادیکال و تحول‌آفرین این فناوری، نیاز به توجه ویژه‌ای دارد. با ظهور هوش مصنوعی تولیدکننده، تغییر بنیادی در نحوه عملکرد مدیران پروژه رخ خواهد داد.

هوش مصنوعی تولیدکننده از مرحله برنامه‌ریزی پروژه تا اجرا و تحویل، پتانسیل متحول کردن همه جنبه‌های مدیریت پروژه را دارد. به عنوان مثال، ابزارهای هوش مصنوعی تولیدکننده می‌توانند به مدیران پروژه در طراحی سریع برنامه‌های پروژه با در نظر گرفتن ریسک‌ها و سناریوهای بالقوه کمک کند.

این ابزارها می‌توانند با تخصیص منابع بر اساس نیازمندی‌ها و اهداف پروژه، فراتر از این عمل کنند. مدیران پروژه همچنین ممکن است بتوانند از هوش مصنوعی تولیدکننده برای نظارت پیشگیرانه بر پیشرفت پروژه و ارائه آمار و ارقام زنده و توصیه‌هایی برای اصلاح مسیر استفاده کنند.

البته، این ابزارها حتی می‌توانند با تولید محتوای باکیفیت برای گزارش‌دهی و مستندسازی، مجموعه‌ای از وظایف پروژه را به طور خودکار انجام دهند. بنابراین، مدیران پروژه در سال‌های آینده ناگزیر از افزودن ابزارهای بیشتری از هوش مصنوعی تولیدکننده به مجموعه خود خواهند بود.

3. نرم‌افزار مدیریت منابع و پروژه پیشرفته

گزارشی از Wellingtone در سال ۲۰۲۰ خاطرنشان می‌کند که ۵۴ درصد از سازمان‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) لحظه‌ای برای پروژه‌های خود دسترسی ندارند و بیش از یک‌سوم آن‌ها بیش از ۲۴ ساعت را صرف جمع‌آوری داده می‌کنند. این امر تاکید می‌کند که دیگر نمی‌توانند ابزارهای مدیریت پروژه را نادیده بگیرند.

نرم افزار مدیریت پروژه با ترکیب با قابلیت‌های اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی، می‌تواند تغییرات مثبتی در نحوه مدیریت پروژه‌های سازمان‌ها، بدون توجه به پیچیدگی آنها، ایجاد کند.

در اینجا چند راه وجود دارد که نرم افزار مناسب می‌تواند تفاوت عظیمی ایجاد کند:

• استفاده از داده‌های پروژه‌های گذشته برای ارائه پیشنهادات و برنامه‌ریزی‌های بهتر برای پروژه‌های آینده
• مشاهده در دسترس بودن منابع، مهارت‌ها و سایر جزئیات برای ساده‌سازی فرآیندها
• ردیابی خودکار زمان صرف شده برای وظایف و پروژه‌ها از طریق هوش مصنوعی
• تخصیص و ردیابی سریع بودجه برای کنترل امور مالی
• ثبت تمام هزینه‌ها با فاکتورها برای همه پروژه‌ها به صورت لحظه‌ای
• ردیابی تمام پروژه‌ها از طریق داشبوردهای قابل تنظیم و تصمیم‌گیری آگاهانه در لحظه
• اطلاع‌رسانی لحظه‌ای به همه ذینفعان و اعضای تیم در مورد وضعیت پروژه، پیشرفت و تغییرات انجام شده

4. افزایش کار ترکیبی (دورکاری و حضوری)

همه‌گیری کرونا سازمان‌ها را مجبور کرد تا به دلیل مسائل ایمنی کارمندان خود را دورکار کند. دیگر چنین نیست و بسیاری از سازمان‌ها در تلاش هستند تا کارمندان را به دفتر بازگرداند کارها را حضوری کنند. با این حال، با توجه به انعطاف‌پذیری بیشتری که کارمندان در حین دورکاری از آن لذت می‌بردند، مقاومت‌هایی از طرف کارمندان وجود داشته است.

در واقع، مطالعه‌ای از موسسه گالوپ نشان داد که ۶ نفر از هر ۱۰ کارمند ترجیح می‌دهند به صورت ترکیبی کار کنند و یک‌سوم از پاسخ‌دهندگان به این نظرسنجی ترجیح می‌دهند به طور کامل دورکار باشند.

در نتیجه، مدیران پروژه و منابع باید به توسعه استراتژی‌های خود برای مدیریت نیروی کار پراکنده و حل چالش‌های مرتبط ادامه دهند.

نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر می‌تواند در این شرایط نقش اساسی داشته باشد. این ابزارها را می‌توان به راحتی در اختیار نیروهای کار گذاشت تا به طور یکپارچه روی وظایف و پروژه‌های خود متمرکز شوند.

این نرم‌افزار می‌تواند تمام داده‌های مرتبط مورد نیاز برای ردیابی، تأیید و استفاده توسط مدیران پروژه را ثبت کند. از این طریق مدیران پروژه می‌توانند بدون توجه به زمان شیفت و مکان افراد، تصمیمات آگاهانه‌تری در زمان واقعی بگیرند.

5. افزایش تقاضا برای رهبران با هوش هیجانی

در حالی که مهارت‌های سازمانی و تحلیلی برای مدیران پروژه ضروری است، تقاضا برای هوش هیجانی در سال‌های اخیر به طور فزاینده‌ای افزایش یافته است. گزارش «آینده مشاغل» توسط مجمع جهانی اقتصاد، تقاضای روزافزون کارفرمایان را برای هوش هیجانی و سایر مهارت‌های اجتماعی تأیید می‌کند.

این موضوع مرتبط با مدیران پروژه است، زیرا ماهیتاً کار آنها مستلزم درک عمیق از افراد است. آنها برای رهبری موفقیت آمیز پروژه‌ها، باید منابع انسانی خود را به طور مؤثرتر مدیریت کنند که برای انجام این کار، ابتدا باید آن افراد را درک کنند.

توانایی ارتباط و همدلی با دیگران بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است. و این به دلیل یکی دیگر از ترندهای مدیریت پروژه است – افزایش دورکاری.

Dave Birdsall، مدیر ارشد در The Parker Avery Group، نمونه عالی از استفاده از هوش هیجانی برای انجام کارها را ارائه می‌کند. او متوجه این ترند مدیریت پروژه در برنامه‌ریزی جلسات شده است.

«… دیگر دستور کار این جلسات روزانه فقط در مورد کار نیست. این جلسات نه تنها به عنوان ابزاری برای نظارت بر کارها عمل می‌کند، بلکه به افراد فضایی برای معاشرت نیز می‌دهد. با انجام این کار، توانسته‌ام از کارهایی که افراد روی آن کار می‌کنند مطلع شوم و اطمینان حاصل کنم که تعادل کار و زندگی آن‌ها لطمه‌ای نمی‌خورد.»

6. تمرکز بیشتر بر تجزیه و تحلیل داده برای مدیریت پروژه مبتنی بر داده

سازمان‌ها در هر اندازه‌ای، روزانه مقادیر زیادی داده تولید می‌کنند. بنابراین، استفاده از آن داده‌ها برای هدایت تصمیم‌گیری‌ها کار هوشمندانه است. تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری می‌تواند به مدیران پروژه در شناسایی نشانه‌های اولیه‌ی افزایش دامنه پروژه، اندازه‌گیری نرخ پیشرفت پروژه و موارد دیگر کمک کند.

تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی تصویری کامل از کل سازمان و تمام پروژه‌ها ارائه می‌دهد. آن‌ها دید دقیقی از فعالیت‌ها ارائه می‌دهند و گزارش‌های سفارشی برای کمک به تجسم داده‌ها همانطور که مدیران پروژه به آن‌ها نیاز دارند، تولید می‌کنند. با استفاده از این ابزارها، مدیران پروژه می‌توانند به جای اتخاذ تصمیمات احساسی بر اساس گزارش‌های گردآوری شده به صورت دستی، تصمیمات آگاهانه‌ای در زمان واقعی بگیرند.

7. مدیریت پروژه ترکیبی

در دوران پس از همه‌گیری کرونا، تلاش‌های جدیدی برای یافتن روشی مطمئن‌تر و کارآمدتر برای موفقیت پروژه صورت گرفته است. برای این منظور، سازمان‌ها آزمایش رویکرد ترکیبی را آغاز کرده‌اند که در آن عناصر مختلفی از دو یا چند متدولوژی مدیریت پروژه را ترکیب می‌کنند.

دیگر مسئله صرفاً در مورد چابک، اسکرام یا ناب نیست، بلکه در مورد کنار هم قرار دادن ویژگی‌های خاص برای افزایش انعطاف‌پذیری در هدایت پروژه به سمت موفقیت است. انجام این کار به سازمان‌ها این امکان را داده است تا رویکردهای منحصربه‌فردی را برای صنایع و پروژه‌های خاص پیدا کنند.

مفهوم ترکیبی به توسعه ساختار تیم‌های پروژه نیز گسترش می‌یابد. الیویا مونتگومری، کارشناس مدیریت پروژه در Capterra، اخیراً مقاله‌ای در مورد مدیریت پروژه ترکیبی نوشته است.

او به این موضوع اشاره می‌کند که نظرسنجی نشان داد که «۳۷ درصد از تیم‌ها برون‌سازمانی هستند که توسط یک مدیر پروژه اختصاصی رهبری می‌شوند. علاوه بر استفاده از مهارت‌های کشف‌نشده اعضای جدید تیم، تیم‌های برون‌سازمانی می‌توانند بهترین شیوه‌های بخش خود را با تیم پروژه به اشتراک بگذارند تا سپس تصمیم بگیرند که آیا می‌خواهند آن‌ها را در فرآیندهای خود بگنجانند یا خیر.»

8. تاکید بیشتر بر مهارت‌های نرم

به طور سنتی، ارزش مدیران پروژه به گواهینامه‌ها و مهارت‌های آن‌ها در اجرای متدولوژی‌های مختلف بستگی داشت. با این حال، اکنون سازمان‌های بیشتری تمرکز خود را بر مهارت‌های نرم معطوف کرده‌اند.

این ترند مدیریت پروژه قابل درک است، زیرا راه‌حل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی به اندازه‌ای توانمند شده‌اند که بتوانند بخش‌های فنی پیچیده‌تر مدیریت پروژه را مدیریت کنند. مدیران آزادند بر سایر مسئولیت‌ها تمرکز کنند و در اینجاست که مهارت‌های نرم ضروری می‌شوند.

مدیران پروژه باید تمرکز خود را بر تقویت مهارت‌های نرم خود مانند حل تعارض، مشارکت ذینفعان، مذاکره، راهنمایی و آموزش، تصمیم‌گیری و تیم‌سازی افزایش دهند. توسعه این مهارت‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کند تا ارزش بیشتری به سازمان خود ارائه دهند.

9. همگرایی پروژه‌ها و استراتژی سازمانی

پروژه‌ها و استراتژی سازمانی به طور سنتی حوزه‌های جداگانه‌ای بوده‌اند. اساسا، نقش یک مدیر پروژه تنها اجرای پروژه‌ها به سمت نتیجه‌گیری موفقیت‌آمیز بود. با این حال، روندهای فعلی در مدیریت پروژه نشان می‌دهد که این نقش اکنون در حال گسترش است. مدیران پروژه نقش عملی‌تری در اجرای استراتژی گسترده‌تر سازمان بر عهده می‌گیرند.

این وضعیت قابل درک است، زیرا سازمان‌ها در اجرای استراتژی خود و عمل به آن‌ها با مشکلاتی روبرو بوده‌اند. به همین دلیل، از مدیران پروژه به طور فزاینده‌ای خواسته می‌شود که بر درک ارتباط بین مدیریت برنامه، پرتفولیو و پروژه تمرکز کنند.

این امر به سازمان این امکان را می‌دهد تا ببیند که پروژه‌های فردی چگونه به هم و با اهداف استراتژیک کلی سازمان مرتبط هستند.