همدلی و هم افزایی در دورکاری ؛ شرایط دورکاری چیست؟

دورکاری چیست؟

دورکاری یکی از روشهای کار کردن منعطف (Flexible Working) است که در اجرای مباحث تعادل بین کار و زندگی کاربرد دارد و آن را “انجام وظایف محول شده توسط کارمند واجد شرایط بدون حضور فیزیکی در محل کار خود با رعایت ضوابط و برای دوره زمانی مشخص” تعریف میکنند که برای کارفرما و کارمند مزایایی را در پی دارد، از جمله کاهش هزینه رفت و آمد برای کارمند، تعادل بین کار و زندگی برای کارمند، کاهش هزینه های سربار برای کارفرما، انعطاف پذیری بیشتر برای کارمند، کاهش هزینه فضای کار یا اجاره برای کارفرما، اما بصورت کلی عدم اجرای صحیح اینگونه موارد اغلب هزینه سنگینی عمدتا برای کارفرما در پی دارد لذا در ذیل ضمن حفظ شفافیت، در مقام سازمان، مدیر، سرپرست و کارمند باید و نباید ها و مواردی را شرح داده ایم که بتوانیم روال دورکاری را بهبود بخشیم.

به عنوان مدیر در شرایط دورکاری باید چه کاری انجام دهید؟

• گروهی در یک شبکه اجتماعی کاری مانند Slack ایجاد نمایید.
• مسیری بر روی گوگل درایو، دراپ باکس، وان درایو و یا یک فضای کلود جهت اشتراک گذاری، کامنت گذاری و یا سایر موارد مرتبط ایجاد نمایید.
• ساعت کاری در دسترس بودن تمامی اعضا مشخص و از پیش تعیین شده باشد
• از ارجاع بیش از حد چند کار بصورت همزمان خودداری کنید
• فعالیت های هر فرد برای سایر اعضای تیم مشخص و اولویت بندی شده باشد
• نرم افزار و سخت افزار و اینترنت و لپ تاپ  و سایر موارد در دسترس و آماده باشند و اگر عضوی از تیم مشکل دارد برای آن تمهیداتی اندیشیده شود.
• هر روز صبح یک جلسه کوتاه با اعضای تیم مانند استنداپ میتینگ داشته باشید.
• حداقل یکبار در هفته جلسه تصویری داشته باشد.
• عملکرد و خروجی ها را هفتگی ارزیابی کنید.
• از دوره های آموزشی آنلاین و خودیادگیری و برنامه ریزی آموزشی برای اعضای تیم غافل نشوید
• مبنا را بر اعتماد به اعضای تیم بگذارید.
• در نوشتن و ادبیات خود دقت کنید و دیگران را نیز به بهتر و صحیح نوشتن ترغیب کنید
• ارتباط کلامی موثر داشته باشید و از پیامهای بیش از حد بپرهیزید.
• کامنت ها و نکات سخت و کوبنده را سریع بگویید  از روی آن رد شوید و در زمان درکاری و ارتباطات و جلسات اسکایپی فضا را به حاشیه نبرید و روشهای فیدبک دادن و گرفتن را مطلاعه کنید.
• همکاری و همدلی را با روزانه چند پیام شادی بخش و الهام بخش و یا شوخی و خنده ایجاد نمایید.
• دورهمی های هفتگی یا ماهانه حضوری ایجاد کنید

وظایف سازمان در شرایط دورکاری چیست؟

سازمان می‌بایست در شرح شرایط دورکاری، مسائل زیر را در مورد وظایف سازمان مشخص کند.

• واحدهای نگهداری و تعمیرات، پشتیبانی و X یا Y به دلیل Z شرایط دورکاری ندارند  واحدهای M یا N یک روز و واحدهای H و I دو روز در هفته به شرطی که 30 دردصد نفرات هر احد در هر روز در شرکت حضر داشته باشند.
• تمام نیروها قرارداد های کار با بندهای دورکاری را امضا نموده و بدان پایبند هستند.
• ساعات مورد انتظار در دسترس بودن، از جمله «حق قطع ارتباط» و همچنین نحوه پاسخگویی در قرارداد ذکر شده است.
• در قرارداد محلی که فرد مجاز به کار از راه دور است مشخص شود. به عنوان مثال، اگر فرد با اطلاعات حساسی از شرکت سروکار دارد، ممکن است کارکردن از کافه ها یا کتابخانه‌های عمومی قابل قبول نباشد.
• سیاست‌های وضع شده جهت کارکردن از راه دور باید مشخص کند که چگونه بهره وری یک کارمند اندازه گیری شود. بهره‌وری را می‌توان به روش‌های مختلفی اندازه گیری کرد: زمان صرف شده برای پروژه، تعداد موارد حل شده، میزان تعامل با مشتری و موارد دیگر.
• وظایف واضح بیان شود تا برای حفظ سوابق و الزامات گزارش دهی استفاده شود
• تأکید میکنیم که که کار از راه دور ، ترتیبی است که قبل از هر چیز برای تسهیل انجام کارها ایجاد شده است.
• اهمیت ایمنی کارکنان را هنگام کار در مکان‌های جایگزین، مشخص کنید.
• راهنمای مربوط به فناوری اطلاعات و دستورالعمل های ضروری امنیت سایبری را تعیین و ابلاغ میکنیم.
• جنبه هایی را که کارمند می‌تواند در روند انجام آن‌ها هنگام دورکاری تغییر ایجاد کند را مشخص کنید.
• پرداختهای مستقیم و غیرمستقیم مانند سایر کارکنان به این افراد پرداخت خواهد شد.
• حداقل زمان هر دوره دورکاری برای هر کارمند دور کار —- ماه می باشد و حداکثر زمان هر دوره توسط کارگروه اجرایی تعیین خواهد شد

سرپرست در شرایط دورکاری چه وظایفی دارد؟

• احصا و تعیین امور و فعالیت‌هایی که تمام یا بخشی از آنها قابل انجام از طریق دورکاری می باشد و ارائه آنها به مافوق جهت تأیید
• تعیین ساز و کارهای لازم برای سنجش و اندازه‌گیری کمی و کیفی فعالیت‌هایی که از طریق دورکاری صورت می پذیرند.
• تأیید توجیه فنی-اقتصادی امور و فعالیتهای قابل انجام از طریق دورکاری بر اساس گزارش‌های دریافتی
• تأیید صلاحیت کارمندان متقاضی دورکاری
• تعیین امکانات و تجهیزات مورد نیاز برای انجام دورکاری
• تعیین ساز و کارهای لازم برای امنیت اطلاعات مورد استفاده در فرآیند دورکاری
• تعیین دوره‌های زمانی برای فعالیت‌های دورکاری هر کارمند و ارائه جدول برنامه ریزی دورکاری بصورت دوره های هفتگی
• نظارت بر اجرای فرآیند دورکاری
• تهیه گزارش‌های مدیریتی نهایی فعالیت‌های انجام شده از طریق دورکاری

کارمند در شرایط دورکاری چه وظایفی دارد؟

• پذیرش مسئولیت تجهیزات واگذارشده، نگهداری از آنها، عدم استفاده از آنها برای کاربردهای دیگر و اطلاع‌دادن در صورت اشکال در تجهیزات
• انجام وظایف توسط خود کارمند و واگذارنکردن آن به افراد متفرقه، انجام وظایف با کمیت و کیفیت مطلوب
• هماهنگی کامل با سازمان، منضبط‌بودن و تحویل به‌موقع وظیفه، دردسترس‌بودن آسان کارمند حداکثر در فاصله یک روز کاری مگر حین مرخصی؛
• با واحد متبوع خود هماهنگی کامل داشته و از انضباط کاری لازم در خصوص حضور و تحویل به موقع محصول کاری خود برخوردار باشد
• کیفیت و کمیت مورد انتظار و لازم در انجام امور محول شده را به طور دقیق مدنظر قرار داده و رعایت نماید
• چنانچه به دلایل و مشکلات شخصی یا بیماری امکان انجام کار وجود نداشته باشد، کارمند دورکار موظف است مطابق با آیین نامه استفاده کارکنان از مرخصی، مراتب را به اطلاع مدیر رسانده و برای مدت موردنظر درخواست مرخصی نماید
• چنانچه امکانات و تجهیزات مورد استفاده برای دورکاری به گونه‌ای ایراد پیدا نماید که امکان ادامه فعالیت میسر نباشد، ضمن توقف فعالیت مراتب را سریعا به اطلاع دستگاه برساند
• کارمند دورکار موظف است در صورت لزوم روزهایی را در هفته که توسط مدیر واحد متبوع وی تعیین میگردد در محل کار خود در واحد حضور فیزیکی داشته باشد
• محیطی مناسب فیزیکی را در منزل یا محیط دورکاری برای کار انتخاب میکنیم به نحوی که در جلسات و یا هنگام کارکردن تمرکز خود و دیگران را از بین نبریم.
• برنامه خواب و بیداری منظم را در پیش میگیریم و ثانیه های قبل از شروع شیفت کاری لپ تاپ را روشن نکنیم بلکه از حدود 15 دقیقه قبل آماده هستیم.
• کارهایمان را اولویت بندی میکنیم و در دسترس هستیم
• پیشرفت کار و فعالیتهای خود را روزانه گزارش میدهیم.
• ایزوله نمیشویم خصوصا اگر درون گرا هستیم تلاش میکنیم بیشتر با هم تیمی ها و مافوق در ارتباط باشیم.