اهداف مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر شامل عناصر رهبری‌محور برای تغییرات گسترده در یک سازمان است. این مفهوم در واقع جزء مهمی از روان‌شناسی صنعتی-سازمانی به شمار می‌رود. مدیریت تغییر همچنین با بسیاری از رشته‌های دیگر از جمله:

• فناوری اطلاعات
• کسب‌وکار و صنعت
• آموزش و پرورش
• سازمان‌های دولتی و بسیاری موارد دیگر ارتباط نزدیکی دارد.

انواع بی‌شماری از تغییرات گسترده وجود دارد که می‌توانند به این شکل توسط مدیریت ارشد هدایت شوند. در دنیای تجارت امروز، شاهد انواع رایج‌تری از تغییر هستیم.

در ادامه به برخی از رایج‌ترین اهداف مدیریت تغییر اشاره می‌کنیم.

مدیریت تغییر چیست؟

پیش از آنکه بتوانیم برخی از مهمترین اهداف مدیریت تغییر را درک کنیم، ابتدا باید بفهمیم که مدیریت تغییر چیست.

مدیریت تغییر به فرآیندی رهبری‌محور برای ایجاد تغییرات گسترده در یک سازمان اشاره دارد. این مفهوم، ساختاری است که از طریق آن، تغییرات سازمانی رخ می‌دهد. افراد در نقش‌های رهبری از ابزارهای مختلفی برای حمایت از کارکنان در ایجاد تغییرات مثبت در نحوه انجام کارشان استفاده می‌کنند.

نکته کلیدی این است که این یک فرآیند رهبری‌محور است. همه افراد در یک سازمان منحصر به فرد هستند. در حالی که تغییراتی که هر کارمند باید انجام دهد نیز منحصر به فرد است، اما این فرآیندهای تغییر مبتنی بر فرد باید از جایی آغاز شود. این «جایی» همان افراد زیر هستند:

• مدیران
• مدیران اجرایی
• مالکان
• سایر ذینفعان

مدیریت تغییر در سه سطح مختلف اتفاق می‌افتد:

• فردی
• سازمانی
• سازمانی-بنگاهی

مدیریت تغییر در سطح فردی مستلزم حمایت خوب از کارکنان برای ایجاد تغییر است. این بدان معناست که مدیران باید درک کنند که چگونه از کارکنان حمایت کنند. همچنین باید موارد زیر را درک کنند:

• کارکنان چه ابزارهایی ممکن است نیاز داشته باشند
• چگونه باید کارکنان را به تغییر مثبت تشویق کرد
• چه زمانی باید برای اعمال تغییرات فشار آورد و غیره.

برای کمک به افراد در دستیابی به تغییر و ماندگاری این تغییرات در درازمدت، بسیاری از سازمان‌ها از مدل ADKAR استفاده می‌کنند. این یک الگوی مخفف برای پنج نتیجه فردی مورد نیاز برای تغییر موفق فردی است:

• آگاهی (Awareness)
• میل (Desire)
• دانش (Knowledge)
• توانایی (Ability)
• تقویت (Reinforcement)

به عبارت دیگر، برای اینکه تغییرات در سطح فردی رخ دهد، فرد باید:

• از ضرورت تغییر آگاه باشد
• تمایل به ایجاد تغییر مورد نیاز داشته باشد
• دانش مورد نیاز برای ایجاد تغییر را درک کند
• توانایی اجرای تغییر را داشته باشد
• تقویت و انگیزه لازم برای ادامه دادن و ماندگار کردن تغییر را داشته باشد

اگرچه ایجاد تغییرات می‌تواند دشوار باشد، اما انجام آن با استفاده از این چارچوب، دستیابی به آن را بسیار آسان‌تر می‌کند.

در سطح سازمانی، مدیریت تغییر بر تصویر کلی تمرکز دارد. یعنی، مراحلی را که باید در سطح سازمانی برای حمایت از هر یک از افراد درگیر انجام شود، تشریح می‌کند.

بیایید مثالی بزنیم…

فرض کنید تیم مدیریت یک کسب‌وکار تغییرات خاصی را که باید انجام شود، شناسایی می‌کند. همچنین فرض کنید که آن‌ها افرادی را در سازمان شناسایی می‌کنند که تحت تأثیر تغییرات ضروری قرار خواهند گرفت.

برای تسهیل تغییر، تیم مدیریت ممکن است یک برنامه تغییر ایجاد کند که شامل موارد زیر باشد:

• نحوه اطلاع‌رسانی تغییر به کارکنان
• نحوه حمایت از کارکنان
• لیستی از هرگونه ابزار یا آموزشی که ارائه خواهد شد
• نحوه مدیریت انتقال از روش قدیمی انجام کار به روش جدید

و سپس سطح سازمانی-بنگاهی تغییر را داریم.

وقتی در مورد تغییر در سطح سازمانی-بنگاهی صحبت می‌کنیم، منظورمان تعهد سازمان به دنبال کردن تغییر برای ادامه رشد است. برای اطمینان از اینکه سازمان به حرکت رو به جلو و بهبود خود ادامه می‌دهد، این تعهد به تغییر باید بخشی از اساس کسب‌وکار باشد.

برای مثال، کل ساختار سازمانی باید بر رشد و تغییر تأکید داشته باشد، از جمله:

• بیانیه مأموریت سازمان
• شیوه‌ای که سازمان در آن ساختاردهی شده است
• نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان و مدیران
• سایر ویژگی‌های ساختار سازمانی

با انجام این کار، افراد و تیم‌ها در سازمان تعهد ذاتی برای نه تنها پذیرش تغییر، بلکه دنبال کردن و پیشرفت بر اساس آن را خواهند داشت.

البته، هدف کلی از همه اینها به سادگی باز بودن در برابر تغییر است. این یک تعریف بسیار کلی است، اما صادق است.

اصول راهنمای مدیریت تغییر

همراه با سه سطح مدیریت تغییر، مفهوم دیگری نیز وجود دارد که عبارت است از هدایت مدیریت تغییر تحت مجموعه‌ای خاصی از اصول. اگرچه اصول دقیقی که تغییر را هدایت می‌کنند ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما ما می‌توانیم چند خط مشی مشترک را که این فرآیند را هدایت می‌کنند، شناسایی کنیم:

• درک تغییر
• برنامه‌ریزی برای تغییر
• اجرای تغییر
• ارتباط تغییر

بدیهی است که این فرآیند با درک واقعی اینکه چرا تغییر ضروری و مفید است، آغاز می‌شود. برای انجام این کار، رهبران یک سازمان ممکن است به موارد زیر توجه کنند:

• چرا باید تغییر کنیم؟
• نتایج کلیدی مورد نظر ناشی از تغییر چیست؟
• مزایای تغییر چیست؟
• کارمندان چگونه تحت تأثیر قرار خواهند گرفت؟
• برای موفقیت‌آمیزتر کردن تغییر به چه چیزی نیاز داریم؟

توجه داشته باشید که توسعه این درک از تغییر:

• کاملاً درون‌نگرانه است
• آینده‌نگر است
• بر روی «آنچه ممکن است اشتباه رخ دهد» تمرکز ندارد

در مرحله بعد، لازم است سازمان‌ها فرآیند تغییر را برنامه‌ریزی کنند.

ایجاد تغییرات عمده در سطح سازمانی به سادگی تعهد به تغییر نیست. در عوض، نیاز به یک مرحله برنامه‌ریزی طولانی و دقیق وجود دارد که در طی آن فرآیند اجرای تغییرات کاملاً مورد بررسی و مدیریت قرار می‌گیرد.

بخش دیگری از فرآیند برنامه‌ریزی تغییر، اطمینان از پذیرش تغییرات پیشنهادی توسط ذینفعان است. به هر حال، تغییر بدون پذیرش افرادی که تحت تأثیر تغییرات قرار خواهند گرفت، اتفاق نمی‌افتد.

در مرحله اجرا، مسئولان ایجاد تغییرات باید به موارد زیر توجه کنند:

• چگونه برای تغییر حمایت و انگیزه ایجاد کنیم؟
• چگونه می‌توانیم به نظرات مردم توجه داشته باشیم؟
• چگونه می‌توانیم احساسات و نظرات مردم را در مورد تغییر مدیریت کنیم؟
• ذینفعان چه کسانی هستند و نقش آنها چیست؟
• چه آموزشی، در صورت لزوم، باید انجام شود؟

بنابراین، مرحله اجرا فقط در مورد اجرای تغییرات نیست. در عوض، فرآیندی است که در طی آن سطوح مختلفی از پرسش‌گری باید رخ دهد. باز هم، اگر نتوانید افرادی را که تحت تأثیر تغییر قرار می‌گیرند، همراه کنید، مدیریت تغییر بسیار دشوارتر می‌شود.

در نهایت، برقراری ارتباط در مورد تغییر برای مدیریت تغییر حیاتی است. این مؤلفه‌ای است که به شما امکان می‌دهد تغییرات پیشنهادی را به چشم‌انداز آینده سازمان مرتبط کنید. همانطور که قبلاً اشاره شد، پیوند دادن تغییر به بیانیه مأموریت یا اهداف سازمان، به ذینفعان کمک می‌کند تا درک کنند که چگونه و چرا تغییر مرتبط و مهم است.

البته، برقراری ارتباط در مورد تغییر مستلزم آن است که شما کاملاً واضح باشید. دشمنان تغییر سوءتفاهم‌ها و سؤالات باقی‌مانده هستند. هر چه نیاز به تغییر و نتایج آن را واضح‌تر بیان کنید، بهتر است.