چگونه کارها را اولویت‌بندی کنیم؟

گاهی اوقات شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که نتوانید به کارهایتان برسید و در انتهای روز با حجم عظیمی از مشغله‌ها روبه‌رو شوید. در این شرایط اولویت بندی کارها می‌تواند شما را از آشفتگی کاری و شخصی رها کند. با این کار می‌توانید کارهای خودتان را بهترین هدایت کنید و همچنین صرفه‌جویی لازم را در انرژی و زمان داشته باشید. شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز باید کارهای خود و کارکنان را اولویت‌بندی کنند. این کار باعث بهتر شدن مدیریت منابع انسانی خواهد شد. در واقع سازمان‌ها با در دست گرفتن مدیریت پروژه بهتر می‌توانند بر روی کارمندان خود نظارت داشته باشند. در کنار موضوع کاری، هر فردی باید در زندگی خود نیز دارای برنامه‌ریزی برای کارها باشد. در این مطلب به صورت کامل‌تر به بررسی این موارد خواهیم پرداخت؛ پس تا انتهای مطلب دنبال‌کننده ما باشید.

بخش اول: تهیه یک لیست برای اولویت بندی کارها

بخش‌های مختلفی به منظور اولویت بندی کارها وجود دارند که اولین مورد، تهیه یک لیست است. این بخش دارای زیر مجموعه‌های مختلفی بوده که هر کدام اهمیت مخصوص به خود را دارند و باید به صورت کامل به بررسی آن‌ها بپردازید. در ادامه زیرمجموعه‌های بخش اول را توضیح خواهیم داد.

زیرمجموعه اول: انتخاب یک چارچوب زمانی برای لیست کاری

مناسب‌های مختلفی وجود دارند که ممکن است باعث افزایش دغدغه‌های زندگی شما شوند؛ سال نو یک نمونه از آن‌ها است. هر گونه مسئولیتی که بر عهده شما افتاده است، نیاز به یک چارچوب زمانی دارد. در لیستی که در اختیار دارید، نیاز است تا دست به تعین چارچوب زمانی مشخص بزنید. این کار باعث می‌شود تا استرس نابه‌جا از شما دور شده و بهتر بتوانید کارهای خودتان را مدیریت کنید و بر اساس این کارها، اقدامات مناسبی را نیز به انجام برسانید. اهدافی که پیش روی شما قرار می‌گیرند، به دو قسمت تقسیم می‌شوند:

• اهداف کوتاه‌مدت: دسته‌های متفاوتی از کارها در این بخش جای می‌گیرند. به عنوان مثال برخی از کارها باید در داخل خانه و برخی دیگر نیز در خارج از خانه باید انجام شوند. بهترین کار این بوده که دسته به تهیه لیستی از کارهای نگران‌کننده و واجب بزنید.
• اهداف بلند مدت: دسته دیگر شامل اهداف بلند مدت می‌شود. این اهداف بزرگتر بوده و خود ممکن است به دسته‌های کوچکتری تقسیم شوند. قبولی در دانشگاه یک هدف بلند مدت است. برای رسیدن به این هدف، نیاز است تا چندین هدف کوتاه‌مدت را پشت سر بگذارید. در صورتی که اهداف بلند مدت را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید، انجام کار برای شما راحت‌تر و واضح‌تر خواهد بود.

زیرمجموعه دوم: نوشتن کارهایی که باید انجام دهید

دومین قدمی که در اولویت بندی کارها باید انجام دهید، نوشتن اهداف و اموراتی است که باید در طول روز پشت سر بگذارید. دقت در این مرحله اهمیت بالایی دارد. تمامی کارهایی که باید انجام دهید را در یک کاغذ بنویسید. سپس تمامی آن‌ها را بر اساس کوچک یا بزرگ بودن و میزان اهمیت در لیست قرار دهید. این کارها شامل گستردگی بسیاری می‌شوند. به عنوان مثال برای یک سازمان ممکن است نظارت بر روی بخش‌های مدیریت تولید، مدیریت مالی، مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی باشد. افراد با به کار بردن مدیریت استراتژی می‌توانند به خوبی این مرحله را پشت سر بگذارند.

زیرمجموعه سوم اولویت بندی کارها: دسته‌بندی کارهایی که باید انجام دهید

دسته‌بندی کردن کارها می‌تواند بسیار مفید باشد. به عنوان مثال می‌توانید زندگی خود را به چند بخش مهم تقسیم کنید و سپس کارهای مربوطه را در هر یک از این بخش‌ها یادداشت کنید. این لیست می‌تواند شامل فعالیت‌های شغلی، تحصیلی یا پروژه‌های کاری باشد. همچنین اگر زندگی اجتماعی شما نیز بسیار شلوغ است، با تهیه یک لیست می‌توانید انجام آن‌ها را راحت‌تر کنید. همچنین می‌توانید زمانی را برای مقایسه میزان اهمیت آن‌ها اختصاص دهید.

زیرمجموعه چهارم: تعیین ترتیب برای لیست خود

زیرمجموعه چهارم از اولویت بندی کارها به تعیین ترتیب اختصاص داده شده است. شما باید دست به مشخص کردن فوری‌ترین کارها بزنید. با این کار نیاز به بازنویسی مجدد لیست خود دارید. درجه اهمیت هر کدام از کارها نیز تنها به خودتان بستگی دارد؛ پس با دقت لیست را بررسی کنید. اگر احساس می‌کنید ضرورت کارها به یک اندازه هستند، نیازی نیست تا در لیست دست ببرید. همچنین انجام کارها به صورت الفبایی نیز پیشنهاد جالبی است. اگر اراده بالایی داشته باشید، تنها موردی که حائز اهمیت خواهد بود، انجام دادن صفر تا صد کارهای مشخص شده است. مدیران می‌توانند با برگزاری دوره های آموزش سازمانی نکات این زیرمجموعه را به کارکنان خود منتقل کنند.

زیرمجموعه پنجم: در معرض دید قرار دادن لیست کارها

زیرمجموعه پنجم از اولویت بندی کارها برای اهداف بلند مدت دارای اهمیت بیشتری است. زمانی که شما لیست را مشاهده می‌کنید، انجام کارها نیز برایتان یادآوری خواهد شد. همچنین هر زمانی که کاری از لیست به اتمام رسید می‌توانید بر روی آن خط بزنید یا یک علامت به دلخواه خودتان در کنارش قرار دهید. اگر لیست شما کاغذی است، به شما پیشنهاد می‌کنیم آن را بر روی در یخچال یا دیوار اتاق بزنید. همچنین قرار دادن لیست بر روی میز نیز ایده جالبی است. همچنین می‌توانید کارهای خود را در کاغذهای جداگانه یادداشت کنید و آن‌ها را در بخش‌های مختلفی از خانه جای دهید. با این کار مکررا انجام کارها برایتان یادآوری خواهد شد.

بخش دوم از اولویت بندی کارها: رتبه‌بندی کردن پروژه‌های خود

به بخش دوم از اولویت‌بندی کارها می‌رسیم. بخش دوم به رتبه‌بندی کردن پروژه‌های خود اختصاص داده شده است که مجددا زیرمجموعه‌های گوناگونی را با خود به همراه دارد. در ادامه این زیرمجموعه‌ها را معرفی خواهیم کرد.

زیرمجموعه اول: رتبه‌بندی کارها بر اساس اهمیت

مهم‌ترین کاری که در لیست شما وجود دارد، به خودتان بر می‌گردد. برای برخی از افراد غذا خوردن و برای برخی دیگر رسیدن به استحمام و بهداشت شخصی است. می‌توانید برای کارهایتان درجه اهمیت مشخص کنید. به عنوان مثال سه درجه مختلف را برای کارهایتان در نظر بگیرید. این سه درجه شامل مهم، معمولی و کم‌اهمیت می‌شوند. تصمیم گرفتن منطقی باید در اولویت قرار بگیرد. برخی از کارها می‌توانند به روز بعدی موکول شوند ولی برخی دیگر مختص همان روز هستند. غذا خوردن و به تعویق انداختن لباس‌ها دو مثال بارز هستند.

زیرمجموعه دوم: رتبه‌بندی بر حسب درجه فوریت

برای کارهایی که پیش‌روی خود دارید، به دو فاکتور توانایی و مهلت توجه کنید. به عنوان مثال مشخص کنید کدام کارها باید زودتر به پایان برسند و کدام کارها می‌توانند به آخر شب موکول شوند. همچنین زمان مورد نیاز برای انجام هر کار را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال می‌توانید برای ورزش کردن 30 دقیقه را اختصاص دهید. بیشتر شدن این مدت‌زمان، باعث خواهد شد از سایر کارها عقب بیفتید.

زیرمجموعه سوم از اولویت بندی کارها: رتبه‌بندی بر اساس صرف تلاش

برخی از کارها بسیار سخت هستند و نیاز به تلاش بیشتری دارند. این کارها را حتما در لیست اولویت بندی کارها مشخص کنید. به جای اینکه بنشینید و تک تک کارها را مقایسه کنید و وقت خودتان را هدر دهید، بهتر است دست به درجه‌بندی آن‌ها بر اساس صرف تلاش بزنید. مشکل، متوسط و آسان سه درجه رایج هستند.

زیرمجموعه چهارم: مقایسه کارها و مسئولیت‌ها و مرتب کردن آن‌ها

در این بخش از اولویت بندی کارها، باید در ابتدا مسئولیت‌هایتان را مقایسه و سپس آن‌ها را مرتب کنید. شما می‌توانید در صدر لیست خود کارهایی را قرار دهید که نیاز به تلاش و صرف انرژی چندانی ندارند. با این کار می‌توانید بهترین بهره را از زمان ببرید. بسیاری از سازمان‌ها و کارکنان بر این موضوع واقف نیستند؛ به همین علت پیشنهاد می‌شود هر گروهی با توجه به مسئولیت و حیطه کاری که دارد، در انواع مشاوره‌ها شرکت کنند. از جمله این مشاوره‌ها می‌توانیم به مشاوره فروش و بازاریابی، مشاوره مدیریت، مشاوره منابع انسانی، مشاور سیستم ها فرآیندها و… اشاره کنیم. این کار با بررسی شاخص ارزیابی عملکرد بسیار مثمر ثمر خواهد بود.

بخش سوم اولویت بندی کارها: آماده شدن برای انجام لیست تهیه‌شده

به بخش سوم و نهایی اولویت بندی کارها می‌رسیم. در این بخش باید برای انجام لیستی که آماده کرده‌اید، بشتابید. این بخش نیز زیرمجموعه‌های گوناگونی دارد که از جمله آن‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره داشته باشیم:

شروع یک کار و به پایان رساندن همان

هیچوقت ناخنک زدن را امتحان نکنید. وقتی یک کار را شروع کردید، حتما آن را به پایان برسانید. تا قبل از تمام نشدن، به سراغ کار دیگری نروید؛ چرا که بعد از گذشت ساعت‌ها متوجه می‌شوید نه تنها هیچ کدام از کارهای لیست را انجام نداده‌اید، بلکه زمان زیادی را نیز از دست داده‌اید. پس اول یک کار را انجام دهید، کمی استراحت کنید و سپس به سراغ ماموریت بعدی خودتان بروید. انجام دادن همزمان کارها هیچ مشکلی ندارد؛ به شرطی که تداخلی مشاهده نشود. به عنوان مثال می‌توانید زمانی که ماشین لباسشویی در حال شستن لباس‌ها است، شما نیز به خواندن یک کتاب مشغول شوید.

تصمیم گیری برای انجام یک کار و چشم‌پوشی از انجام کار دیگر

در اولویت بندی کارها، مسئولیت‌های مختلفی وجود دارند. فرض کنید اینترنت در خانه شما قطع شده باشد. در این شرایط تصمیم می‌گیرید به مکانی بروید که اینترنت داشته باشد. باید به شما بگوییم این کار زمان زیادی را از شما صرف خواهد کرد و باعث می‌شود به دیگر کارها نرسید. پس بهتر است از یک شرکت بخواهید برای رفع مشکل شما، به خانه بیاید.

انجام کارها به صورتی که خسته‌کننده نباشند

اگر کارها را در لیست تفکیک کنید، خستگی کمتری به سراغ شما خواهد آمد. به عنوان مثال بعد از اینکه یکی از کارهای تحصیلی خود را انجام دادید، می‌توانید یکی از کارهای مربوط به شرکت را انجام دهید. اگر به صورت متناوب کارها را انجام دهید، کمتر احساس خستگی خواهید داشت.

گاهی با وجود برنامه‌ریزی، نمی‌توانیم در انجام کارها اولویت‌بندی کنیم.

ممکن است هر روز کار زیادی برای انجام دادن داشته باشید. حتی لیست کارتان را هم روزانه تکمیل می‌کنید، اما باز همه چیز درست پیش نمی‌رود. شما نیاز به اولویت‌بندی دارید. در این مطلب قصد داریم به شما کمک کنیم تا بتوانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. سه روش اولویت‌بندی را به شما معرفی می‌کنیم و تصمیم بگیرید کدامیک برای شما مناسب‌تر است.

روش اول: ماتریس آزینهاور

کارهای خود را به ۴ قسمت تقسیم کنید: مهم در برابر فوری.

آیزنهاور می‌گوید:

« دو مدل مشکل دارم: مهم و فوری. کارهای فوری مهم نیستند و کارهای مهم هیچ وقت فوری نیستند.»

این جمله بود که موجب به وجود آمدن ماتریس آیزنهاور شد. یک جدول چهارتایی از کارهای مهم و فوری. با استفاده از این ماتریس می‌توانید کارهای خود را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنید. در ابتدا به سراغ کارهای مهم می‌رویم:

کارهای فوری:

حالا جدول را به چهار قسمت تقسیم می‌کنیم:

۱) فوری و مهم

۲) مهم و غیرفوری

۳) فوری و غیر مهم

۴) غیر فوری و غیر مهم

روش دوم: وقتی باید دو قورباغه را هر روز بخورید، قورباغه زشت‌تر را اول بخورید

در کنار ماتریس آیزنهاور، روش برایان تریسی نیز برای اولویت‌بندی کارها مناسب است. این روش بیشتر بر روی احساس ما به کارها و وظایفمان تمرکز دارد.

مارک تواین می‌گوید اگر قرار است هر روز برای صبحانه یک قورباغه زنده را بخورید، مطمئناً بدتر از این برایتان پیش نخواهد آمد. پس باید هر روز صبح اول وقت این قورباغه را بخورید که بقیه روز را آرام‌تر باشید. حالا این قورباغه‌ها را باید کارهایتان جایگزین کنید.

حالا کارها را به ۴ دسته تقسیم می‌کنیم:

۱) کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، و نیازی هم به انجامشان نیست.

۲) کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، ولی نیاز است انجامش دهید.

۳) کارهایی که می‌خواهید انجامشان دهید، و باید انجامش دهید.

۴) کارهایی که می‌خواهید انجامشان دهید، ولی نیازی به انجامش نیست.

منطق پشت این روش این است که معمولاً کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، کارهایی سختی هستند و چون سختند سمتش نمی‌روید. می‌دانید که مهمند، ولی مدام آن را به تعویق می‌اندازید.

بزرگ‌ترین، زشت‌ترین کار را انتخاب کنید و. هر چه سریع‌تر انجامش دهید، بقیه راه به راجتی پیش می‌رود.

استفاده از روش ABCDE برای اولویت‌بندی دقیق

روش دیگر برای اولویت‌بندی کارها بازم مربوط به برایان تریسی است. گاهی اوقات یک سری از کارها درجه اولویت‌بندی یکسانی دارند. به جای اینکه به صورت رندوم و اتفاقی کارها را انجام دهید، از روش ABCDE استفاده می‌کنیم که دو درجه اولویت دارد.

۱) به لیست کار خود مراجعه کنید و کارهای خود را از A به E اولویت‌بندی کنید. A بالاترین اولویت را دارد و E پایین‌ترین اولویت.

۲) برای هر کاری که اولویت A رادارد، یک عدد قرار دهید که ترتیب انجام آن را مشخص می‌کند.

۳) برای تمام کارها این روش را انجام دهید تا همه آنها عدد و حروف داشته باشند.

منبع: process