چگونه مشکلات سازمان را شناسایی کنیم و راه حل مناسب را ارائه دهیم؟

مراحل عارضه یابی در سازمان

در این مطلب قصد داریم تا به بررسی راهکارهایی در خصوص عارضه یابی سازمان بپردازیم. هر سازمانی ممکن است مشکلات خاص خود را داشته باشد. مدیران سازمانی باید این قابلیت را داشته باشند تا در ابتدا به شناسایی مشکلات سازمان خود بپردازند. سپس نسبت به ارائه یک راه‌حل مناسب اقدام کنند. یکی از روش‌هایی که با کمک آن می‌توان مشکلات سازمان را شناسایی و حل کرد، روش فورد است. این روش دارای مراحل گوناگونی است که در ادامه مطلب به صورت کامل‌ به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت. پس تا انتهای مطلب دنبال‌کننده ما باشید.

مرحله اول: تشکیل گروه حل مسئله یا مشکلات

در اولین مرحله از عارضه‌ یابی سازمان با توجه به اینکه چه مشکلی وجود دارد، نسبت به تشکیل گروه اقدام می‌کنیم. برای اینکه بتوانید در بهترین شکل ممکن مشکلات و مسائل مربوط را برطرف کنید، پیشنهاد می‌کنیم حتما از بخش‌های مختلف سازمان خود، گروه را تشکیل دهید. در واقع در این مرحله مدیریت منابع انسانی و مدیریت پروژه از اهمیت بالایی برخوردار هستند.

هر شخصی که بتواند ایده‌ ویژه‌ای برای حل مشکل بدهد، می‌تواند در این گروه حضور پیدا کند. به عنوان مثال اگر یک شرکت در حوزه مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی فعالیت دارد، می‌تواند از تیم مشاوره فروش و بازاریابی، اپراتور خط تولید و مدیران بخش‌های مختلف برای تشکیل گروه بهره ببرد.

مرحله دوم: تعیین و تعریف مشکل

یکی از مهم‌ترین مراحل برای حل مسئله و عارضه یابی سازمان، تعیین و تعریف مشکل است. اگر این مرحله به خوبی طی شود، در آن صورت تیم نیز می‌تواند راهکارهای عملی را از خود ارائه دهد. بزرگانی که در این حوزه فعالیت داشته، همواره بر مسئله اختصاص زمان تاکید دارند. شما با درک مفهوم شاخص ارزیابی عملکرد، می‌توانید این مرحله را با موفقیت پشت سر بگذارید.

مرحله سوم: انتخاب، اجرا و بررسی نگرش اصلاحی موقت

سومین مرحله برای عارضه یابی سازمان و حل آن، تعریف یک راه‌حل و اقدام برای اجرایی کردن آن است. در استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت این مرحله تحت عنوان اصلاح خوانده می‌شود. افراد تیم حل مسئله سعی می‌کنند تا به صورت فوری به حل مشکل بپردازند.

مرحله چهارم: تعیین علل اصلی و ریشه‌ای مشکل و مسئله

بعد از اینکه توانستید از یک راه‌حل فوری و البته مقطعی در زمینه عارضه یابی سازمان استفاده کنید، نیاز است تا به بررسی عللی بپردازید که باعث بروز این مشکل شده‌اند. این کار باعث خواهد شد تا به ریشه اصلی مشکل پی ببرید و از این طریق راحت‌تر و با نگرش بهتری راهکار مورد نظر را پیدا کنید. شایان ذکر است که این مرحله توسط استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت، اقدام اصلاحی نامیده می‌شود.

مرحله پنجم: توصیف اقدام‌ها و راه‌حل‌های اصلاحی

وقتی افراد تیم تشکیل‌دهنده بتوانند به علل بروز مسئله پی ببرند، در آن صورت می‌توانند یک راه‌حل اصلاحی نیز برای عارضه یابی سازمان تعریف کنند. حالا منظور از راه‌حل اصلاحی چیست؟ به راهکاری که منجر به حذف ریشه اصلی مشکل شود و دیگر اجازه بروز آن مشکل را ندهد، راه‌حل اصلاحی می‌گویند.

در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم که همین موضوع زمینه‌ساز تفاوت بین اصلاح و راه‌حل اصلاحی است. در اصلاح تنها مشکل به صورت مقطعی حل می‌شود، در حالی که در راه‌حل اصلاحی مشکل به صورت کامل از بین رفته و از تکرار مجدد آن جلوگیری خواهد شد. می‌توانیم اینطور بیان کنیم که برگزاری دوره های آموزش سازمانی برای کارمندان به منظور اجرای راه‌حل‌‌ها ایده خوبی است.

مرحله ششم: بررسی و اجرای راه‌حل‌ها

مرحله ششم از عارضه یابی سازمان غالبا به صورت طوفان فکری به اجرا در می‌آید. در این جلسات راه‌حل‌های مختلفی توسط افراد گوناگون بیان می‌شوند. سپس راه‌حل‌های ذکر شده به صورت کامل بررسی شده و در نهایت بهترین آن‌ها شناسایی شده و برای مرحله اجرایی انتخاب می‌شوند. نقش افراد تیم مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها را نباید فراموش کرد.

مرحله هفتم: اجرا و بررسی نگرش اصلاحی

در هفتمین مرحله از عارضه یابی سازمان و حل مشکلات، راهکارهایی که در مرحله شش ذکر شدند، به اجرا در می‌آیند؛ سپس تیم این موضوع را مورد بررسی قرار می‌دهد که آیا راهکار ارائه‌ شده در بین راهکارهای اصلاحی جای می‌گیرد یا خیر. در واقع این موضوع را بررسی می‌کنند که آیا این راهکارها از این قابلیت برخوردار هستند تا منجر به خاتمه یافتن مشکلات و مسائل موجود شوند یا باید به فکر راه‌حل‌های دیگر بود.

مرحله هشتم و نهایی: استانداردیزه کردن و استمرار راه‌حل نهایی

به مرحله نهایی از عارضه یابی سازمان می‌رسیم. مهم‌ترین نکته‌ای که در رابطه با این موضوع وجود دارد این بوده که آیا می‌توان راهکارهای موجود را به صورت کاملا استاندارد در تمام سازمان گسترش و بسط داد یا خیر. یکی دیگر از مواردی که اهمیت دارد این بوده که بتوان به صورت مستمر از این راه‌حل‌ها بهره برد.

راهکارهایی که تنها دو یا سه روز پایداری داشته باشند، بیهوده هستند. بسیاری از راهکارها و اجرای آن‌ها به کارکنان آموزش‌دیده نیاز دارند. فرقی نمی‌کند حوزه کاری شما مدیریت تولید، مدیریت مالی و دیگر مدیریت‌ها است. در هر صورت شما باید نقش مشاوره مدیریت را جدی بگیرید و با به کار گرفتن مدیریت استراتژی بهترین راهکارها را ارائه دهید.

تجربه شما باعث می‌شود در زمان برخورد با مشکلات، راه‌کار و راه حل خوبی ارائه دهید

 قدم‌های رسیدن به راه حل

همیشه تجربه خیلی مهم‌تر از تخصص است. تجربه شما از ده‌ها متخصص و دکتر ارزش بیشتری دارد. تجربه شما باعث می‌شود در زمان برخورد با مشکلات، راه‌کارها و راه حل‌های خوبی ارائه دهید و بتوانید مشکل را به بهترین و سریع‌ترین شکل ممکن برطرف کنید. فقط باید بدانید که چگونه مثل یک مشاور با تجربه فکر کنید. در مطالب پیشین در مورد قدم‌های رسیدن به راه حل را برایتان توضیح دادیم. در ادامه روش‌های مشکل‌سنجی و تعیین راه حل را برای شما توضیح دهیم.

۱. مشکلات خود را لیست کنید

باربارا شر در کتاب «ویچکرفت» از قدرت تفکر منفی می‌گوید. وی اینطور پیشنهاد می‌دهد:

به دوست خود یک قلم و کاغذ بدهید. مثل یک استندآپ کمدی وسط اتاق بایستید و بلند بلند در مورد سازمان و شرکت خود صحبت کنید و از آن ایراد بگیرید. درواقع «مشکلات کسب و کار من» را بیان کنید. در این حین دوستتان هم این مشکلات را یادداشت می‌کند.

وقتی غر زدن در مورد شرکتتان تمام شد، لیستی از مشکلاتی دارید که می‌توانید در حل آنها تلاش کنید. حالا حس بهتری خواهید داشت.

۲. یک مشکل را انتخاب کنید

حالا شما لیستی از مشکلات دارید. اما در یک زمان فقط می‌توانید به یکی رسیدگی کنید و آن را حل کنید. پس یکی را انتخاب کنید. چگونه؟ از این راه استفاده کنید. کدام مشکل:

۱) کسب و کار مرا نابود می‌کند؟

۲) روی اعصاب من است؟

۳) راحت‌تر حل می‌شود؟

۴) شما خودتان به تنهایی یا با کمک کمی می‌توانید آن را حل کنید؟

۵) با حل آن پول بیشتری ذخیره می‌کنید؟

با پاسخ به این سؤالات می‌توانید یکی از مشکلات را انتخاب کنید.

۳. مشکل درست را حل کنید

اگر پزشکی برای مشکل قلبی شما، داروی معده بدهد، شما عصبانی خواهید شد. اما در یک کسب و کار، مردم معمولاً مشکل اشتباه را حل می‌کنند. هر بیماری‌ای یک سری علائم دارد. مثلاً نفس تنگی می‌تواند ناشی از یک مشکل قلبی باشد. بنابراین کلید حل مشکلات، تشخیص علائم آن است.

اگر فروش بد باشد، به کارمندان فروش خود فشار زیادی نیاورید. اشتباهی را که در بازاریابی رخ داده است اصلاح کنید. با خود همانند یک مشاور، مهندس یا فیزیکدان برخورد کنید. «اگه علائم اینه، مشکل کجاست؟»

در هر کسب و کاری باید این مسائل را بدانید:

۱) بازار هدف خود را بدانید: چه کسی از محصول و سرویس شما سود می‌برد؟

۲) دسترسی به مشتریان: از تبلیعات، پروموشن‌ها و بازاریابی برای دسترسی به مشتریان بالقوه‌ خود استفاده کنید. مشکل و دردشان را بهشان نشان دهید و سپس راه‌کار و راه حل مشکل را نیز به نمایش بگذارید.

۳) مشتریان را به فروشگاه یا وب‌سایت خود بیاورید.

۴) مشتریان خود را متقاعد کنید که محصول یا سرویس شما را خریداری کنند.

۵) کالا را به آنها تحویل دهید.

این چرخه را بارها و بارها تکرار کنید.

۴. اول مشکل را تشخیص دهید، سپس آن را حل کنید.

پس الان برای حل مشکل درست، آماده شده‌اید. اما مطمئنید که راه حل آن را می‌دانید؟

یک راه‌کار برای این موضوع داریم: « ۵ چرا». ۵ چرا بپرسید تا بفهمید مشکل کجاست. مثلاً در مورد تأخیر آغاز پروژه:

چرا این پروژه دیر شروع شد؟

ـ ما نمی‌دانستیم نیازهایمان چیست. مجبور شدیم در آخرین لحظه‌ها کارهای زیادی انجام دهیم و ضرب العجل را از دست دادیم.

چرا نیازهایتان را نمی‌دانستید؟

ـ چون برنامه‌ای برای کار ننوشتیم. فقط کار را آغاز کردیم.

چرا برنامه ننوشتید؟

ـ  فکر نمی‌کردیم این کار ارزش وقت گذاشتن را داشت.

چرا فکر نمی‌کردید ارزش وقت گذاشتن را داشت؟

ـ به دلیل تأخیر در سایر پروژه‌ها، وقت زیادی نداشتیم. باید زودتر شروع می‌کردیم.

چرا در سایر پروژه‌ها تأخیر داشتید؟

ـ چون برای برنامه‌ریزی وقت نگذاشتیم و ضرب الجل را از دست دادیم.

حالا شما جواب دارید. پروژه‌ بعد از پروژه؛ برای هیچکدام برنامه‌ریزی نمی‌شود و همه به تأخیر می‌خورند.

راه حل: برای هر پروژه زمان بگذارید و برنامه‌ریزی کنید. برای یک پروژه کوچک ممکن است این کار یک ساعت زمان ببرید، اما همین یک ساعت می‌تواند در کارتان ۱۰ ساعت صرفه‌جویی کند.

این قانون ۱:۱۰:۱۰۰ هم نام دارد. یک ساعت برنامه‌ریزی می‌تواند ۱۰ ساعت از وقتتان را ذخیر کند و یا باید ۱۰۰ ساعت زمان بگذارید تا مشکلات ناشی از عدم برنامه‌ریزی را حل بکنید.

۵. تخصص لازم را به‌دست آورید

قبل از اینکه راه‌کاری را عملی کنید، باید تخصص کافی آن را هم به‌دست آورید.

اگر به‌دنبال یک متخصص ارزان قیمت برای حل مشکلتان هستید، کافی است تصور کنید که مشکل قلبی دارید. آیا حاضرید به ارزان‌ترین شکل ممکن عمل قلب انجام دهید؟ اگر این کسب و کار شما است، پس سعی کنید یک متخصص خوب و کاربلد را به کار بگیرید تا بتوانید مشکلتان را به‌درستی، برای همیشه، حل کند. پول خوبی بدهید و یک بار برای همیشه مشکل را حل کنید، و مجبور هستید هر چند وقت یکبار برای حل آن هزینه کنید.

برای اینکه در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی کنید، بهتر است اول مشکل را برای خود تعریف کنید و راه‌کارهای احتمالی آن را هم درک کنید. سپس مشاور یا متخصص لازم را استخدام کنید تا نظر آنها را هم بدانید. هم در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و هم در هزینه. و در عوض مطمئن خواهید بود که در مسیر درست قدم برمی‌دارید.

۶. به راه حل بچسبید

ملاقاتی با فردی داشتم که وب‌سایت زیبایی داشت. او با دیدن وب‌سایت فلش مدونا، تصمیم گرفت وب‌سایت فلش داشته باشد. او وب‌سایت فلش را به‌دست آورد، اما هیچ وقت نپرسید هزینه رسیدگی به وب‌سایت فلش چقدر است که مسلماً هزینه بالایی دارد.

به راه حل خود بچسبید. اگر چیزی را بنا می‌کنید، برای نگهداری از آن هم برنامه‌ریزی داشته باشید و آماده صرف هزینه برای آن باشید.

برای مثال، اگر آموزش را راه‌کار یکی از مشکلات خود می‌دانید، فقط به تیم فعلی خود آموزش ندهید. اگر یکی از افراد تیم را ترک کند، چه؟ پس این آموزش‌ها را مکتوب و مستند کنید. از این مستند در فرآیند استخدام افراد نیز استفاده کنید. راه‌کارتان هر چه که هست، مطمئن شوید که ادامه‌دار خواهد بود.

مشکلی را به‌درستی برای همیشه حل می‌کنید. حالا پول بیشتری درمی‌آورید و زندگی هم برای همیشه آسان‌تر می‌شود.

قدم بعدی چیست؟

یک مشکل دیگر، یک مشکل دیگر، یک مشکل دیگر. مشکلات تا ابد وجود دارند. هر مشکلی که حل کنید، پول بیشتری در جیبتان می‌گذارید.

بله. اوضاع بدی است. خیلی راحت می‌توان مشکلات را گردن وضعیت اقتصادی انداخت، یا هرکس و هرچیزی که بتوانید سرزنشش کنید. شاید بگویید منتظر هستید تا اوضاع بهتر شود. اما آیا کسب و کار شما می‌تواند آن روز را ببیند؟ واقعیت این است که اوضاع سخت، همیشه وجود دارد. بسیاری از کسب و کارها قبل از بهبود اوضاع از صحنه تجارت خارج می‌شوند. اما چه کسی دوام می‌آورد؟ کسی که سرزنش کردن را کنار بگذارد و همین الان مشکلات سازمان خود را شناسایی و برطرف می‌کند.

منبع: entrepreneur