BPM چیست و چگونه می تواند به کسب و کار شما کمک کند؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و تمایز آن با مدیریت وظیفه و پروژه

در حالی که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) گاهی با مدیریت وظیفه و پروژه اشتباه گرفته می‌شود، دامنه آن وسیع‌تر از این دو حوزه مرتبط است. مدیریت وظیفه روی تک‌تک وظایف تمرکز دارد، در حالی که BPM کل فرآیند را از ابتدا تا انتها مورد بررسی قرار می‌دهد. مدیریت پروژه به یک دامنه کاری یک بار مصرف می‌پردازد، در حالی که BPM به طور خاص بر فرآیندهای قابل تکرار تمرکز دارد.

با مهندسی مجدد فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند کل جریان کاری خود را بهینه‌سازی کنند که منجر به افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه می‌شود. این مفهوم جدیدی نیست؛ شش سیگما و اصول ناب نمونه‌هایی از روش‌های BPM هستند.

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار با ترکیب تحلیل‌های پیشرفته، نظارت بر فعالیت‌ها و قابلیت‌های مدیریت تصمیم‌گیری، قادر به هماهنگ‌سازی افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و مواد برای دستیابی به نتایج موردنظر کسب و کار هستند. در نتیجه، آن‌ها به طور ویژه در تسریع استراتژی‌های تحول دیجیتال مفید بوده‌اند.

انواع مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود: یکپارچه‌محور، انسان‌محور و سندمحور.

• یکپارچه‌محور (Integration-centric BPM): این نوع BPM روی فرآیندهایی تمرکز دارد که به دخالت زیاد نیروی انسانی نیاز ندارند. این فرآیندها بیشتر به رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) و مکانیزم‌هایی وابسته‌اند که داده‌ها را در سراسر سیستم‌ها مانند مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه می‌کنند.

• انسان‌محور (Human-centric BPM): برعکس مدل یکپارچه‌محور، این نوع BPM بر دخالت نیروی انسانی تمرکز دارد، به‌ویژه در جاهایی که نیاز به تأییدیه وجود دارد. BPM انسان‌محور ابزاری قدرتمند برای مدیریت فرآیندهای پیچیده است که به دخالت و تعامل انسان نیاز دارند. با استفاده از ابزارهای مناسب و رابط‌های کاربری کاربرپسند، سازمان‌ها می‌توانند کارایی، کیفیت و رضایت شغلی را در میان کارکنان خود افزایش دهند.

• سندمحور (Document-centric BPM): این نوع BPM حول یک سند خاص مانند قرارداد می‌چرخد. هنگامی که شرکت‌ها محصول یا خدمتی را خریداری می‌کنند، برای ایجاد توافق بین مشتری و فروشنده، باید از فرم‌های مختلف و  تأییدیه‌ها استفاده کنند.

موارد استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) با ایجاد ساختار بیشتر در فرآیندها، برخی از ناکارآمدی‌های موجود در یک گردش کار خاص را برطرف می‌کند. در اینجا چند نمونه از کاربردهای موفق آن آورده شده است:

۱. توزیع محتوا:

• شرکت‌های رسانه‌ای می‌توانند از BPM برای خودکارسازی فرآیند آماده‌سازی و توزیع محتوا، از ایجاد محتوا تا توزیع، استفاده کنند. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار را می‌توان برای تعامل با سیستم‌های مدیریت محتوا، مدیریت حقوق، ترافیک محتوا و سیستم‌های سفارش کار طراحی کرد.

۲. خدمات مشتری:

• نمایندگان خدمات مشتری می‌توانند سوالات متداول را برای چت‌بات‌ها شناسایی کنند تا در صورت حجم زیاد درخواست‌های خدمات، بار کاری تیم را کاهش دهند. داده‌های رونوشت مکالمات از مراکز تماس و چت‌بات‌ها نیز می‌توانند به خودکارسازی بیشتر فرآیندها و همچنین ارائه پاسخ‌های شخصی‌تر به مشتریان کمک کنند.

۳. امور مالی:

• شرکت‌ها می‌توانند برای ارسال سفارشات خرید از تیم‌های مختلف، الگوهایی ایجاد کنند تا فرآیند تهیه نرم‌افزار یا سخت‌افزار کسب و کار را سریع‌تر انجام دهند. همچنین، گردش کارهای سفارشی را می‌توان برای سناریوهای خاص ایجاد کرد.

۴. منابع انسانی:

• بخش منابع انسانی می‌تواند از BPM برای بهینه‌سازی مدیریت اسناد و گردش کار استفاده کند. این نرم افزار محیطی با ساختار بیشتر برای پردازش فرم‌های منابع انسانی مانند جذب و خروج کارکنان، ارزیابی عملکرد، درخواست مرخصی و تأییدیه تایم‌شیت ارائه می‌دهد.

۵. بانکداری:

• هنگام بررسی افراد یا مشاغل برای اعطای وام، بانک‌ها باید متقاضیان را از نظر ریسک بالقوه اعتباری ارزیابی کنند. این کار شامل جمع‌آوری اطلاعات از منابع مختلف مانند متقاضیان، کارفرمایان و آژانس‌های رتبه‌بندی اعتباری است. BPM با مدیریت جریان اطلاعات در طول فرآیند و کاهش خطا در اسناد، تصمیم‌گیری در مورد واجد شرایط بودن برای دریافت وام را تسریع می‌کند.

۶. تکمیل سفارش:

• شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از BPM، کارایی عملیاتی سیستم‌های تکمیل سفارش خود را بهبود بخشند. آن‌ها می‌توانند از BPM برای مدیریت پیشنهادات ویژه، ثبت سفارش و تکمیل سفارش استفاده کنند. این امر فرآیند را به سمت مدیریت سفارشات مشتری محور سوق می‌دهد که ارزش تجاری بیشتری به همراه دارد.

نمونه‌ها و کاربردهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در بسیاری از بخش‌های یک سازمان برای بهبود و ساده‌سازی فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه نمونه‌هایی از نحوه استفاده آن برای دستیابی به اهداف تجاری آورده شده است:

۱. منابع انسانی (HR):

• نرم افزار BPM می‌تواند با ساده‌سازی فرآیندهایی مانند بررسی تایم‌شیت‌ها، بخش منابع انسانی را کارآمدتر کند.
• جذب کارکنان جدید، یکی دیگر از حوزه‌های منابع انسانی است که در آن BPM می‌تواند مراحل متعدد فرآیند را بهبود بخشد و سرعت بیشتری به آن ببخشد.
• خودکارسازی وظایف مبتنی بر سند در حوزه منابع انسانی، استفاده از فرم‌های کاغذی را در کل شرکت کاهش می‌دهد.

۲. امور مالی:

• بخش مالی اسناد و مدارکی را از فرآیندهای سیستمی و انسان‌محور دریافت می‌کند. آن‌ها حجم زیادی از ایمیل‌ها و فرم‌های کاغذی در مورد فرآیندهای مالی داخلی و خارجی شرکت دریافت می‌کنند.
• به عنوان مثال، یک پلتفرم BPM به بخش مالی امکان می‌دهد تا درخواست‌های سفر کارمندان را سریع‌تر پردازش کند. همچنین می‌تواند فرآیندهای خرید را ساده کند.

۳. فروش:

• تیم‌های فروش نیز با ترکیبی از فرآیندهای انسان‌محور و سیستمی سروکار دارند.
• ابزارهای BPM می‌توانند تبادل استعلام‌های فروش و فاکتورها را هماهنگ کنند و در نهایت فرآیندها و گردش کار چرخه فروش را کوتاه‌تر کنند.

آینده مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) که رویکردی ساختاریافته برای بهبود فرآیندهای کسب و کار است، یک discipline (زمینه علمی) جدید نیست، اما رو به تکامل است و ماهیت پویای انجام کار و تجارت در قرن بیست و یکم آن را هدایت می‌کند.

نیاز به فعالیت در بازار دیجیتال، افزایش شیفت به دورکاری ناشی از همه‌گیری کووید-۱۹ و اخیراً، ادغام قابلیت‌های هوش مصنوعی در نرم‌افزارهای کسب و کار و نوآوری در ابزارهای اتوماسیون، شرکت‌ها را در همه اندازه‌ها واداشته است تا فرآیندهایی را که برای تحقق اهداف تجاری خود استفاده می‌کنند، مجدداً ارزیابی کنند.

BPM و فناوری‌هایی که از آن پشتیبانی می‌کنند، برای پاسخگویی به این نیازهای جدید تکامل یافته‌اند. در ادامه به خلاصه‌ای از روندهای اخیر و نوظهور در BPM اشاره شده است:

• ابزار توسعه‌دهندگان شهروند (Citizen developer): این ابزارها باعث دموکراتیزه شدن BPM می‌شوند و به کاربران بیشتری در سراسر سازمان امکان می‌دهند تا روش‌های جدیدی را برای بهبود فرآیندها شناسایی، اجرا و اندازه‌گیری کنند.
• اتوماسیون هوشمند فرآیندهای کسب و کار: با گنجاندن هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و RPA در گردش کار، کارایی فرآیند را بهبود می‌بخشد.
• ادغام قابلیت‌های BPM در برنامه‌های کاربردی کسب و کار: گنجاندن قابلیت‌های BPM توسط فروشندگان نرم‌افزار، دامنه اصول و فناوری BPM را گسترش می‌دهد.
• استخراج خودکار فرآیند: ابزارهای استخراج خودکار فرآیند، ایجاد تصویری دقیق از فعالیت‌هایی که یک فرآیند را تشکیل می‌دهند و نحوه بهینه‌سازی آن‌ها را برای سازمان‌ها بسیار آسان‌تر کرده‌اند. با آنلاین شدن مراحل بیشتر فرآیند، کارهای دستی که قبلاً توسط انسان انجام می‌شد (و از طریق مصاحبه و مشاهده در BPM ثبت می‌شد) نیز به راحتی قابل نقشه‌برداری و بهینه‌سازی خواهند بود.
• مدیریت تطبیقی فرآیند (APM): این قابلیت انعطاف‌پذیری اتوماسیون فرآیند را با امکان مدل‌سازی تکرارشونده فرآیند در زمان واقعی به شدت بهبود می‌بخشد.
• نوآوری در مدل‌سازی فرآیند: به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای موجود را بهتر درک کنند و برای ایجاد بهبود، سوالات فرضی مطرح کنند.
• شبیه‌سازی فرآیند: به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا قبل از راه‌اندازی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را امتحان و آزمایش کنند.
• توسعه کم‌کد (Low-code): شرکت‌ها به دنبال ایجاد تعادل بین توسعه با کد کم و توسعه سفارشی در راستای بهبود فرآیند هستند.
• هوش مصنوعی تولیدکننده (Generative AI): به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها و گردش کارهای کسب و کار را دوباره تصور کنند و هوش مصنوعی تولیدکننده را در وظایف خاص ادغام کنند.

این روندها نشان می‌دهند که مدیریت فرآیند کسب و کار در حال تبدیل شدن به یک عنصر ضروری در دیجیتالیزه کردن عملیات تجاری و دستیابی به چابکی و انعطاف‌پذیری بیشتر در سازمان‌ها است.

منبع: ibm – techtarget