برای داشتن یک مذاکره موفق باید چه نکاتی را رعایت کرد؟

انسان موجودی اجتماعی است و می‌توان گفت تمام منافعش در گرو نحوه برقراری ارتباط و مذاکره او با دنیای پیرامونش قرار دارد. تمام افراد در این مذاکرات نهایت تلاش خود را برای کسب امتیاز بیشتر بکار می‌گیرند. زیرا مذاکره موفق مذاکره‌ای است که شما در آن امتیاز بیشتری کسب کنید و به این ترتیب امتیازات طرف مقابل خود را کمتر کنید. البته همین که طرف مقابل تا انتهای مذاکره باقی بماند هم به نوبه خود برد به حساب می‌آید. در این مقاله فنون علمی که در مذاکره موفق شما را یاری خواهند کرد را بیان کرده‌ایم.

انواع گفتگو را بشناسید

برای داشتن مذاکره موفق در ابتدای راه این پرسش را از خودتان بپرسید: آیا مذاکره پیش‌رو مذاکره‌ای کوتاه مدت است یا بلند مدت؟

لِی تامپسون (Leigh Thompson) استاد مدیریت دانشگاه کلاگ در کتاب خود با عنوان ذهن و قلب مذاکره کننده، می‌گوید:

« رابطه میان مشتری و گارسون در یک رستوران کنار جاده‌ای یک مذاکره کوتاه مدت است. این مذاکره ممکن است بارها در زندگی هرکسی اتفاق بیفتد. خیلی بعید است که مشتری و خدمه رستوران دوباره با هم ملاقات کنند، به همین دلیل هم این یک گفتگوی کوتاه مدت است. اما گفتگوهای کارمندان در محیط کاری را باید از نوع مذاکرات بلند مدت دانست».

در صورتی شما یک مذاکره موفق بلند مدت خواهید داشت که علاوه بر امتیازاتی که بدست می‌آورید روی دیگران هم تاثیر می‌گذارید.

مذاکره موفق

برای داشتن مذاکره موفق شما پیشنهاد دهنده باشید

اثر لنگراندازی ذهنی یک سوگیری در بحث روانشناسی است. این اثر بر تصمیمات، قضاوت‌ها، رفتارها و باورهای افراد تاثیر زیادی می‌گذارد. شما هم برای داشتن مذاکره موفق از اثر لنگراندازی ذهنی استفاده کنید. گزینه‌ها و پیشنهادهایی که در اول مذاکره ارائه می‌شوند معمولا تاثیر مستقیمی بر انتخاب های افراد دارند. به طور مثال زمانی که شما در یک مصاحبه کاری هستید اگر همان ابتدا بالاترین رقم را به عنوان حقوق خودتان پیشنهاد دهید، نتیجه بهتری دریافت خواهید کرد تا زمانی که رقم پایین پیشنهاد دهید. زیرا در جلسات مصاحبه کاری مدیران سازمان (مدیریت منابع انسانی و …) رقم پیشنهادی را به تدریج کم می‌کنند.

تامپسون می‌گوید:

«برد با کسی است که پیشنهاد اول را بدهد. ممکن است طرف مقابل پیشنهاد شما را مسخره بداند، اما اصلا اهمیت ندهید. مهم این است که شما کاری را انجام داده اید که از درستی آن اطمینان دارید».

از پیشنهاد تهاجمی استفاده کنید

از نظر آدام گالینسکی (Adam Galinsky) پژوهشگر دانشگاه کلمبیا، افراد در مذاکرات کاری خود معمولا برای بیان پیشنهادها کمی محتاط عمل می‌کنند. او معتقد است مذاکره درباره حقوق و دستمزد مانند فروش خانه است. او در این زمینه می‌گوید:

«دیدگاه فروشنده را در نظر بگیرید. هرچه قیمت پایه‌ی شما بالاتر باشد قرارداد نهایی نیز بالاتر بسته می‌شود».

شما با دادن پیشنهاد قیمت بالاتر در اصل توجه خریداران را روی ویژگی های مثبت کار منعطف کرده و مذاکره موفق را تجربه می‌کنید. از طرفی شما پس از دادن پیشنهاد بالا می‌توانید پیشنهادهای دیگر خود را در قالب امتیاز به طرف مقابل ارائه دهید و با این وجود باز هم به نتیجه دلخواه خود برسید. در حالی که اگر پیشنهاد اول شما پایین باشد یا به عبارتی تهاجمی نباشد، چاره‌ای جز پافشاری بر روی آن پیشنهاد یا ارائه امتیازات کمتر نخواهید داشت. پس نقش پیشنهاد اولیه‌ی تهاجمی را در مذاکره موفق دست کم نگیرید.

پیش از مذاکره کفِ قیمت خودتان را مشخص کنید

چاد الیس (Chad Ellis) که یک پژوهشگر در زمینه مذاکره موفق است به وضوح به این مسئله اشاره کرده و می‌گوید: بهتر است همواره برای خود یک کف قیمت در نظر بگیرید. کف قیمت یکی از موارد تاثیرگذار در داشتن مذاکره موفق است. پس فرقی ندارد فروشنده باشید یا خریدار در هر صورت کف قیمت خود را مشخص کنید. دلیل مؤثر بودن این مسئله بر داشتن مذاکره موفق این است که شما پیشنهادهای دریافتی را با این قیمت ارزیابی می‌کنید و در صورت تفاوت زیاد، آن را نمی‌پذیرید. از دیدگاه روانشناسی تعیین یک سطح قیمت محکم باعث می‌شود تا شما از پیشنهادهای دیگران تاثیر نپذیرید.

برای داشتن مذاکره موفق باید مانند آینه بود

مذاکرات و ارتباطات میان افراد باعث می‌شود آن ها تحت تاثیر یکدیگر قرار بگیرند. برخی فاکتورها در انسان وجود دارند که متاثر از رفتار دیگران هستند، مانند لهجه، الگوهای رفتاری، چهره و زبان بدن.

نتیجه تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد مذاکره موفق در گرو تاثیر پذیری از طرف مقابل است. علاوه بر این تقلید کردن از الگوهای رفتاری طرف مقابل باعث افزایش دامنه ارتباطی افراد نیز می‌شود. مذاکره کنندگانی که در مذاکره مانند آینه عمل می‌کنند هم عملکرد خوبی خواهند داشت و هم نتیجه بهتری کسب خواهند کرد.

به پتانسیل های خود بیشتر توجه کنید

برای این که یک مذاکره موفق داشته باشید باید بر روی پتانسیل ها و توانایی های بالقوه خود پافشاری کنید. زیرا تحقیقات صورت گرفته در دانشگاه های هاروارد و استنفورد نشان می‌دهد که پتانسیل ها و توان بالقوه شماست که توجه دیگران را جلب می‌کند نه دستاوردهایتان. به عبارت دیگر پتانسیل ها به دلیل عدم قطعیتی که دارند نسبت به دستاوردهای شما که حقایقی شناخته شده هستند، تاثیرگذاری بیشتری دارند.

در مواجهه با ارقام و اعداد منعطف‌تر باشید

یکی از رموز مذاکره موفق این است که شما رقم مد نظر خود را کمی بالاتر از آنچه واقعا در نظر دارید بیان کنید. مثلا اگر پایه حقوق 100 هزار دلار در ذهنتان است، بازه 100 تا 120 هزار دلار را به عنوان میانگین حقوق خود اعلام کنید. طبق تحقیقات انجام شده، افراد بازه قیمتی شامل رقم پیشنهادی شما و یک پله بالاتر از آن را بهتر می‌پذیرند. با پیشنهاد یک بازه به عنوان میانگین قیمت، احتمال این که با رقمی بسیار کمتر از آنچه مد نظر داشتید مواجه شوید بسیار است. پس سعی کنید به جای پافشاری بر روی یک عدد و رقم، یک میانگین حقوقی پیشنهاد دهید.

در طی مذاکره درباره خودتان صحبت کنید

در سال 2002 در میان دانشجویان دانشگاه های نورث وسترن و استنفورد آزمایشی صورت گرفت. در این آزمایش آدام گرنت (Adam Garnet) از دانشجویان خواست تا از طریق ایمیل با یکدیگر مذاکره کنند. برخی از دانشجویان فقط اسم و آدرس ایمیل خود را بهم دادند و هیچ صحبت دیگری نداشتند. اما گروه دیگری از دانشجویان سعی کردند تا علاوه بر اسم و آدرس ایمیل، اطلاعات بیشتری درباره شخصیت و علایق طرف مقابل خود کسب کنند.

نتیجه این آزمایش نشان داد مذاکره 59 درصد از دانشجویان گروه دوم، مذاکره موفق بود. در حالی که تنها 40 درصد از دانشجویان گروه اول با هم به توافق رسیدند و مابقی آن ها مذاکره‌ای ناموفق داشتند.

همه گزینه ها را روی میز نگهدارید تا مذاکره موفقی داشته باشید

نیل راکهام (Neil Rackham) در رابطه با مذاکره کنندگان موفق به این نتیجه رسید که آن ها موضوعات را به صورت یکجا پیگیری می‌کنند نه تک به تک. به عبارت دیگر از نظر او این افراد همه گزینه ها را روی میز نگه می‌دارند. گرنت نیز با این اعتقاد نیل راکهام موافق بود و آن را تایید کرد.

برای این که مذاکره موفق داشته باشید باید تمام شرایط را به صورت موازی پیش ببرید. یعنی بجای این که اول مسئله حقوق را حل کنید و سپس به سراغ گزینه های بعدی بروید باید حقوق و موقعیت مکانی و میزان تعطیلات سالانه و میزان پاداش و … را همزمان مطرح کرده و حل کنید.

مهارت‌های مذاکره

در کسب و کار مهارت‌های مذاکره موفق برای تبادلات رسمی و غیررسمی مهم و ضروری است.

یکی از پایه‌های اصلی یک تجارت موفق، انجام مذاکره موفق است. شما باید بتوانید با افراد یا شرکت‌های مختلف مذاکره کنید و به چیزهایی که مد نظر دارید، برسید. مذاکره فرآیندی است که دو یا چند نفر (طرف) با نیازها و اهداف مختلف در مورد موضوعی باهم صحبت و تبادل نظر می‌کنند تا یک راه حل مشترک و پذیرفتنی را برای این مسائل پیدا کنند. در کسب و کار مهارت‌های مذاکره برای تبادلات رسمی و غیررسمی مهم و ضروری است. افراد باید بتوانند در تمام شرایط مذاکره تسلط داشته باشند.

یک مذاکره خوب در موفقیت‌های تجاری بسیار مؤثر است. آنها:

• به شما کمک می‌کند تا روابط بهتری بنا کنید.

• به جای دستیابی به راه‌ حل‌های کوتاه مدت که نمی‌تواند نیازهای طرفین مذاکره را برطرف کند، به راه‌ حل‌های خوب، با کیفیت و طولانی‌ مدت برسید.

• به شما کمک می‌کند تا جلوی مشکلات آتی را بگیرید.

مذاکره به داد و ستد نیاز دارد. در یک مذاکره شما باید چیزهایی را بدهید تا بتوانید چیزهایی دریافت کنید. شما باید توانید یک رابطه همراه با احترام را که منجربه یک نتیجه برد-برد برای طرفین مذاکره می‌شود، ایجاد کنید. یک مذاکره موفق و ایده‌آل قرار است طوری باشد که امتیازی را که برای شما ارزش کمتری دارد، و در عین حال برای طرف مقابل بسیار با ارزش است، بدهید. یک مذاکره خوب همیشه هر دو طرف را راضی نگه می‌دارد و آنها دوست دارند دوباره با هم در تجارت شریک باشند.

یک مذاکره موفق چه ویژگی‌هایی دارد؟

یک مذاکره موفق:

• انعطاف‌پذیر

• خلاق

• با آگاهی زیاد از خود

• با برنامه‌ریزی خوب

• صادقانه

• با رویکرد برد-برد

• و همراه با ارتباط خوب است.

در طی یک مذاکره، شما خودتان انتخاب می‌‌کنید که لحن و ساختار مذاکره شما چگونه باشد. سه نوع ارتباط در مذاکره وجود دارد که می‌توانید از هریک از آنها در مذاکره خود استفاده کنید: منفعل، تهاجمی و یا تضمینی. ارتباط تضمینی شانس شما را برای رسیدن به نتایج موفق از یک مذاکره بیشتر می‌کند. در واقع روند مذاکره طوری پیش می‌روند که می‌دانید در انتها به آنچه که می‌خواهید می‌رسید. ارتباط منفعل از یک زبان مبهم استفاده می‌کند، بیشتر زبان بدن در این مذاکره دیده می‌شود و خیلی راحت به تقاضای طرف مقابل پاسخ داده می‌شود. ارتباط تهاجمی از اسمش پیدا است که با لحن تهاجمی و با صدای بلند صورت می‌گیرد. بیشتر جمله‌ها و تقاضاها با «من» شروع می‌شود و جمله‌های انتقادی نیز با «تو» شروع می‌شود.

راه‌کارهای داشتن یک مذاکره مؤثر

سعی کنید کارهای زیر را در مذاکرات خود انجام ندهید:

• مذاکره را با دعوا و بحث و جدل اشتباه نگیرید. باید آرام و حرفه‌ای و صبور باشید.

• احساساتی نشوید. به یاد داشته باشید که همواره به موضوع اصلی بچسبید و اصلاً چیزی را به خود نگیرید و شخصی نکنید. عصبانی نشوید.

• اگر به نتیجه دلخواه خود نرسیدید، طرف مقابل را سرزنش نکنید.

سعی کنید کارهای زیر را در مذاکرات خود انجام دهید:

• نسبت به چیزی که ارائه می‌دهید کاملاً تسلط داشته باشید و دقیق بدانید که از طرف مقابل چه چیزی می‌خواهید.

• آماده باشید. بدانید که طرف مقابل شما از این مذاکره چه چیز می‌خواهد. از شرایطی که در آن هستید درک کامل و کافی داشته باشید.

• در مورد نوع ارائه اهداف و انتظارات خود در مذاکره ثبات داشته باشید و مسیر یکسانی را پیش بگیرید.

• برای مذاکره خود یک راهنما و دستورالعمل درست کنید و سعی کنید در طول مذاکره از دستورالعمل خود خارج نشوید.

• از مهارت‌های ارتباطی مؤثر مثل زبان بدن مثبت استفاده کنید.

• برای توافق و سازش آماده باشید.

• سعی کنید به راه‌حل‌های سودمند دوجانبه برسید.

• سؤال زیاد بپرسید.

• به جزئیات توجه کنید.

• همه چیز را یادداشت کنید.

منبع: business.qld.gov