۸ قدم برای اجرای تغییر در سازمان

۲. توسعه یک برنامه

از بینش هایی که در مرحله آماده سازی به دست آوردید برای تعیین نحوه اجرای تغییرات مورد نیاز استفاده کنید. برنامه ای ایجاد کنید که جهت سازمان شما را تعیین کند، از جمله اینکه چگونه به تغییرات لازم دست یابید و چگونه اندازه گیری کنید که آیا تغییرات موفقیت آمیز بوده اند یا خیر.

بسته به وسعت تغییراتی که اجرا می کنید، ممکن است نیاز به ایجاد برنامه ای برای حمایت از کارکنان در طول این انتقال داشته باشید. ارزیابی تأثیر شما، کارمندانی را که بیشترین تأثیر را داشته اند شناسایی کرده است، بنابراین برنامه اجرایی شما همچنین باید شامل هر نوع پشتیبانی یا آموزشی باشد که این کارکنان ممکن است به آن نیاز داشته باشند. مواردی که باید در نظر بگیرید شامل برنامه های منتورینگ، برنامه های آموزش متقابل و سیاست های درِ باز است که کارکنان بتوانند برای کمک و دریافت توضیحات مراجعه کنند.

۳. ارتباط تغییر به کارمندان

برای انتقال موثر تغییر به کارکنان، باید یک استراتژی ارتباطی توسعه دهید. در این برنامه، پیام های اصلی خود را شرح دهید، مخاطبان خود را شناسایی کنید و تعیین کنید چه کسی یا چه رسانه ای این اطلاعات را ارائه خواهد کرد. بسته به ماهیت تغییر، ممکن است نیاز باشد نحوه پاسخگویی مدیریت به مقاومت یا بازخورد کارکنان را نیز در نظر بگیرید.

با توجه به ارزیابی تأثیر شما، به احتمال زیاد از قبل می دانید که کدام سطح از سازمان بیشترین تأثیر را از تغییر خواهد گرفت. توصیه می شود که ابتدا و بیشتر با این کارکنان ارتباط برقرار کنید.

۴. ارائه دلایل تغییر

برای جلب حمایت کارکنان در هنگام اجرای تغییر، باید ضرورت تغییر را نشان دهید. اغلب، بهترین راه برای دستیابی به این هدف ارائه داده هایی است که از تصمیم شما پشتیبانی می کند. چنین داده‌هایی ممکن است شامل نظرسنجی‌های مشتری یا کارمند، اهداف تجاری استراتژیک یا برنامه‌های بودجه باشد. به خاطر داشته باشید که بر مزایای اجرای تغییر تأکید کنید. کارکنانی که درک می کنند چرا این تغییر در حال وقوع است، ممکن است بیشتر تمایل داشته باشند که به طور فعال در تغییر مشارکت کنند.

۵. دریافت بازخورد کارکنان

پس از اطلاع رسانی تغییر به کارکنان، به آنها فرصت دهید تا بازخورد خود را ارائه دهند. شما می توانید برای برگزاری جلسات حضوری بازخورد برنامه ریزی کنید یا نظرسنجی ارسال کنید. تغییر ممکن است برخی از افراد را عصبی کند، بنابراین اجازه دادن به کارکنان برای بیان نظراتشان باعث می شود که آنها احساس کنند بخشی از تصمیم گیری یا گفتگو هستند. شما حتی ممکن است به بینش هایی در مورد چگونگی بهبود برنامه های اجرایی خود دست یابید. تشویق کارکنان به ابراز نگرانی هایشان همچنین فرصتی را برای رفع هرگونه سوء تفاهم و پاسخ به هر گونه سوال باقی مانده فراهم می کند.

۶. راه اندازی تغییر

تغییر موثر به صورت مرحله ای اتفاق می افتد که اطمینان می دهد کارکنان تحت فشار قرار نمی گیرند. یک جدول زمانی ایجاد کنید که از جنبه هایی شروع شود که ابتدا باید آنها را تکمیل کنید، مانند آموزش کارکنان، خرید تجهیزات یا نصب نرم افزار. تعیین مهلت زمانی برای ارزیابی فرآیند اجرا و تعیین اینکه آیا به اهداف مورد نظر خود دست یافته اید، مفید است. بسته به اینکه چقدر زمان برای اجرای تغییر دارید، ممکن است بخواهید یک برنامه آزمایشی را در نظر بگیرید. با انجام تست تغییر توسط گروه کوچکی از کارکنان قبل از اجرای آن در کل شرکت، احتمال موفقیت تغییر را افزایش می دهید.

۷. نظارت بر تغییر

هنگامی که تغییرات را در سراسر سازمان اجرا می‌کنید، همچنان به نظارت بر فرآیند ادامه دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان شما از رویه‌های اجرای صحیح پیروی می‌کنند. بسته به نقش شما، ممکن است مستقیماً کارکنان را رصد کنید یا وظایف را به سرپرستان دیگر محول کنید.

حداقل به صورت هفتگی سعی کنید بر پیشرفت نظارت داشته باشید – در ابتدای اجرا، حتی ممکن است بخواهید به صورت روزانه بر پیشرفت نظارت داشته باشید. نظارت دقیق بر پیشرفت به شما کمک می کند تا هر اشتباهی را که پیش بینی نکرده اید اصلاح کنید و هر نتیجه غیرمنتظره دیگری را از تغییر ارزیابی کنید.

با کارمندان یا تیم خود همکاری کنید تا تعیین کنید چگونه موفقیت اجرای تغییر را اندازه گیری خواهید کرد. در برخی موارد، ممکن است نتایج قابل سنجشی داشته باشید که به راحتی قابل اندازه گیری باشند. اگر داده های قابل سنجشی برای کار ندارید، ممکن است بخواهید در مورد روش های دیگر اندازه گیری موفقیت طوفان فکری کنید. برای مثال، می توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• هدف این تغییر چه بود؟
• با توجه به هدف اولیه ما، موفقیت چگونه به نظر می رسد؟
• کدام بخش های کسب و کار ما از زمان اجرای تغییر بهبود یافته اند؟
• آیا مناطقی وجود داشته باشد که بهره وری آنها کاهش یافته باشد؟

در مرحله برنامه ریزی، شما برای ارزیابی اجرا مهلت تعیین کردید. هنگامی که به این مهلت رسیدید، با تیم خود ملاقات کنید تا نتایج را بر اساس معیارهای تعیین شده برای سنجش موفقیت ارزیابی کنید.

تعیین کنید که با اجرای تغییرات به اهداف تجاری خود رسیده‌اید یا در رسیدن به آنها پیشرفت داشته‌اید. همچنین می توانید در مورد اینکه آیا فرآیند اجرای تغییر به شکل مورد نظر کار کرده است بحث کنید و مشخص کنید که آیا نیاز به انجام اصلاحاتی دارید. نتایج بحث خود را با کارمندان به اشتراک بگذارید – دیدن اینکه آنها پیشرفت داشته اند یا به اهداف دست یافته اند می تواند به انگیزه آنها در محل کار کمک کند.