مشاوره سازمانی: راهنمای جامع برای بهبود و توسعه سازمان‌ ها

آشنایی با مشاوره سازمانی: راهنمایی برای بهبود عملکرد و توسعه

هدف ما از نگارش این مقاله، شرح تعریف دقیق در مورد مشاور سازمانی است؛ و این که مشاوره سازمانی (Organizational consulting) مشمول چه مواردی خواهد شد. این که مشاور کیست و چه وظایفی در سازمان دارد، مسئله مهمی به شمار می رود که در ایران بسیار کلی و دارای ابهام است. هنوز در مورد آن تعریف مشخص و درستی وجود نداشته و سازمان ها نمی دانند وظایف مشاور چیست. حتی مشاوران سازمانی هم به همین دلیل نمی توانند برای سازمان ها، شرکت ها و کسب و کارها، بهره وری لازم را به ارمغان آورند.

تحولات امروز که به سرعت در حال رخ داده است، موفق شده است تمامی عرصه های زندگی را تحت شعاع خود در آورد. به گونه ای که حتی سازمان ها و افراد هم باید خود را با این میزان تحولات، سازگار نمایند. تکنولوژی دچار تغییر و تحول شده و این مسئله به تنهایی منجر به ایجاد تغییر در دنیای تجارت سازمان ها نیز گردیده است. حتی آنها را مجبور کرده تا برای بقا و توسعه، با این تغییرات هماهنگ شوند.

سازمان های زیادی نیز به همین دلیل، برای بهبود کارایی های خود که در حال تغییر هستند، برای جلوگیری از تجدید و ادغام، اقدام به برنامه ریزی مناسب نموده اند. آنچه مهم است، این است که کارکنان هم باید خود را با این میزان تحولی که در دنیا رخ می دهد، سازگار نمایند. البته باید بیان کنیم که این میزان تغییرات، منبع اصلی استرس شغلی هم به شمار می روند.

برای آنکه بتوان با این میزان استرس شغلی مقابله کرد و سازمان ها و افراد را با دنیای پیچیده ای که در حال تغییر است، همسو ساخت، نیاز به تبادل نظر و مشاوره سازمانی خواهد بود. دیویسون معتقد است، زمانی که افراد در سازمان ها از راهنما و منابع حمایتی برخوردار نیستند، نیاز به یک مشاور سازمانی ضروری خواهد بود. برقراری مشاوره با کارکنان، در هر زمان و مکانی امکان پذیر است و نوعی فرایند مستمر به شمار می رود.

سازمان ها به سرعت با نیازهای پیچیده و متحولی مواجه می شوند. از این رو آنها نیاز دارند که در تمامی حوزه ها و عرصه های صنعتی، آموزشی، فردی، امنیتی و گروهی، مشاوره دریافت کنند. طبق پژوهش های انجام شده، سازمان ها و حوزه های فردی که از مشاوره بهره مند می شوند، با پیامدهای سازنده ای روبرو می شوند. اگر مشاوره به درستی و توسط افراد متخصص انجام شود، بهترین استراتژی را برای کسب و کار رقم خواهد زد.

تعریف مشاوره سازمانی چیست؟

مشاوره سازمانی به کارکنانی که در حوزه کسب و کار خود با چالش های مختلف شخصی و شغلی مواجه شده اند، کمک می کند. همچنین به عقیده محققان، اصل و اساس درمان، تصحیح کردن عملکرد در حل مشکلات است و این کار باید به سرعت انجام شود. تعیین کردن مقرراتی به منظور کسب کردن مهارت های مشاوره برای سازمان، روندی دائمی برای رشد کسب و کار است.

مشاوره سازمانی از پیچیدگی های خاصی برخوردار است. از این رو همه سازمان ها به راحتی نمی توانند این پیچیدگی ها را مدیریت کنند. از جمله این پیچیدگی ها، عبارتند از:

• ایجاد تعارض میان نظم درون سازمانی و خدمات مشاوره ای
• نیازهای شخصی مشاوران سازمانی
• مقاومت نمودن سازمان ها برای کمک شخصی به کارکنان
• عوامل فرهنگ عمومی که مانعی برای درخواست مشاوره به شمار می روند.

انواع خدمات ارائه شده توسط مشاوران سازمانی

انواع خدمات مشاوره سازمانی در سازمان ها، بسته به کارکرد و عناوین مختلف، مورد استفاده قرار می گیرند. این خدمات شامل مواردی می شوند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد. ما ابتدا به تعریف آنها خواهیم پرداخت و در ادامه خدمات هر یک را بیان می کنیم.

مشاوره شغلی

این نوع مشاوره، به فرد کمک می کند تا در مورد نیازهای شغلی خود، اطلاعات کسب کند و استعدادها و رغبت های فرد را تعیین نماید. مشاور تنا نقش راهنما و مشورت کنده را برای فرد ایفا می کند. هرگز مشاور فرد را مجبور نمی کند که بخواهد یک شغل مشخصی را انتخاب کند. در عین حال، به او برخی مشاغل یا شغل ها را پیشنهاد می نماید.

نیلند (1980) معتقد است مشاوره شغلی، در مسیر رشد مثبت مراجع در حرکت است و برداشت های اشتباه را در خصوص یک شغل برطرف می سازد. مشاوره کمک می کند تا فرد بتواند برای انتخاب یک شغل مناسب، تصمیم درستی اتخاذ کند. همچنین به او آموزش می دهد که بتواند از عهده شغلی که انتخاب کرده است، برآید.

به طور سنتی می توانیم بگوییم راهنمایی و مشاوره شغلی، مناسب جوانان است. اما از آنجایی که مشاغل جدید به وجود آمدند، بزرگسالان هم به دریافت این نوع خدمات راهنمایی شغلی نیاز پیدا کردند؛ مخصوصا زمانی که مشاغل آنها از رده خارج شده و آنها تنها کارگران مازاد به شمار می روند.

مشاوره استخدامی

افراد با دریافت خدمات مشاوره ای مناسب هر شغل، برای انجام آن کار آماده می شوند. در این نوع مشاوره، مشاوران هم به مشکلاتی که مربوط به کار است می پردازند و هم به مشکلات شخصی توجه می کنند. اگر این مشاوره با رویکرد اخلاقی فعال شرکت ها در حمایت از کارکنان خود همراه باشد، می تواند تاثیرات مثبتی به همراه داشته باشد.

مشاوره تغییر شغل

این نوع مشاوره بیشتر برای سازمان هایی که نیروی مازاد دارند، کاربرد دارد. به گونه ای که به کارکنانی که شغل خود را از دست داده اند، خدمات مناسب ارائه می نماید. همچنین به آنها کمک می کند تا شرایط اخراج را پذیرفته و خود را از انجام کار کنار بکشند و به دنبال مشاغل دیگری برای جایگزینی شغل قبلی خود باشند.

در این چنین حالتی، رویکرد مناسب برای پیدا کردن یک شغل، توانایی ها، علائم، مهارت های شغلی سازمانی فرد، شخصیت و سازگاری فرد با شغل جدید خواهد بود. در گذشته برنامه، برنامه تغییر شغل بر مکانیسم های جستجوی شغل و دریافت مشاوره برای انجام مصاحبه متمرکز بود. این نوع خدمات، جزو عناصر اصلی به شمار می روند.

در حال حاضر تغییر دادن شغل، به خدمات دیگری غیر از این خدمات نیاز دارد و حتی لازم است که با تغییرات دنیای تجارت نیز روبه رو گردد. خدمات تغییر شغل، لازم است افراد را در بررسی تمامی گزینه های شغلی اعم از کارآفرینی و ایجاد یک شغل جدید، توانمند نماید. از سوی دیگر به ایجاد استراتژی کارآفرینی هم کمک کند.

آنها نیاز دارند که افراد را برای بازنشستگی آماده کرده و به آنها کمک کنند که بتوانند با تغییرات مختلف و پی در پی مواجه شوند. برای سازگار نمودن افراد با تغییرات دنیای کار، آنها مسئولیت بیشتری برای برنامه ریزی شغلی کسب خواهند کرد. موسسات مشاوره سازمانی لازم است به افرادی که جوینده کار هستند، کمک کنند تا مهارت های مورد نیاز خود را شکل دهند.

مهمترین دلایل نیاز به مشاوره سازمانی در حوزه تغییر شغل در شرکت ها را، باید چنین بیان کنیم:

• حفظ کردن شهرت و حیثیت شرکت و سازمان در جامعه
• تعهدات شرکت ها نسبت به کارکنانی که باقی مانده اند
• کار کردن بر روی نگرش کارکنان سابق سازمان، نسبت به شرکت
• حمایت کردن اخلاقی از بقاء کارکنان و تولید مداوم آنها
• حمایت کردن از کارکنانی که به شیوه ای احترام آمیز، حذف شده اند

مشاوره کارگماری

از طریق این نوع مشاوره، افراد می توانند برای عملکرد بهتر و کارآمدتر، رشد و کنار آمدن با مشکلات، بهتر آماده شوند. این نوع مشاوره با مشاوره سنتی، در سه مورد با یکدیگر مشابه هستند. هر دو نسبت به رشد، بقا و عملکرد شخص، از حساسیت بالایی برخوردارند. البته این دو مشاوره تفاوت هایی را هم با یکدیگر دارند؛ زیرا مشاوره کارگماری تنها درگیر رابطه شخصی میان یک مراجع و مشاور نیست و از رابطه سه جانبه برخوردار است. یعنی علاوه بر آنکه به مراجع مشاوره ارائه می کند، شامل کارفرمایان نیز می شود.

در مشاوره کارگماری این سوال مطرح می شود که اصلا مراجع چه کسی است؟ پاسخ این سوال، مطرح کننده موضوع میان رازداری رابطه مراجع کارگر و مشاور است. بدان معنا، که چیزی برای برقراری اعتماد میان آن دو، لازم و ضروری است. آیا مشاور وظیفه دارد اطلاعات را برای کارفرما آشکار کند؟

ماهیت این تردید در پاسخ دهی، درباره محرمانه بودن رابطه نیست؛ بلکه در مورد انتظارات کارفرما و کارمند، حقوق قانونی، و علائق در یک پیوستاری است؛ که میان نگرانی های مشاور در خصوص مراجع و نگرانی های کارفرما در خصوص عینیات تجارت، نوعی اهمیت و ارزش ایجاد می کند.

چرا سازمان‌ها به دنبال خدمات مشاوره سازمانی هستند؟

کارفرمایان از انگیزه های متفاوتی به منظور عرضه مشاور سازمانی، برخوردارند. این انگیزه ها، شامل انگیزه های مثبت و منفی می شوند. انگیزه هایی متفاوتی که توسط کارفرمایان برای ارائه خدمات مشاوره سازمانی در نظر گرفته می شوند، عبارتند از:

1. تلاش برای افزایش کیفیت تولید
2. تمایل به پذیرش یک نوع مسئولیت
3. کاهش صدمه های قانونی و افزایش دادن پاداش به منظور خطراتی که ناشی از کار وجود دارند
4. علاقه به ایجاد بهزیستی و رفاه در میان کارکنان
5. افزایش و ابقاء بهره وری در زمان ایجاد تغییر سازمان، همچون کوچک نمودن سازمان و باز ساختاردهی
6. اعمال نمودن شیوه های مکمل رویه های انضباطی
7. شناسایی نمودن ماهیت های استرس زا در محیط کار
8. سعی در ایجاد کردن یک تصویر مثبت نسبت به کارفرمای مراقب، برای افزایش دادن جذابیت های اخلاقی میان کارکنان تازه وارد

اورلانز انگیزه شرکت های انگلیسی را برای استفاده مشاوره سازمانی از کارکنان، چنین بیان می کند:

• دغدغه هایی که به بهزیستی کارگران مربوط است
• افزایش دهنده توان ارتقاء سلامت
• صدمه ها و هزینه های سنگین بیماری و ارتقاء و تسهیل سطح سلامتی

در اصل می توان بیان نمود که خدمات مشاوره سازمانی تغییر شغل، به کارفرمایان کمک می کند تا کارکنانی که قبلا در سازمان مشغول به کار بوده اند، برای سازمان تبدیل به رقیب غیر منصف نشوند.

مشورت گری

این فرایند، برقرار کننده تعامل میان دو فردی است که شاغل هستند: مشورتگر در اصل یک متخصص به شمار می رود و مشورتجو از ایشان در خصوص مشکل کاری و مسائلی که به او مربوط است، کمک می گیرد. این مشکلات کاری را می توان شامل درمان یا مدیریت یک یا چند مراجع مشتورتجو در نظر گرفت. همچنین شامل انجام برنامه ای برای چنین مراجعان و یا برنامه ریزی استراتژیک نیز، می شود. بسیاری از صاحب نظران، ماهیت سه وجهی مشورتجو، مشورتگر و مراجع را تایید نموده اند.

مشورتگری در اصل فرایندی تعریف شده است که می تواند مشکل را داوطلبانه حل کند؛ و به وسیله مشورتجو یا مشورتگر نیز این فرایند آغاز می شود. روابط مشورتی، نوعی روابط برابر نگر هستند که در عالی ترین حالت خود، با صلاحیت، شفافیت، صداقت و همدلی توصیف می شوند. به این دلیل که ارتباط درست و صحیح برای کسب موفقیت توسط سازمان، امری ضروری است. این تعریف را می توان شامل موارد زیر دانست:

• ارائه خدمات مستقیم به مشورتجو، برای دریافت کمک و بهبود مهارت هایی که در نهایت منجر به مستقل شدن او از مشاور می گردد.
• رابطه درست با یک ارتباط صحیح برقرار می شود.
• سه وجهی که برای مراجع یا بخش سوم، خدمات غیر مستقیم فراهم می کند.
• مشورتجو ممکن است شاغل یا غیر شاغل باشد.
• انواع مشکلات را می توان کار محور دانست، زمانی که مفهوم کار، مورد نظر باشد.
• نقش مشاور بسته به نیاز مشورتجو می تواند تغییر کند.
• امکان شروع فرایند مشورتگری از طرف هر دو سو (مشورتجو و مشورتگر) برابر است.
• تمامی ارتباطات میان مشورتجو و مشورتگر محرمانه هستند.
• محل مشورتگری هم می تواند داخل و هم می تواند خارج از سازمان باشد.

ویژگی‌ های کلیدی یک مشورتگر موفق

مشورتگر کسی است که تمامی خدمات تخصصی را در خصوص نگرانی ها، مشکلات، موضوعات و فرصت های مناسب، ارائه می نماید. این تخصص می تواند شامل حوزه های مختلفی همچون تجربه، دانش، تکنولوژی، رفتارها، فرایندهای الگویی و …. باشد. مشورتگر در اصل نقش اساسی جامع و دربرگیرنده ای دارد که تمامی فعالیت های زیردستان را هدفمند می سازد. همچنین نقشی است که منجر به بهبود بخشیدن وضعیت مراجع نیز می شود.

در واقع مشورتگران را باید رایزنان مدیریتی به شمار آوریم؛ که باید به مراجع خود بهترین راهنمایی های عملی، عینی و صادقانه را ارائه کنند. اگر این رابطه صادقانه باشد، می تواند اعتماد مراجعان را نیز جلب کند؛ که مصالح آن بدون توجه به میزان خطر ناشی از رهنمود، محافظت خواهد شد. مشورتگران دارای رفتار دوستانه ای هستند و بدون آنکه از احساسات زیادی برخوردار باشند و یا پرخاشگری کنند، ابراز وجود می نمایند.

مشورتگران به دنبال راه هایی هستند که بهبود بخش باشد، نه آنکه پشت در منتظر بیمار بمانند. از این رو ابراز وجود و متقاعد کنندگی، امری ضروری خواهد بود. مشورتگران به دنبال آن هستند که کارکنان را در طراحی یک برنامه عملی مناسب و تصمیم گیری، مشارکت دهند. برای مشورتگری الگوهای متنوعی وجود دارد. یکی از این مدل های مشورتگری، بر الگوی پزشکی سنتی مبتنی است.

این الگو مشمول اعمال مشورتگری تخصصی می شود و با تشخیص بیماری های سازمانی، تجویزهای لازم برای آن ارائه خواهد شد. الگوی دیگر همچون روابط مشاوره ای مشورتگری، یک رابطه اعتماد آمیز ایجاد می کند و در زمینه یک قرارداد روانشناختی، مذاکره شروع می شود. این مرحله از این رو اهمیت دارد که مشورتگر در می یابد که مراجع چگونه باید مشکل را درک کرده و سپس بسته به اطلاعاتی که جمع آوری می نماید و بسته به آنها، بازخورد لازم را نشان دهد.

این روش به افراد کمک می کند تا بتوانند خود به تنهایی و به شخصه، مشکلاتشان را حل کنند. همچنین راه حلی یافته و آن را اجرا نمایند. این الگو می تواند به افراد کمک کند که برای سازگاری با مشکل ها، اقدامات لازم را انجام داده و فرصت ها را به صورت مبتکرانه ای توسعه دهند. البته ایگان بیشتر ترجیح می دهد که از واژه کنترل مشکل به جای حل مشکل استفاده نماید؛ زیرا بیشتر مشکلات قابل سازگاری هستند تا آنکه قابل رفع باشند.

اهداف مشاوره سازمانی و مشورتگری

از نظر کاپلان، هدف از مشورتگری دو مقوله است: بهبود بخشیدن عملکرد مشورتجو در رابطه با مراجع که می تواند شامل یک گروه، یک فرد یا یک سازمان باشد؛ و ارتقاء مهارت های مشورتجو، به گونه ای که بتواند در آینده توانایی مقابله با مشکلات را به صورت مستقل کسب کند.

مشورتگری نوعی کمک و هدایت به مشورتجویان است؛ که بتوانند توانایی ها و نگرش های خود را برای برخورد با مراجع افزایش دهند. این مراجع می توانند شخص، گروه یا حتی سازمان دیگری باشند. از این رو اهداف، دو فرایند مجزا دارند که اولین مورد آن، افزایش ارائه خدمات به اشخاص ثالث است؛ و دومین مورد آن، بهبود بخشیدن به توانایی مشورتجو به منظور عملکرد بهتر در حوزه هایی که مسئول آن است.

مشورتگر برای آنکه بتواند امور را با موفقیت انجام داده و پیگیری کند، به مهارت های زیادی نیاز دارد. مهارت هایی از جمله: رشد شغلی، تشکیل تیم، تسهیلگری، مربیگری توسعه و آموزش، طراحی و مدیریت طرح ها و طراحی موفق.

اهداف کلیدی مشاوران سازمانی

هدف اصلی مشاوره را می توانیم کمک به حل مشکلات موقعیتی، کمکی به تصمیم گیری ، بهبود بخشیدن به کارایی شخصی، تامین کردن سلامت مثبت روانی، توسعه بخشیدن به روابط متقابل و انسانی با افراد دیگر، تغییر رفتار و دستیابی به معنای زندگی بدانیم.

در حالی که هدف اصلی مشاوره سازمانی، تشویق کردن کارکنان به مراقبت از خود، ارتقاء بخشیدن رشد و استقلال خود، رشد توانمندی ها و ابزار وجود خواهد بود. البته در این میان برخی از محققان هدف مشاوره سازمانی را انتخاب شغل و سازگار شدن با آن در نظر می گیرند. آنها هدف مشاوره در شرکت ها و سازمان ها را، ترمیم بخشیدن به روابطی که تیره شده اند، از طریق مشاوره، مذاکره کردن و برقرار نمودن همنوایی می دانند.

مهمترین مسئولیت‌های مشاوران در سازمان‌ ها

می توانیم وظایف مشاوران سازمانی را بسته به قابلیت هایی که دارند، متفاوت تلقی کنیم. از این رو وظیفه مشاوره سازمانی از گستره زیادی برخوردار است. برخی از این وظایف را باید چنین معرفی کنیم:

1. مشورت با مدیران: مشاوران به دلیل موقعیت عالی و ممتازی که در خارج از ساختار مدیریت دارند، می توانند مدیران را برای ایجاد یک سیستم موثر و کارآمد، بهتر راهنمایی کنند.
2. نظر خواهی: مشاوران در موقعیت خاص و منحصر به فردی قرار دارند که می توانند اقدام به جمع آوری اطلاعات، تدارک آنها در زمینه احساسات و افکار واقعی نیروی کار نمایند. در صورتی که مدیران در مرتبه بالا، به این اطلاعات توجه کرده و از آنها برای برنامه ریزی مناسب تر استفاده کنند، قادر خواهند بود محل کار انسانی تر و مناسب تری ایجاد نمایند. به گونه ای که در آن نیروهای کار بتوانند احساس هم رایی کرده و باور پیدا کنند که دیدگاه آنها مورد احترام قرار می گیرد.
3. آموزش: مشاوران به خوبی قادر هستند مهارت های بین فردی را به کارکنان سازمان ها آموزش داده و عملکرد ضعیف آنها را بهبود ببخشند. از سوی دیگر آنها می توانند به مدیران کمک کنند که دست از نگرانی از نقش های تغییر یافته خود بردارند.
4. کمک کردن به انتقال اخبار بد: رابطه اعتماد آمیزی که میان کارکنان و مشاوران وجود دارد، این امکان را برای مشاوران فراهم می کند که بتوانند پیام های روشنی دریافت کنند (ما حقیقت را گفته و به شمار کمک می کنیم تا با آن مواجه شوید).
5. مدیریت تحول و تغییر: مشاور قادر است تغییر و رشد سازمان را تسهیل نماید. مثلا می تواند به افراد کمک کند تا با خسارت از دست دادن، عدم اطمینان، آشفتگی، خلق یک هویت جدید و مازاد شدن سازگار شوند.
6. درک پویایی سازمان، افراد و گروه: مشاوران به طور کلی به تغییر مداوم درون سازمان و افراد سازمان توجه دارند و نسبت به مطالب پنهان در سازمان ها از خود حساسیت نشان می دهند. آنها این مطالب پنهانی را مورد بررسی قرار می دهند؛ زیرا می دانند که یک عملکرد نادرست، می تواند بر آنچه افراد احساس می کنند، فکر می کنند و رفتار می نمایند، تاثیر عمیقی بگذارد.
7. مشاوره تغییر شغل: مشاوران تاثیراتی که اخراج شدن بر روی افراد دارد را، درک می کنند. آنها می توانند به افراد کمک نمایند که بتوانند با احساساتی همچون اضطراب و شوک ناشی از بیماری، مواجه شوند.
8. ارزش در نظر گرفتن محتوای تغییر و رشد: مشاوران قادر هستند از یک رویکرد سیستمی پیروی کرده و متوجه این نکته باشند که تغییر در یک بخش، می تواند بر بخش های دیگر هم تاثیرگذار باشد. مثلا چگونه رفتار مدیران بالا با مدیرانی که در سطح پایین قرار دارند، می تواند همچون آبشاری در یک سازمان سرازیر شده و بر دیگر طبقات سازمان هم تاثیر بگذارد.
9. الگوی شدن برای ایجاد روابط حرفه ای: رابطه میان مشاوران و کارکنان می تواند نمونه ای از یک رابطه حرفه ای و اخلاقی در درون سازمان باشد. همچنین این رابطه می تواند الگویی از عمل آگاهانه، توجه و رفتاری توام با احترام باشد.
10. آگاهی ایجاد کردن نسبت به تفاوت در افراد: افرادی که به عنوان نیروی کار هستند، شبیه به هم نیستند. بلکه افراد از نظر چشم اندازها، علائق، اشتیاق ها و آمال و آرزوها، با یکدیگر تفاوت دارند. مشاوران می توانند این تفاوت ها را توضیح دهند.
11. ایجاد توانمندی در میان گروه ها و افراد: مشاوران می توانند به کارکنان آموزش های لازم را ارائه دهند، تا آنها مهارت های مشاوره را در رابطه با همکاران دیگر خود نیز، مورد استفاده قرار دهند.

مشاوران سازمانی چه وظایف و خدماتی ارائه می‌دهند؟

اگر بخواهیم در مورد وظایف و خدمات مشاوره سازمانی تعریف مناسبی ارائه نماییم، می توانیم به تعاریف مختلفی اشاره کنیم که جمعی از تعاریف مختلف هستند. همچنین کمک می کنند تا بتوان از موضوع درک بهتری به دست آورد. مثلا شارف، وظایف مشاوران سازمانی را چنین بیان می کند: رابطه باورانه که شامل سوال باز، انعکاس احساس و محتوای ارائه اطلاعات، مهارت های توجه آمیز، تقویت، تفسیر آزمون و پرسشنامه، کاوش زمینه های خانوادگی و فراهم نمودن اطلاعات شغلی.

دانشمندی به نام ویس نیز، وظایف مشاوران سازمانی را چنین بیان می کند:

• مصاحبه: توانایی مصاحبه کردن بدون تهدید و ترس با افرادی همچون مدیران ارشد و کارگران خط تولید
• بازنگری: کمک کردن به کارکنان برای شناخت مرزهای اطراف خود به صورت منطقی و نگریستن به مشکلات از زاویه متفاوت و با یک چشم انداز جدید.
• بررسی: توانایی برای درک کردن این مسئله که برای رسیدن به توسعه سازمانی، نیاز به گزارش و ارزشیابی نهایی از نتایج لازم است.
• تشخیص مشکلات: مشاور لازم است با کارکنان با علاقه رفتار کند تا بتواند مشکلات آنها را تشخیص دهد. این مسئله و سپس کمک کردن به آنها مسئله مهمی است که باید به آن توجه کرد.

با تمام این وجود، یکی از مهمترین وظایف مشاوره سازمانی تسلط یافتن بر نظریه های رشد شغلی بوده و باید این مسئله را بسته به وضع کارکنان در نظر گیرند. مشاوران سازمانی در موارد مختلفی نقش فعالی دارند. همچون اطمینان بخشیدن به شرایط مناسب مشاوره، برقراری یک شرایط مناسب، مشاوره با کارکنان، راهنمایی کردن مدیران در خصوص نوع رفتار آنها با کارکنانی که دارای مشکل هستند و آموزش بهزیستی و بهداشت.

مشاوران در درون سازمان چه نقشی دارند؟

ارائه الگوهای یادگیری در زندگی شغلی هم، یکی از دیگر وظایف مشاوران است. آنها علاوه بر اینکه نقش درمانگر را ایفا می کنند، نیاز به برخی مهارت ها همچون شنیدن، همدلی و فعال بودن در خصوص وظایف مدیریتی نیز دارند. مدیریت روشنفکر نگران این است که چگونه می تواند میان آرمان ها و اهداف کارکنان با نیازهای تجاری سازمان، ارتباط برقرار کند.

یکی از رایج ترین اقدامات و وظایف مشاوران سازمانی، مشاوره شخصی با مدیران است. آنها از طریق مشاوره با مدیران، بر روی سازمان اثرگذار خواهند بود. مشاوران درون سازمان نقشی همچون پل ارتباطی یا میانجی را ایفا می کنند. مشاور سازمانی در اصل در نقطه اتصال میان دنیای تجارت، کار و مشاوره ایستاده است.

در شرایط ایده آل، مشاوره سازمانی قادر است بر سیاست های مدیریتی تاثیر گذاشته و در انسانی کردن محیط کار، یک نقش اساسی را ایفا کند. این که در سازمان یک چشم انداز معنوی شکل گیرد، می تواند برای متخصص شغلی ابزار جدیدی را فراهم نماید. مشاوران به کارکنان کمک می کنند تا درک معنوی نسبت به منبع در دنیای پیچیده شغلی خود به دست آورند.

مشاوره شغلی با زنان از دیگر وظایفی است که مشاوران سازمانی باید انجام دهند. افرادی که در سن 30 الی 40 سالگی قرار دارند، احتمالا به دلیل نگهداری از بچه، دارای شغل مناسبی نیستند. در حالی که آنها همواره به دنبال یافتن یک شغل جدید و مناسب برای خود هستند.

با زنان نوکارجو بیشتر آشنا شویم

منظور از اصطلاح زنان نوکارجو، زنانی هستند که پس از 30 الی 35 سال، به دنبال شغل جدیدی برای کار هستند. این دسته از زنان ممکن است ازدواج کرده و دارای فرزند باشند و برای کسب درآمد، به دنبال شغل جدید باشند. مشاوران در خصوص این دسته از زنان نیاز دارند برخی نکات را مورد بررسی قرار دهند. از جمله:

• توسعه دادن به فرصت های انرژی
• موانع شغلی که با قالب های ذهنی نقش جنسیت مرتبط است.
• ارائه نمودن توصیه هایی برای افزایش دادن انگیزه زنانی که مجددا می خواهند به کار بازگردند.
• مشاغلی که مناسب زنان هستند و وجود دارند.
• بررسی کردن انتظارات زنانی که مجددا تصمیم گرفته اند به کار بازگردند.

مشاوره سازمانی از راه دور: مزایا و چالش‌ها

از دیگر وظایف مشاوران سازمانی، مشاوره از راه دور است. استفاده از ابزارهایی همچون تلفن و اینترنت، برای حمایت از کارکنان نقش طولانی را ایفا می کند. شرکت ها با تکیه بر این نوع ابزارها، به بررسی و ارائه خدمات در خصوص مقابله با بحران استرس شغلی، اعتیاد، جدایی و دیگر مشکلات و سپس ارجاع دادن آنها به یک متخصص، می پردازند.

مثلا برای مشاوره سازمانی از راه دور، متخصصان مدیریت استراتژیک و برنامه ریزی استراتژیک به وسیله یک سایت، اقدام به هدایت کارکنانی می نمایند که از خیابان، اداره و خانه با آنها تماس برقرار می کنند. بیشتر پیشنهاداتی که توسط واحد مشاوره مدیریت استراتژیک از راه دور ارائه می شود نیز، در بستر پست های مبتنی بر اینترنت و الکترونیکی هستند که تشکیل دهنده بخشی از برنامه های عملیاتی هستند.

افراد ناتوان چگونه می توانند از مشاوره سازمانی بهره مند شوند؟

مشاوره با افرادی که در اشتغال به کاری ناتوان هستند و مسائل مربوط به شغل، از دیگر وظایفی است که مشاوران سازمانی بر عهده دارند. این مشاوره در اصل به منظور تامین اجتماعی معلولین و توانبخشی است. همچنین فرایند مشاوره، از سه بعد علمی برخوردار است، آن هم رایزنی مزایا، انتخاب مزایا و حفظ مزایا است.

1. رایزنی مزایا، در اصل به فرایندی گفته می شود که به افراد ذینفع نشان می دهد، استخدام چگونه بر مزایای دریافتی، تاثیر می گذارد. همچنین افراد ذینفعی را نشان می دهد که به همکاری در انتخاب آگاهانه بسته به اطلاعات مایل هستند. از سوی دیگر به این افراد کمک می شود که بتوانند فواید انواع کارهای مربوط با برنامه خود را بیابند.
2. انتخاب مزایا، مشمول بررسی و تایید وضعیت مزايای افراد ذی نفع می شود. همچنین تحولاتی از مزایا که بر اهداف استخدامی افراد ذینفع تاثیر می گذارند را تعیین می کنند.
3. حفظ مزایا، به فرایندی گفته می شود که طی آن، به افراد ذی نفع با ایجاد یک طرح برای حفظ مزایای خود کمک می کند. همچنین به آنها در خصوص کاربرد فرایند انتقال به شغل جدید هم کمک می شود.

مشاور مزایا، اطلاعات مورد نیاز را ارائه نموده و از افرادی که ذینفع هستند، حمایت می نماید، تا بتوانند وضع مزایا را بهبود ببخشند. مشاور مزایا در اصل همان رابط مشاوران بازتوانی شغلی افرادی که ذینفع هستند، است.

چگونه می توان به شرکت های دانش بنیان مشاوره سازمانی ارائه نمود؟

با وجود آنکه بانک جهانی برای کاهش چالش های سازمان ها و شرکت های دانش بنیان، راهکارهایی را ارائه نموده است، اما لازم است به این نکته توجه نمود که بنگاه های صنعتی که تازه توسط افراد خلاق و کارآفرین تاسیس شده اند، نمی توانند به مرحله رشد با استفاده از روش های سنتی و غیر رسمی وارد شوند.

از این رو آنها نیاز به استفاده از خدمات ارائه شده حقیقی و حقوقی اجرایی و فکری در اداره کردن بهتر شرکت های دانش بنیان دارند. به گونه ای که بتوانند برای برطرف کردن چالش های صنایع نوپا، از راهکارهای اصلی استفاده کنند. برای آنکه بتوان خدمات مشاوره ای مناسب را دریافت کرد، باید بتوان میان « خدمات حرفه ای( انتخاب و اجرای راهکارهای بهبود) » و « خدمات ارشادی (پیشنهاد راهکارهای بهبود)»، تفاوت قائل شد.

نقش مشاوره مدیریت در سازمان ها به صورت سنتی، « مشاوره دادن به مدیران ارشد سازمان ها» است. همچنین مشاوران چیزی به جز ارائه توصیه به سازمان ها نیستند. از این رو مشاوران در واقع برای اداره سازمان ها و تصمیم گیری به جای مدیران، مورد استفاده قرار نمی گیرند.

آنها برای تصمیم گیری استراتژیک و یا اجرای تغییر استراتژیک در سازمان، هیچ قدرتی ندارند. آنها تنها مسئول یکپارچگی و حفظ کردن راه حل هایی هستند که به مدیران سازمان ها ارائه می کنند، تا بتوانند اقدام به انتخاب و اجرای این راه حل ها و توصیه ها نمایند. البته در عمل، انواع و درجات مختلفی از توصیه ها (از ایجاد تغییر کم در یک فرایند، تا پروژه های سازمانی بزرگ) وجود دارد.

اما نکته کلیدی در خصوص نقش مشاوران به عنوان توصیه کنندگان، این نکته است که تنها ارائه کردن یک راه حل مناسب برای آنها کافی نخواهد بود؛ بلکه آنها نیاز به یک راه حل مناسب به شیوه مناسب، در زمان مناسب و به اشخاصی مناسب دارند. (کلیدی ترین مهارت مشاوران). از این رو باید هنر مشاوران سازمان را « انجام کارهایی بدون نیاز به داشتن مسئولیت اجرایی» در نظر بگیریم.

البته سازمان هم باید برای استفاده از توصیه های مشاوران، مهارت و دانش کافی را داشته باشد تا بتواند بیشترین استفاده را از پیشنهادات دریافت شده، نماید.

چرا مدیران نیاز به استفاده از مشاوره کسب و کار و مشاوره سازمانی دارند؟

مشاوران کسب و کار به مدیران کمک می کنند تا بتوانند یک برنامه ریزی مناسب، مدیریت و اجرای ابتکار عمل به صورت انجام وظیفه و حل مشکل در سازمان نمایند. آنها قادر هستند:

یک مشاور مدیریت، دید برون سازمانی دارد و در خصوص پویایی سازمان از یک چشم انداز منحصر به فرد برخوردار است که درک کردن و یا دیدن آن از داخل سازمان امری دشوار است.

مشاوران مدیریت به مدیران چشم اندازی ارزشمند و خارجی را پیشنهاد می نمایند که در پیشرفت سازمان بسیار تاثیر گذار است.

دانش و تخصص ارزشمندی که ناشی از تجربیات گذشته است، توسط مشاوران به مدیران ارائه می شود و کمک می کند تا آنها از انجام کارهای تکراری و اشتباهات خطرناک خودداری کنند.

مشاوران مدیریت نظر و رای افرادی که از اقتدار کمی در سازمان برخوردارند را، به گوش صاحب نظران و مدیران می رسانند. این دسته از افراد، قادر هستند نظرات مهمی بیان کنند که معمولا به سادگی توسط اعضای هیات مدیره و مدیران ارشد شنیده نمی شوند.

این افراد، زمانی که میان اعضای هیات مدیره و داوطلبان یا کارمندان اختلاف نظری پیش می آید، اقدام به ارائه راه حل مناسب برای برطرف کردن اختلافات و ابتکار عمل به خرج دادن به صورت بی طرفانه می نمایند. همچنین مذاکره را به سمتی هدایت می کنند که در نهایت به نفع سازمان باشد.

استراتژیست سازمان و مشاور سازمان چه تفاوتی دارند؟

استراتژیست به فردی آگاه و خلاق گفته می شود؛ که در حوزه کسب و کاری خود فعال است. او قادر است فرصت های استراتژیک جدیدی را بسته به مدل کسب و کار مورد نظر شناسایی نموده و آن را ارتقا بخشد یا حتی مدل کسب و کار جدیدی را خلق نماید. به این مثال توجه کنید. زمانی که در سال 1993 اولین پروژه تولید انواع نرم افزار ماشین حساب گرافیکی توسط شرکت اپل لغو گردید، کرگ رابینز و رون آویزور، کارمندان تازه استخدام شده عالی که مطلع از این پروژه بودند، برای کار بر روی این پروژه، درخواست دسترسی به برخی امکانات را صادر کردند.

آنها در اصل یک فرصت جدید استراتژیک را شناسایی کرده بودند و اقدام به تشکیل یک تیم نمودند. شرکت اپل هم بسترها و شرایط زایش استراتژی از طریق سیستم مدیریت استراتژیک را ایجاد کرد. این تیم به مدت 6 ماه بدون دریافت حقوق بر روی نرم افزار مورد نظر خود کار کردند. حال این نرم افزار بر روی بیش از 10 میلیون دستگاه نصب شده و یک مزیت رقابتی مهم در طرح کسب و کار شرکت اپل به شمار می رود.

از این رو می توان نتیجه گرفت که آنها استراتژیست بودند و به همین دلیل موفق شدند بهترین استراتژی را به منظور پیشبرد اهداف سازمان، انتخاب کرده و پیش ببرند.

خلاصه ای از مقاله مشاوره سازمانی

به طور کلی امروزه در سازمان ها، از خدمات مشاوره سازمانی تحت عناوین متعدد و متنوعی یاد می شود. نقش مشاوران نیز، در روانشناسی سازمان و کار، توسعه می یابد. این نوع خدمات، از ارائه خدمات تخصصی مشورتگری به کارکنان و مدیران گرفته تا کمک کردن به تسهیل ایجاد تغییرات شغلی و سازمانی برای کارکنان اخراج شده، نشات می گیرد.

همچنین با وجود مشاوره سازمانی، بیماری هایی به دلیل نبود شغل کمتر شده و محیط های شغلی حالت انسانی تری به خود می گیرند. از سوی دیگر، مدیران هم به راحتی از خدمات مشاوره ای به منظور بهبود بخشیدن به روابط میان خود و کارکنان، ایجاد تغییر و بهبود بخشیدن به سبک مدیریتی، افزایش تعهد سازمانی، کاهش دادن تنش های سازمانی، خشنودی شغلی، دلبستگی شغلی و ارتقای بهره وری سازمانی، استفاده خواهند کرد.

ما در این مقاله با مفاهیم و حیطه های مربوط به مشاوره سازمانی آشنا شدیم. مفاهیمی که شامل مشاوره استخدامی افراد برای مشاغل متغیر، مشاوره کارگماری که افراد را برای کنار آمدن و رشد و عملکرد بهتر آماده می سازد، مشاوره تغییر شغلی که به افراد داوطلب و غیر داوطلب برای ترک کردن موقعیت استخدامی خود کمک می کنند، و در نهایت مشورتگری که شامل برقراری تعامل میان مشورتجو و مشورتگر در ارتباط با مشکل شغلی و سازمانی است، می شوند.

منابع:

– bain–  chron