اصول اولیه مدیریت پروژه برای مدیران تازه کار

مدیرانی که برای اجرای پروژه‌های جدید انتخاب می‌کنید، مسئولیت سنگینی بر عهده دارند. آنها باید اصول اولیه مدیریت پروژه را بدانند؛ این اصول شامل اجرای محصولات یا فرایندهای جدید در زمان تعیین شده، با بودجه مشخص و در چارچوب تعیین شده برای کار است. مدیران پروژه باید با مدیریت ارشد به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند، یک یا چند تیم کارگری را رهبری کنند و تمام ذینفعان را از روند پیشرفت کار مطلع سازند.

این مقاله به اصول اولیه مدیریت پروژه می‌پردازد. در این مقاله، در مورد ویژگی‌های یک مدیر پروژه خوب و چگونگی تشخیص یک مدیر پروژه ناکارآمد خواهید آموخت. همچنین، روش‌های موفقیت‌آمیز واگذاری پروژه‌های مهم به افراد مناسب و نحوه پیشروی با تحولات جدید در حوزه مدیریت پروژه را خواهید شناخت. علاوه بر این، برخی منابع مفید برای تحقیقات بیشتر در این زمینه نیز ارائه شده است.

عناصر یک پروژه موفق

مدیر پروژه فردی کلیدی در زنجیره ارتباطی بین مدیریت ارشد و افرادی است که پروژه‌های جدید شرکت را توسعه می‌دهند. هر زمان که نیاز به راه‌اندازی یک محصول، فرآیند یا ایده سازمانی جدید باشد، تیم به دنبال راهنمایی و تشویق مدیر پروژه بوده و مدیریت نیز برای دریافت به‌روزرسانی‌ها و بازخورد در مورد روند کار به مدیر پروژه مراجعه می‌کند.

بدیهی است که مدیران پروژه باید کارمندان استثنایی باشند. و استثنایی بودن نیازمند هوش، تمرکز و تعهد است. حتی برای کوچک‌ترین پروژه‌ها، چندین حوزه با نگرانی‌های خاص وجود دارد که تنها یک مدیر پروژه خوب می‌تواند آن‌ها را مدیریت کند. برخی از این نگرانی‌ها و مشکلات در همه حوزه‌ها مشاهده می‌شوند، در حالی که برخی دیگر در حوزه‌های خاصی مانند مدیریت پروژه دیجیتال یا گردش کار جدید برای فروش ظاهر می‌شوند. عناصر معمولی یک پروژه موفق عبارتند از:

دامنه پروژه:

دامنه پروژه، نمای کلی از پروژه را ارائه می‌دهد و توافق بین تمام ذینفعان درگیر است. ذینفعان در مورد مشکل مرتبط با پروژه و همچنین اهداف توافق‌شده برای تکمیل آن توافق می‌کنند. آن‌ها همچنین باید اهمیت پروژه و دلایل ضروری بودن ادامه آن را بیان کنند.

چشم‌انداز:

چشم‌انداز جایی است که آن‌ها اهداف و ضرب‌العجل‌ها را تعیین می‌کنند. تمام اهداف باید دارای یک جدول زمانی تقریبی برای تکمیل باشند، بنابراین آن‌ها باید با ذینفعان هماهنگ شوند تا نیازهای آن‌ها را برای یک پروژه خاص تأیید کنند.

منابع:

منابع مربوط به موادی است که آن‌ها برای پایان دادن به پروژه استفاده می‌کنند، همراه با امور مالی و خروجی کارکنان. به عبارت دیگر، آن‌ها محصولات فیزیکی و فضایی مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را نمایش می‌دهند. همچنین، آن‌ها باید هزینه‌هایی مانند نیروی کار، منابع و فضای استفاده شده را محاسبه کنند.

ریسک‌ها:

ریسک‌ها مستلزم این است که مدیران پروژه عوامل و متغیرهایی را که می‌توانند پروژه را به تأخیر بیندازند، فهرست کنند. آن‌ها باید شرایطی را فهرست کنند که ممکن است لازم باشد از استراتژی‌های مدیریت ریسک برای حل یک مشکل مرتبط با دامنه پروژه استفاده شود.

جدول زمانی:

جدول زمانی شامل مراحل خاص و زمان نهایی برای پایان پروژه است. جدول زمانی باید ریسک‌ها را در نظر گرفته و در یک صفحه گسترده فهرست شود تا به راحتی قابل دسترسی و اشتراک‌گذاری با سایر اعضای پرسنل باشد.

ارزیابی:

فرآیند ارزیابی مرحله نهایی پروژه است. این مرحله معیارهای مورد نیاز برای موفقیت این پروژه را نشان می‌دهد. یک مدیر پروژه باید جدول زمانی خود را نزدیک به خود نگه دارد تا بتواند پیگیری کند که آیا مهلت‌ها قابل دستیابی هستند و همچنین در بودجه تعیین شده قرار دارند. گزارش پیشرفت مکانی قابل توجه برای ذخیره تمام اطلاعات پروژه است.

معرفی کتاب های حوزه مدیریت پروژه

چیزی به اسم دانش زیاد وجود ندارد. مدیران پروژه هر روز این را احساس می‌کنند، زیرا همیشه به نظر می‌رسد چالش جدیدی وجود دارد که دانش و مهارت‌های آن‌ها را تا حد ممکن آزمایش می‌کند. یک مدیر پروژه خوب باید ذهن فعال و کنجکاوی داشته باشد و باید مشتاق باشد که هر روز در مورد نقش خود در شرکت بیشتر بیاموزد. برای این منظور، مطالعه کمی در مورد مفهوم مدیریت پروژه هوشمندانه و به‌روز ماندن با آخرین ایده‌های این حوزه مفید است.

کتاب‌هایی که می‌توانید به مدیران پروژه‌ی جدید (یا باتجربه!) خود توصیه کنید تا به آن‌ها در این زمینه کمک کند، عبارتند از:

• Making Things Happen: Mastering Project Management: این کتاب به مدیر پروژه الهام می‌بخشد تا چگونه ایده‌ها را توسعه داده و آن‌ها را به پروژه تبدیل کند. این کتاب بر قدرت پرسیدن چگونگی تولید و اجرای ایده‌ها برای موفقیت پروژه‌ها تأکید می‌کند.
• The Lazy Project Manager: How to Be Twice As Productive and Still Leave the Office Early: عنوان کمی طعنه‌آمیز این کتاب به قانون ۸۰-۲۰ اشاره دارد. این اصل می‌گوید که حدود ۸۰ درصد از نتایج یک تیم از حدود ۲۰ درصد تلاش انجام شده در پروژه حاصل می‌شود. خواندن این کتاب به مدیران پروژه با تفکر خطی‌تر کمک می‌کند تا جنبه غیر شهودی نحوه عملکرد واقعی پروژه‌ها در دنیای واقعی را درک کنند.
• The Plugged-In Manager: Get in Tune with Your People, Technology and Organization to Thrive: این کتاب به مدیر پروژه ابزارهایی برای حفظ تعامل با افراد، فناوری و فرآیندهای اطراف خود ارائه می‌دهد. نویسنده این نکته را مطرح می‌کند که این عوامل نقش مؤثری در بهره‌وری در محل کار دارند.
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge: این کتاب مدیران پروژه را در مورد واژگان و مفاهیم مدیریت پروژه به‌روز نگه می‌دارد. همچنین به عنوان یک کتاب توسعه حرفه‌ای عمل می‌کند که آن‌ها را برای کسب مدارج بعدی خود آماده می‌کند.