مدیریت جلسات چیست و چرا به نرم افزار مدیریت جلسات نیاز دارید؟

مدیریت مؤثر جلسات: بایدها و نبایدها

جلسات، چه آن‌ها را دوست داشته باشید یا از آن‌ها متنفر باشید، به خصوص در مدل کاری ترکیبی که اکثر شرکت‌ها آن را پذیرفته‌اند، اجتناب‌ناپذیر هستند. جلسات حضوری یا ترکیبی، باید تا حد امکان مفید و سازنده باشند. در اینجا برخی از نکات مدیریت جلسه برای بهبود بهره‌وری و خلاقیت آورده شده است:

بهترین شیوه‌های مدیریت جلسه

هدف را تعریف و دستور جلسه ایجاد کنید

قبل از ارسال دعوتنامه و رزرو فضای جلسه، لحظه‌ای برای فکر کردن در مورد هدف جلسه وقت بگذارید. آیا نتیجه نهایی خاصی از این جلسه انتظار دارید؟ مطمئن شوید که هدف به طور واضح در دعوتنامه جلسه شما مشخص شده است تا شرکت‌کنندگان همگی متوجه فضای جلسه باشند و بتوانند قبل از آنچه که درباره آنچه باید مورد بحث قرار گیرد، مطالعه داشته باشند. قبل از ارسال دعوتنامه، تمام موضوعاتی را که می‌خواهید به آن‌ها بپردازید در دستور کار قرار دهید.

محل مناسب را انتخاب کنید

انتخاب محل جلسه فراتر از یافتن فضای خالی است. نوع جلسه‌ای را که برگزار می‌کنید در نظر بگیرید، خواه جلسه گروهی، بحث سطح بالا یا برنامه‌ریزی استراتژیک باشد، هر کدام نیازمند فضایی مناسب است. دسترسی و راحتی برای همه شرکت‌کنندگان، از جمله افراد دارای نیازهای خاص، ضروری است. اطمینان حاصل کنید که اتاق جلسه دارای فناوری‌های لازم مانند اینترنت و ویدیو کنفرانس باشد و بررسی کنید که همه این ابزارها کار می‌کنند. همچنین عواملی مانند نور طبیعی و صندلی راحت را در نظر بگیرید، زیرا بر روحیه و تمرکز شرکت‌کنندگان تأثیر می‌گذارد.

فقط افراد مورد نیاز را دعوت کنید

هنگام ارسال دعوتنامه جلسه، به این فکر کنید که واقعاً چه کسانی باید برای جلوگیری از اتلاف وقت افراد در جلسه حضور داشته باشند. از طرف دیگر، کسی را هم فراموش نکنید. اگر اعلامیه‌ای دارید، مطمئن شوید همه افراد لازم در جلسه حضور دارند تا از شایعه‌پراکنی یا احساس کنار گذاشته شدن کسی از بحث جلوگیری شود.

از برنامه جلسه پیروی کنید

حداقل سه روز قبل از جلسه دعوتنامه را ارسال کنید تا شرکت‌کنندگان بتوانند در مورد آنچه باید در جلسه مورد بحث قرار گیرد بازخورد بدهند. یک برنامه زمانی واقع‌بینانه ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. برای هر موضوع بازه زمانی مشخصی تعیین کنید و مشخص کنید چه کسی باید رهبری آن موضوع بحث را بر عهده بگیرد. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان از برنامه مطلع باشند تا زمانی که از آن‌ها می‌خواهید به موضوع بعدی بروند، برایشان تعجب‌آور نباشد.

موضوعاتی را انتخاب کنید که بر همه شرکت‌کنندگان تأثیر می‌گذارد

اطمینان حاصل کنید که جلسه بر روی موضوعات مرتبط با همه شرکت‌کنندگان تمرکز دارد و سعی کنید کل جلسه را به پنج موضوع یا کمتر محدود کنید. حتی می‌توانید بر اساس بازخورد شرکت‌کنندگان، موضوعاتی را ایجاد کنید تا بدانید دقیقاً چه چیزی می‌خواهند مورد بحث قرار گیرد تا از مطرح شدن موضوعات نامرتبط جلوگیری شود.

اجازه دهید همه صدای برابر داشته باشند

اگر متوجه شدید کسی بیش از حد یا برای مدت طولانی صحبت می‌کند، وظیفه شما به عنوان هماهنگ‌کننده جلسه این است که مطمئن شوید صدای همه در زمان اختصاصی شنیده شود. به سادگی می‌توانید به آن شخص بگویید که از نظرات او قدردانی می‌کنید، اما به نظرات بقیه گروه هم نیاز دارید. تعیین قوانین اساسی در مورد بحث‌های آزاد از قبل نیز به همه کمک می‌کند تا در فضای جلسه باشند.

ایمیل پیگیری ارسال کنید

شرکت‌کنندگان به محض بازگشت به میز کارشان به راحتی تصمیمات گرفته شده در جلسه را فراموش می‌کنند. به عنوان برنامه‌ریز جلسه، ظرف 24 ساعت پس از جلسه یک ایمیل پیگیری برای برجسته کردن تصمیمات کلیدی گرفته شده و اینکه چه کسی مسئول آن تصمیمات است ارسال کنید. فرض کنید گروه تصمیم گرفتند برای موضوع خاصی به مشتری ایمیل بزنند. چه کسی قرار بود آن ایمیل را ارسال کند؟ و آیا فرد دیگری در دریافت اطلاعات برای آن شخص دخیل بود؟ این تصمیمات باید با دقت چیده شوند تا از هرگونه سردرگمی در مورد آنچه در جلسه مورد بحث قرار گرفته است جلوگیری شود.

رایج‌ترین اشتباهات در مدیریت جلسات

برای اینکه به کارایی دست یابید، مطمئن شوید که از برخی اشتباهات رایج مانند موارد زیر اجتناب کنید:

تأخیر در جلسات

تأخیر در شروع جلسه می‌تواند ۵ تا ۱۰ دقیقه از زمان جلسه را به خود اختصاص دهد، یا در اکثر موارد، جلسه را ۱۰ دقیقه طولانی‌تر کند. منتظر ماندن برای افرادی که عادت به تأخیر دارند، نسبت به کسانی که به موقع حاضر می‌شوند، منصفانه نیست. بنابراین منتظر آن‌ها نباشید! شروع جلسه در زمان تعیین‌شده، پیام روشنی به افرادی که با تاخیر می‌رسند، می‌فرستد و باعث برجسته کردن اهمیت وقت‌شناسی می‌شود.

دعوت افرادی که به موضوعات دستور جلسه مرتبط نیستند

از خود بپرسید آیا همه افرادی که می‌خواهید دعوت کنید واقعاً نیاز به شرکت در جلسه دارند؟ در اکثر مواقع، خلاصه‌ای کوتاه از طریق ایمیل به همان اندازه مؤثر خواهد بود. اگر بتوانید لیست شرکت‌کنندگان یک جلسه نیم ساعته را فقط با دو نفر که حضورشان ضروری نیست کاهش دهید، این یعنی یک ساعت زمان مفید به شرکت بازگردانده می‌شود.

هدف جلسات تصمیم‌گیری است، نه صرفاً به اشتراک گذاشتن اطلاعات

زمانی که شرکت‌کنندگان احساس کنند موضوع مورد بحث برایشان مرتبط نیست، به راحتی جلسه را اتلاف وقت تلقی می‌کنند.

از دست دادن تمرکز

به نظر می‌رسد در هر جلسه‌ای، فردی وجود دارد که تمایل دارد داستان‌هایی را تعریف کند که به هیچ وجه ارتباطی با موضوع مورد بحث ندارد. در حالی که داستان‌سرایی به طور کلی بد نیست، صحبت خارج از موضوع در جلسه می‌تواند جلسه را به درازا بکشاند.

سخت‌ترین کاری که در رهبری افراد باید انجام دهید این است که آن‌ها را متمرکز نگه دارید. این وظیفه می‌تواند بر عهده سازمان‌دهنده یا هر یک از شرکت‌کنندگان باشد، کسی همیشه باید مسئولیت هدایت مجدد جلسه به موضوعات تعیین‌شده و بازگرداندن تمرکز را بر عهده بگیرد.

چندوظیفگی

چندوظیفگی گواهی بر زندگی مدرن و متصل ماست. اما این کار در حال آسیب زدن است. گزارش “هاروارد بیزنس ریویو” حاکی از آن است که چندوظیفگی منجر به کاهش ۴۰ درصدی بهره‌وری و از دست رفتن ۱۰ امتیاز IQ می‌شود! و این موضوع در هیچ کجا آشکارتر از اتاق‌های جلسات نیست، جایی که ایمیل، پیامک و وب‌گردی می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر نتیجه نهایی سازمان داشته باشند.

بنابراین، چگونه از چندوظیفگی شرکت‌کنندگان در جلسات جلوگیری کنیم؟

• برای جلسه نقش‌هایی را تعیین کنید. چه کسی صورت‌جلسه را تنظیم می‌کند؟ چه کسی یادداشت برمی‌دارد؟
• دستور کار زمان‌بندی‌شده ارائه دهید. زمان همه باارزش است، بنابراین هر فرد باید روی موضوعات و مشکلات تعیین‌شده تمرکز کند. دستور کار زمان‌بندی‌شده همچنین می‌تواند از گفتگوهای جانبی یا کار روی مشکلاتی که گروه برای رسیدگی به آن‌ها آمادگی ندارد، جلوگیری کند.
• محلی برای قرار دادن موقت گوشی و رایانه داشته باشید و شرکت‌کنندگان را به استفاده از آن تشویق کنید. تخمین زده می‌شود کارمندانی که از تلفن‌های هوشمند و رایانه استفاده می‌کنند، به طور متوسط پس از هر ۱۰ دقیقه دچار حواس‌پرتی می‌شوند. به جز وقتی که رایانه کاملاً برای جلسه ضروری باشد، آن را خاموش کنید.

داشتن جلسات خیلی طولانی

به احتمال زیاد ۳۰ دقیقه بعد از شروع جلسه، تمرکز تیم شما به اندازه ابتدای جلسه نخواهد بود. دلیل آن خستگی یا حواس‌پرتی نیست، بلکه به دلیل حجم بالای اطلاعاتی است که باید پردازش شود. هر چه جلسه طولانی‌تر باشد، برای حفظ انرژی و بحث تلاش بیشتری لازم است.

داشتن جلسات کوتاه، جزء ضروری برای بهبود بهره‌وری تیم شماست، بنابراین هر زمان که احساس کردید جلسه باید تمام شود، با خیال راحت آن را به پایان برسانید.

به طور کلی، ۵۲ دقیقه حداکثر زمانی است که کارکنان می‌توانند واقعاً درگیر متمرکز بمانند. هیچ جلسه‌ای را برای بیش از یک ساعت برنامه‌ریزی نکنید. افراد قدردان شما برای درک ارزش زمان‌شان هستند.

فراموش کردن بخش پرسش و پاسخ

بخش پرسش و پاسخ اغلب به پایان جلسه موکول می‌شود و تنها چند دقیقه برای آن باقی می‌ماند. با این حال، این بخش به اندازه سایر بخش‌های جلسه مهم است