مهم‌ ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برای مدیران

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) معیارهای رایجی هستند که سازمان‌ها برای اندازه‌گیری عملکرد کسب و کارشان از آنها استفاده می‌کنند. این معیارها می‌توانند به مدیران و تیم‌هایشان در جهت افزایش بهره‌وری و کارایی کمک کند. یادگیری مدیریت KPI می‌تواند به تیم شما در اندازه‌گیری موفقیت به طور موثرتری یاری رساند.

در این مقاله، به بررسی KPI هایی که در امر مدیریت اهمیت دارند می‌پردازیم و در ادامه، نمونه‌هایی از KPI ها و همچنین لیستی از بهترین شیوه‌ها را ارائه می‌دهیم.

چرا KPIها برای مدیریت مهم هستند؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به دلیل امکان اندازه‌گیری عملکرد تیم‌ها در سطوح مختلف مدیریت، برای مدیران اهمیت ویژه‌ای دارند. مدیران به طور معمول از KPIs برای سنجش بهره‌وری تیم‌های خود استفاده می‌کنند و مدیریت ارشد می‌تواند از این شاخص‌ها برای بررسی عملکرد شغلی مدیران و اطمینان از تحقق اهداف بهره ببرد. مدیران عامل نیز ممکن است با اندازه‌گیری شاخص‌هایی مانند نرخ جذب مشتری، عملکرد مدیران فروش و تیم‌هایشان را با هم مقایسه کنند. همچنین، KPIs برای تعیین اهداف شرکت و سنجش پیشرفت به سمت دستیابی به آنها ضروری هستند.

مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) فرایندی است که سازمان‌ها از طریق آن عملکرد اهداف و معیارهای خود را در مقایسه با نتایج مورد نظر رصد می‌کنند. مدیران با تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع‌آوری‌شده در قبال اهداف معیارهای اولیه، به درکی از عملکرد سازمان مطابق با برنامه خود دست می‌یابند. مدیریت KPIs می‌تواند عملکرد یک بخش خاص را نیز در مقایسه با سایر بخش‌ها مورد بررسی قرار دهد تا تغییرات احتمالی که در آن بخش رخ داده است را شناسایی کند.

برای مثال، اگر یک سازمان هدف خود را افزایش 30 درصدی درآمد تعیین کرده باشد، می‌تواند از مدیریت KPIs برای اندازه‌گیری میزان نزدیکی به دستیابی به این هدف بر اساس داده‌های تاریخی استفاده کند. مدیریت KPIs از این اندازه‌گیری‌ها برای شناسایی زمینه‌های بهبود و بسط موفقیت استفاده می‌کند.

مزایای مدیریت KPIs:

• بهبود عملکرد: مدیریت KPIs به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را در زمینه‌های مختلف رصد و اندازه‌گیری کنند و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی انجام دهند.
• افزایش کارایی: با شناسایی زمینه‌های ناکارآمدی، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندها و فعالیت‌های خود را بهینه کنند و از منابع خود به طور موثرتری استفاده کنند.
• ارتباط بهتر: مدیریت KPIs به ایجاد یک زبان مشترک در سراسر سازمان کمک می‌کند و به همه ذینفعان اجازه می‌دهد تا در مورد پیشرفت به سمت اهداف مشترک به طور مؤثرتر ارتباط برقرار کنند.
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: با استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده از KPIs، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تر و مبتنی بر داده برای بهبود عملکرد خود بگیرند.

مراحل کلیدی مدیریت KPIs:

1. تعریف اهداف: اولین قدم در مدیریت KPIs، تعریف اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری است. این اهداف باید با استراتژی کلی سازمان همسو باشند.
2. انتخاب KPIs: KPIs باید معیارهای مناسبی برای سنجش پیشرفت به سمت اهداف باشند. آنها باید مرتبط، قابل اندازه‌گیری، قابل دسترسی و دارای زمان‌بندی باشند.
3. جمع‌آوری داده‌ها: داده‌های مربوط به KPIs باید به طور منظم و دقیق جمع‌آوری شوند. این داده‌ها می‌توانند از منابع مختلفی مانند سیستم‌های مالی، سیستم‌های CRM و سیستم‌های عملیاتی جمع‌آوری شوند.
4. تجزیه و تحلیل داده‌ها: داده‌های جمع‌آوری‌شده باید به طور منظم تجزیه و تحلیل شوند تا روندها و الگوها را شناسایی کند. این تجزیه و تحلیل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را درک کنند و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.
5. گزارش‌دهی: نتایج تجزیه و تحلیل KPIs باید به طور منظم به ذینفعان کلیدی گزارش شود. این گزارش‌ها باید مختصر، واضح و قابل فهم باشند.
6. اقدام اصلاحی: در صورت نیاز باید اقدامات اصلاحی برای بهبود عملکرد انجام شود. این اقدامات باید بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل KPIs باشد.

بهترین شیوه‌ها برای مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

مدیریت مؤثر KPIs مستلزم مجموعه‌ای از اقدامات کلیدی است که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم:

۱. تبیین اهداف KPIs برای کارکنان:

اولین گام در مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، برقراری ارتباط شفاف در مورد اهداف مربوط به این شاخص‌هاست. این اهداف باید به‌وضوح حوزه‌های تمرکز را همراه با نقاط نهایی که بر اساس عملکرد واقعی تعیین می‌شوند، مشخص کنند. همچنین می‌توانید اهدافی را که شرکت قبلاً برای آن‌ها معیارهایی تعیین نکرده است، روشن نمایید. به طور ایده‌آل، این مرحله باید بخشی از یک جلسه توجیهی مدیران یا جلسه گروهی باشد تا همه کارکنان بتوانند از نقش خود در تحقق این اهداف آگاه شوند.

۲. تعیین معیارهایی برای سنجش نتایج:

پس از تبیین اهداف، معیارهایی برای سنجش پیشرفت به سمت آن اهداف تعیین کنید. این معیارها اغلب مقادیر عددی هستند که به راحتی در کل سازمان اندازه‌گیری می‌شوند. با این حال، مهم است که اهداف سازمانی‌ای را که تیم‌ها می‌توانند از طریق این اندازه‌گیری‌ها به آن‌ها دست یابند، برجسته کنید. به تیم خود یادآوری کنید که از اعداد به عنوان خط پایان استفاده کنند، اما بر بهبود عملکرد خود برای رسیدن به هدف تمرکز داشته باشند.

۳. تحلیل مدیریت اهداف:

برگزاری جلسات داخلی منظم یا جلسات غیررسمی با کارکنان اهمیت زیادی دارد. این جلسات فرصت‌هایی را برای شما فراهم می‌کنند تا در مورد چگونگی مشارکت تلاش‌های آن‌ها در دستیابی به اهداف بحث و گفتگو کنید. این جلسات به کارکنان حس مالکیت نسبت به تلاش‌هایشان می‌دهد و آن‌ها را به پیشرفت در راستای آن اهداف تشویق می‌کند. برای مثال، اگر هدفی را تعریف کرده‌اید که بر اساس آن اعضای تیم باید در طول یک سال آینده درآمد را ۱۸ درصد افزایش دهند، می‌توانید جلسات هفتگی برای بحث و ارزیابی استراتژی‌هایی که کارکنان برای رسیدن به این هدف به کار می‌گیرند، برگزار کنید.

۴. بهینه‌سازی فرآیندهای جمع‌آوری داده:

برای اندازه‌گیری پیشرفت اهداف خود، ضروری است که داده‌ها را ردیابی کنید. می‌توانید از داده‌ها برای ارزیابی و مشاهده‌ی این موضوع که چه تعدیلاتی می‌تواند به پیشرفت شما در جهت رسیدن به اهداف کمک کند، استفاده کنید. همچنین، مهم است که نحوه‌ی جمع‌آوری داده‌ها و تصمیم‌گیری کارکنان را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. این امر ممکن است منجر به روش‌های دیگری برای افزایش بهره‌وری، مانند ساده‌سازی فرآیندهای گزارش‌دهی یا وحدت رویه‌ها شود.

۵. تعدیل اهداف بر اساس عملکرد:

زمان‌بندی منظمی را برای بازنگری و به‌روزرسانی معیارها در نظر بگیرید، به ویژه اگر تیم شما زودتر از تاریخ پایان ذکر شده در برنامه اولیه به هدف KPI برسد. بازنگری می‌تواند منجر به سطح بالاتری از عملکرد شود، زیرا به شما امکان می‌دهد تا اهداف واقع‌بینانه را برای تیم‌های خود دوباره ارزیابی کنید. همچنین این فرصتی را به شما می‌دهد تا ارزیابی کنید که آیا امکان استفاده از این معیارها توسط تیم‌ها یا بخش‌های دیگر سازمان نیز وجود دارد.

9 شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی توسط مدیران

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) معیارهای قابل سنجشی هستند که به مدیران امکان می‌دهد عملکرد تیم‌های خود را در ابعاد مختلف ارزیابی کنند. در ادامه، لیستی از ۹ مورد از رایج‌ترین KPIs که مدیران برای سنجش عملکرد تیم‌های خود پیگیری می‌کنند، به همراه شرح آن‌ها ارائه شده است:

۱. حاشیه سود خالص (Net Profit Margin):

حاشیه سود خالص، نسبت سود به درآمد است. حاشیه سود خالص مثبت نشان می‌دهد که درآمد حاصل از فروش، بیشتر از هزینه‌های انجام‌شده بابت تولید و فروش کالا یا خدمات است. این معیار نشان می‌دهد که شرکت تا چه حد در دستیابی به اهداف مالی خود موفق بوده است. برای مثال، سازمانی با حاشیه سود خالص بالا، ممکن است سرمایه کافی برای سرمایه‌گذاری در کمپین‌های بازاریابی یا سایر اقداماتی که منجر به افزایش درآمد می‌شود، داشته باشد.

۲. سود ناخالص (Gross Profit):

سود ناخالص به کل فروش منهای بهای تمام‌شده کالاهای فروخته‌شده (COGS) اشاره دارد. سود ناخالص نشان‌دهنده‌ی سودآوری شرکت پس از کسر تمام هزینه‌های مرتبط با محصول یا خدمات آن است، از جمله هزینه تولید، نیروی کار و فروش. سود ناخالص بالا می‌تواند نشانه‌ای از موفقیت باشد، زیرا نشان می‌دهد که شرکت به اندازه‌ای سودآوری دارد که می‌تواند خودگردان باشد. علاوه بر این، سود ناخالص بالا همچنین ممکن است فرصتی را برای تنوع‌بخشی به عملیات یا سرمایه‌گذاری در بازارهای جدید نشان دهد.

۳. جریان های نقدی عملیاتی (Cash Flow from Operations – CFO):

یکی دیگر از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، جریان های نقدی عملیاتی است. این شاخص جریان نقدی شرکت را در رابطه با فعالیت‌های عملیاتی نشان می‌دهد. در واقع، این معیار میزان ورود یا خروج پول از یک کسب و کار پس از پرداخت تمام هزینه‌ها و مالیات را اندازه‌گیری می‌کند. اگر این مقدار مثبت باشد، نشان می‌دهد که درآمد حاصل از فروش، بیشتر از هزینه‌ها است و ممکن است نشان‌دهنده‌ی یک روند مثبت برای کسب و کار در بلندمدت باشد.

۴. بازده سرمایه گذاری (Return on Investment – ROI):

بازده سرمایه‌گذاری، معیاری برای سنجش سودآوری یک سرمایه‌گذاری یا نسبت سود حاصل از سرمایه‌گذاری به هزینه سرمایه‌گذاری است. از این معیار می‌توان برای مقایسه و رتبه‌بندی سرمایه‌گذاری‌ها در پروژه‌های مختلف استفاده کرد. برای مثال، اگر شرکتی ۱۰۰,۰۰۰ دلار برای یک سال سرمایه‌گذاری کند و ۱۰۰,۰۰۰ دلار سود کسب نماید، بازده سرمایه‌گذاری آن ۱.۰۰ خواهد بود.

۵. نسبت سود خالص به فروش:

نسبت سود خالص به فروش، نسبت درآمد عملیاتی به درآمد ناخالص است. مدیران از این معیار به عنوان شاخصی برای سودآوری استفاده می‌کنند. هر چه نسبت سود خالص به فروش بالاتر باشد، شرکت سودآورتر است، زیرا این مقدار نشان می‌دهد که شرکت برای هر دلار فروش چقدر درآمد کسب می‌کند. مقداری نزدیک به ۱.۰ نشان‌دهنده‌ی سودآوری بالا است.

۶. شاخص خالص ترویج‌دهندگان (Net Promoter Score – NPS):

NPS با استفاده از نظرسنجی‌های مشتری، رضایت مشتری و احتمال توصیه‌ی محصول یا خدمات به دیگران را اندازه‌گیری می‌کند. این شاخصی از رشد است زیرا نشان می‌دهد که آیا مشتریان احساس مثبتی نسبت به برند دارند و احتمالاً در آینده محصولات بیشتری را خریداری خواهند کرد. امتیاز خالص ترویج‌دهندگان با عددی بین ۱۰۰- تا ۱۰۰ نشان داده می‌شود. اعداد بالاتر نشان‌دهنده‌ی رضایت و وفاداری بیشتر مشتری به محصول یا خدمات است.

۷. میانگین ارزش سفارش (Average Order Value – AOV):

میانگین ارزش سفارش، نشان‌دهنده‌ی میانگین مبلغی است که مشتریان به طور متوسط صرف خرید هر قلم کالا می‌کنند. شرکت‌ها این معیار را اندازه‌گیری می‌کنند تا ببینند چقدر پول صرف محصولات یا خدماتی می‌شود که شرکتشان ارائه داده است. برای مثال، اگر میانگین ارزش سفارش یک شرکت ۴۵ دلار باشد، به این معنی است که به طور متوسط هر مشتری ۴۵ دلار در هر بار خرید هزینه می‌کند.

۸. نرخ ریزش مشتری (Customer Churn Rate):

نرخ ریزش مشتری، روشی برای محاسبه‌ی تعداد مشتریانی است که در یک دوره‌ی زمانی خاص، اشتراک یا خدمات خود را لغو می‌کنند. این معیار همچنین نشان می‌دهد که چه تعداد مشتری همچنان از محصولات یا خدمات شرکت استفاده می‌کنند یا آن‌ها را خریداری می‌نمایند. از این معیار برای پیش‌بینی از دست دادن مشتری و همچنین برای پیش‌بینی درآمد خالص بالقوه‌ی آتی یک کسب و کار با اندازه‌گیری تعداد مشتریانی که راضی باقی می‌مانند و به خرید از کسب و کار ادامه می‌دهند، استفاده می‌شود.

۹. نرخ خرید مجدد (Repeat Purchase Rate):

آخرین مورد از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برای مدیران، نرخ خرید مجدد است. این معیار، میزان تکرار خرید یک فرد از یک کسب و کار یا راه‌اندازی محصول دیگری از آن کسب و کار را اندازه‌گیری می‌کند. نرخ خرید مجدد، نسبت مشتریان تکراری به کل مشتریان است. این معیار وفاداری و حفظ مشتری را اندازه‌گیری می‌کند.

منبع: indeed