وظایف و اهداف اصلی واحد منابع انسانی HR چیست؟

کارکنان، یکی از ارکان اصلی عملکرد موفق یک شرکت به شمار می‌روند. به همین دلیل، منابع انسانی (HR) یکی از مهم‌ترین بخش‌های محیط کار است. بخش منابع انسانی با فراهم کردن ابزارهای لازم برای موفقیت تک‌ تک کارکنان، موجب می‌شود تا کارمندان انگیزه لازم را برای کار کردن داشته باشند و در محیط کاری خود احساس راحتی کنند. این راهنما خلاصه‌ای از مسئولیت‌های متعدد واحد منابع انسانی را ارائه می‌کند که به منظور روان‌سازی امور در یک شرکت ضروری است.

منابع انسانی چیست؟

دامنه‌ی نقش‌های بخش منابع انسانی از جذب نیروی کار تا رسیدگی به مسائل کارکنان در محیط کار را شامل می‌شود. یک متخصص منابع انسانی با ایجاد محیط کاری امن و راحت، به حفظ انگیزه کارکنان کمک می‌کند. کارکنان منابع انسانی، مسئولیت رضایت و رفاه تک تک اعضای تیم در محیط کار را بر عهده دارند.

وظایف مدیریت منابع انسانی

برای اینکه کارکنان دائماً در یک محیط امن، احساس انگیزه و تعهد داشته باشند، کارکنان بخش منابع انسانی مسئولیت‌های متعددی بر عهده دارند. بدون عملکرد صحیح واحد منابع انسانی، محیط کار برای کارمندان ممکن است ناراحت‌کننده یا فاقد ثبات باشد. در ادامه با کلیدی‌ترین وظایف بخش منابع انسانی آشنا می‌شویم:

جذب و استخدام کارکنان خوب

بخش منابع انسانی به دنبال جذب نیروهایی است که از نظر مهارت و شخصیت، تناسب بالقوه‌ای با هر جایگاه شغلی داشته باشند. این فرآیند شامل چندین کار کلیدی است، از جمله:

• جذب استعدادهای بالقوه: برقراری ارتباط با کارجوها از طریق رسانه‌های اجتماعی، ایمیل یا تلفن
• هماهنگی مصاحبه: هماهنگی و تعیین زمان مصاحبه کارجوها با مدیران استخدام
• غربالگری و مصاحبه: انجام غربالگری و/یا مصاحبه با کارجوها
• ارزیابی مهارت و شخصیت: طراحی و ارسال آزمون‌های مهارت یا شخصیت برای متقاضیان
• پیگیری ارتباطات: برقراری ارتباط مستمر با کارجوها
• ارائه پیشنهاد شغلی: ارائه پیشنهاد شغلی به کارجوی منتخب

همبسته سازی و آموزش اعضای جدید تیم

پس از استخدام فرد جدید، بخش منابع انسانی به طور معمول، فرآیند همبسته‌سازی و آموزش او در رابطه با سیاست‌های شرکت را مدیریت می‌کند. آنها، نامه‌ی پیشنهاد شغلی و قرارداد استخدامی شرکت را در اختیار کارمند قرار می‌دهد و امضای وی را برای هر یک از این اسناد اخذ می‌کند. بخش منابع انسانی اغلب مسئولیت آموزش کارکنان جدید و برگزاری تورهایی برای آشنایی آن‌ها با محیط کار در طول چند روز اول حضورشان در شرکت را بر عهده دارد.

رسیدگی به نیازهای مرتبط با حقوق، مزایا و حقوق و دستمزد

زمانی که به یک کارجو، پیشنهادی برای تصدی یک جایگاه شغلی در شرکت ارائه می‌شود، کارمند واحد منابع انسانی مسئولیت ارائه و مذاکره در مورد حقوق و دستمزد را بر عهده دارد. آن‌ها با مدیر هر بخش صحبت می‌کنند تا پیشنهاد حقوقی برای کارمند تعیین شود و در صورت لزوم، مذاکره صورت گیرد. پس از استخدام یک کارمند جدید، بخش منابع انسانی او را به سیستم حقوق و دستمزد شرکت اضافه می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که حقوق و مزایای وی به موقع پرداخت شود. کارکنان بخش منابع انسانی، مسئولیت اطلاع‌رسانی در مورد مزایا و سیاست‌های حقوق و دستمزد شرکت را بر عهده دارند.

میانجی‌گری در روابط بین کارکنان

کارکنان بخش منابع انسانی وظیفه دارند تا محیط کار را برای کارمندان ایمن و راحت نگه دارند. اگر کارمندانی از عملکرد یا رفتار یکی از همکاران خود ناراضی باشند، این شکایت نزد واحد منابع انسانی مطرح می‌شود. سپس، بخش منابع انسانی با میانجی‌گری در روابط بین کارکنان و حل و فصل هرگونه اختلاف، به حل این مشکل می‌پردازد. کارکنان همچنین ممکن است با نگرانی‌هایی در مورد سرپرستان یا مدیران به بخش منابع انسانی مراجعه کنند. واحد منابع انسانی به این مشکلات رسیدگی می‌کند و به عنوان میانجی عمل می‌کند تا به کارمند و سرپرست در غلبه بر هرگونه اختلاف یا چالش کمک کند.

اطمینان از انطباق با الزامات قانونی

از متخصصان منابع انسانی انتظار می‌رود تا قوانین محیط کار را بیاموزند و اطمینان حاصل کنند که همه کارکنان از آن‌ها پیروی می‌کنند. کارکنان توسط بخش منابع انسانی در مورد قوانین الزامی محیط کار آموزش می‌بینند و دائماً از آن‌ها مطلع می‌شوند. این قوانین ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• استانداردهای عادلانه کار (Fair Labor Standards)
• تعداد مورد نیاز زمان استراحت (Required Amount of Breaks)
• قوانین مالیاتی (Tax Laws)
• فرصت‌های برابر استخدام (Equal Employment Opportunity)
• ساعات کاری مورد نیاز (Required Work Hours)
• اصول اخلاقی در محیط کار (Harassment Standards)
• سیاست‌های تبعیض (Discrimination Policies)

اگر کارکنان احساس کنند که سایر اعضای تیم از قوانین فوق پیروی نمی‌کنند، این موضوع به واحد منابع انسانی گزارش می‌شود. سپس، آنها با کارمند مذکور صحبت ‌کرده و مجدداً قوانین را به او یادآوری می‌کند. در صورت عدم رعایت این قوانین توسط کارکنان، بخش منابع انسانی ممکن است اقدامات تنبیهی را اعمال کند.

حفظ محیط کاری ایمن و راحت

برای اینکه محیط کار همچنان برای همه کارکنان راحت باقی بماند، اعضای تیم منابع انسانی هرگونه مشکلی را در دفتر یادداشت می‌کنند و آن را به مدیریت شرکت اطلاع می‌دهند. کارکنان بخش منابع انسانی اطمینان حاصل می‌کنند که کارمندان تجهیزات مورد نیاز برای انجام کارها و وظایف خود را دریافت کرده‌اند، از جمله کامپیوتر و چاپگر یا لوازم التحریر.

ایجاد فضایی عاری از آزار و تبعیض

کارکنان واحد منابع انسانی بر کارمندان نظارت می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که استانداردهای مربوط به آزار و اذیت و تبعیض رعایت می‌شود. آن‌ها دائماً کارکنان را تشویق می‌کنند تا با یکدیگر با احترام رفتار کنند. ممکن است برای یادآوری کارکنان در مورد چگونگی حفظ محیط کار ایمن، سمینارهایی برگزار کرده و منابع آموزشی ارائه دهند.

آموزش کارکنان در مورد سیاست‌های شرکت

یک کارمند واحد منابع انسانی، دیگر کارمندان را در مورد سیاست‌ها و قوانین شرکت آموزش می‌دهد. برای ارائه مروری بر این سیاست‌ها، بخش منابع انسانی ممکن است جلسات سالانه برگزار کند یا آموزش‌های ویدیویی برای آگاهی اعضاء تیم در مورد این سیاست‌ها ارائه دهد. آن‌ها به طور منظم بر اعضای تیم نظارت می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که از این سیاست‌ها پیروی می‌شود. در صورت عدم رعایت این سیاست‌ها، اعمال اقدامات تنبیهی اغلب بر عهده بخش منابع انسانی است.

اهداف بخش منابع انسانی

علاوه بر وظایف ذکر شده، بخش منابع انسانی اهداف خاصی را برای حفظ انگیزه و تعهد کارکنان برای ماندن در شرکت تعیین می‌کند. در ادامه با کلیدی‌ترین اهداف بخش منابع انسانی آشنا می‌شویم:

تشویق به مشارکت مداوم کارکنان

برای اینکه یک کسب و کار بدون هیچ مشکلی، یا با حداقل مشکلات کار کند، کارکنان باید نسبت به شرکت خود احساس تعهد و اشتیاق داشته باشند. بخش منابع انسانی برای اطمینان از رضایت کارکنان از محیط کار، روش‌هایی را برای تشویق مشارکت کارکنان پیدا می‌کند. برای دستیابی به این هدف، کارکنان بخش منابع انسانی، فعالیت‌های داوطلبانه را هماهنگ می‌کنند، جلسات دورهمی برای کارکنان برگزار می‌کنند، مهمانی‌های تحت حمایت شرکت را ترتیب می‌دهند و با دقت به بازخورد کارکنان گوش می‌دهند.

حمایت از فرهنگ سازمانی قوی

کارکنان واحد منابع انسانی به حفظ یک فرهنگ کاری رضایت‌بخش افتخار می‌کنند. آن‌ها تلاش می‌کنند تا کارکنان با رغبت در محل کار خود حاضر شوند. به همین دلیل، بسیاری از کارکنان بخش منابع انسانی فرهنگ سازمانی قوی ایجاد می‌کنند تا تعامل و مشارکت کارکنان را افزایش دهند. کارکنان منابع انسانی می‌توانند با تعیین ارزش‌های اصلی، پاداش دادن به کارکنان برای عملکرد کاری قابل توجه و یادآوری آن‌ها نسبت به بیانیه ماموریت شرکت، این کار را انجام دهند. این امر به ارتقای بهره‌وری کارکنان، تقویت روحیه و کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان کمک می‌کند.

ارائه فرصت‌های توسعه حرفه‌ای

کارکنان اغلب به دنبال راه‌هایی برای رشد و توسعه در بخش‌های خود هستند. اگر تیم منابع انسانی این موضوع را درک کند و فرصت‌های توسعه حرفه‌ای را در اختیار کارکنان قرار دهد، ممکن است آنها برای ماندن در شرکتی که ارتقای شغلی آن‌ها را تسهیل می‌کند، احساس انگیزه بیشتری داشته باشند.

بخش منابع انسانی ممکن است برای کمک به رشد و یادگیری کارکنان، فرصت‌های توسعه‌ای را در اختیار آن‌ها قرار دهد. این فرصت‌ها اغلب شامل کنفرانس‌های آموزشی یا سمینارها، بازخورد سالانه، سخنرانان مهمان و دوره‌های آموزشی می‌شود. این موارد می‌تواند به کارکنان کمک کند تا آموزش بیشتری ببینند و مهارت‌های خود را برای ارتقای بیشتر شغل خود توسعه دهند.

ارتقای بهره‌وری در محیط کار

بهره‌وری در محیط کار می‌تواند به افزایش موفقیت کلی شرکت کمک کند. به همین دلیل، کارکنان واحد منابع انسانی به طور مداوم بر شرکت نظارت و سطوح بهره‌وری را تجزیه و تحلیل می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان کارآمد باقی می‌مانند. در صورت شناسایی وجود ناکارآمدی‌ها و تعیین آنها، مشخص می‌کنند که در کجا و چگونه می‌توانند بهره‌وری را ارتقا دهند. برخی از نمونه‌های این موارد می‌تواند شامل ارائه برنامه کاری منعطف، توسعه برنامه‌های تشویقی برای ایجاد انگیزه در کارکنان یا اجرای نرم‌افزارهایی مانند ابزارهای مدیریت زمان باشد.