اولویت‌ بندی و تمرکز مهارت‌های اصلی برای موفقیت

تمام ما با جمله “وقت طلاست” بسیار آشنا هستیم. از این مسئله که زمان ارزشمندترین دارایی انسان‌ها است هم اطلاع داریم. از این رو به برنامه ریزی برای استفاده بهتر از زمان، نیازمند هستیم. در این مسیر برای رسیدن به هدف‌ها و موفقیت، باید اقدامات خود را براساس اولویت‌ بندی و اهمیتی که برای ما دارد در برنامه و زمان بندی مناسب خود انجام دهیم.

این مسئله را مدنظر قرار دهید که اولویت بندی کارها به معنی انجام دادن کارهای واجب‌تر و رها کردن کارهایی است که مایل به انجام آنها هستیم، اما واجب نیستند. از این رو دست به برنامه ریزی‌های جدی‌تر بزنیم تا بتوانیم با توجه به اولویت بندی خود کارها را درجه بندی کنیم. البته در این زمینه امکان دارد درگیر چالش‌هایی هم بشویم. که با توجه به این چالش‌ها مقداری انعطاف را در برنامه ریزی خود قرار می‌دهیم.

در آغاز به یاد داشته باشید که برخورداری از یک لیست مرتب از برنامه کارها، با نظم دادن و اولویت بندی آنها، تاثیر بسیاری را در نتایج کارها به همراه خواهد داشت. فرقی نمی‌کند که برای این کار از یک دفترچه مخصوص استفاده کنید، در قسمت یادداشت تلفن خود از آنها نگهداری کنید و یا از برنامه‌های کامپیوتری برای این کار استفاده کنید. در هر حالت با نوشتن کارها و اولویت‌ بندی آنها در ذهن خود به آنها نظم دهید و مسیر خود را روشن کنید.

اولویت بندی کارها

شیوه‌های اولویت بندی کارها

اکنون به سراغ شیوه‌های اولویت بندی کارها خواهیم رفت. به صورت کلی کارها در یکی از 4 گزینه زیر قرار دارند و می‌توانید با تهیه کردن یک لیست ساده، از پس اولویت بندی کردن آنها بر بیایید. موارد ذکر شده به صورت زیر هستند:

1. اولویت بالا و باید انجام شود
2. اولویت پایین و بعدا انجام شود
3. قابل انتقال به دیگری است
4. قابل حذف شدن است.

با این اولویت بندی و با حذف کردن گزینه‌های اضافه، و انتقال مواردی که واجب نیستند، لیست خود را خلوت کنید. همچنین با انجام مرتب کارهایی که اولویت بیشتری دارند، به سمت گزینه‌ایی با اولویت پایین‌تر بروید. در این بین در صورتی که بعضی از کارها به صورت نیمه تمام انجام شده باشند و زمان کمی‌ برای کامل کردن آنها باقی مانده باشد، می‌توانید ابتدا آنها را انجام دهید و لیست خود را خلوت کنید. شاید باور نکنید، اما تهیه لیست همچون طی کردن نیمی‌ از مسیر است و سنگینی مسئولیت شما را کاهش می‌دهد. کارهایی که همیشه در لیست خود در ذهن گذاشته‌اید و هیچ وقت موفق به تمام کردن آنها نشده‌اید، خود قسمتی از درگیری فکری شما هستند. از این رو بدون اینکه بدانید انرژی شما را پایین می‌آورند. به همین دلیل این کارها را لیست دیگری انتقال دهید.

لیستی که به غیر از لیست کارهای روزانه باشد و در اولویت بندی اول شما قرار داشته باشد. شیوه‌های تخصصی که برای اولویت بندی کارها می‌توانید استفاده کنید را در 6 مورد زیر عنوان خواهیم کرد.

1. شیوه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس ضرورت در اولویت بندی کارها

در این شیوه ماتریس آیزنهاور با توجه به ضرورت و مهم بودن کارها، آنها را بخش بندی می‌کنیم. به ماتریس فوق توجه کنید.

ماتریس آیزنهاور یا ماتریس ضرورت

قطعا در شروع، کارهایی را در اولویت بندی خود می‌گذاریم که واجب و مهم هستند. سپس در پی کارهایی می‌رویم که مهم و غیر ضروری باشند و انجام دادن آنها در روند برنامه ما تاثیر زیادی داشته باشند. در این بین کارهایی هستند که در طولانی مدت تاثیر و سودمندی بالایی دارند. اما اکنون و در صورتی که انجام نشوند، آنها به ما ضرری نخواهند رساند. اما این مسئله هم وجود دارد که در صورتی که انجام شوند در مدت طولانی اثرات سودمندی را برای ما به همراه خواهند داشت.

بعد از آن کارهای کم اهمیت و واجب را انجام می‌دهیم. این لیست در برگیرنده کارهایی است که می‌تواند به شخصی دیگر انتقال داده شود. این بخش از کارها به علت اهمیت کم خود، می‌توانند در مدت کوتاهی توسط خودتان یا شخص دیگری انجام شوند. در نهایت به سراغ کارهایی خواهیم رفت که نه مهم هستند و نه واجب. در این شیوه باید با خودمان روراست باشیم و کارها را با توجه به ارزش واقعی آنها بخش بندی کنیم.

2. شیوه اولویت بندی نسبی

اولویت‌ بندی نسبی به معنای چیدن کارها با توجه به اولویت است. به صورتی که هر کار با توجه به مقدار اهمیتی که دارد یک عدد خاص داشته باشد. به طور مثال ده کار را از عدد 1 تا 10 مرتب می‌کنیم و شماره اولویت کار را با بررسی اهمیت آن با توجه به دیگر کارها مشخص می‌کنیم. در این شیوه می‌توانیم کارهای بزرگتر را به گزینه‌های کوچک‌تر تقسیم بندی کنیم. در این روش فرایند پیشرفت برنامه ریزی بهتر و روشن‌تر است.

3. لیست روزانه

با در نظر گرفتن اینکه برنامه روزانه شما ایستا یا پویا است می‌توانید اولویت بندی کارهای خود را مرتب نمایید. در صورتی که برنامه روزانه شما به صورت ایستا یا ثابت و تکراری است می‌توانید کارها را با توجه به اولویت بندی کلی بچینید. در صورتی که برنامه کارهای روزانه شما فرق می‌کند باید برای هر روز خود به صورت جداگانه یک لیست جدید آماده کنید. می‌توانید برای داشتن حس رضایت و امیدواری خود، زمان انجام دادن هر کدام از کارها را بیشتر کنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید. همچنین از تعداد کارهایی که نیمی‌ از آنها انجام نمی‌شوند و به روز بعد منتقل می‌شوند پرهیز کنید.

4. شیوه MIT یا Most Important Tasks در اولویت بندی کارها

در این شیوه بین یک تا سه کار را در اولویت اصلی خود بگذارید و دیگر کارها را تحت عنوان جایزه روزانه برای خود در نظر بگیرید. فقط در صورتی که وقت کافی داشتید آنها را انجام دهید. در این شیوه، یک روز کارآمد روزی است که تمام یک تا 3 هدف مهم به اتمام برسند.

5. تمرکز فقط روی یک کار در اولویت‌ بندی کارها

در موضوع اولویت بندی، این شیوه به ما کمک خواهد کرد که مسیر افکار و نگرش کارهای روزانه خود را بر اساس یک کار اصلی دسته بندی کنیم. ما یک کار خاص را در نظر می‌گیریم و با توجه به آن پیش می‌رویم. در این شیوه از اتلاف وقت بیخود پیشگیری خواهیم کرد. ممکن است کمی‌سختگیرانه باشد، اما حداقل بعضی از کارهای خود را به اتمام خواهیم رساند.

6. قانون 20 درصد

با توجه به قانون پارتو، 80 درصد از دستاوردهای دلخواه فقط با انجام 20 درصد از کارها صورت می‌گیرند. از این رو باید به دنبال پیدا کردن 20 درصد از کارهای مهم و با اولویت بیشتر باشیم. علاوه بر آن از بین همه کارهای روزانه خود فقط سه مورد از آنها را انتخاب کنید و سپس یکی دیگر از آنها را به عنوان مهم‌ترین در نظر بگیرید. باور داشته باشید که با این روش می‌توانید دستاورد بهتری از کارهای خود بگیرید. کم کم با تکرار دائمی‌ این روش‌ها، بهترین شیوه اولویت بندی کارها را برای هر وقتی با توجه به شیوه زندگی و برنامه‌های خود پیدا خواهید کرد.

برای هر کدام از کارها، در هر شیوه‌ای که در نظر دارید، مقداری بیشتر از زمان عادی خود برای آنها اختصاص دهید و هر کاری را که شروع می‌کنید به اتمام برسانید. زمانی که هر کدام از کارهای خود را تمام کنید و بعد به سراغ کار دیگر خود بروید، خواهید دید که تعدادی از کارها در لیست اولویت بندی شما خط خواهند خورد و این احساس بسیار خوبی برای ادامه برنامه ریزی به شما خواهد داد. نکته مهمی‌ که باید توجه کنیم این است که هر برنامه سختگیرانه‌ای به شکست ختم می‌شود. زیرا با یک برنامه سخت و بدون استراحت خسته می‌شویم و دیگر برای انجام سایر کارها توان نداریم. از این رو بهتر است که کارهای مشابه را پشت یکدیگر در لیست قرار ندهیم و اولویت‌ بندی پراکنده‌تری را انجام دهیم. یا اینکه در بین کارهای مهم زمانی را برای استراحت خود در نظر بگیریم.

بعضی از افراد در اولویت بندی خود ابتدا کارهایی که به آنها علاقه دارند را می‌گذارند. سپس با انرژی کمتر به سراغ کارهای مهم و ضروری خود می‌روند. یادتان باشد اگر ابتدا کارهای سخت‌تر و ضروری را انجام دهید. در ادامه با کاهش انرژی در انجام کارهای دوست داشتنی خود کمتر درگیر ضعف خواهید شد. همچنین احتمال اینکه کارهای ضروری را به وقت دیگری موکول کنید کمتر می‌شود.

به یاد داشته باشید که لیست اولویت بندی کارهای خود را در جایی بگذارید که جلوی چشم شما باشد. به طور مثال در دفترچه روی میز یا روی کاغذهای یادداشتی که جلوی چشم شماست یا روی گوشی یا کامپیوترتان، و یا در جاهایی که در معرض دید شما است. به علاوه آن، هر کاری را که تمام می‌کنید روی آن خط بکشید. در لیست اولویت بندی کارها می‌توانید برای انجام کارهای سخت و واجب برای خود جایزه در نظر بگیرید. جایزه را می‌توانید به صورت استراحت یا انجام یکی از کارهایی که به آن تمایل دارید و در لیست خود اولویت بالایی ندارد در نظر بگیرید.

در پایان این نکته را به خاطر داشته باشید که اولویت بندی کارها کاملا بستگی به شخصیت، شیوه زندگی و روراستی شما با خودتان دارد. از این رو با کمال صداقت و روشنی ابتدا لیست کارهای خود را تنظیم کنید و در نهایت اولویت بندی را بدون نظر خاص و علاقه خود انجام دهید. به صورت کلی اولویت‌ بندی در کارها می‌تواند روی زوایای مختلف شخصیتی شما هم تاثیرگذار باشد. همینطور تا مقداری می‌تواند شیوه زندگی شما را تحت تاثیر خود قرار دهد. از این رو رابطه بین خصوصیات شخصیتی و سبک زندگی شما با داشتن اولویت‌ بندی در کارهایتان یک رابطه دو طرفه را ایجاد می‌کند. همچنین اثرات این حرکت خوب را با گذشت زمان بیشتر احساس خواهید کرد.

اولویت‌ بندی و تمرکز

افراد تاثیرگذار و شگفت‌انگیز توانایی بالایی در اولویت‌ بندی و تمرکز دارند

هرکسی را که می‌شناسم سخت کار می‌کند با این‌حال تنها تعداد کمی از آن‌ها زیر بار فشار کار خرد می‌شوند. چرا این‌گونه است؟ فکر می‌کنم جواب این سوال به ظاهر ساده را می‌توانم بدین شکل بازگو کنم که پایین آمدن مهارت‌های ما در دو زمینه‌ی اولویت‌ بندی و تمرکز موجب می‌شود زیر بار فشار کار خرد شویم.

من اولین بار هنگام کار به‌عنوان مشاور استراتژی متوجه نمود این موضوع شدم. از آن‌جایی که من به‌طور فزاینده‌ای از ساعت‌های فوق‌العاده طولانی و به ظاهر غیرموثر کاری سرخورده و ناامید شده بودم، شروع به ارزیابی آینده‌ی خود کردم. به عنوان یک مشاور جوان که چشم به راه راهنمایان است متوجه شدم که احتمالا این وضعیت رو به بهبود نمی‌رود.

شرکای این شرکت تا اواخر عصر به‌ ندرت از دفتر خارج می‌شوند و اکثر هفته‌ها و روزهای خود را در مسافرت‌های هوایی در سرتاسر کشور می‌گذرانند، از یک جلسه به جلسه دیگر می‌روند، کارها را انجام می‌دهند و ستون‌هایی از تحلیل‌ها و گزارش‌ها را برای تیم خود ایجاد می‌کنند. یکی از شرکای خاص شرکت این توانایی را داشت که با مشغول ساختن خود توسط کارهایی که به‌ نظرش مهم‌تر می‌آمد، باعث از بین بردن روند کاری عادی در شرکت شد. علی‌رغم اینکه یک‌ ساعت با خانه فاصله داشتیم او بیشتر از سایر شرکا با خانواده خود وقت گذراند و با این حال بخاطر نتایج کارهایش بطور مداوم مورد تمجید قرار گرفت و پیشرفت کرد. در واقع این شریک خاص فهمیده بود که کلید اصلی برای اثربخشی و دست یافتن به نتایج مطلوب تنها در ساعات طولانی و بی‌پایان کار نیست، بلکه او آموخته بود که چگونه اولویت‌بندی و تمرکز کند.

هزاران کار انجام دادن و به جایی نرسیدن

همه‌ی ما این احساس را داشته‌ایم که با شدت و سرعت باورنکردنی‌ایی کار می‌کنیم، اما به جایی نمی‌رسیم و پیشرفت بسیار کمی داریم. پیش از این هرگز با اعلان‌ها و حواس‌پرتی‌هایی مثل ویدیو‌های سرگرم کننده و یا بازخوردهای فعالیت‌هایمان در فضای مجازی یا محیط کار و زندگی، که در تمام روز و گاهی اوقات تمام شب به سمت ما می‌آمدند انقدر مواجهه نبوده‌ایم و به اهمیت آن‌ها در کاهش بازده‌ کاری خود توجه نکرده‌ بودیم.

در حقیقت منابع زیادی از اطلاعات درخشان وجود دارد که ‌می‌توانند راهنمایی‌های مفید و معقولی را که مستقیماً به نقش ما مربوط می‌شوند در اختیار ما قرار دهند. به نظر می‌رسد تعداد بی‌پایانی از کارهایی که ما می‌توانیم و باید انجام دهیم، وجود دارد. با این وجود آیا ما واقعاً تاثیرگذار هستیم؟

دلیل این‌که احساس می‌کنیم پیشرفت ما کم است احتمالا به این دلیل است! این تصور که ما احتمالا می‌توانیم کارهای زیادی را انجام دهیم و موثر واقع شویم اشتباه بزرگی است در واقع این که نتوانیم کارهای زیادی را به سرعت انجام دهیم و موثر باشیم طبیعت ما است.

افراد بزرگ می‌دانند که چگونه اولویت‌ بندی و تمرکز کنند

به افراد تاثیرگذار و شگفت‌انگیزی که می‌شناسید فکر کنید، آن‌ها توانایی بالایی در اولویت‌ بندی و تمرکز دارند. آنها تصمیم می‌گیرند که چه کاری مهم است و سپس کارها را به ترتیب اهمیتشان انجام می‌دهند، تعدادی از افراد الهام‌بخش هستند که سیستم کاری خود را شرح داده‌اند:

• وارن بافت برای تعیین این‌که کدام کار شایسته توجه وی است، دارای یک سیستم اولویت‌ بندی دو لیستی است.

• توصیه معروف آیوی لی این است که از لیست‌های روزانه با گزینه‌های درجه‌بندی شده استفاده کنید و کار را با اولویت‌هایی که بیشترین درجه اهمیت را دارند شروع کنید تا زمانی که به پایان برسند و سپس به سراغ گزینه‌هایی بروید که اولویت کمتری دارند.

• مارک فورد یک میلیونر خودساخته، بازاریاب، مشاور تجاری و نویسنده‌ی بیش از ده کتاب است. او به یک روال ساده و فریبنده که برای بهره‌وری خودش به کار می‌برد اعتبار می‌بخشد، بدین ترتیب که کار را روی مهمترین اولویت شروع می‌کند سپس بعد از گذشت زمان مشخصی استراحت می‌کند و بعد به سراغ کار بعدی که نسبت به اولویت اول در درجه دوم قرار می‌گیرد، می‌رود و بعد از زمان مشخصی مجدداً استراحت می‌کند و سپس بعد ازظهرها را برای کارهایی که اهمیت کمتری دارند و هرچیزی که از طرف افراد دیگر دریافت میکند، استفاده می‌کند.

همه‌ی این‌ها خیلی منطقی و آسان به نظر می‌رسد، اما در واقع تعداد بسیار کمی از افراد وجود دارند که عادت دارند به این شیوه کار کنند. با این وجود همین موارد کمی که از طرف این افراد انجام می‌شود به‌عنوان کارهایی خارق‌العاده معرفی شده‌اند (این موضوع خود دلیل واضحی برای وجود چنین مقاله‌هایی است).

اولویت‌ بندی کنید، تمرکز کنید، تمرین کنید

چگونه توانایی خود را در اولویت‌ بندی و تمرکز بهبود می‌بخشیم؟ اولین قدم این است که بدانیم چه چیزهایی مهم هستند و چه چیزهایی ضروری هستند و در حالی‌که از درجه اهمیت کمتری برخوردارند تمایل دارند بیش از حد توجه و زمان ما را به خود اختصاص دهند. واضح است که بعضی از کارها با وجود این که دارای اهمیت کمتری هستند، اما ضروری است که انجام شوند، اما در زمان درست. پس ابتدا کارهایی با اهمیت بالا را به انجام می‌رسانیم.

هنگامی‌که ابتدا کارهای کوچک فوری اما کم اهمیت را انجام بدهیم یک اتفاق عجیب می‌افتد و آن این است که برای کارهای مهم‌تر زمان کمتری خواهیم داشت، اما اگر کارهای مهم را ابتدا انجام دهیم می‌توانیم کارهای فوری اما با درجه اهمیت کمتر را در زمان‌هایی که برای استراحت و غیره داریم به انجام برسانیم.

استفان کاوی از قیاس سنگ‌ها، سنگ‌ریزه‌ها و ماسه‌ها در یک شیشه استفاده می‌کند. اگر شیشه را ابتدا با ماسه (کارهای کمتر مهم ما) پر کنیم جایی برای سنگ‌ها (کارهای مهم ما) وجود ندارد. اما اگر ابتدا با قرار دادن صخره‌های بزرگ کار خود را شروع کنیم، می‌توانیم سنگ‌ریزه‌ها را در اطراف آن‌ها قرار دهیم و سپس ماسه را روی آن ریخته و حتی قبل از پر شدن شیشه مقداری آب روی آن بریزیم! بدین ترتیب به روشنی در می‌یابیم که با انجام کارهای خیلی مهم در شروع کار می‌ توانیم کارهایی با درجه دوم و سوم اهمیت را هم به راحتی پیش ببریم و زمان را از دست ندهیم.

اهداف و چشم‌انداز خود را روشن کنید

مهم‌ترین اهداف خود را در این لحظه یادداشت کنید. (اجازه ندهید این مقاله موضوع اضافی‌ایی باشد که برای مطالعه‌ی آن وقت گذاشته‌اید اما به آن عمل نمی‌کنید). نیازی نیست آن اهداف، اهداف همیشگی شما و حتی اهداف طولانی مدت (برای مثال پنج ساله) شما باشند. فقط سه هدفی را که اکنون در حال کار کردن بر روی آنها هستید یادداشت کنید، ممکن است این اهداف یک پروژه‌ی خاص باشند یا یک ویژگی خاص که سعی در بهبود آن دارید (مانند فروش، رضایت مشتری، کاربران، نگهداری و غیره).

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که شما خود را با بیش از سه اولویت برتر پیدا کنید، بفهمید کدام یک می‌تواند تا بعد صبر کند، داشتن تمرکز دقیق فقط روی تعداد کمی از موارد ضروری است.

اقدامات روزانه‌ی خود را به اهداف خود پیوند دهید

با در نظر گرفتن اهداف خود یک لیست فعالیت روزانه تنظیم کنید. امروز چند کار مهم اما کوچک وجود دارد که می‌توانند شما را به سمت هدف خود نزدیک کنند؟ خودتان را با یک لیست بزرگ آشفته نکنید، به‌جای این‌کار هدف‌های کمتری داشته باشید، فقط سه تا پنج چیز را انتخاب کنید و مطمئن شوید هیچ‌یک از آن‌ها بیش از یک ساعت طول نمی‌کشد (بله شما احتمالاً بیش از پنج ساعت کار خواهید کرد، اما مقداری زمان برای مواردی با اهمیت کمتر که در طول روز برای شما اتفاق می‌افتد هم اختصاص می‌دهید).

برای هرروز خود یک لیست تهیه کنید و نسبت به کارهایی که در روز گذشته انجام داده‌اید بی‌توجه نباشید. اهداف خود را مرور کنید و آگاهانه از خود بپرسید اکنون مهم‌ترین کار چیست؟

شرل سندبرگ به تیم‌های خود توصیه می‌کند که از اولویت‌های بی‌رحمانه استفاده کنند. توانایی رها کردن ایده‌های خوب کلید ایجاد فضا برای دست‌یابی به ایده‌های عالی است و بله، واقعا نیاز هست که بی‌رحم باشید.

حواستان را جمع کنید و تمرکز کنید

با وجود یک لیست اقدامات روزانه، اکنون مهم‌ترین چیز توسعه‌ی عادت انجام این لیست است. به همین دلیل مهم نیست که چقدر بتوانیم در یک روز کاری عملکرد خود را واقع‌بینانه ارزیابی کنیم. به جای اینکه لیست دارای گزینه‌های زیاد در حال رشد باشد، لیست شامل کارهایی می‌شود که هرروز به انجام می‌رسانیم. کار را به سرعت انجام دهید و تا زمان به پایان رسیدن آن کار دیگری را شروع نکنید. یک استراحت کوتاه کنید و کار بعدی را شروع نمایید.

توانایی ما برای تمرکز و مجبور کردن خودمان برای نشستن و انجام دادن یک کار دشوار در حالی‌که مستقیماً روی بخش‌های دشوار کار می‌کنیم همان چیزی است که به ما کمک می‌کند پیشرفت بزرگی داشته باشیم. سخت است، اما این چیزی است که به مرور ایجاد می‌شود (متاسفانه اغلب مهم‌ترین اولویت‌های ما شامل موارد دشوار است).

انجام اقدامات كوچك اما مداوم در جهت اهداف ما، این تفاوت را ایجاد می كند- بنابراین برای خرد كردن آن آماده شوید! به نظر من، توانایی ما در اولویت‌ بندی و تمرکز دو ویژگی مهم برای موفقیت واقعی است.

اولویت بندی ، تمرکز و تکرار قطعا نتیجه می‌دهد!

منبع: thenextweb