سیستم سازی در کسب و کار چیست و چه مزایایی برای سازمان دارد؟

به گفته برایان تریسی، یک سیستم فرآیندی گام به گام از ابتدا تا انتها است که برای اطمینان از ثبات و عملکرد قابل اعتماد در هر زمینه‌ای از آن استفاده می‌کنید. سیستم سازی در کسب و کار فرآیند ایجاد سیستم برای تمام بخش‌های کلیدی کسب و کار شماست. این یک فرآیند مستندسازی رویه‌ها است به گونه‌ای که نتایج ثابتی را به همراه داشته باشد. سیستم سازی کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد تا خود و بهترین اعضای تیم خود را “تکثیر” کنید. این همان چیزی است که شما را قادر می‌سازد تا کسب و کاری بسازید که بدون شما هم بتواند به خوبی کار کند.

چرا به سیستم سازی در کسب و کار نیاز داریم؟

تصور کنید که شما یک کارآفرین فوق ستاره هستید. یک کسب و کار آنلاین پررونق با تیمی پرشور و فرهنگ کاری مثبت ساخته‌اید. وقتی بالای سر کسب و کارتان حضور داشته باشید، همه چیز مثل ساعت کار می‌کند. تیم شما از پس کارها بر می‌آید و به لطف استانداردهای بالایی که تعیین کرده‌اید، نتایج استثنایی ارائه می‌دهند.

اما نکته اینجاست که: وقتی شما نیستید… خب، اوضاع کمی خراب می‌شود. فاکتورها به اشتباه بایگانی می‌شوند، سفارش‌های مشتری تکمیل نمی‌شود یا با تاخیر به دستشان می‌رسد. اما، شما نباید تیم خود را سرزنش کنید! شما به وضوح یک نیروی کار اختصاصی پرورش داده‌اید. مقصر اصلی فقدان سیستم است.

سیستم سازی در کسب و کار چیست؟

سیستم سازی در کسب و کار فرآیندی است برای طراحی و اجرای سیستم‌ها و رویه‌هایی در داخل یک کسب و کار که به منظور جریان سازی عملیات، افزایش بهره وری و اطمینان از نتایج ثابت انجام می‌شود.

این فرآیند شامل مستندسازی و سازماندهی موارد زیر است:

• رویه های عملیاتی استاندارد (SOP ها): دستورالعمل‌های گام به گام برای انجام وظایف خاص
• جریان‌های کاری (Workflows): توالی مراحل در یک فرآیند خاص
• سیاست‌ها: مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌ها که نحوه عملکرد کسب و کار را مشخص می‌کند
• پروتکل‌ها: مجموعه‌ای از رویه‌های رسمی برای برقراری ارتباط و انجام امور

با ایجاد سیستم‌های تعریف شده، شرکت‌ها می‌توانند به کنترل، کارایی، قابلیت مقیاس پذیری و موفقیت بیشتری دست یابند.

۶ مزیت سیستم سازی در کسب و کار

تصور کنید کسب و کاری داشته باشید که حتی در نبود شما مثل ساعت کار می‌کند. این قدرت سیستم سازی کسب و کار است. به چند مزیت‌ سیستم سازی در کسب و کار اشاره می‌کنیم.

۱. داشتن کسب و کار مستقل از شما:

این بهترین مزیت است. با سیستم سازی عملیات خود، کسب و کارتان دیگر تنها به شما وابسته نیست. شما زمان بیشتری برای خودتان، خانواده‌تان و یا حتی دنبال کردن سایر فعالیت‌ها به دست می‌آورید. انتخاب با شماست. همانطور که برایان لوگ می‌گوید:

«اگر برای ساختن سیستم های خوب خیلی سرتان شلوغ است، پس همیشه سرتان شلوغ خواهد بود.»

۲. داشتن کسب و کاری که اداره کردن آن لذت بخش است:

به یاد دارید چرا کسب و کار خود را راه اندازی کردید؟ برای اینکه با شرایطی که خودتان می‌خواهید، زندگی کنید. اما کسب و کاری که بدون شما نمی‌تواند کار کند، دیگر تبدیل به یک شغل می‌شود. سیستم سازی آن را به یک ماشین روان تبدیل می‌کند و به شما امکان می‌دهد روی رشد خودتان تمرکز کنید، همانطور که مایکل گربر در کتاب «افسانه کارآفرینی» تاکید می‌کند:

«بگذارید سیستم ها کسب و کار را اداره کنند و افراد سیستم‌ ها را.»

۳. روی کسب و کار خود کار می‌کنید، نه در آن:

با یک کسب و کار سیستم سازی شده، می‌توانید تمرکز خود را از عملیات روزانه به برنامه ریزی استراتژیک تغییر دهید. شما می‌توانید روی رشد شرکت خود و تعیین مسیر آینده آن کار کنید. مایکل گربر دوباره به ما یادآوری می کند:

«اگر کسب و کار شما به شما بستگی دارد، شما صاحب کسب و کار نیستید – شما یک شغل دارید. و این بدترین شغل دنیا است، چون برای یک دیوانه کار می کنید!»

۴. به راحتی مقیاس پذیر می‌شوید:

یک کسب و کار قابل ارتقا، حتی با افزایش حجم کار، عملکرد خوب خود را حفظ می‌کند. بدون سیستم‌ها، رشد به یک چالش تبدیل می‌شود. سیستم سازی به کسب و کار شما این امکان را می‌دهد تا با رشد و توسعه آن، به خوبی هم مدیریت شود، همانطور که جف پلت توصیه می کند:

«برای سرمایه گذاری در سیستم ها و فرآیندهایی که رشد بلندمدت را پایدار می کنند، از همان ابتدا وقت صرف کنید.»

۵. کاهش وابستگی به افراد:

آدم‌ها می‌آیند و می‌روند. این طبیعت زندگی است. در یک کسب و کار غیرسیستماتیک، این باعث ایجاد آشفتگی می‌شود، زیرا کارمندان هنگام ترک، تمام دانش خود را با خود می‌برند. با وجود سیستم‌های موجود، ورود افراد جدید به سیستم روان و یکپارچه انجام می‌شود؛ کارمندان جدید به سادگی به یک ساختار کارآمد می‌پیوندند.  مایکل گربر می‌گوید:

«آدم ها می آیند و می روند، اما سیستم ها ثابت می مانند.»

۶. محیط کاری که کارکنان دوستش دارند:

کارمندان در محیط های ساختاریافته شکوفا می‌شوند. هنگامی که یک کسب و کار سیستم سازی می‌شود، آنها احساس می‌کنند بخشی از یک ماشین کارآمد هستند که می‌توانند در آن مشارکت داشته باشند و آن را بهبود بخشند. کارمندان جدید نیز می‌توانند به سرعت کار خود را شروع کنند، زیرا پاسخ اکثر سوالات آنها حتی قبل از پرسیدن در دسترس است.

سیستم سازی در کسب و کار: کلید رشد نامحدود

سیستم سازی در کسب و کار، راه حلی قدرتمند برای رهایی شما از قید و بندهای وظایف روزانه و تمرکز بر روی آنچه واقعاً مهم است، یعنی رشد و توسعه کسب و کارتان است.

با اتکا به سیستم ها، شما دیگر مجبور نیستید در چرخه بی پایان وظایف روزمره گرفتار شوید. این امر به شما آزادی و انعطاف پذیری می‌دهد تا وقت خود را به علایق خود، خانواده‌تان یا حتی راه اندازی پروژه‌های جدید اختصاص دهید.

علاوه بر این، سیستم سازی به معنای ایجاد ثبات و کارایی در فرآیندهای کسب و کار شماست. این امر منجر به کاهش خطاها، افزایش بهره وری و در نهایت ارائه خدمات یا محصولات با کیفیت بالاتر به مشتریان می شود.

سیستم سازی همچنین وابستگی شما به افراد کلیدی را کاهش می دهد. با مستندسازی فرآیندها و وظایف، اطمینان حاصل می کنید که دانش سازمانی حفظ شده و انتقال آن به کارمندان جدید به سادگی انجام می شود.

در نهایت، سیستم سازی محیط کاری لذت بخش تری را برای کارمندان شما رقم می زند. آنها با درک واضح از وظایف و انتظارات، می توانند به طور موثرتری کار کنند و احساس رضایت بیشتری از شغل خود داشته باشند.

اگر آماده اید که کسب و کار خود را به سطح بعدی ارتقا دهید، سیستم سازی اولین قدم ضروری است. با سرمایه گذاری در سیستم های مناسب، می‌توانید به رشد نامحدود دست پیدا کنید و در عین حال از آزادی و انعطاف پذیری که همیشه آرزوی آن را داشته اید، لذت ببرید.

منابع: cflowapps – keap – beezop