مدیریت موثر جلسه کاری و نکاتی که باید به خاطر بسپارید

برای برگزاری جلسات کاری موثر چه کارهایی باید انجام دهیم؟

۱. ضرورت برگزاری جلسه را تعیین کنید

قبل از برگزاری جلسه، بررسی کنید که آیا می‌توان هدف آن را از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا روش‌های دیگر محقق کرد. برای جلسه خود هدف تعیین کنید، بررسی کنید که آیا روش بهتری برای برقراری ارتباط وجود دارد و اینکه آیا دریافت بازخورد ضروری است یا خیر. به عنوان مثال، اگر به بازخورد کارمندان خود نیاز دارید و می‌خواهید برای یک پروژه جدید ایده‌پردازی کنید، به احتمال زیاد برگزاری جلسه ضروری است. اگر جلسه‌ای با افراد دیگر برگزار می‌کنید، قبل از تصمیم‌گیری در مورد ضرورت جلسه، نظر آن‌ها را جویا شوید.

۲. برای جلسه برنامه‌ریزی کنید

افرادی را که می‌خواهید به جلسه دعوت کنید، در نظر بگیرید و آن‌ها را به صورت حضوری، از طریق ایمیل یا نرم‌افزار داخلی شرکت دعوت کنید. سپس، مشخص کنید چه کسانی قرار است صحبت کنند و بر اساس زمان‌های مشخص‌شده برای سخنرانی، آن‌ها را در دستور جلسه بگنجانید.

علاوه بر این، مدت زمان جلسه و مکان برگزاری آن را تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که از قبل هماهنگی‌های لازم را انجام داده‌اید.

همچنین باید دستور جلسه‌ای ایجاد کنید که در آن موضوعاتی را که می‌خواهید در جلسه مطرح شوند، شرح دهید. مطمئن شوید که دستور جلسه شامل هدف جلسه، شرکت‌کنندگان، سخنرانان و زمان و مکان جلسه باشد.

۳. اطمینان حاصل کنید جلسه به هدف خود می‌رسد

برای اطمینان از برگزاری روان و کارآمد جلسه، فضای بحث آزاد ایجاد کنید و تا جایی که می‌توانید مشارکت حداکثری کارمندان را جلب کنید. برای حفظ تمرکز، به موضوعات ذکر شده در دستور جلسه پایبند باشید و طبق برنامه پیش بروید. این کار به حفظ روند جلسه و جلوگیری از خروج از موضوع کمک می‌کند.

اگر بحث از مسیر اصلی منحرف شد، از تغییر جهت مباحثه به سمت هدف اصلی جلسه هراس نداشته باشید. این کار اطمینان می‌دهد که به هدف و مقصود جلسه دست یافته‌اید.

چه کارهایی را باید در طول جلسه انجام داد؟

در اینجا چند مورد از بهترین روش‌ها برای اطمینان از کارآمدی، اثربخشی و فراگیر بودن جلسات آورده شده است:

• محدود کردن افراد پرحرف: برای کوتاه نگه داشتن صحبت‌های طولانی در جلسه، ایجاد حس فوریت و اهمیت به زمان در طول جلسه ضروری است. اگر فردی بحث را به تسخیر خود درآورده است، می‌توانید با تکرار بخشی از صحبت‌های او، فرصت صحبت را به فرد دیگری بدهید. به عنوان مثال، «بازخورد منفی مشتری – این جالب است. جان، آیا شما هم با بازخورد منفی مشتری مواجه شده‌اید؟»
• تشویق افراد ساکت: دلایل زیادی برای سکوت افراد در جلسه وجود دارد که اکثر آن‌ها بی‌اهمیت هستند. با این حال، اگر کسی به دلیل خجالتی بودن یا درون‌گرا بودن ساکت است، باید برای شنیدن مشارکت او تلاش کنید و سپس برای تشویق مشارکت‌های بعدی، ابراز علاقه و قدردانی خود را نشان دهید.
• ایجاد فضایی برای بحث و گفتگو: گاهی اوقات برای برگزاری یک جلسه مؤثر، گروه باید برای راه‌حل‌ها و ایده‌های جدید طوفان فکری داشته باشد. در این موارد، شما باید بحث و گفتگو بین اعضای جلسه را خلاصه، تحریک، میانجی‌گری و هدایت کنید.
• استقبال از پیشنهادات: پیشنهادات باعث ایجاد پیشرفت می‌شوند و به همین دلیل باید در جلسات مورد استقبال قرار گیرند. مهم است که کارمندان را به ارائه پیشنهاد تشویق کنید و سعی کنید مواردی را شناسایی کنید که بتوان آن را به یک راه حل مؤثر تبدیل کرد.
• از کارمندان کم‌سابقه شروع کنید: اگر فردی با جایگاه بالاتر قبلاً در مورد موضوعی صحبت کرده باشد، کارمندان جوان‌تر تمایل کمتری برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود دارند. برای جلوگیری از این امر، می‌توانید ابتدا از کارمندان کم‌سابقه بخواهید که مشارکت خود را ارائه دهند.