منابع انسانی (HR) چیست؟

منابع انسانی (HR) به افرادی در سازمان شما اشاره دارد که برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت با یکدیگر همکاری می‌کنند. مدیریت منابع انسانی فرآیند یافتن، استخدام، آموزش و مدیریت نیروی کار شرکت شماست. بخش منابع انسانی شرکت شما به عنوان چسبی عمل می‌کند که عملیات پراکنده آن را در یک نهاد واحد، منسجم و کارآمد به هم متصل می‌کند. این بخش به عنوان منبعی برای کارمندان و مدیران عمل می‌کند. با این حال، ارزش واقعی منابع انسانی برای یک سازمان، توانایی آن در بهینه‌سازی مشارکت افراد و تیم‌ها و همچنین کارایی و بهره‌وری بخش‌های مختلف آن است.

منابع انسانی (HR) درون سازمانی در مقابل برون‌سپاری شده

تلاش و هزینه مدیریت منابع انسانی (HR) به صورت داخلی، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط را به سمت تکیه بر شخص ثالث و برون‌سپاری عملیات منابع انسانی خود سوق می‌دهد . سازمان‌های کارفرمای حرفه‌ای (PEO) و خدمات کارفرمای ثبت‌شده (EOR) تمام فعالیت‌های منابع انسانی یک شرکت، از جمله انطباق با قوانین، مدیریت استعدادها، مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا را مدیریت می‌کنند.

• سازمان‌های حرفه‌ای کارمندیابی نقش کارفرمای مشترک را بر عهده می‌گیرند و با انجام تمام مدیریت منابع انسانی، مسئولیت‌ها را به اشتراک می‌گذارند و در عین حال تمام تصمیمات و عملیات استراتژیک کسب‌وکار را به تیم مدیریت خود شرکت واگذار می‌کنند.
• EORها کارفرمای قانونی کارگران شرکت شما می‌شوند و مسئولیت بالقوه بیشتری نسبت به PEOها بر عهده می‌گیرند. آنها معمولاً توسط سازمان‌های بزرگی با حضور جهانی و نیروی کار توزیع‌شده در مناطقی که شرکت فعالیت فیزیکی ندارد، استفاده می‌شوند.

برون‌سپاری منابع انسانی به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهد تا بر محصولات و مشتریان خود تمرکز کنند و همچنان از جدیدترین فناوری منابع انسانی برای ردیابی متقاضیان، مدیریت اسناد، آموزش دیجیتال و سلف سرویس کارکنان بهره‌مند شوند. با این حال، شرکت‌ها بخشی از کنترل خود را بر مدیریت کسب‌وکارشان واگذار می‌کنند و یافتن ارائه‌دهنده خدمات منابع انسانی که با فرهنگ، ارزش‌ها و نیازهای آنها همسو باشد، می‌تواند دشوار باشد. همچنین می‌تواند مانع انتقال دانش و حافظه سازمانی شرکت شود.

مزایای منابع انسانی (HR) برای کسب و کارهای کوچک

طبق آمار دفتر آمار کار ایالات متحده ، بیش از 20 درصد از مشاغلی که در سال منتهی به مارس 2022 افتتاح شدند، تا مارس 2023 تعطیل شده‌اند. موفقیت یک کسب و کار کوچک به توانایی استفاده از هر فرصتی برای کسب برتری در رقابت، از جمله توانایی جذب و حفظ واجد شرایط‌ترین کارگران، بستگی دارد.

انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) گزارش می‌دهد که حدود نیمی از کسب‌وکارهای کوچک، وظایف منابع انسانی خود را در داخل سازمان انجام می‌دهند. با این حال، تعداد کمی از صاحبان و مدیران کسب‌وکارهای کوچک، آموزش یا تجربه منابع انسانی دارند. برای پر کردن این شکاف، آنها به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) روی می‌آورند که ابزارهایی را که مدیران و کارمندان برای پشتیبانی از کار خود نیاز دارند، در یک رابط کاربری واحد و آسان برای استفاده قرار می‌دهند.

نقش منابع انسانی

منابع انسانی شامل تمام جنبه‌های مدیریت نیروی کار می‌شود: از استخدام اولیه تا اخراج. وظایف اصلی منابع انسانی عبارتند از:

• استخدام و جذب نیرو
• جمع‌آوری و مدیریت داده‌های کارکنان
• آموزش
• مدیریت اسناد
• مدیریت و بررسی عملکرد کارکنان
• حقوق و دستمزد و جبران خسارت کارکنان
• مدیریت مزایا
• ایمنی محل کار
• یادگیری و توسعه مهارت‌ها
• مشارکت کارکنان

در ادامه برخی از این موارد را عمیق‌تر بررسی خواهیم کرد.

استخدام و جذب نیرو

استخدام فرآیند یافتن و استخدام بهترین کاندیداهای موجود برای موقعیت‌های شغلی خالی شرکت است. این فرآیند چهار مرحله‌ای با جستجوی کاندیدا آغاز می‌شود و پس از آن غربالگری، مصاحبه و ارائه پیشنهاد استخدام انجام می‌شود.

1. جستجوی کاندیدا

استخدام سنتی به قرار دادن آگهی‌های مشاغل آزاد در سایت‌های استخدامی محبوب و انتظار برای پاسخ از جویندگان کار متکی است. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها با انتخاب کاندیداها، رویکرد پیشگیرانه‌تری را در پیش می‌گیرند. با کمک ویژگی‌های محبوب انتخاب کاندیدا در بسیاری از سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) ، استخدام‌کنندگان کاندیداهایی را با مهارت‌ها و پیشینه مناسب برای پر کردن موقعیت‌های شغلی فعلی و آینده یک شرکت پیدا می‌کنند.

ممکن است کاندیداها به طور فعال به دنبال موقعیت جدید باشند یا نباشند، اما صرف نظر از این، شرکت‌ها می‌توانند از همان ابتدا با استخدام‌های بالقوه ارتباط برقرار کنند که به آنها کمک می‌کند تا مشاغل خالی را سریع‌تر پر کنند.

2. غربالگری کاندیدا

غربالگری کاندیداها اغلب شامل آزمون‌های پیش از استخدام و ارزیابی فرهنگ کاری می‌شود تا اطمینان حاصل شود که متقاضیان با فرهنگ شرکت سازگار هستند. بسیاری از ابزارهای ردیابی متقاضی اکنون دارای اجزای هوش مصنوعی هستند که به کاندیداها در فرآیند غربالگری کمک می‌کنند و از تجزیه و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده برای پشتیبانی از تصمیمات استخدام استفاده می‌کنند.

3. مصاحبه‌ها

یکی از نگرانی‌های رایج متقاضیان شغل این است که چگونه تعصب می‌تواند بر روند مصاحبه تأثیر بگذارد. یک نظرسنجی توسط شرکت نرم‌افزار منابع انسانی گرین‌هاوس نشان داد که از بیش از نیمی از مصاحبه‌شوندگان در طول مصاحبه سوالات تبعیض‌آمیزی در مورد سن، نژاد یا جنسیت پرسیده شده است. با این حال، تقریباً چهار نفر از پنج پاسخ‌دهنده به نظرسنجی که شغل را به دست نیاوردند اما بازخورد پس از مصاحبه را دریافت کردند، گفتند که دوباره برای شرکت درخواست خواهند داد.

4.پیشنهاد شغلی

پس از تأیید صلاحیت‌ها و توصیه‌نامه‌های کاندیدای برتر، واحد منابع انسانی پیشنهاد استخدام ارائه می‌دهد. این پیشنهادها می‌توانند از طریق تلفن یا ایمیل ارائه شوند، البته تا زمانی که اشتیاق شرکت برای استخدام فرد جدید در شرکت ابراز شود. افراد جدید می‌توانند در مورد شرایط پیشنهاد مذاکره کنند، بنابراین واحد منابع انسانی باید با انتظارات کاندیدا آشنا شود و هرگونه محدودیت را به روشنی و به طور مثبت بیان کند.

فرايند اجرايی

آشنایی اولیه با استخدام‌های جدید با ارائه مطالب مورد نیاز کارمندان برای اولین روز کاری‌شان، از جمله آدرس ایمیل شرکت، دفترچه راهنمای کارمندان و ارتباط آنها با سرپرست مستقیمشان آغاز می‌شود. اولین روزهای کاری آنها معمولاً شامل یک جلسه توجیهی است که سیاست‌های شرکت را بررسی می‌کند و شامل انتخاب مزایا، برنامه آموزشی و برای استخدام‌های حضوری، بازدید از تأسیسات می‌شود. آخرین مرحله آشنایی اولیه، پیگیری منابع انسانی برای تأیید شروع خوب آنها و کمک به آنها برای ایجاد یک برنامه توسعه شغلی است.

اداره جبران خسارت و مزایا

شکل اصلی جبران خسارت یک کارمند، دستمزد ساعتی یا حقوق است. با این حال، شرکت‌ها تمرکز خود را بر روی سایر اشکال جبران خسارت برای کارگران خود، به ویژه با ارائه خدمات رفاه مالی، افزایش می‌دهند. این خدمات شامل کمک به بودجه‌بندی، ابزارهای بازپرداخت بدهی، برنامه‌های پس‌انداز اضطراری و کمک به بازپرداخت وام دانشجویی می‌شود.

افزایش نرخ تورم، چالشی را برای کارفرمایانی که هزینه‌های عملیاتی‌شان رو به افزایش است، ایجاد می‌کند، در حالی که همزمان، کارگران به دنبال افزایش حقوق سالانه بیشتری برای جبران قدرت خرید از دست رفته خود هستند.

بسیاری از شرکت‌ها با افزایش بسته‌های مزایای خود، گزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی بیشتری را با تمرکز بر سلامت و پیشگیری در نظر گرفته‌اند. تغییر جمعیت نیروی کار، رویکرد کارفرمایان به مزایای بازنشستگی را تغییر داده است که با توجه به افزایش امید به زندگی و اقتصاد بی‌ثبات‌تر، در حال تطبیق است. از جمله مزایایی که اکنون ارائه می‌شود، می‌توان به محیط‌های کاری انعطاف‌پذیر، ارتقاء و بازآموزی مهارت، بسته‌های مزایای شخصی‌سازی‌شده و تأکید بیشتر بر خانواده، مانند مراقبت روزانه، مرخصی والدین با حقوق و مراقبت از افراد مسن تحت تکفل اشاره کرد.

انطباق

چندین کارکرد کلیدی منابع انسانی مستلزم تأیید این است که یک شرکت از قوانین و مقرراتی که در حوزه‌های قضایی عملیاتی آن اعمال می‌شود، پیروی می‌کند. این قوانین شامل شیوه‌های استخدام منصفانه، ایمنی محل کار، حفظ حریم خصوصی داده‌های کارکنان و تبعیض می‌شود. به عنوان مثال، قانون استانداردهای منصفانه کار ایالات متحده ، حداقل دستمزد، پرداخت اضافه کاری، کار کودکان و ثبت سوابق مربوط به اشتغال را تنظیم می‌کند. بسیاری از قوانین این قانون توسط قوانین ایالتی که حقوق و حمایت‌های بیشتری را به کارگران ارائه می‌دهند، لغو می‌شوند .

کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای از داشتن یک چک‌لیست به‌روز برای رعایت مقررات بهره‌مند می‌شوند، که به آنها کمک می‌کند تا تأیید کنند که از مقررات پیروی می‌کنند. این چک‌لیست همچنین به عنوان یک منبع شرکتی عمل می‌کند که تغییرات در تلاش‌های شما برای رعایت مقررات را همزمان با رشد و تکامل کسب‌وکارتان مستند می‌کند. این چک‌لیست، بررسی سالانه شما را برای رعایت حداقل دستمزد، جبران خسارت کارگران و قوانین ایمنی محل کار مانند نمایش پوسترهای مرتبط با ایمنی و در دسترس قرار دادن سایر مطالب ایمنی مستند می‌کند.

چک لیست انطباق شرکت شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• شرح وظایف و سوابق استخدام، شامل گزارش استخدام‌های جدید ایالت شما
• فرآيند اجرائي استخدام و پايان همكاري
• ثبت زمان، حضور و غیاب و اسناد حقوق و دستمزد، شامل افزایش حقوق و پاداش
• بررسی عملکرد کارکنان و نظرسنجی‌های مربوط به مشارکت
• بازپرداخت هزینه‌های سفر تجاری

سیاست‌های کارکنان و ایمنی محل کار

حفظ امنیت کارکنان اولویت اصلی هر کارفرمایی است. منابع انسانی نقش حیاتی در ایجاد و حفظ یک محیط کار ایمن ایفا می‌کنند. این فرآیند با ممیزی‌های ایمنی محل کار آغاز می‌شود، اما مسئولیت آن فراتر از فضای فیزیکی کار است.

• کمک به کارمندان نیازمند. منابع انسانی به عنوان مکانی عمل می‌کند که کارمندان می‌توانند در صورت نگرانی در مورد ایمنی خود یا درخواست کمک در مورد مشکلات مربوط به کار یا سایر جنبه‌های زندگی خود به آن مراجعه کنند. نشان دادن حمایت قوی از ایمنی و رفاه کارمندان، احتمال اینکه آنها نگرانی‌های خود را به اطلاع منابع انسانی برسانند را افزایش می‌دهد.
• ترویج ارگونومی محيط. داشتن تجهیزات و چیدمان صحیح فضای کاری، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و مشکلات سلامتی مرتبط با کار را کاهش می‌دهد. منابع انسانی می‌تواند کارفرمایان و کارمندان را در مورد صندلی‌ها و میزهای قابل تنظیم، صفحه‌کلیدهای ارگونومیک و دستگاه‌های ورودی و راه‌های جلوگیری از آسیب‌های مرتبط با حرکت آموزش دهد.
• انجام ارزیابی‌های محل کار. منابع انسانی به طور منظم بازرسی‌ها و ممیزی‌های ایمنی را انجام می‌دهد و به طور مداوم رویه‌های ایمنی شرکت را بر اساس نتایج ارزیابی‌ها تنظیم می‌کند. پس از شناسایی رایج‌ترین منابع مشکلات، منابع انسانی پیگیری می‌کند تا از انجام اقدامات اصلاحی مناسب اطمینان حاصل شود.
• تأیید انطباق با قوانین

در آمريكا اداره ایمنی و بهداشت شغلی ایالات متحده (OSHA) منبع اصلی مقررات ایمنی محل کار است. منابع انسانی ممیزی‌ها و ارزیابی‌های ریسک را برای تأیید انطباق با مقررات OSHA و رسیدگی به هرگونه تخلف واقعی یا احتمالی انجام می‌دهد.

مدیریت و توسعه استعدادها

منابع انسانی وظیفه دارد اطمینان حاصل کند که نیروی کار شرکت مهارت‌های لازم برای برتری در شغل خود را دارند. با این حال، تقریباً هر شغلی در پاسخ به بازارها، صنایع و فناوری‌های در حال تغییر، به طور مداوم در حال تکامل است. شکاف استعداد از دو طریق بر منابع انسانی تأثیر می‌گذارد: کمک به کارمندان فعلی شرکت برای کسب مهارت‌های جدید و جذب نیروهای جدیدی که تجربه و پیشینه لازم را دارند.

برنامه‌های توسعه استعدادها با هدف رفع شکاف مهارتی و در عین حال افزایش مشارکت و رفاه کارکنان طراحی شده‌اند. این برنامه‌ها تغییرات در جمعیت‌شناسی نیروی کار و محیط‌های کاری ترکیبی و همچنین تأثیر هوش مصنوعی و سایر فناوری‌ها را در نظر می‌گیرند. رویکردهای توسعه استعداد شامل ارتقاء و بازآموزی مهارت‌ها، افزایش مهارت‌های مدیریتی و رهبری، بحث در مورد برنامه‌های رشد شغلی برای تک تک کارکنان و ارتقای رفاه و مشارکت برای کمک به کارکنان در استفاده از فرصت‌های شغلی پیش آمده است.

مشارکت کارکنان

افزایش محیط‌های کاری ترکیبی و از راه دور منجر به تغییر چشمگیری در تلاش‌های مربوط به مشارکت کارکنان منابع انسانی شد. عدم اطمینان در مورد امنیت شغلی و تغییرات اقتصادی، اهمیت حفظ مشارکت کارکنان در کار و اطمینان به آینده‌شان را افزایش می‌دهد. استراتژی‌های موفق در مورد مشارکت کارکنان شامل ایجاد فرهنگ کارمند محور، افزایش بسته مزایای شما، ارتقاء تعادل بین کار و زندگی، استفاده از هوش مصنوعی و سایر فناوری‌ها و ایجاد یک برنامه گوش دادن به کارکنان است.

• فرهنگ «اولویت با کارکنان»
• سیاست‌ها، فرآیندها و فعالیت‌های سازمان را از دیدگاه کارکنان و با مشارکت فعال آنها ارائه می‌دهد. وقتی کارکنان فرهنگ شرکت و نقش خود را در آن درک کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که به طور کامل مشارکت کنند و از پتانسیل شغلی خود بهره ببرند.
• مزایای بیشتر
• با یادآوری اینکه از آنها قدردانی می‌شود، به کارمندان انگیزه می‌دهد. برنامه‌های سلامتی، ناهارهای تیمی و سایر فعالیت‌های خارج از محل کار، برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر و مرخصی با حقوق از جمله مزایایی هستند که بیشتر مورد توجه کارگران قرار می‌گیرند .
• ابتکارات مربوط به تعادل بین کار و زندگی
• با پیشرفت فناوری که به کارکنان آزادی عمل و انعطاف‌پذیری بیشتری در برنامه کاری می‌دهد، تقویت شده‌اند. مؤثرترین برنامه‌ها، ایجاد تعادل بین خانه و کار را به بخش اصلی فرهنگ شرکت تبدیل می‌کنند.
• دستیارهای مبتنی بر هوش مصنوعی
• پردازش زبان طبیعی را با مدل‌های زبانی بزرگ (LLM) ترکیب می‌کنند تا جستجوی اطلاعات را ساده کرده و وظایف تکراری را خودکار کنند. این امر به کارکنان این امکان را می‌دهد تا روی کارهای ارزشمندتری که خلاقیت و تفکر استراتژیک آنها را به کار می‌گیرد، تمرکز کنند.
• برنامه‌های گوش دادن به کارکنان
• با آگاه کردن کارکنان از اهمیت نظرات و تجربیاتشان، بهره‌وری و تعامل را افزایش می‌دهند. تنها راه برای مدیران جهت اطلاع از احساسات و افکار کارکنانشان، پرسیدن مستقیم از آنهاست. علاوه بر این، تنها راهی که کارکنان می‌دانند به حرف‌هایشان گوش داده می‌شود، ارائه بازخورد در مورد میزان موفقیت پیشنهادات و ایده‌هایشان است.

نکته‌ی اصلی

یک عملیات منابع انسانی مؤثر می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست یک کسب‌وکار کوچک را رقم بزند . اکثر این شرکت‌ها بخش منابع انسانی اختصاصی ندارند، بنابراین وظایف منابع انسانی بین مدیرانی با طیف وسیعی از مسئولیت‌های دیگر تقسیم می‌شود که بسیاری از آنها فاقد آموزش و تجربه منابع انسانی هستند. فناوری منابع انسانی به پر کردن شکاف دانش کمک می‌کند و استخدام و مدیریت نیروی کار یک سازمان را مؤثرتر و کارآمدتر می‌سازد.

داشتن سیاست‌های شفاف و جامع در مورد کارکنان می‌تواند نرخ حفظ کارکنان را بهبود بخشد و آنها را توانمند سازد، به آنها اعتماد به نفس و فرصت‌هایی برای پیشرفت بدهد. سریع‌ترین راه برای سودآوری، بهره‌گیری از استعداد، تلاش و فداکاری نیروی کار با انگیزه و مدیریت خوب است.

Reference:
Written ByDennis O’Reilly, J.D. Senior Staff Writer

Lauren Holznienkemper Deputy Editor, SMB