راهنمای کامل مدیران برای برگزاری جلسات فردی بهتر با کارمندان

مزایای برگزاری جلسات تک به تک با کارمندان

برگزاری جلسات تک به تکِ اثربخش، مزایای متنوعی را برای کارمندان، مدیران و سازمان به همراه دارد، از جمله:

• بهبود روابط: اختصاص دادن زمان برای یک جلسه تک به تک با کارمند، به شما امکان می دهد تا تیم خود را بهتر بشناسید و فضایی را برای بهبود فرهنگ سازمانی ایجاد کنید. این جلسات تضمین کننده برقراری ارتباطات معنادار به صورت منظم و ایجاد حس راحتی و اعتماد با تیم شماست.

• حل موثر مشکلات: فراهم کردن شرایطی برای کارکنان جهت مطرح کردن نگرانی ها، قبل از اینکه مشکلات بر جریان کار تأثیر بگذارد، می‌تواند به حل آن‌ها کمک کند. این جلسات می توانند مسائلی را که رهبری از آن‌ها اطلاعی ندارد، آشکار سازد یا راه حل هایی را ارائه دهد که رهبری به آن‌ها فکر نکرده است. شما ممکن است متوجه شوید که چه چیزی مانع از دستیابی تیم شما به حداکثر پتانسیل شان می شود.

• افزایش روحیه کارکنان: هنگامی که کارکنان احساس می کنند نظراتشان شنیده می شود، به طور کلی روحیه و تعهد آن‌ها بالاتر می رود. این امر به ویژه زمانی صادق است که رهبران به مسائلی که در جلسات تک به تک کشف شده اند، رسیدگی کنند.

• بهبود عملکرد: برگزاری جلسات فردی منظم می تواند با ایجاد حس ارزشمندی در کارکنان، به انگیزه دادن به آن‌ها کمک کند. همچنین، آن‌ها بازخورد فردی دریافت می کنند تا به بهبود عملکردشان کمک کند.

• کشف کارمندان با پتانسیل بالا: گفتگوهای شما ممکن است مهارت ها، علایق یا اهداف شغلی کارمندان تان را آشکار کند. این امر همچنین می تواند به شما کمک کند تا از استعدادهای اعضای تیم تان به طور موثرتری استفاده کنید و به آن‌ها در برنامه ریزی برای آینده کمک نمایید.

• شناخت اهداف: جلسات منظم به شما امکان می دهد تا اهداف کارمندان را بررسی و در راستای آنها برنامه ریزی کنید، نقاط عطف‌شان را تعیین نمایید و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.

• بازخورد برای بهبود رهبری: جلسات تک به تک همچنین برای رهبری بازخورد فراهم می کند تا بتوانند نحوه مدیریت تیم های خود را بهبود بخشند.

۸ روش برای شکستن یخ در جلسات تک به تک

برای اینکه جلسات تک به تک با کارمندان موثر باشد، به این نیاز دارید که تیم شما نسبت به شما راحت و صمیمی باشد. شروع جلسات با سوالات “یخ شکن” می تواند به شما کمک کند تا به سادگی وارد گفتگو شوید و بازدهی بیشتری از کارمندان خود داشته باشید. در اینجا چند سوال برای کمک به شکستن یخ وجود دارد:

• این هفته مشتاقانه منتظر چه مسئله غیرکاری هستید؟ با پرسیدن این سوال، از کارمند دعوت می کنید تا در مورد خود صحبت کند و علایق شخصی، سرگرمی ها یا رویدادهای زندگی را که ممکن است از آن‌ها هیجان زده باشد، به اشتراک بگذارد و این به شما در به دست آوردن درک بهتری از اینکه آن ها خارج از دفتر چه کسی هستند، کمک می کند.

• آخر هفته تان چطور بود؟ جلساتی اول هفته برگزار می‌شوند را با این سوال ساده شروع کنید که نشان دهنده علاقه شما به رفاه کارمند خارج از کار است. همچنین ممکن است فرصتی برای شما فراهم شود تا آخر هفته خود را برای آن ها تعریف کنید و در نتیجه ارتباط بهتری بین شما در آینده ایجاد شود.

• به کدام کار خود در هفته گذشته افتخار می کنید؟ در جلسات بسیار رسمی ممکن است پرسیدن یک سوال شخصی یا غیررسمی چندان جالب نباشد. در چنین مواردی، پرسیدن این سوال را در نظر بگیرید، که باعث می شود آن ها در مورد دستاوردهای اخیر خود در محل کار تأمل کنند. پاسخ آن ها همچنین به شما این امکان را می دهد که ببینید چه جنبه هایی از مشارکت آن ها در شرکت را بیشتر ارزش قائل هستند و چقدر در مورد عملکرد خود راحت صحبت می کنند.

• آیا کسی در تیم ما وجود دارد که به نظر شما برای تلاش هایش در این هفته سزاوار قدردانی ویژه باشد؟ گاهی اوقات، بهترین راه برای کمک به آرامش کارمند، شروع یک مکالمه با تمرکز بر روی فرد دیگری است. از این سوال برای کمک به بیرون آوردن کارمندان از لاک خود و اجازه دادن به آن ها برای برجسته کردن کارهای خوب همکارانشان استفاده کنید.

• در مورد تعادل بین کار و زندگی خود چه احساسی دارید؟ سوال از کارمندان در مورد تعادل بین کار و زندگی آن ها نشان می دهد که شما ضرورت داشتن یک زندگی شخصی و علایق خارج از محل کار را درک می کنید. هنگامی که کارفرمایی از تعادل سالم بین کار و زندگی حمایت می کند، کارمندان را تشویق می کند تا بر رفاه خود اولویت دهند و از فرسودگی شغلی جلوگیری کنند.

• مدیران در گذشته چه کاری انجام داده اند که شما را ناامید کرده است؟ این سوال به شما کمک می کند تا متوجه شوید که کارمندان دوست دارند چگونه مدیریت شوند، بنابراین می دانید که چگونه از آن ها حمایت کنید.

• چه مشکلی در تیم ما وجود دارد که شاید من از آن آگاه نباشم؟ باز کردن فضا برای مشکلات احتمالی ممکن است یک انتخاب منحصر به فرد برای شروع یک جلسه به نظر برسد، اما این سوال به سرعت یخ را می شکند و مستقیماً به اصل مطلب می پردازد. پرسیدن این سوال نشان می دهد که به نظر کارمند خود اعتماد دارید و می خواهید آن ها احساس راحتی کنند که به شما اعتماد کنند.

• در یک مقیاس ۱ تا ۱۰ چقدر در محل کار خوشحال هستید؟ بررسی رضایت شغلی کارمند، روشی متفکرانه و سازنده برای شروع یک جلسه تک به تک است. این سوال نیازمند آن است که کارمند به خوشحالی خود در محل کار فکر کند. صرف نظر از پاسخ آن ها، می توانید رضایت آن ها از شرکت را ارزیابی کنید، اینکه آیا خود را در بلندمدت در آنجا می بینند یا خیر و اینکه آیا برای بهبود خوشحالی آن ها به تغییراتی نیاز است یا خیر.

نکاتی برای برگزاری جلسات فردی موثر با کارمندان

نکات زیر می تواند به شما در بهبود نتایجی که از جلسات تک به تک خود با تیم خود به دست می آورید، کمک کند.

• گوش دادن: این جلسات به ایجاد ارتباط با کارمندان شما کمک می کند و زمانی که شما گوش می دهید و نشان می دهید که درگیر هستید، موثرتر است. تلفن همراه خود را خاموش کنید و سایر عوامل حواس پرتی را از بین ببرید. برای نشان دادن اینکه گوش می دهید از زبان بدن خود استفاده کنید. در برابر تمایل به قطع صحبت کارمند، هدایت پاسخ ها یا بحث در مورد نکته ای که کارمند شما مطرح می کند، مقاومت کنید.

• تمرکز بر روی کارمند: وقت فردی که با هر کارمند می گذرانید، فرصتی است تا در مورد او و نه کل پروژه ها صحبت کنید. بر عملکرد، اهداف و دغدغه های کارمند تمرکز کنید. این جلسات به شما فرصتی می دهد تا در مورد آینده کارمند، از جمله اهداف شغلی و مسیرهای شغلی درون شرکت، صحبت کنید. این می تواند به ایجاد انگیزه در کارمند و افزایش تعهد او کمک کند.

• حل مشترک مشکلات: استفاده از مهارت های تسهیلگری می تواند به شما در همکاری با کارمندان برای حل مشکلات کمک کند. جلسات ۱:۱ مکرر به شما این امکان را می دهد که مسائل را در همان زمان که اتفاق می افتند، شناسایی و روی آن ها کار کنید به جای اینکه اجازه دهید آن ها بزرگ شوند. کارمندان را تشویق کنید تا مشکلات کاری خود را به اشتراک بگذارند و در مورد راه حل های ممکن همکاری کنند.

• حفظ انعطاف پذیری: دستور کار باید جلسات تک به تک را هدایت کند تا عناصر مهم را فراموش نکنید، اما نباید شما و کارمند را از بحث در مورد سایر موارد مهم محدود کند. برای جلسه زمان کافی در نظر بگیرید و در صورت لزوم اجازه خروج از دستور کار را بدهید.

سوالات متداول در مورد جلسات تک به تک

• • هر چند وقت یکبار باید جلسات ۱:۱ برگزار کنید؟ فرکانس جلسات ۱:۱ به میزان زمان در دسترس، تجربه اعضای تیم شما و بزرگی تیم های شما بستگی دارد. اما برای برگزاری موثرترین جلسات تک به تک، ممکن است بخواهید حداقل هفته ای یک بار یا یک هفته در میان آن ها را برنامه ریزی کنید.

  • معایب جلسات تک به تک چیست؟ در حالی که به طور کلی مثبت هستند، جلسات تک به تک با کارمندان نیز می تواند معایبی داشته باشد. برنامه ریزی و اجرای آن ها، به ویژه اگر تیمی بزرگ را مدیریت می کنید، زمان بر است. این جلسات تنها در صورتی موثر هستند که شما و کارمند وقت و تلاش خود را روی آن ها بگذارید. کارمندی که احساس راحتی در صحبت کردن ندارد، بازخورد قابل استفاده زیادی برای شما نخواهد داشت.