چگونه بهترین تصمیم را به صورت سیستماتیک بگیریم؟

تصمیم سازی و تصمیم گیری دو مورد از مهم‌ترین پارامترها در کارهای فردی و سازمانی هستند. به پایان و فرایند یک نتیجه تصمیم می‌گویند. این فرایند باید نسبت به تجزیه و تحلیل تمامی داده‌ها و اطلاعاتی که در رابطه با یک موضوع وجود دارند، اقدام کرده و سپس ترکیب مناسبی از آن‌ها را به وجود آورد. زمانی که در این فرایندها مدیریت استراتژی به کار گرفته شود، در آن صورت می‌توانید شاهد دست یافتن به برترین راه‌حل‌های موجود باشید؛ از این رو می‌‌توانیم اینطور بگوییم که پایان هر فرایندی می‌تواند شروع‌کننده فرایند دیگر باشد.

به عبارت دیگر باید به این شکل بیان کنیم هر تصمیمی می‌تواند زمینه‌ساز مقدمه تصمیم‌های دیگر شود. تصمیم‌گیری اهداف مختلفی را به دنبال دارد. این تصمیم می‌تواند توسط یک فرد یا سازمان انجام گیرد و از آن برای رسیدن به هدف‌های معینی بهره برده شود. از جمله اهدافی که سازمان‌ها دارند، می‌توانیم به سودآوری، بهره‌وری، ابتکار و توسعه، بازاریابی، توسعه و افزایش پیدا کردن کارایی مدیریت، کارمندان و مسئولیت یک سازمان در برابر آحاد جامعه و در نهایت تامین منابع و مدیریت مالی اشاره داشته باشیم.

مهم‌ترین وظیفه‌ای که مدیر سازمان برعهده دارد، تصمیم سازی و تصمیم گیری است. این افراد به منظور تصمیم‌گیری نیاز دارند تا موضوعات پیچیده را تا حد امکان آسان کنند و سپس دست به هدایت مراحل با اتخاذ بهترین تصمیمات بزنند. افراد زیادی باور دارند که زندگی بسیار پیچیده است و به همین علت باید از تفکرات پیچیده نیز استفاده کرد. در حالی که گاهی با روش‌های بسیار آسان نیز می‌توان تفکر کرد. شیوه‌های ساده نیز برای بررسی به زمان احتیاج دارند. برای اینکه بتوانید مسائل پیچیده را آسان کنید، نیاز به استفاده از تکنیک‌های تصمیم‌گیری دارید. در ادامه به صورت کامل این موضوع را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

آشنایی با تصمیم سازی و تصمیم گیری

در یک نگاه کلی می‌توانیم اینطور بیان کنیم که تصمیم سازی و تصمیم گیری به این معنا است که از بین چندین انتخاب، تنها یک مورد را برگزینیم. انتخاب خود آگاه نام دیگری است که به تصمیم اطلاق می‌شود. تصمیم به فرد این قابلیت را می‌دهد تا شرایط موجود را به صورت کامل مورد بررسی و تحلیل قرار دهد و سپس یک گزینه که مقبولیت بیشتری را دارد، انتخاب کند. تصمیم‌گیری بعد از انتخاب انجام می‌شود. همچنین نمی‌توان هیچگونه امتناعی نسبت به تصمیم‌گیری داشت؛ زیرا اگر از تصمیم گرفتن امتناع کنیم، به این معنا است که باز در حال گرفتن یک تصمیم هستیم. به طور کلی دو نوع دسته‌بندی برای تصمیمات وجود دارند:

• تصمیمات برنامه‌ریزی ‌شده
• تصمیمات برنامه‌ریزی ‌نشده

هر کدام از این موارد تعاریف خاص خودشان را دارند که آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.

تصمیمات برنامه‌ریزی ‌شده

سیاست‌ها، قواعد، مقررات و روش‌ها دارای اصول تثبیت‌شده هستند و استواری این دسته از تصمیمات نیز بر اساس همین اصول است. به عنوان مثال فرض کنید که در یک شرکت مهندسی، یک مدیر از سمت کارگر متصدی درخواستی مبنی بر افزایش حقوق دریافت می‌کند. برای اینکه تصمیم‌گیری نهایی انجام شود، نیاز است تا یک سری از برنامه‌ریزی‌ها صورت بگیرد. با توجه به سیاست بنیادی هر سازمان می‌توان این درخواست را قبول یا رد کرد. جواب هر چیزی باشد، تصمیم برنامه‌ریزی ‌شده است.

تصمیمات برنامه‌ریزی ‌نشده

دسته‌بندی دیگر تصمیم سازی و تصمیم گیری به صورت برنامه‌ریزی نشده است. این تصمیم نیز عکس گزینه قبل است. یعنی در چارچوب سیاست‌ها و روش‌های دارای اصول جای نمی‌گیرد. معمولا زمانی از این تصمیمات استفاده می‌شود که مشکل جدیدی رخ دهد. استواری این مشکلات بر پایه قریحه داوری و قضاوت مدیریت است. به عنوان مثال در یک بحران ضرب العجلی مدیر مجبور است سریعا یک تصمیم را اتخاذ کند. در این شرایط تصمیمی که رخ می‌دهد، بدون هیچگونه برنامه‌ریزی است.

در هر کدام از موارد فوق مدیران به منفعت خود نگاه می‌کنند. به عنوان مثال در مباحث افزایش حقوق سعی می‌کنند تمامی برنامه‌ریزی‌های لازم را مبنی بر تصمیم‌گیری به کار بگیرند. مواردی که دارای ابهام هستند، باید در ابتدا شناسایی و سپس نسبت به حذف آن‌ها اقدام کرد. تصمیمات نیز دارای انواع مختلفی هستند که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.

انواع تصمیم سازی و تصمیم گیری

تصمیم سازی و تصمیم گیری دارای انواع گوناگونی است. چیزی که اهمیت بالایی دارد، نام‌گذاری برای هر یک از این تصمیمات است. راه و روشی که عملکرد باید داشته باشد، توسط دسته‌بندی تصمیمات انجام می‌شوند. در این صورت مدیران داخلی می‌توانند هر کدام از تصمیم‌هایی که در ذهن دارند را در یک گروه مخصوص جای دهند و سپس انگیزه خود را برای انتخاب هر کدام از این تصمیم‌ها بررسی کنند. در ادامه چند مورد از تصمیمات را نام خواهیم برد که مطرح شدن آن‌ها بر اساس زوجی از تصمیمات متغیر بوده است. باید این نکته مهم را نیز ذکر کنیم که نوع اول این تصمیمات غالبا در تصمیم‌های برنامه‌ریزی شده و نوع دوم در تصمیم‌های برنامه‌ریزی نشده جای می‌گیرند. این تصمیم‌ها شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• تصميم‌گيری فردی در برابر تصميم‌گيري سازمانی
• تصميم‌گيری شخصي در برابر تصميم‌گيری تشكيلاتی
• تصميم‌گيری مقطعی در برابر تصميمات استراتژيک (دراز مدت)
• تصميمات مقطعی
• تصميمات استراتژيک
• تصميمات تحقيقی در برابر تصميمات ناشی از موقعيت‌های بحرانی
• انواع تصميم‌های فرصت طلبانه که در مقابل تصميم‌هایی قرار می‌گیرند که مشكلات را حل می‌کنند.
• تصميمات مشكل حل كن
• روش تصميم‌گيری متمركز و غيرمتمركز
• تصميم‌گيری به روش بررسی گروهی و بررسی فردی

کاربردی که روش گروهی دارد، بر اساس دو فرضیه زیر استوار شده است:

1. به طور کلی ثابت شده است که تصمیم‌گیری گروهی می‌تواند بهتر از نوع فردی باشد. با این روش دستیابی به تصمیم‌های عمده‌تر نیز امکان‌پذیر است.
2. تصمیماتی که از جانب گروه‌ها اتخاذ می‌شوند، می‌توانند به خود جامه عمل بپوشانند.

مراحل فرایند تصمیم سازی و تصمیم گیری

تصمیم سازی و تصمیم گیری دارای مراحل مختلفی است. این مراحل گزینه‌های زیر را به خود اختصاص داده‌اند:

• برای شروع فرایند تصمیم‌گیری نیاز است تا در ابتدا مسئله مشخص شود. همچنین ضرورت تصمیم‌گیری نیز به عوامل مختلفی بستگی دارد که مهم‌ترین آن پذیرش توسط هیئت مدیره است. هیئت مدیره باید از این قابلیت برخوردار باشد تا شکافی که بین آنچه که برنامه‌ریزی شده با آنچه که طبیعی وجود دارد را شناسایی کند.
• بعد از مشخص شدن نیاز به تصمیم، مدیران باید نسبت به مشخص کردن معیارهای گوناگونی اقدام کنند. برای انجام این مرحله نیاز است تا عوامل مهم در تصمیم‌گیری را مشخص کنید.
• هر کدام از معیارهای موجود دارای اهمیت خاصی هستند. متوازن کردن این معیارها نیز باید بر اساس درجه اهمیت انجام شود.
• در حل مسئله راهکارهای کمک‌کننده زیادی وجود دارند که مدیران باید فهرستی از این راهکارها را تهیه کنند. با این کار می‌توانند از ارزیابی تمامی راه‌حل‌ها به آسانی اجتناب کنند. انجام این کار می‌تواند مشخص کند که یک مدیر در درک راه‌حل‌ها توانایی بالایی را دارد.
• در این مرحله نوبت به ارزیابی هر یک از راه‌حل‌ها توسط مدیر می‌رسد.
• مرحله نهایی از فرایند تصمیم‌سازی نیز مربوط به انتخاب بهترین راه‌حل می‌شود.

عواملی که در فرایند تصمیم‌گیری بسیار موثر هستند

برای اینکه بتوانیم نسبت به اتخاذ یک تصمیم درک بهتری داشته باشیم، نیاز است تا به بررسی عواملی بپردازیم که بر روی این فرایند تاثیرگذار هستند. این عوامل شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• عوامل محیطی: شامل چندین پارامتر است؛ از جمله سیستم فرهنگی، سیستم اقتصادی، سیستم سیاسی – اجتماعی، عوامل تکنولوژیکی، جمعیت و…
• عوامل درون سازمانی: این عوامل شامل کوچکی و بزرگی سازمان، ساختار سازمانی، کنترل سازمانی، ارتباط سازمانی، نقش رهبری و نقش گروه‌ها می‌شوند.
• عوامل فردی: عوامل فردی نیز گزینه‌های ادراک و تبیین، شناخت و آگاهی، هوش، تجربه، تحصیلات، شخصیت انگیزه و در نهایت ارزش‌ها و باورها فرد را به خود اختصاص داده‌اند.

برخی از شیوه‌های تصمیم سازی و تصمیم گیری با استفاده از گروه

از جمله شیوه‌های تصمیم سازی و تصمیم گیری که با کمک گروه می‌توان از آن‌ها بهره برد، شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• شيوه طوفان مغزي (Brain Storming)
•  تكنيك دلفی (Delphi)
•  تكنيك گروه كاغذي (Normal Of Paper Group)
•  روش اكتشافي – ابداعي
•  شيوه بحث هدايت شده
•  رويداد پژوهي
• سرگذشت پژوهي
•  بازنگري نقش
• سرشماري مشكل‌ها
• استفاده از ساعت زنگ دار

آشنایی با تكنيك دلفی (Delphi)

هنگامی که افراد در روبه‌روی هم قرار بگیرند، ممکن است بر روی هم کنش‌های متقابل بر جای بگذارند. این کنش‌ها می‌توانند باعث شوند که آن‌ها نظرات خود را به صورت صحیح یا واقعی با دیگران به اشتراک نگذارند. در تکنیک دلفی می‌تواند مشاهده کنید که اعضا به خوبی نظرات خود را بیان می‌کنند؛ بدون اینکه این دسته از مشکلات بر روی آن‌ها تاثیر بگذارد. در این روش به منظور تصمیم‌گیری نیاز است تا یک گروه انتخاب شود. سپس با کمک یک پرسشنامه از نظرات افرادی که در این گروه قرار دارند، مطلع خواهید شد. این نظرات طبقه‌بندی شده و به ترتیب برای تمامی اعضا ارسال می‌شوند. سپس اعضا این نظرات را مورد بررسی قرار می‌دهند و بر این اساس امتیازی به آن‌ها اطلاق خواهد شد. راه‌حلی که دارای بیشترین امتیاز باشد را به عنوان بهترین تصمیم انتخاب کرده و از آن بهره می‌برند.

تصمیم سازی و تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان

دو حالت را می‌توانیم برای این نوع از تصمیم سازی و تصمیم گیری در نظر بگیریم که شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• گزینه اول: در حالتی که اطمينان كامل وجود ندارد یا Decision Making Under Uncertainly
• گزینه دوم: در حالتی که شاهد ريسك خواهید بود یا Decision Making Under Risk

زمانی که متغیرهای زیادی غیرقابل‌کنترل می‌شوند، در آن صورت شاهد حالت عدم اطمینان کامل هستیم. در این نوع تصمیم سازی و تصمیم گیری اطلاعاتی از قبل در اختیار نبوده و نمی‌توان متغیرها را پیش‌بینی کرد. همچنین روش‌های مدرن در دسترس نیز بسیار کم هستند. معمولا برای این مدل از ماتریس تصمیم‌گیری بهره برده می‌شود. تصمیم‌گیری در حالت ریسک برای زمانی است که متغیرهای غیرقابل‌کنترل وجود دارند ولی شاهد اطلاعاتی نیز به منظور پیش‌بینی متغیرها خواهید بود. در اقتصاد مهندسی از این روش بسیار استفاده می‌شود. همچنین روش‌های مدرن زیادی نیز وجود دارند.

روش ارزش انتظاری (Expected Value)

روش ارزش انتظاری نیز شامل گزینه‌های زیر می‌شود:

• مدل‌هاي شبيه سازي یا (Simulation models)
• تصميم‌گيري شاخه‌اي يا درخت تصميم یا (Decision  tree)
• مواردي از برنامه‌ريزي‌های ديناميك یا (Dynamic programming)

تصمیم سازی و تصمیم گیری در شرایط تعارض

زمانی که تصمیم‌گیرنده نتواند استراتژی‌های رقبا را کنترل کند، در آن صورت از تصمیم سازی و تصمیم گیری در شرایط تعارض استفاده می‌کند. تکنیک‌های مختلفی در این روش وجود دارند که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توانیم به تئوری بازی‌ها یا به عبارتی Game Theory اشاره داشته باشیم.

بعضی وقت‌ها نتیجه و برآیند کار و پروژه شما به تصمیمی که می‌گیرید بستگی دارد.

خیلی وقت‌ها پیش آمده که مجبورید یک تصمیم سریع و حیاتی را برای تیم با سازمان خود بگیرید. بعضی وقت‌ها نتیجه و برآیند کار و پروژه شما به تصمیمی که می‌گیرید بستگی دارد.

ما در روز تصمیمات بسیاری برای زندگی خود می‌گیریم.  بعضی از آنها تصمیمات روتین زندگی هستند و شاید وقت زیادی برای آن نگذارید و خیلی حساسیت به خرج ندهید. اما یک‌ سری از آنها تصمیمات چالش‌ برانگیز هستند که باید تمرکز و زمان بیشتری را برایشان صرف کنید. آنها ممکن است ویژگی‌هایی داشته باشید که بعضی از آنها شامل موارد زیر هستند. این ویژگی‌ها ممکن است عمل تصمیم‌گیری را برای شما سخت کند.

وقتی نوبت به چنین تصمیم‌گیری‌های پیچیده‌ای می‌رسد، باید علاوه‌بر مهارت تصمیم‌گیری، مهارت حل مشکل تان را هم درگیر این مسئله کنید. باید از یک روش مؤثر برای این موقعیت استفاده کنید.

پس باید مهارت تصمیم‌گیری خود را بهبود ببخشید.

در این مطلب می‌خواهیم هم در مورد حل مشکل و هم در مورد تصمیم‌گیری صحبت کنیم.

یک رویکرد سیستماتیک برای تصمیم‌گیری

برای داشتن یک تصمیم‌گیری بهتر، باید استراتژی حل مشکل و استراتژی تصمیم‌گیری خود را هم‌زمان باهم به‌کار بگیرید. این‌گونه دید بهتری نسبت به شرایط خواهید داشت.  یک فرآیند منطقی به شما کمک می‌کند تا بتوانید این کار را با در نظر گرفتن عناصر مهم و حیاتی که برای داشتن نتیجه‌ای مهم لازم است، انجام دهید.

هفت گام را برای در نظر گرفتن این فرآیند به شما پیشنهاد می‌کنیم که می‌‌تواند که می‌تواند به شما برای گرفتن تصمیم بهتر کمک کند.

۱. یک محیط سازنده ایجاد کنید.

۲. شرایط را با جزئیاتش بررسی کنید.

۳. گزینه‌های مناسب و خوب پیدا کنید.

۴. گزینه‌های خود را بررسی کنید.

۵. بهترین راه‌ حل را انتخاب کنید.

۶. نقشه خود را ارزیابی کنید.

۷.  با تصمیم خود ارتباط برقرار کنید و عمل کنید.

حالا بیاید هر یک از این گام‌ها را جزئی‌تر بررسی کنیم.

۱. محیط سازنده ایجاد کنید

زمانی‌که تصمیم‌ها به افراد مربوط شود و یا بر روی آنها تأثیر بگذارد، ممکن است بسیار پیچیده و حساس شود. پس بهتر است یک محیط سازنده ایجاد کنید که در آن راه حل‌ها را بررسی کنید و گزینه‌های خود را بیشتر کنید.

معمولاً زمانی‌که مسئول تصمیم‌گیری در مورد موضوعی هستید،  باید برای اجرای آن به دیگران تکیه کنید، باید حمایت آنها را در مورد این تصمیم جلب کنید. سعی کنید ایده‌ها و نظرات افراد تیم را جویا شوید. از آنها بخواهید در بحث‌ها شرکت کنند و فعال باشند و بدون هیچ ترسی ایده‌شان را بیان کنند. شاید ایده‌ آنها باعث شود یک راه حل جدید برای موضوعتان پیدا کنید. پس وقتی تصمیم نهایی را گرفتید، راحتر می‌توانید حمایت افرادتان را در مورد این تصمیم داشته باشید و اجرای این تصمیم را به آنها بسپارید.

۲. شرایط با جزئیاتش بررسی کنید.

قبل تصمیم‌گیری باید مطمئن شوید که شرایط را دقیق و کامل درک کرده‌اید. همه جوانب را درنظر بگیرید تا چیزی از قلم نیوفتد. شاید مثلاً یک تغییر در یک بخش اداره، باعث شده تا این مشکل در بخش و تیم شما به‌وجود بیاید. در این قسمت باید مشکل را درک کنید و از روش‌های حل مشکل و دادن راه حل استفاده کنید.

۳. گزینه‌های مناسب و خوب پیدا کنید.

هرچقدر گزینه‌های بیشتری داشته باشید، تصمیم نهایی بهتری می‌گیرید.

شاید در نگاه اول به نظر بیاد که داشتن گزینه‌های مختلف عمل تصمیم‌گیری را برایتان پیچیده و مشکل می‌کند. اما داشتن گزینه‌های متعدد باعث می‌شود تا به مشکلتان عمیق‌تر و از زوایای مختلف نگاه کنید.

۴. گزینه‌های خود را بررسی کنید.

زمانی‌که متوجه شدید گزینه‌های خوبی برای تصمیم‌گیری دارید، باید یکی‌یکی آنها را بررسی کنید؛ ریسک، امکان‌پذیر بودن و پیامدهای هرکدام را بررسی کنید.

تقریباً هر تصمیمی درجه‌ای از ریسک را داراست. مقدار ریسک هرکدام از گزینه‌هایتان را ارزیابی کنید تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید.

عواقب احتمالی گزینه‌ها هم دیگر عوامل مهم در تصمیم‌گیری است. عامل دیگر منابع لازم برای اجرایی کردن این تصمیم است. با ارزیابی و بررسی هریک از این عوامل، می‌توانید گزینه‌های خود را الویت‌بندی کنید تا یک قدم به تصمیم نهایی نزدیک‌تر شوید.

 ۵. بهترین راه‌ حل را انتخاب کنید.

بعد از اینکه گزینه‌هایتان را بررسی کردید، نوبت آن است که تصمیم خود را بگیرید. اگر گزینه‌ای به‌طور واضح بهتر از سایر گزینه‌ها بود، پس انتخاب شما هم مشخص است.  اما اگر چندین گزینه را برای حل مشکل‌تان مناسب دیدید، می‌توانید از ابزارهایی استفاده کنید که شما را در امر تصمیم‌گیری کمک می‌کنند.

۶. نقشه خود را ارزیابی کنید.

درست است که تا الان قدم‌های زیادی را برای گرفتن تصمیم برداشته‌اید، اما بهتر است پس از تصمیم‌گیری دوباره نقشه و برنامه خود را برای حل مشکلتان بررسی کنید. شاید حتی قبل از وقوع بعضی اشتباهات در زمان اجرای تصمیم، بتوانید جلوی آنها را بگیرید. قبل از اینکه تصمیم خود را عملی کنید، دوباره تمام راه‌هایی که طی کرده‌اید را بررسی کنید تا مطمئن شوید چیزی را از قلم نینداخته‌اید و یا اشتباهی در این مسیر مرتکب نشده‌اید.

برای این کار نیز باید اطلاعات خوبی را در هر قدم از مسیرتان جمع‌آوری کرده باشید تا بتوانید همه چیز را دوباره بررسی کنید.

۷. با تصمیم خود ارتباط برقرار کنید و عمل کنید.

زمانی‌که تصمیم خود را گرفتید، باید با هرکس را که در زمان تصمیم‌گیری و اجرای آن نقش دارد و تأثیرگذار است، ارتباط برقرار کنید.

با بحث و صحبت در مورد چرایی این تصمیم، سعی کنید همه را در اجرای آن سهیم کنید. هرچه اطلاعات بیشتری را در زمینه ریسک و خطرات این تصمیم و مزایای اجرای آن جمع‌آوری کرده باشید، افراد بیشتری در این تصمیم‌گیری با شما همکاری و شما را حمایت می‌کنند.

در تصمیم‌گیری سیستماتیک عمل کنید

در این مطلب سعی کردیم مراحل تصمیم‌گیری و رسیدن به یک راه حل تأثیرگذار را باهم تلفیق کنیم و یک فرآیند سیستماتیک برای تصمیم‌گیری در مورد مشکلات سازمانی بیان کنیم.

اگر در آینده بخواهید در مورد مشکلی تصمیم‌گیری کنید، سعی کنید از این قدم‌ها استفاده کنید و نتیجه کارتان را هم با ما درمیان بگذارید.

منبع: mindtools