چگونه یک ساختار شکست کار ایجاد کنیم؟ | WBS

مدیریت یک سازمان و کسب‌وکار با روش‌های مختلفی امکان‌پذیر است که یکی از آن‌ها شکستن یک کار و تقسیم کردن آن به بخش‌های جزئی‌تر و کوچک‌تر است. برای افزایش بهره‌وری نیاز است تا با ساختار شکست کار آشنایی پیدا کنید. این ابزار به اختصار WBS نیز خوانده می‌شود. با کمک این ابزار می‌توان روش ذکر شده را برای انواع مختلف پروژه‌ها مورد استفاده قرار داد. این ابزار می‌تواند به کمک مدیریت پروژه آمده و در مواردی همچون هزینه‌ها، محدوده پروژه و همچنین فعالیت‌هایی که باید انجام بگیرند، کمک‌کننده باشد. WBS می‌تواند این اطمینان را به شما القاء کند که تمامی فعالیت‌های موجود در یک پروژه با یکدیگر در راستای مشترک قرار گرفته‌اند. حالا در ادامه به شما خواهیم گفت که منظور از ساختار شکست کار دقیقا چیست؛ پس تا انتها همراه ما باشید.

ساختار شکست کار یا WBS چیست؟

ساختار شکست کار یا به عبارتی Work Breakdown Structure یکی از اولین مراحلی به حساب می‌آید که در فرایند مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. ابزار WBS این قابلیت را دارد تا یک تیم را در مسیر موفقیت قرار دهد. WBS می‌تواند محصولات و خدماتی که داخل یک پروژه قرار دارند را به نمایش بگذارد و سپس آن‌ها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کند. در محتوای پروژه‌ها، برنامه‌ها و ابزارهای گوناگونی وجود دارند که بسیار پراهمیت بوده و در واقع ایفاکننده نقش‌های مهمی هستند. WBS نمونه‌ای از این برنامه‌ها است. اگر به این برنامه بی‌توجهی کنید و یا هزینه و زمان کافی را به آن اختصاص ندهید، در آن صورت با مشکلات بسیار زیادی روبه‌رو خواهید شد و در شدیدترین شرایط پروژه شما با شکست مواجه خواهد شد. 

ساختار شکست کار در واقع به شما چگونگی تعریف یک پروژه را یاد می‌دهد و در کنار آن به نمایش تمام چیزهایی می‌پردازد که در مسیر موفقیت به آن‌ها نیاز دارید. قالب نمایش این اطلاعات نیز به صورت نمودار است. اهداف مختلفی پشت ارائه این اطلاعات و نمودار وجود دارند. به عنوان مثال فعالیت‌های پیچیده تجزیه شده و تبدیل به یک سری از عناصر کوچک می‌شوند. WBS هاله‌ای از عناصر بصری است و در بین سلسله مراتب یک پروژه قرار می‌گیرد. مدیران پروژه برای اینکه بتوانند WBS را طراحی و سپس اجرا کنند، دست به استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌زنند. برای اینکه بتوان پروژه‌ها را بهتر برنامه‌ریزی و مدیریت کرد، می‌توان نهایت استفاده را از این نرم‌افزارها برد. 

آشنایی با سطوح WBS

برای اینکه بتوان محدوده پروژه را به چند قسمت مختلف تقسیم کرد، می‌توان از ساختار شکست کار استفاده کرد که در قسمت‌های بالا نیز به آن اشاره کردیم. با این کار فرایند برنامه‌ریزی و اجرای آن‌ها بسیار ساده‌تر خواهد شد. به طور کلی ساختار شکست 4 سطح مختلف را به خود اختصاص داده که شامل گزینه‌های زیر می‌شوند: 

• سطح بالا که با نام The Top Level نیز خوانده می‌شود: این سطح به عنوان پروژه و یا آخرین تحویل اطلاق داده می‌شود. 
• حساب کنترل که با نام Controls Account نیز خوانده می‌شود: این سطح به مراحل اصلی پروژه و همچنین موعد تحویل آن‌ها اشاره دارد. 
• سطح بسته‌های کاری که با نام Work Packages نیز خوانده می‌شود: در این سطح یک سری از وظایف قرار دارند که ایجادکننده حساب کنترل یا سطح دوم هستند. 
• فعالیت‌ها یا Activities که اشاره به یک سری از وظایف لازم به منظور تکمیل کردن بسته کاری دارند. 

آیا با مزایای ساختار شکست کار آشنایی دارید؟

ساختار شکست کار توانسته یک سری از امتیازات و مزایا را به خود اختصاص دهد. در یک نگاه کلی این مزایا شامل گزینه‌های زیر می‌شوند: 

• باعث خواهد شد تا فرایند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی به درستی انجام شود. 
• با کمک WBS می‌توان هزینه‌هایی که در پروژه جاری خواهند بود را به صورت دقیق‌تر تخمین زد. 
• WBS این قابلیت را دارد تا پروژه را به بسته‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و از این طریق به بسته‌ها قابلیت مدیریت ببخشد. 
• همچنین یکی دیگر از مزایای استفاده از WBS این بوده که می‌تواند به کمک تخصیص منابع مناسب و منطقی بیاید. 
• WBS هماهنگی در تیم پروژه را بهبود خواهد بخشید و بین اعضای تیم انسجام را ایجاد خواهد کرد. 

با هدف استفاده از WBS آشنا شوید

شاید این سوال برای شما مطرح شود که چه هدفی پشت استفاده از ساختار شکست کار وجود دارد؟ در واقع WBS می‌تواند به کمک شما بیاید و باعث شود که محدوده پروژه را با سرعت بسیار بالا و همچنین دقت ویژه‌ای به پایان برسانید. در واقع سازماندهی کارها و پروژه با کمک WBS کار آسانی خواهد بود. استفاده از WBS را می‌توانیم نوعی مدیریت پروژه به حساب بیاوریم. سطوحی که در این ساختار وجود دارند با کمک WBS به قطعات کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند؛ نتیجه این امر آسان‌تر شدن حل پروژه است. 

با کمک این ابزار می‌توانید مسئولیت‌ها را تعیین کنید. همچنین در کنار آن، قابلیت این را خواهید داشت تا منابع مورد نیاز را تامین و به عبارتی برآورد کنید. سپس دست به تخصیص آن‌ها در یک قالب درست و مناسب بزنید. در جمع‌بندی صحبت‌ها می‌توانیم اینطور بیان کنیم WBS به کمک شما می‌آید تا بتوانید با استفاده از آن بر روی پروژه‌ها و مسئولیت‌ها، نظارت و کنترل بیشتری را اعمال کنید. با WBS می‌توانید مدیریت منابع انسانی و شاخص ارزیابی عملکرد را با کیفیت بهتری تجربه کنید. 

قواعد تهیه ساختار شکست کار

در این بخش از مقاله قصد داریم به بررسی قواعدی بپردازیم که در تهیه ساختار شکست کار مشاهده خواهید کرد؛ از جمله: 

• برای شروع کار در ابتدا اهداف پروژه را مشخص کنید. طراحی محدوده پروژه نیز در شروع انجام کار اهمیت بالایی خواهد داشت. 
• در مرحله بعدی نیاز است تا پروژه به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم شود. این تقسیم باید به گونه‌ای باشد که از ابتدا تا انتهای پروژه را تحت پوشش خود در بیاورد. 
• در مرحله سوم باید لیستی از اقلامی که باید تحویل دهید، آماده کنید. همچنین استفاده از پارامترهایی که به موفقیت شما در این راه کمک می‌کنند، توجه بیشتری داشته باشید. بسته‌های کاری و همچنین منابع شرکت‌کنندگان نمونه‌ای از این پارامترها هستند. 
• در مرحله چهارم باید لیستی از کالاهایی که تحویل‌پذیر هستند را آماده کنید؛ سپس دست به تقسیم آن‌ها در قالب وظایف فرعی بزنید. 
• آخرین مرحله نیز بسیار پراهمیت است. در این مرحله باید هر کدام از وظایف تعیین‌شده را به گروه مربوطه اختصاص دهید. سپس برای راحتی کارکنان در انجام آن‌ها، ابزارها و منابع لازم را نیز در اختیار بگذارید. 

از ساختار شکست کار می‌توانیم به عنوان قلب پروژه یاد کنیم. WBS دارای انواع مختلفی است که در پروژه‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین یک سری از مثال‌های مختلف هستند که به درک بهتر شما کمک خواهند کرد. شکست کار مانند یک ساختار گرافیکی شبکه‌ای یا درختی است. برای اینکه بتوان نسبت به نمایش دادن روش تولید محصول اقدام کرد، از این ساختار بهره برده می‌شود. در کنار آن نیاز است تا وظایف و کارهایی که یک شرکت باید آن‌ها را انجام دهد، توسط این ساختار نشان داده شود. در ادامه به صورت کامل‌تر به بررسی این موضوع می‌پردازیم تا درک بهتری از مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار و همچنین شاخص ارزیابی عملکرد داشته باشید. تا انتهای مطلب ما را دنبال کنید. 

آشنایی با انواع ساختار شکست کار

مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است. نوع شکست‌هایی که هر پروژه ممکن است با آن مواجه شود، متفاوت است. هر کدام از این پروژه‌ها گنجایش تعریف چندین ساختار شکست کار را دارند. همچنین تفکیک آن‌ها با توجه به استفاده از ماهیت و اهداف کار آسانی خواهد بود. اگر قصد دارید انواع WBS را بشناسید، ما را همراهی کنید. 

ساختار شکست مراحل انجام کار ( بر اساس مراحل یا تجزیه فازی)

معادل لاتین:  (Ph/St BS) (Phase/Stage Breakdown Structure)

اولین موردی که قصد داریم به توضیح آن بپردازیم، ساختار شکست مراحل انجام کار است. برای اینکه بتوان نسبت به حل و تکمیل برخی از پروژه‌ها اقدام کرد، نیاز است تا کارکنان و مسئولان مراحل مختلف و مجزایی را طی کنند. هر یک از مراحل می‌توانند نسبت به یکدیگر همپوشانی داشته باشند. البته لازم به ذکر این نکته است هیچگونه الزامی وجود نداشته که خروجی یک مرحله، حتما باید ورودی مرحله دیگر باشد. در برخی پروژه‌ها توالی عملیات از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم توجه به این موضوع و نداشتن مشاوره مدیریت و مدیریت استراتژی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات گوناگون شود که شامل اتلاف سرمایه، اتلاف هزینه و اتلاف زمان خواهند شد. پس مدیریت مالی نیز جنبه مهمی را به خود می‌گیرد. تصویر زیر به خوبی ساختار شکست مراحل انجام کار را به تصویر می‌کشد:

ساختار شکست مراحل انجام کار

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه (بر اساس سازمان‌ها و واحدهای سهیم)

معادل لاتین (DBS) (Department Breakdown Structure)

به دومین ساختار شکست کار می‌رسیم. هر پروژه بخش‌های تخصصی دارد؛ به همین علت مسئولیت اجرای هر بخش به دست افراد متخصص می‌افتد. در واقع هر گروه مدیریت اختصاصی بر روی بخش‌های خود دارند. اگر هر واحد مدیر و متخصص مربوط را داشته باشد، در آن صورت از حجم کاری مدیر کل بسیار کاسته خواهد شد. در نهایت مدیریت اصلی کمتر با این دسته از موضوعات تخصصی سر و کله می‌زند. در هر پروژه‌ای یک یا چندین گروه مشغول به فعالیت هستند. 

به ازای هر کدام از این واحد‌ها می‌توان نسبت به ایجاد ساختار شکست کار اقدام کرد. این نوع ساختار معمولا دارای مدیر و بخش تخصصی است؛ به همین علت هماهنگی واحدها نیز به کمترین میزان خود خواهد رسید. نتیجه این امر افزایش ریسک است. اگر هر واحدی به هماهنگی توجه نداشته باشد و کارها را خودسرانه جلو ببرد، در واقع انجام هر کاری بیهوده بوده و آن نتیجه مطلوب و رضایت‌بخش به دست نخواهد آمد. برای حل این مشکل نیاز است تا مدیر اصلی پروژه وارد میدان شود. 

برای اینکه بتوان از ایجاد و بروز ناهماهنگی جلوگیری کرد، مدیر می‌تواند بر اساس صلاحدید خود یک یا چند معاون و ناظر انتخاب کند. به عنوان مثال بخش‌ مشاوره فروش و بازاریابی باید دارای متخصص در زمینه مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی باشد. در کنار این موضوع این بخش‌ها باید با گروه‌های مدیریت تولید نیز هماهنگ باشند. کارکنان می‌توانند برای آشنایی بیشتر با این موضوع در دوره های آموزش سازمانی شرکت کنند و از مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها بهره ببرند. می‌توانید به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی (بر اساس محصول نهایی)

معادل لاتین (A/P BS) (Assembly/Product Breakdown Structure)

سومین ساختار شکست کار، در ارتباط با مونتاژ محصول نهایی است. در این روش محصول نهایی که در پروژه به دست می‌آید، در ابتدایی‌ترین باکس WBS جای داده می‌شود. سپس آن‌ها به قطعات اصلی و فرعی تقسیم می‌شوند (مانند آنچه که در نمودار دمونتاژ وجود دارد). تهیه WBS در این دسته از پروژه‌ها بسیار سخت بوده و تهیه کردن آن نیز امکان‌پذیر نیست. 

این در حالی است که اگر شرکت مربوط به اندازه کافی بزرگ باشد و شما این قابلیت را داشته باشید تا در چند محدوده مختلف کارهای متنوعی را به انجام برسانید، در آن صورت با توجه به اینکه پروژه شما چه هدفی دارد، ساختار شکست نیز قابل دستیابی و تهیه است. در این روش نیز شاهد تخصصی عمل کردن تیم‌ها خواهید بود. همچنین هر کدام مدیر تخصصی نیز دارند. این روش دارای بازدهی بالا و خطای کم است. البته شاهد افزایش هزینه‌ها خواهید بود؛ چرا که نیاز به حضور افراد متخصص بسیار زیاد بوده و از آنجایی که تیم‌ها گسترده هستند، کارشناسان نیز بیشتر خواهند شد.  به تصویر زیر توجه داشته باشید:

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی (بر اساس پیمانکاران)

معادل لاتین (CntrBS) (Contractor Breakdown Structure)

برخی از پروژه‌ها وجود دارند که تکمیل بخش‌ها یا تمام آن‌ها توسط پیمانکاران انجام می‌شوند. برای اینکه بتوان حسن نیت را نسبت به این افراد داشت، سلسله مراتب و همچنین فعالیت‌های محول‌شده نیز شکسته خواهند شد. از آنجایی که پروژه‌ها بسیار متنوع هستند، در آن صورت می‌توان هر بخش را به یک پیمانکار مجزا محول کرد. تصویر زیر پروژه‌ای را به تصویر می‌کشد که بر اساس ساختار شکست پیمانکاران طراحی شده است:

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

معادل لاتین (SBS) (System Breakdown Structure)

دیگر ساختار شکست کار، شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه است. اگر پروژه‌ای نیاز داشته باشد تا انواع زیر سیستم‌ها در آن نصب و پیاده‌سازی شوند، در آن صورت از این روش کمک می‌گیرد. مانند تصویر زیر:

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

معادل لاتین  (TBS) (Transportable Breakdown Structure)

همچنین یک سری از پروژه‌ها وجود دارند که نیازمند حمل قطعات هستند. اگر شاهد یک سری از محدودیت‌ها همچون ظرفیت جرثقیل‌ها، فضاها و… بودید، باید بگوییم که هر کدام از آن‌ها می‌توانند نحوه شکست پروژه را تعیین کنند. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست هزینه

معادل لاتین (CBS) (Cost Breakdown Structure)

از دیگر ساختار شکست کار می‌توانیم به ساختار شکست هزینه اشاره کنیم. گاهی اوقات شکسته شدن پروژه به دلیل بسته‌های هزینه‌ای یا بودجه‌ای مجزا است. نحوه شکست هر کدام از بسته‌ها باید به نحوی باشد که هزینه مربوطه از مجموع تمامی باکس‌های زیر گروه خود به خوبی و راحتی تامین شود. هر چقدر آیتم‌های هزینه‌ای مجزا تعریف شوند، به همان اندازه نیز باکس‌ها با افزایش روبه‌رو می‌شوند. برنامه‌ریزی پروژه دارای اهداف مختلفی بوده که بدون شک مهم‌ترین آن‌ها مدیریت هزینه است. همچنین در این ساختار باید بین بسته‌های هزینه‌ای با بسته‌های کاری ارتباط وجود داشته باشد. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست هزینه

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

آخرین ساختار شکست کار نیز بر اساس مناطق جغرافیایی است. اگر یک پروژه نیاز به اجرا در موقعیت‌های مکانی مختلف داشته باشد، در آن صورت می‌توان از این ساختار بهره برد. پروژه‌های شهری و شهرسازی از مهم‌ترین این پروژه‌ها به حساب می‌آیند. شرکت‌هایی که بسیار گسترده هستند، معمولا همزمان دارای چندین پروژه هستند. برخی از پروژه‌ها واقع شده در محدوده‌های مختلفی هستند. در این شرایط از تجزیه جغرافیایی کمک می‌گیرند. هر محدوده به عنوان یک بخش مجزا تصور شده و فعالیت‌های مختلفی نیز برای آن در نظر گرفته خواهد شد. به تصویر زیر دقت کنید:

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است

WBS یا ساختار شکست کار یک لیست از کارها و وظایف تیم است که برای اتمام یکم پروژه لازمند. ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است. اما بهترین راه برای برای ایجاد این ساختار را در مراحل زیر ذکر کرده‌ایم:

۱) شما که مدیر پروژه هستید، هر قسمت از پروژه را که باید تحویل دهید بررسی و تعریف می‌کنید. برای مثال «مرتب کردن پوشه‌ها» یک پروژه تحویل دادنی نیست، چراکه نمی‌تواند پیشرفت آن را اندازه گرفت. اما «مرتب کردن ۹۸٪ فایل‌ها براساس حروف الفبا» را می‌توان به یک پروژه تحویل دادنی تعریف کرد.

۲) هر کدام از این پروژه‌ها را باید به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. این پروژه‌ها را اینقدر کوچک‌ کنید تا تیم‌های مورد نظر شما بتواند آن را انجام دهند و به نتیجه برسند.

برای مثال شما پروژه X را تعریف می‌کنید و به تیم خود می‌گویید باید در ۲۵۰ روز این پروژه تحویل داده شود. بودجه این پروژه ۳۲۵ هزار دلار است و پیمانکار خارج از شرکت را هم در این پروژه دخالت نمی‌دهید. بدترین شکلی که می‌توانید پروژه را به تیم خود توضیح دهید این است که بگویید پروژه را در کمترین زمان ممکن و با بودجه کم می‌خواهید. این خیلی بد است. اعضای تیم شما دقیقاً نمی‌دانند منظورتان از سریع‌تر بودن و بودجه‌ و هزینه کمتر چیست. همه چیز را برای اعضای تیم خود تعریف کنید.

با تیم خود بنشینید و برنامه‌ و زمان‌بندی پروژه را بررسی کنید. باید به اعضای تیم خود این فرصت را بدهید که در مورد پروژه و قدم به قدم آن فکر کنند و اظهار نظر کنند. سپس از آنها بخواهید که بگویند چقدر طول می‌کشد تا پروژه را به سرانجام برسانند. بعد از آن است که می‌توانید ورودی‌های جدول برنامه‌ریزی خود را پر کنید.

ساختار شکست کار برای موفقیت پروژه الزامی است

شاید بگویید که این تصمیم‌گیری‌ها زمان زیادی را از شما می‌گیرد. باید بگوییم بله، همین‌طور است. درست کردن یک لیست کار برای پروژه زمان می‌برد. اما ساختار شکست کار برای موفقیت پروژه شما الزامی است. با استفاده از این ساختار می‌توانید کارها، هزینه‌ها و مدت زمان پروژه را تخمین بزنید. ساختار شکست کار وظایف اعضای تیم را برای آنها مشخص می‌کند، به آنها این امکان را می‌دهد که وظایف خود را پیگیری کنند و به شما این امکان را می‌دهد که مشکلات را شناسایی کنید. همچنین به عنوان مدیر پروژه می‌توانید نتایج واقعی را با نتایج تخمین زده شده در ساختار شکست کار مقایسه کنید.

متأسفانه بسیاری از مدیران پروژه اهمیت ساختار شکست کار را درک نکرده‌اند. بسیاری تصور می‌کنند با درست کردن یک لیست از وظایف تیم می‌توانند کار را شروع کنند. این کار فقط باعث می‌شود زمان بیشتری برای اتمام پروژه ببرد و هزینه‌ها هم بیشتر شود.

منبع: 4pm.com